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Teams
Un collage de imágenes de iconos de Teams y personas participando en llamadas de Teams desde distintas ubicaciones, por ejemplo, en una sala de reuniones, en su escritorio y solos en una silla.

Uso compartido de espacios de trabajo

Simplifica tu trabajo híbrido con el uso compartido de espacios de trabajo durante los días que estás en la oficina.

Facilita el trabajo híbrido con el uso compartido de espacios de trabajo

Elimina la ansiedad de preocuparte por dónde te tienes que sentar cuando estés en la oficina.

Cambia fácilmente de área de trabajo

Cambia de manera fluida del trabajo en casa a la oficina sin una configuración técnica complicada.

Siéntete más seguro en un espacio compartido

Disfruta de la tranquilidad de saber que tu información personal no se guarda en dispositivos compartidos.

Obtén acceso a todos tus archivos

Solo tienes que iniciar sesión en un dispositivo de Teams para continuar trabajando donde lo dejaste.

Convierte cualquier área de trabajo en la tuya con el uso compartido de espacios de trabajo

Obtén más información sobre las ventajas y desafíos del uso compartido de espacios de trabajo.

  • Una persona con cascos de diadema participa en una llamada de Teams en un escritorio.

    Un área de trabajo siempre que la necesites

    Consulta algunas de las ventajas que ofrece el uso compartido de espacios de trabajo.

     Un dispositivo de pantalla de Teams que muestra la disponibilidad en un espacio de trabajo compartido.

    Reduce tu huella en el edificio

    Ahorra dinero y espacio de oficina eliminando la necesidad de que cada empleado tenga un escritorio dedicado.

    Un teléfono móvil cargándose en un escritorio.

    Entra y sal cuando quieras

    Trabaja desde casa para ahorrar tiempo en desplazamientos, a la vez que tienes la opción de ir a la oficina en persona cuando lo prefieras. 

    Una persona utilizando una pantalla táctil en un área de trabajo flexible que ha reservado para ver mensajes y alertas en Teams.

    Combina varios ambientes

    Como no estás anclado al mismo espacio, puedes interactuar y colaborar con distintos compañeros y equipos de trabajo cada vez que estés en la oficina.

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  • Una persona utilizando un dispositivo de pantalla de Teams para reservar un lugar en un área de trabajo flexible.

    Evita los desafíos antes de que se conviertan en un problema

    Aunque el uso compartido de espacios de trabajo ofrece muchas ventajas, como cualquier disposición de oficina, también tiene sus inconvenientes.

    Una persona trabajando en un área de trabajo flexible y otro trabajador caminando al fondo.

    Escritorios flexibles limitados

    Si muchos trabajadores híbridos desean venir a la oficina al mismo tiempo, puede que no haya suficientes áreas de trabajo flexibles para ellos.

    Una persona utilizando una pantalla táctil para iniciar sesión en Teams en un área de trabajo flexible.

    Incapacidad de personalizar las áreas de trabajo flexibles

    Para algunas personas, tener en el trabajo un escritorio personalizado decorado a su estilo es muy importante.

    Una persona utilizando una pantalla táctil de Teams en un área de trabajo flexible para marcar un número y realizar una llamada.

    El cambio es difícil

    Es natural resistirse al cambio, pero si muchas personas expresan su reticencia, en concreto los responsables y otros líderes, los efectos pueden ser nocivos.

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  • Una persona utiliza una pantalla táctil para ver chats de Teams.

    Planea por adelantado para evitar problemas

    Evita los problemas del uso compartido de espacios de trabajo antes de que se produzcan con un poco de previsión. 

    Un monitor en un área de trabajo flexible que muestra la disponibilidad del espacio.

    Ayuda a tener suficientes espacios de trabajo con el software de uso compartido de espacios de trabajo

    Un buen software de uso compartido de espacios de trabajo ofrecerá un sistema de reserva que muestre los puestos disponibles, la opción de reservar un día completo o parcial, y detalles sobre la tecnología a tu disposición.

    Una mano acercándose a una pantalla táctil para enviar un elogio a varios compañeros.

    Implica a los líderes

    Explica bien a los empleados por qué estás implementando el uso compartido de espacios de trabajo y cómo les hará la vida más fácil.

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¿Qué es el uso compartido de espacios de trabajo?

El "uso compartido de espacios de trabajo" significa reservar áreas de trabajo flexibles en una oficina que no están asignadas a un empleado específico. Estos espacios actúan como la solución perfecta para el trabajo híbrido, ya que ofrecen a las personas un lugar físico donde sentarse cuando visitan la oficina, en lugar de tener un escritorio personal dedicado, que ocupa espacio y se queda sin utilizar cuando trabajan de forma remota.

Los cubículos dedicados prepandémicos para cada empleado eran extremadamente populares, mientras que otros jefes optaban por una mezcla de cubículos y oficinas individuales, y otros elegían plantas de oficinas de espacio abierto. Hoy día, a medida que se vuelven a abrir las oficinas, el uso compartido de espacios de trabajo se ha convertido en una opción muy popular para los trabajadores híbridos.

