Trace Id is missing

AI-sähköpostigeneraattori: Mullista kirjoitustapasi

Kirjoita huoliteltuja sähköposteja nopeammin Microsoft 365 Copilotilla – suoraan Outlookissa.
Luo maksuton tili Tutustu Microsoft Copilotiin
Nainen työskentelee kannettavalla tietokoneellaan

Tekoälypohjaiset sähköpostigeneraattorit

Tekoälypohjaiset sähköpostigeneraattorit tekevät kirjoittamisesta nopeampaa ja helpompaa. Sovelluksen sisäinen generaattori voi auttaa laatimaan huoliteltuja ensimmäisiä vedoksia tai hallinnoimaan täyttä sähköpostilaatikkoa helpommin.

Keskeiset huomiot

  • Tekoälypohjaiset sähköpostigeneraattorit auttavat sinua kirjoittamaan nopeammin ja selkeämmin muuntamalla yksinkertaisia kehotteita huolitelluiksi, ammattimaisiksi viesteiksi.
  • Monipuoliset ominaisuudet, kuten äänensävyn säätö ja kielioppituki auttavat sinua vaikuttamaan itsevarmemmalta, ammattimaisemmalta ja brändisi imagon mukaiselta mille tahansa kohdeyleisölle.
  • Tekoäly on erityisen hyödyllinen yleisissä tehtävissä, kuten seurantaviestien, kokouskutsujen ja kiitosviestien kirjoittamisessa ja hankaliin viesteihin vastaamisessa.
  • Tekoälytyökalut auttavat ihmisiä, joilla on eri äidinkieli parantamalla heidän tekstinsä selkeyttä, sanamuotoja ja äänensävyä virallisessa viestinnässä.
  • Tekoälyn käyttö vähentää usein toistuvien tehtävien tekemiseen kuluvaa aikaa ja antaa sinun keskittyä tehtäviin, jotka vaativat ihmisen arviointikykyä ja henkilökohtaista huomiota.
  • Microsoft 365 Copilot Outlookissa tarjoaa sisäänrakennetun tekoälyn tuen, jonka avulla voit luonnostella, muokata ja hioa sähköpostejasi poistumatta postilaatikostasi.
  • Voit kokeilla sähköpostien kirjoittamista tekoälyn avulla ilmaisen Microsoft 365 -kokeilujakson ajan, jolloin saat käyttöösi Copilotin, kun sinulla on tuettu palvelupaketti ja sijaitset tuetulla alueella.

Tekoälypohjaiset sähköpostigeneraattorit

Tee sähköpostien kirjoittamisesta nopeampaa, helpompaa ja ammattimaisempaa tekoälypohjaisen sähköpostigeneraattorin avulla. Olitpa kirjoittamassa uutta sähköpostiviestiä tai hallinnoimassa täyttä sähköpostilaatikkoa, sovelluksen sisäinen kirjoitusavustaja voi auttaa sinua kirjoittamaan huoliteltuja viestejä vähemmällä vaivalla.

Mikä on AI-sähköpostigeneraattori?

AI-sähköpostigeneraattori hyödyntää tekoälypohjaisen kirjoitusavustajan älykkyyttä, mikä tekee sähköpostin kirjoittamisesta helpompaa, nopeampaa ja paljon vähemmän stressaavaa. Luonnollisen kielen prosessointi tarkkailee kirjoitustasi, ymmärtää mitä haluat sanoa, ja tarjoaa reaaliaikaisia ehdotuksia.
Sähköpostigeneraattorin avulla on helpompi kirjoittaa huoliteltuja sähköposteja, pitää postilaatikko siistinä ja säästää aikaa jokapäiväisten sähköpostien kirjoittamisessa.

AI-sähköpostigeneraattorien hyödyt

Olitpa sitten kirjoittamassa nopeaa seurantaviestiä tai käsittelemässä täyttä postilaatikkoa, AI-sähköpostigeneraattorit ovat älykkäitä avustajia, joiden ansiosta säästät aikaa ja voit keskittyä tehtäviin, joissa tarvitaan inhimillistä harkintaa.

