Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής

Τι είναι ένα διάγραμμα ροής; 

Τα διαγράμματα ροής παρέχουν στους χρήστες έναν τρόπο οπτικής απεικόνισης μιας διαδικασίας ή ενός συστήματος με τη χρήση σχημάτων ή συνδυασμού σχημάτων και λέξεων. Τα διαγράμματα ροής μπορούν να είναι από γρήγορες εικόνες φτιαγμένες με το χέρι, μέχρι συμπαγή διαγράμματα υπολογιστή που αναλύουν πολύπλοκες ιδέες σε σαφή, κατανοητά τμήματα. Επίσης, τεχνικό και μη προσωπικό, ουσιαστικά από οποιονδήποτε χώρο, μπορεί να χρησιμοποιεί διαγράμματα ροής. 

Τα διαγράμματα ροής είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε ποικίλες περιπτώσεις:  

  • Τεκμηρίωση και ανάλυση διαδικασιών 
  • Ανάπτυξη λογισμικού ή δικτύων υπολογιστών 
  • Επικοινωνία ή τυποποίηση διαδικασιών 
  • Αναγνώριση περιττών στοιχείων, εμποδίων και ανεπαρκειών σε διαδικασίες 
  • Δημιουργία ενός σχεδίου ή δομής για ένα νέο έργο, τμήμα ή επιχείρηση 
  • Σχεδίαση εργασιών με πολλαπλούς ενδιαφερόμενους 
  • Κατανόηση του τρόπου πλοήγησης των χρηστών σε έναν ιστότοπο ή κατάστημα 
  • Αναπαράσταση μιας διαδικασίας κατασκευής 
  • Δημιουργία νέου προϊόντος ή υπηρεσίας 

 Πλεονεκτήματα διαγραμμάτων ροής 

Εκτός από τη δυνατότητα εργασίας σχεδόν σε οποιοδήποτε σενάριο, τα διαγράμματα ροής προσφέρουν ένα μεγάλο εύρος πλεονεκτημάτων, όπως:  

Απεικόνιση πληροφοριών 

Ένα διάγραμμα ροής μπορεί να είναι θείο δώρο καθώς παρέχει μια γραφική απεικόνιση του τρόπου λειτουργίας ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, της ροής ενός έργου ή του τρόπου λειτουργίας ενός δικτύου πριν τη δημιουργία του. Καθώς σας δίνουν τη δυνατότητα να αναγνωρίζετε αλληλοεξαρτήσεις, αποδόσεις, ανάγκες στελέχωσης και άλλα μεταβλητά στοιχεία που μπορούν να επηρεάσουν το έργο σας αργότερα, τα διαγράμματα ροής μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα. 

Τεκμηρίωση 

Με μια εφαρμογή δημιουργίας διαγραμμάτων ροής, μπορείτε να αποθηκεύετε όλα τα αρχεία σας ψηφιακά, να τα διανέμετε σχεδόν στη στιγμή, ακόμη και να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη με πρότυπα διαγραμμάτων ροής. Με αυτό τον τρόπο, τα αρχεία σας θα είναι πάντα προσπελάσιμα, οι ομάδες σας μπορούν να μένουν ενημερωμένες, η εταιρεία σας μπορεί να συμμορφώνεται με τα πιο πρόσφατα δεδομένα κι εσείς δεν θα χρειάζεται να εφεύρετε ξανά τον τροχό την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να σχεδιάσετε ένα παρόμοιο διάγραμμα. 

Απλοποιημένες επικοινωνίες 

Τα διαγράμματα ροής καθιστούν σαφείς όλες τις λεπτομέρειες, γεγονός που μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να κατανοήσουν γρήγορα τις εργασίες που πρέπει να γίνουν, πότε και από ποιον. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να σημαίνουν λιγότερες συσκέψεις, λιγότερες απορίες και εξασφάλιση περισσότερου χρόνου για δουλειά. Τα διαγράμματα ροής μπορούν επίσης να φανούν χρήσιμα με ενημερωτικά εγχειρίδια ή ακόμη και με την πρόσληψη εργαζομένων. Ουσιαστικά, τα διαγράμματα ροής προσδίδουν νόημα σε σύνολα οδηγιών και συμβάλουν στη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των επαναλαμβανόμενων εργασιών.  

Εύκολη εκτέλεση 

Τα πρότυπα διαγραμμάτων ροής στο διαδίκτυο σάς διευκολύνουν να ξεκινήσετε γρήγορα. Με απλές προσαρμογές, βελτιστοποιημένη συνεργασία και ενσωματωμένο έλεγχο εκδόσεων, μπορείτε να δημιουργήσετε ακριβώς ό,τι χρειάζεται ο οργανισμός σας, να αναζητήσετε σχόλια για κάθε φάση και να γνωρίζετε πάντα πού βρίσκονται τα πιο πρόσφατα και σημαντικότερα αρχεία.   

