Sähköpostin tekoälyavustaja Outlookille

Sähköpostin tekoälyavustaja on työkalu, joka auttaa ihmisiä hallitsemaan postilaatikoitaan. Se tunnetaan myös tekoälypohjaisena sähköpostin luontityökaluna ja sähköpostin automaatio-ohjelmistona. Se voi järjestää viestejä, ehdottaa vastauksia, priorisoida tärkeitä sähköpostiviestejä, luonnostella sähköpostiviestejä ja jopa automatisoida tiettyjä tehtäviä, kuten kokouksien ajoittamisen.

Yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät ohjelmistoa tehostaakseen viestintää, pitääkseen postilaatikon järjestyksessä ja käyttääkseen vähemmän aikaa toistuviin sähköpostitehtäviin.

Sovelluksessa Outlook on monia tekoälypohjaisia työkaluja, kuten Microsoft Copilot.

Sähköpostin tekoälyavustaja auttaa tekemään sähköpostin ja kokousten hallinnasta vähemmän aikaa vievää nopeuttamalla erilaisia tehtäviä. Tutustu joihinkin päätapoihin, joilla sähköpostin automaatio-ohjelmisto tekee tämän.

Sen sijaan, että lajittelisit itse kymmeniä uusia sähköpostiviestejä, tekoälyavustaja tekee sen puolestasi seuraavilla tavoilla:

 

• Älykäs järjestäminen. Tarkistaa uudet sähköpostiviestit ja järjestää ne eri luokkiin, kuten työ, henkilökohtainen, tarjoukset ja matkustus, jotta löydät tarvitsemasi nopeasti.
• Mukautetut kansiot. Luo automaattisesti kansioita sähköpostiviesteille tapojesi perusteella.
• Sähköpostiviestien merkitseminen. Merkitsee sähköpostiviestit tunnisteilla, kuten Tärkeä tai Seuraa sisällön ja lähettäjän perusteella, jotta voi priorisoida tehtäviä helpommin.
• Roskapostin suodatus. Suodattaa roskapostin tai vähemmän tärkeät viestit, jotta voit käyttää vähemmän aikaa häiriötekijöiden karsimiseen.

Voit esimerkiksi merkitä sellaiset sähköpostiviestit tärkeiksi, joita saat tietyiltä ihmisiltä, kuten esihenkilöltäsi tai lapsesi opettajalta.

Tee kalenterin hallinnasta helpompaa tekoälyavustajalla, joka auttaa ajoittamaan, järjestämään ja seuraamaan kokouksia ja tehtäviä automaattisesti. Se voi tehdä seuraavia tehtäviä:

 

• Älykäs aikataulutus. Analysoi kalenterisi ja saa ehdotuksia parhaista tapaamisajankohdista välttäen ristiriidat ja huomioiden eri aikavyöhykkeet.
• Virkistä muistiasi. Sen sijaan, että etsisit itse kalenterista tulevan kokouksen, jonka tiedät olevan jonain päivänä, pyydä tekoälyavustajaa löytämään se puolestasi.
• Muistutukset. Pysy ajan tasalla saamalla muistutuksia tulevista tapahtumista ja tehtävistä ennen kuin unohdat ne.

Voit esimerkiksi järjestää tekoälyavustajan avulla kuukausittain toistuvan kokouksen pyytämällä sitä lähettämään kutsut, valitsemaan kaikille sopivan ajan ja ehdottamaan esityslistaa.

Sähköpostin tekoälyavustajat tekevät sähköpostiviestien kirjoittamisesta ja niihin vastaamisesta helpompaa. Ne voivat luoda ensimmäiset luonnokset ja auttavat pitämään sähköpostiviestisi selkeinä ja ammattimaisina. Tiedämme kaikki, että sähköpostiviestien kirjoittaminen voi tuntua vaivalloiselta ja jopa epämukavalta, joten pieni apu auttaa paljon. Näin tehostavat jokapäiväistä viestintää:

 

• Automaattiset vastaukset. Tekoälyavustaja voi ehdottaa nopeita ja loogisia vastauksia yleisiin kysymyksiin, kuten ”Voimmeko siirtää tapaamista?”, ja voit lähettää ne yhdellä napsautuksella.
• Tekoälyn luomat luonnokset. Pyydä tekoälyavustajaa kirjoittamaan sähköpostiviesti puolestasi keskustelun sisällön perusteella, oli se sitten lyhyt tai yksityiskohtaisempi viesti. Sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä, mikä säästää aikaasi.
• Huoliteltu kirjoitusjälki. Tekoäly huomioi kieliopin ja soljuvuuden, jotta sähköpostiviestisi ovat selkeitä. Voit myös pyytää tekoälyä käyttämään haluamaasi sävyä, joka välittää viestisi parhaiten.

Voit esimerkiksi pyytää tekoälyä ehdottamaan huomaavaisia vastauksia kiitosviesteihin ja tapahtumakutsuihin.