Jäähyväiset valkoisen paperin kammolle

Usein hankalinta on päästä alkuun. AI-sähköpostigeneraattori tekee ehdotuksia, joiden avulla saat ideat liikkeelle. Sitten kokonaisen viestiluonnoksen generoiminen on nopeaa.
Tämä on erityisen hyödyllistä, kun:
  • Et ole varma, miten muotoilisit asiasi.
  • Viesti vaatii erityistä hienotunteisuutta, tai kyseessä on hyvin tärkeä asia.
  • Haluat tehdä hyvän vaikutuksen, mutta et ole varma, mistä aloittaisit.

Ajan säästö ja tehokkuus

Yksi tekoälypohjaisen sähköpostikirjoittajan hyödyllisimmistä eduista on, että se säästää aikaa tinkimättä laadusta.
Tämä on erityisen hyödyllistä, kun:
  • Sähköposteja täytyy lähettää suuri määrä. 
  • Sinun täytyy vastata viestiin nopeasti mutta harkitusti. 
  • Haluat tehostaa rutiiniviestintää.

Johdonmukaisuus viestinnässä

Johdonmukaisuus on tärkeää - varsinkin silloin, kun työryhmät viestivät yrityksen tai brändin nimissä. AI-sähköpostigeneraattori auttaa varmistamaan, että äänensävy, rakenne ja tyyli ovat linjassa, jolloin sähköpostit asiakkaille, kumppaneille tai kollegoille ovat aina yhtä huoliteltuja ja ammattimaisia.
Sen avulla organisaatiosi voi:
  • Taata yhtenevän äänensävyn eri osastojen välillä.
  • Standardoida yhteiset vastaukset tai yhteydenotot.
  • Välttää ilmaisujen muunnokset, jotka voivat johtaa väärinkäsityksiin tai viestien jäämiseen huomiotta.

Paranna selkeyttä

AI-sähköpostigeneraattorit helpottavat kirjoittamista auttamalla selkeyttämään viestiäsi, yksinkertaistamaan kirjoitusasua ja välttämään kömpelöitä sanavalintoja. Voit kirjoittaa itsevarmasti, olitpa tiedustelemassa projektin etenemisestä, hoitamassa asiakaspalvelua tai esittäytymässä ensimmäistä kertaa.
Selkeästä viestinnästä seuraa: 
  • Vähemmän väärinkäsityksiä ja seurantaviestejä.
  • Varmempi päätöksenteko.
  • Tukevammat ja tuottavammat ihmisten väliset suhteet.

Microsoft 365 AI-sähköpostin ominaisuudet

Microsoft 365 Copilotin AI-sähköpostigeneraattori Outlookissa auttaa sinua laatimaan huoliteltuja, ammattimaisia viestejä. Se on rakennettu sisään sähköpostilaatikkoosi ja on tehty tukemaan luonnollista kirjoitustyyliäsi, ei korvaamaan sitä.

Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten se voi auttaa sinua:

