Βοηθός email με AI για το Outlook

Ένας βοηθός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου AI είναι ένα εργαλείο που βοηθά τους χρήστες να διαχειρίζονται τα εισερχόμενά τους. Γνωστό επίσης ως εφαρμογή δημιουργίας email με AI και λογισμικό αυτοματοποίησης email, μπορεί να οργανώνει μηνύματα, να προτείνει απαντήσεις, να δίνει προτεραιότητα σε σημαντικά email, να συντάσσει email και να αυτοματοποιεί ακόμη και ορισμένες εργασίες, όπως ο προγραμματισμός συσκέψεων.

Επιχειρήσεις και ιδιώτες χρησιμοποιούν το λογισμικό για να βελτιώσουν την επικοινωνία, να ελαχιστοποιήσουν τη δευτερεύουσα αλληλογραφία στα εισερχόμενα και να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες email.

Στο Outlook, υπάρχουν πολλά εργαλεία με υποβοήθηση AI, όπως το Microsoft Copilot.

Οι βοηθοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ΑΙ βοηθούν να γίνει η διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεων λιγότερο χρονοβόρα, επιταχύνοντας τις διάφορες εργασίες. Ρίξτε μια ματιά σε μερικούς από τους κύριους τρόπους με τους οποίους το λογισμικό αυτοματοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το κάνει αυτό.

Αντί να ταξινομείτε μόνοι σας δεκάδες νέα email, αφήστε το AI να αναλάβει το δύσκολο έργο για εσάς μέσω των εξής λειτουργιών:

 

• Έξυπνη ταξινόμηση. Σαρώστε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οργανώστε τα σε κατηγορίες, όπως εργασία, προσωπικά, προσφορές και ταξίδια, ώστε να μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε.
• Προσαρμοσμένοι φάκελοι. Δημιουργήστε αυτόματα φακέλους για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τις συνήθειές σας.
• Προσθήκη ετικετών email. Προσθέστε ετικέτες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως "Επείγον" ή "Παρακολούθηση" με βάση το περιεχόμενο ή τον αποστολέα, ώστε να είναι ευκολότερη η ταξινόμηση των εργασιών.
• Φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Φιλτράρετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή τα μηνύματα χαμηλής προτεραιότητας, ώστε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην απομάκρυνση των περισπασμών.

Για παράδειγμα, επισημάνετε τα email από συγκεκριμένα άτομα, όπως ο προϊστάμενός σας ή ο δάσκαλος του παιδιού σας, ως υψηλής προτεραιότητας.

Απαλλαγείτε από την ταλαιπωρία της διαχείρισης ημερολογίου με το ΑΙ που σας βοηθά να προγραμματίζετε, να οργανώνετε και να παρακολουθείτε αυτόματα συσκέψεις και εργασίες. Δείτε τι μπορεί να κάνει:

 

• Έξυπνος προγραμματισμός. Αναλύστε το ημερολόγιό σας και λάβετε προτάσεις για τις καλύτερες ώρες σύσκεψης για όλους, αποφεύγοντας τις διενέξεις και λαμβάνοντας υπόψη τις διαφορετικές ζώνες ώρας.
• Ανανεώστε τη μνήμη σας. Αντί να ψάχνετε με μη αυτόματο τρόπο στο ημερολόγιό σας προσπαθώντας να βρείτε την επερχόμενη σύσκεψη που ξέρετε ότι είναι προγραμματισμένη κάποια στιγμή, ζητήστε από το ΑΙ να τη βρει για εσάς.
• Υπενθυμίσεις. Κινηθείτε βάσει προγράμματος, λαμβάνοντας υπενθυμίσεις για επερχόμενες εκδηλώσεις και εργασίες πριν ξεχαστούν.

Για παράδειγμα, ρυθμίστε μια περιοδική μηνιαία σύσκεψη με έναν βοηθό email με ΑΙ—ζητήστε του να στείλει τις προσκλήσεις, να επιλέξει μια ώρα που βολεύει όλους και να προτείνει μια ατζέντα.