Τύποι διαγραμμάτων ροής  

Μολονότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα διαγράμματα ροής για να εξηγήσετε οτιδήποτε, οι περισσότεροι τα χρησιμοποιούν για έναν από τους εξής τρεις λόγους: για να τεκμηριώσουν αποφάσεις, να εμφανίσουν διαδικασίες ή να οπτικοποιήσουν δεδομένα. Για αυτό τα περισσότερα πρότυπα διαγραμμάτων ροής εμπίπτουν σε μία από αυτές τις τρεις κατηγορίες. Ας δούμε λοιπόν τις προϋποθέσεις κάθε διαγράμματος ροής και πότε και γιατί χρησιμοποιούνται.  

1. Δέντρο αποφάσεων 

Σκεφτείτε ένα δέντρο αποφάσεων σαν ένα διάγραμμα ροής “εάν “α”, τότε “β””. Επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε ένα χάρτη με πιθανά αποτελέσματα με βάση ένα συγκεκριμένο σύνολο επιλογών, ένα δέντρο αποφάσεων μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε μια διαδρομή με σαφήνεια και να ζυγίσετε τις επιλογές σας. 

Τα δέντρα αποφάσεων συνήθως αρχίζουν με έναν μόνο κόμβο (το ερώτημα), στη συνέχεια, διακλαδίζονται σε δύο επιλογές (αποφάσεις), κατόπιν αυτές οι επιλογές οδηγούν σε πρόσθετους κόμβους (πιθανά αποτελέσματα). Λόγω της φύσης τους, τα δέντρα αποφάσεων είναι ιδιαιτέρως χρήσιμα στην επισήμανση πιθανοτήτων και πλεονεκτημάτων και μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη σχεδίαση αλγορίθμων που βοηθούν στην πρόβλεψη αποτελεσμάτων. 

2. Διάγραμμα ροής διαδικασιών 

Χάρη στη δυνατότητα που σας παρέχεται να σχεδιάσετε ένα διάγραμμα και να αναλύσετε τη ροή των δραστηριοτήτων κατά την παραγωγή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, ένα διάγραμμα ροής διαδικασιών μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε κενά και περιττά στοιχεία στη διαδικασία σας, να αναγνωρίσετε τις περιπτώσεις στις οποίες χρειάζονται συγκεκριμένοι πόροι, εξοπλισμός ή άτομα, να εμφανίσετε πιθανά εμπόδια ή προβληματικές περιοχές και να αποκαλύψετε πιθανές αποδόσεις.  

Εκτός από την περιγραφή του τρόπου λειτουργίας μιας δραστηριότητας ή των προϋποθέσεων ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, τα διαγράμματα ροής διαδικασιών μπορούν επίσης να ενσωματώσουν νέους εργαζομένους, να εκπαιδεύσουν υπάρχουσες ομάδες ή να βοηθήσουν εξωτερικούς προμηθευτές ή συμβούλους να κατανοήσουν την επιχείρησή σας και πού ακριβώς είναι η θέση που τους. 

3. Διάγραμμα ροής δεδομένων 

Όταν χρειάζεται να βουτήξετε βαθιά στα δεδομένα σας, ένα διάγραμμα ροής δεδομένων μπορεί να βοηθήσει. Χάρη στα σύμβολα και τις ετικέτες με σύντομο κείμενο για την κατάδειξη εισαγωγής δεδομένων, αποδόσεων, σημείων αποθήκευσης και διαδρομών, τα διαγράμματα ροής δεδομένων μπορούν να συμπυκνώσουν τις πληροφορίες σε μια γραφική αναπαράσταση που ίσως να ήταν δύσκολο να αποδοθούν περιγραφικά. Επιπλέον, επειδή μπορούν να τα χρησιμοποιούν τόσο εξειδικευμένες ομάδες όσο και μη ειδικοί ενδιαφερόμενοι, είναι μια εξαιρετική επιλογή όταν πρέπει να κάνετε μια παρουσίαση σε ευρύ κοινό.  

διάγραμμα γραφήματος ροής δεδομένων σχεδιασμένο σε σημειωματάριο
Παράδειγμα: Διάγραμμα γραφήματος ροής δεδομένων

Συμβουλές για τα διαγράμματα ροής 

Η δημιουργία ενός διαγράμματος ροής, ιδιαίτερα με τη χρήση ενός προτύπου διαγράμματος ροής είναι απλή, αλλά η δημιουργία ενός εξαιρετικού διαγράμματος ροής χρειάζεται λίγο περισσότερη σκέψη. Ας δούμε, λοιπόν μερικές συμβουλές για τη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής που όχι μόνο δίνει πληροφορίες αλλά έχει και εντυπωσιακή εμφάνιση. 