Varias personas trabajando en áreas de trabajo flexibles en una oficina.

¿Cómo funciona el uso compartido de espacios de trabajo?

El uso compartido de espacios de trabajo utiliza normalmente un tipo de software que permite a los empleados ver qué puestos flexibles están disponibles en la oficina en una determinada fecha y hora. Después, pueden reservar el puesto desde el que les gustaría trabajar para un día completo o parcial, para que esté listo para ellos cuando lleguen. Dependiendo de la disposición de la oficina con uso compartido de espacios de trabajo (u "oficina con espacios de trabajo temporales"), los trabajadores pueden traer su propio portátil o pueden tener un ordenador en su escritorio donde iniciar una sesión con sus credenciales para tener acceso a las unidades, los archivos y las carpetas de la empresa.

El efecto del COVID-19 en el uso compartido de espacios de trabajo

La pandemia del COVID-19 cambió la vida en el trabajo para siempre. De repente, las organizaciones se vieron apremiadas a determinar cómo adaptar el trabajo remoto a sus necesidades. A medida que la preocupación sanitaria global ha ido disminuyendo, quedó claro que la vuelta a las oficinas físicas no sería como antes de la pandemia. Según un informe Índice de tendencias laborales de 2022, son varias las razones que han contribuido a esto:

  • Lo que esperan obtener de un trabajo y lo que están dispuestos a sacrificar por un trabajo cambió: el 53 por ciento de los trabajadores ahora es más probable que den prioridad a su salud y bienestar frente al trabajo, mientras que el 18 por ciento de encuestados abandonó su trabajo en el último año.
  • Los líderes necesitan hacer que valga la pena el desplazamiento a la oficina: el 38 por ciento de los empleados híbridos afirman que su mayor reto es saber cuándo y por qué deben ir a la oficina.
  • Recomponer las relaciones laborales es distinto en un mundo híbrido: aunque la mayoría de trabajadores híbridos pudieron mantener la vinculación con su equipo (el 58 por ciento), solo la mitad de los trabajadores remotos afirman tener una relación próspera con su equipo directo, y todavía menos (el 42 por ciento) tienen una relación sólida con aquellos fuera de su equipo.

El uso compartido de espacios de trabajo ofrece una excelente solución para estos problemas y obstáculos, al permitir una mezcla equilibrada de tiempo de trabajo en casa y en la oficina. En una oficina, los empleados todavía tienen la ventaja de ver a los compañeros en persona, lo que aumenta la vinculación, la confianza y el trabajo en equipo. El uso compartido de espacios de trabajo ofrece estas ventajas con una flexibilidad adicional.

Cuando se trata de reforzar las relaciones con los compañeros, el uso compartido de espacios de trabajo también es muy útil. Aunque la tecnología de reuniones virtuales avanzó significativamente desde marzo de 2020 para resultar más atractiva, en algunos casos, no hay nada como una interacción presencial cara a cara. En una oficina con uso compartido de espacios de trabajo, los empleados todavía tienen la ventaja de ver a los compañeros en persona, lo que aumenta la vinculación, la confianza y el trabajo en equipo.

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Una persona trabajando en un escritorio con unos auriculares.

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Cinco personas participando en una videollamada de Teams que se visualiza en una pantalla en una sala de conferencias.

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Ve cómo es el uso compartido de espacios de trabajo en una pantalla de Teams.

Preguntas más frecuentes

  • El "uso compartido de espacios de trabajo" significa reservar áreas de trabajo flexibles en una oficina que no están asignadas a un empleado específico.

  • El uso compartido de espacios de trabajo utiliza normalmente un tipo de software que permite a los empleados ver qué puestos flexibles están disponibles en la oficina en una determinada fecha y hora. Después, pueden reservar el puesto desde el que les gustaría trabajar para un día completo o parcial, para que esté listo para ellos cuando lleguen.

  • Una de las mayores ventajas de cambiar de una oficina tradicional a una oficina con uso compartido de espacios de trabajo es el ahorro de costos. Otras ventajas incluyen la mayor flexibilidad y la opción de trabajar en una amplia variedad de lugares.

  • Algunos de los inconvenientes del uso compartido de espacios de trabajo son:

    • No tener suficientes áreas de trabajo flexibles para los empleados que deseen ir a la oficina al mismo tiempo.
    • La incapacidad de personalizar las áreas de trabajo flexibles.
    • Una filosofía empresarial reticente debido a líderes que no estén plenamente implicados.

  • Aparte de tener las áreas de trabajo flexibles, lo más importante es un buen software de uso compartido de espacios de trabajo. Idealmente, incluirá:

    • Un sistema de reservas que permita a los empleados ver qué estaciones de trabajo están disponibles un determinado día.
    • La opción de reservar una estación de trabajo un día completo o varias horas, y de hacer que la reserva sea periódica.
    • Detalles sobre la tecnología con la que se configurará la estación de trabajo.
    • Un lugar para agregar información sobre cómo ponerse en contacto con el equipo de TI para resolver los problemas que puedan tener los empleados.

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