Οι βοηθοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ΑΙ διευκολύνουν τη σύνταξη και την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούν να δημιουργήσουν τα πρώτα προσχέδια για εσάς και να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα μηνύματά σας σαφή και επαγγελματικά. Όλοι ξέρουμε ότι η σύνταξη email μπορεί να φαίνεται δύσκολη και ακόμα και άβολη, οπότε, λίγη βοήθεια είναι πολύτιμη. Δείτε πώς λειτουργούν για να βελτιώσουν την καθημερινή επικοινωνία:

 

• Αυτόματη απόκριση. Για συνήθεις ερωτήσεις, όπως "Μπορούμε να αλλάξουμε το πρόγραμμα;", το ΑΙ προτείνει γρήγορες, λογικές απαντήσεις που μπορείτε να στείλετε με ένα μόνο κλικ.
• Προσχέδια που δημιουργούνται από AI. Ζητήστε από έναν βοηθό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με AI να συντάξει ένα email για εσάς με βάση το πλαίσιο μιας συνομιλίας—είτε πρόκειται για μια απλή παρακολούθηση είτε για κάτι πιο λεπτομερές—εξοικονομώντας σας χρόνο από το να ξεκινήσετε από την αρχή.
• Καλαίσθητη γραφή. Το ΑΙ λαμβάνει υπόψη τη γραμματική και τη ροή για να διατηρεί τα email σας με σαφή και ευκρινή ήχο. Προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και πείτε στο ΑΙ τον τόνο που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε για να μεταφέρετε την πιο κατάλληλη φωνή.

Για παράδειγμα, αφήστε το ΑΙ να προτείνει προσεγμένες απαντήσεις σε ευχαριστήρια μηνύματα και προσκλήσεις εκδηλώσεων.

Οι βοηθοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ΑΙ όχι μόνο σας βοηθούν να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας αλλά και να εργάζεστε πιο έξυπνα. Με τη διαχείριση επαναλαμβανόμενων εργασιών και τη βελτίωση του τρόπου με τον οποίο διαχειρίζεστε και ταξινομείτε τα email, θα έχετε περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθείτε σε πιο σημαντικά πράγματα. Δείτε πώς παρέχουν αξία:

 

• Ενισχυμένη παραγωγικότητα. Αντί να ξοδεύετε ώρες για την οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την απάντηση σε ερωτήσεις ρουτίνας και τον προγραμματισμό συσκέψεων, αφήστε το ΑΙ να αναλάβει αυτές τις εργασίες αυτόματα.
• Εξυπνότερη ταξινόμηση. Το ΑΙ μπορεί να επισημάνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται πρώτα την προσοχή σας, όπως επείγοντα αιτήματα ή σημαντικές ενημερώσεις, ώστε να μην χάνετε κρίσιμες πληροφορίες.
• Απρόσκοπτη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Είτε πρόκειται για τη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους σωστούς φακέλους είτε για τη σύνταξη μηνυμάτων, το ΑΙ φροντίζει για την ομαλή λειτουργία των εισερχομένων σας.

Καθώς το ΑΙ συνεχίζει να γίνεται όλο και πιο δημοφιλές, αυξάνονται και οι ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια του AI και την προστασία προσωπικών δεδομένων. Ευτυχώς, η Microsoft έχει ενσωματώσει ισχυρά μέτρα για την προστασία προσωπικών δεδομένων και την ασφάλεια στο Copilot.

Έλεγχος δεδομένων και προστασία προσωπικών δεδομένων. Το Copilot χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που παρέχετε μόνο για τη δημιουργία απαντήσεων και δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα σας για να εκπαιδεύσει τα θεμελιώδη μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης του. Αυτό σημαίνει ότι το περιεχόμενο των email σας, τα στοιχεία του ημερολογίου και τα αρχεία σας παραμένουν ιδιωτικά και δεν επαναχρησιμοποιούνται για τη βελτίωση του ΑΙ.