Sähköposti tekoälyavustaja auttaa hallitsemaan postilaatikkoasi, jotta voit työskennellä fiksummin. Avustaja hoitaa toistuvat tehtävät ja parantaa sähköpostiviestien hallintaa ja priorisointia, joten sinulle jää enemmän aikaa keskittyä tärkeämpiin asioihin. Näin tekoäly tuo lisäarvoa:

 

• Parempi tuottavuus. Sen sijaan, että käyttäisit tunteja sähköpostiviestien järjestämiseen, päivittäisiin kysymyksiin vastaamiseen ja tapaamisten ajoittamiseen, tekoäly voi hoitaa nämä tehtävät automaattisesti.
• Älykkäämpi priorisointi. Tekoäly voi korostaa tärkeitä sähköpostiviestejä, kuten kiireellisiä pyyntöjä tai tärkeitä päivityksiä, jotta et jää paitsi tärkeistä tiedoista.
• Saumaton sähköpostin hallinta: Tekoäly pitää postilaatikkosi järjestyksessä muun muassa siirtämällä sähköpostiviestejä oikeisiin kansioihin ja luonnostelemalla viestejä.

Tekoäly suosion kasvaessa myös huolet tekoälyn turvallisuudesta ja tietosuojasta lisääntyvät. Onneksi Microsoft on rakentanut Copilotiin kestäviä suojaus- ja tietoturvatoimia.

Tietojen hallinta ja yksityisyys. Copilot käyttää vain antamiasi tietoja vastauksien generoimiseen, eikä se käytä tietojasi sen perustana olevien tekoälymallien kouluttamiseen. Se tarkoittaa, että sähköpostisi sisältö, kalenteritiedot ja tiedostosi pysyvät yksityisinä, eikä niitä käytetä tekoälyn parantamiseen.

Turvallinen tietojen käsittely. Copilot salaa kaikki tiedot, kun ne lähetetään ja tallennetaan. Henkilöiden ja organisaatioiden tiedot pidetään erillään osana suojaustoimia. Microsoft noudattaa myös yleisiä tietosuojan standardeja, kuten yleistä tietosuoja-asetusta ja ISO:n/IEC:n pilvipalveluiden tietosuojaa koskevia ohjeita.

Läpinäkyvyys ja valvonta. Yksityishenkilöt ja järjestelmänvalvojat päättävät, miten Copilot käyttää ja käsittelee tietoja. Voit esimerkiksi käyttää luottamuksellisuustunnisteita rajoittaaksesi Copilotin käyttöoikeuksia ja tarkastella valvontalokeja valvoaksesi Copilotin vuorovaikutuksia, mikä takaa läpinäkyvyyden ja vaatimustenmukaisuuden.

Lisätietoja organisaatioiden tietosuojasta Copilotissa on artikkelissa Microsoft 365 Copilotin tiedot, tietosuoja ja suojaus. Lisätietoja yksityishenkilöiden tietosuojasta Copilotissa on artikkelissa Copilot Microsoft 365 -sovelluksissa kotikäyttäjille: tietosi ja tietosuojasi. 

Copilot Outlookissa reagoi luonnollisen kielen kehotteisiin ja auttaa sähköpostiviestien, aikatauluttamisen ja tuottavuuden kanssa. Seuraavaksi on lueteltu joitakin asioita, joita voit pyytää Copilotia tekemään. (Käytettävissä olevat ominaisuudet vaihtelevat Microsoft 365 for Business- ja Microsoft 365 for Personal- tai Family-tilausten välillä.)

• ”Kirjoita sähköpostiviesti, jossa kiitetään tiimiä heidän esityksestään.”
• ”Ehdota vinkkejä sähköpostitse lähetettyyn tarjouspyyntöön.”
• ”Luonnostele tälle sähköpostiviestille vastaus, jossa suostutaan ehdotettuun aikatauluun.”

• ”Siirrä kaikki sähköpostit henkilöltä [nimi] Laskut-kansioon.”
• ”Etsi viimeisin budjettiraporttia käsittelevä sähköposti henkilöltä [nimi].”

• ”Tiivistä tämän viestiketjun keskeisimmät kohdat.”
• ”Kerro projektin [projektin nimi] viimeisin tilanne.”

• ”Ajoita 30 minuuttia kestävä kokous henkilön [nimi] kanssa seuraavalle viikolle ja löydä parhaiten sopiva aika.”
• ”Järjestä kuukausittain toistuva kokous projektitiimille.”
• ”Milloin on seuraava kokoukseni henkilön [nimi] kanssa?”

• ”Näytä sähköpostiviestit ja Teams-viestit, joissa minut @mainittiin tällä viikolla.”
• ”Etsi tiedosto, jonka [nimi] lähetti minulle sähköpostitse viime viikolla aiheesta [aihe].”

• ”Luo automaattinen vastaus matkalleni [päivämääräalue].”
• ”Onko minulla toimia tälle päivälle lukemattomissa sähköposteissani?”

• ”Kirjoita tämä sähköpostiviesti uudelleen, jotta se kuulostaa ammattimaisemmalta.”
• ”Tee tästä sähköpostiviestistä yksinkertaisempi laajemmalle yleisölle.”