  • Δημιουργήστε ευανάγνωστα διαγράμματα. Η δημιουργία ενός διαγράμματος ροής που λαμβάνει υπόψη τον τελικό χρήστη σημαίνει ότι η διάταξη και η σύνθεση του διαγράμματος πρέπει βοηθάει το κοινό σας να ξέρει πού να κοιτάξει πρώτα και πού μετά. Προσαρμόζοντας τη στοίχισή σας ανάλογα με τις ανάγκες, χρησιμοποιώντας σωστή γραμματική, σαφείς τίτλους και αποφεύγοντας ειδική ορολογία, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι το διάγραμμά σας είναι φιλικό προς τον χρήστη. (Συμβουλή: εάν έχετε αμφιβολίες δοκιμάστε το με κάποιον που δεν γνωρίζει καθόλου το έργο σας.) 
  • Διατηρήστε τη συνέπεια. Όταν χρησιμοποιείτε σχήματα, γραμματοσειρές, χρώματα και λεκτικές συμβάσεις με συνέπεια σε όλο το διάγραμμα ροής, το κοινό σας μπορεί να σας παρακολουθήσει πιο εύκολα.  
  • Χρησιμοποιήστε χρωματικές αντιθέσεις. Είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιείτε τα χρώματα με συνέπεια, αλλά δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε το ίδιο χρώμα ή την ίδια οικογένεια χρωμάτων για κάθε σχήμα. Χρησιμοποιώντας διαφορετικά χρώματα, μπορείτε να κάνετε τα βήματα ή τις ενέργειες να διακρίνονται καλύτερα. Επίσης, χρησιμοποιώντας γραμματοσειρές σε χρώματα που ξεχωρίζουν από το φόντο, το διάγραμμά σας θα είναι πιο ευανάγνωστο. 
  • Χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική εφαρμογή δημιουργίας διαγραμμάτων ροής. Με πρότυπα, ενσωματωμένο έλεγχο εκδόσεων, εύκολη συνεργασία και την επιλογή επεξεργασίας τους οποιαδήποτε στιγμή, μπορούν να σας βοηθήσουν να δοκιμάσετε τα σχέδιά σας και να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τα διαγράμματά σας με βάση το δικό σας χρονοδιάγραμμα.   

Ενσωματώστε το διάγραμμα ροής σας 

Είτε χρειάζεται να πάρετε μια απόφαση να εξηγήσετε μια διαδικασία ή να μοιραστείτε δεδομένα με τον Γενικό Διευθυντή της εταιρείας σας, η ενσωμάτωση διαγραμμάτων ροής σε άλλες επαγγελματικές εφαρμογές και εργαλεία επικοινωνίας μπορεί να ενισχύσει περαιτέρω την παραγωγικότητα. Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα δημιουργίας διαγραμμάτων ροής και εργαλεία παραγωγικότητας μπορείτε να αντλήσετε περιεχόμενο για τα διαγράμματά σας από όλες τις πηγές αναφοράς σας, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων, αρχείων και τοποθεσιών μέσων κοινωνικής δικτύωσης.  

Επίσης, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε τα διαγράμματα ροής σας σε εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (BI) που επιτρέπουν σε εσάς και την ομάδα σας να αλληλεπιδράτε με τα δεδομένα σας και να κάνετε μια καλύτερη παρουσίαση. Με τα ενσωματωμένα διαγράμματα ροής και τα εργαλεία BI, μπορείτε να μετατρέψετε τα δεδομένα σε ελκυστικά γραφικά, να δημιουργήσετε διαδραστικές αναφορές, να διερευνήσετε τα δεδομένα λεπτομερώς και να λάβετε πληροφορίες που επιτρέπουν τη λήψη γρήγορων και τεκμηριωμένων αποφάσεων.  

Υπάρχουν πάρα πολλοί τρόποι να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής και να καινοτομήσετε στην επιχείρησή σας. Για να μάθετε περισσότερα, δείτε τον αναλυτικό οδηγό για αυτοματοποίηση διαγραμμάτων ροής από διαρθρωμένα δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα και κάντε μια βουτιά στα βαθιά στα σύγχρονα  εργαλεία διαγράμματος ροής.  

Γρήγορα αποτελέσματα με το Visio

Απεικονίστε και μεταδώστε ιδέες, πληροφορίες και διεργασίες από σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή, με τη βοήθεια του Visio.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή το κινητό σας γραφείο

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Συμβουλές για τη διεξαγωγή αποδοτικών συσκέψεων με το προσωπικό σας

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

5 συμβουλές για την βελτίωση των συναντήσεων στις μικρές επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.