Ασφαλής χειρισμός δεδομένων. Το Copilot κρυπτογραφεί όλα τα δεδομένα κατά την αποστολή τους καθώς και κατά την αποθήκευσή τους. Στο πλαίσιο των μέτρων ασφαλείας, τα δεδομένα των ατόμων και των οργανισμών διατηρούνται ξεχωριστά. Η Microsoft ακολουθεί επίσης παγκόσμια πρότυπα για την ασφάλεια των δεδομένων, όπως ο Γενικός κανονισμός για την προστασία δεδομένων και οι κατευθυντήριες γραμμές του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης/Διεθνούς Ηλεκτροτεχνικής Επιτροπής για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στο cloud.

Διαφάνεια και εποπτεία. Τα άτομα και οι διαχειριστές αποφασίζουν για τον τρόπο με τον οποίο το Copilot αποκτά πρόσβαση στα δεδομένα και πώς τα επεξεργάζεται. Για παράδειγμα, εφαρμόστε ετικέτες ευαισθησίας για να περιορίσετε την πρόσβαση στο Copilot και προβάλλετε αρχεία καταγραφής ελέγχου για να παρακολουθείτε τις αλληλεπιδράσεις με το Copilot για λόγους διαφάνειας και συμμόρφωσης.

Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων του Copilot για οργανισμούς, μεταβείτε στο θέμα Δεδομένα, προστασία προσωπικών δεδομένων και ασφάλεια για το Microsoft 365 Copilot. Ή, για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων του Copilot για μεμονωμένους χρήστες, μεταβείτε στο θέμα Copilot στις Εφαρμογές Microsoft 365 για οικιακή χρήση: τα δεδομένα και η προστασία των προσωπικών δεδομένων σας. 

Το Copilot στο Outlook ανταποκρίνεται σε προτροπές φυσικής γλώσσας για να βοηθήσει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον προγραμματισμό και την παραγωγικότητα. Ακολουθεί μια λίστα με ορισμένα πράγματα που μπορείτε να ζητήσετε από το Copilot να κάνει. (Οι διαθέσιμες δυνατότητες ποικίλλουν μεταξύ των συνδρομών του Microsoft 365 για Επιχειρήσεις και του Microsoft 365 για Προσωπική χρήση ή για Οικογένειες.)

• "Γράψε ένα email ευχαριστώντας την ομάδα για την παρουσίασή τους".
• "Λάβε συμβουλές για τη σύνταξη ενός email αίτησης για πρόταση".
• "Σύνταξε μια απάντηση σε αυτό το email, συμφωνώντας με την προτεινόμενη λωρίδα χρόνου".

• "Μετακίνησε όλα τα email από τον χρήστη [όνομα] στον φάκελο Τιμολόγια".
• "Βρες το τελευταίο email από τον χρήστη [όνομα] σχετικά με την αναφορά προϋπολογισμού".

• "Συνόψισε αυτό το νήμα email σε βασικά σημεία".
• "Ποια είναι τα τελευταία νέα για το έργο [όνομα έργου];"

• "Προγραμμάτισε μια 30λεπτη συνάντηση με τον χρήστη [όνομα] την επόμενη εβδομάδα και βρες την καλύτερη διαθέσιμη ώρα".
• "Όρισε μια επαναλαμβανόμενη μηνιαία σύσκεψη για την ομάδα του έργου".
• "Πότε είναι η επόμενη σύσκεψή μου με τον χρήστη [όνομα];

• "Εμφάνισε email και μηνύματα Teams όπου έκανα @αναφορά αυτή την εβδομάδα".
• "Βρες το αρχείο που μου έστειλε ο χρήστης [όνομα] με email την προηγούμενη εβδομάδα σχετικά με το θέμα: [θέμα]".

• "Όρισε το μήνυμα "Εκτός γραφείου" για το ταξίδι μου που είναι προγραμματισμένο για τις ημερομηνίες [εύρος ημερομηνιών]".
• "Έχω κάποια στοιχεία ενεργειών στα μη αναγνωσμένα email μου σήμερα;"

• "Ξαναγράψε αυτό το email για να ακούγεται πιο επαγγελματικό".
• "Απλοποίησε αυτό το email για ένα ευρύτερο κοινό".