  Lentävä lähtö älykkäillä luonnoksilla.
  • Tee nopeista ideoista kokonaisia sähköposteja. Kirjoita muutama sana tai lyhyt kehote, ja tekoäly muokkaa niistä hyvin jäsennellyn luonnoksen.
  • Voita valkoisen paperin kammo. Lopeta tyhjän ruudun tuijottelu – anna tekoälyn auttaa sinut käyntiin.
  • Hio kielioppia ja sujuvuutta. Luonnoksesi kuulostaa selkeältä ja ammattimaiselta alusta alkaen.
Sovita kirjoituksesi sävy tilanteeseen.
  • Valitse sävy yhdellä napsautuksella. Halusitpa kuulostaa viralliselta, ystävälliseltä, suorapuheiselta tai pohdiskelevalta, oikean tunnelman määrittäminen on helppoa.
  • Puhu lukijasi kieltä. Muuta tyyliäsi niin, että saavutat erilaiset yleisöt, kollegoista palveluntarjoajiin.
  • Lähetä viestit luottavaisena. Kun sävy sopii tarkoitukseesi, voit olla varma, että viestisi luetaan siten, kuin olet sen tarkoittanut.
Saumaton integrointi antaa työsi virrata.
  • Voit käyttää sitä siellä, missä jo työskentelet. Outlookin tekoälyavustajan ansiosta sinun ei tarvitse vaihtaa sovellusten välillä.
  • Pidä asiat yksinkertaisina. Kirjoita, muokkaa ja lähetä sähköposteja ilman keskeytyksiä.
  • Ole aina huoliteltu ja ammattimainen. On helppoa varmistaa, että kaikissa viesteissäsi on sama korkealaatuinen tyyli.
Tee jokaisesta viestistä omasi.
  • Lisää oma persoonasi. Luonnos on vasta lähtökohta – muokkaa sitä niin, että kuulostat itseltäsi.
  • Pysy aitona. Persoonallinen ote saa viestisi tuntumaan aidoilta ja mietityiltä.
  • Muodosta vahvempia yhteyksiä. Kun räätälöit sähköpostiviestisi, saat paremman yhteyden lukijoihisi – olitpa kiittämässä opettajaa tai verkostoitumassa kollegan kanssa.

AI-sähköpostigeneraattorien käyttötapauksia

AI-sähköpostigeneraattorit ovat hyödyllisiä, varsinkin kun haluat viestiä selkeästi, kunnioittavasti tai ammattimaisesti. Tässä esittelemme muutamia arkisia tilanteita, joissa tekoälyn käyttö voi tehdä viestinnästä helpompaa.

Viestit tärkeille yhteyshenkilöille

Olitpa pyytämässä opettajalta tapaamisaikaa, ilmoittamassa ongelmasta huollolle tai lähettämässä yritykselle tukipyyntöä, voit kirjoittaa sähköpostisi jäsennellysti ja huolitellusti niin, että ne on helpompi ymmärtää ja saat viestisi paremmin perille.
Voit käyttää sitä, kun:
  • Pyydät tiedostoja tai tapaamisaikaa.
  • Ilmoitat ongelmista huollolle.
  • Kyselet laskuista, palveluista tai koulun tapahtumista.

Virallisten sähköpostien kirjoittaminen


Virallisten sähköpostien kirjoittaminen voi olla haastavaa, jos et kirjoita äidinkielelläsi. AI-sähköpostigeneraattori voi muokata kirjoituksen sävyä, ehdottaa sanamuotoja ja korjata kielioppia – ja viestisi on selkeä ja luonteva.
Tästä voi olla hyötyä, kun:
  • Viestit työnantajille, kouluille tai viranomaisille.
  • Kirjoitat sähköpostia työhakemusta varten.
  • Haluat pyytää jotakin kohteliaasti, tai lähettää seurantaviestin.

Huolellisesti ja selvästi vastaaminen

Joskus voi olla vaikeaa löytää oikeita sanoja, kun tunteet ovat pelissä. AI-sähköpostigeneraattorin avulla voit vastata ystävällisesti ja kohteliaasti myös silloin, kun viesti vaatii erityistä hienotunteisuutta.
Se on tehokas, kun haluat:
  • Vastata valituksiin tai huoliin.
  • Pyytää anteeksi tai selvittää väärinkäsityksen.
  • Kuitata palautteen tai pyynnön vastaanotetuksi.

Tukea opiskelijoiden sähköpostien kirjoittamiseen

Opiskelijoiden on tärkeää oppia kirjoittamaan sähköposteja, joissa on kunnioittava sävy. Pienellä opastuksella lapset ja nuoret voivat kirjoittaa AI-sähköpostigeneraattorin avulla kohteliaita, hyvin jäsenneltyjä ja huomaavaisia viestejä.
Tätä voit käyttää, kun haluat:
  • Pyytää apua tai tarkennusta tehtävään.
  • Pyytää tapaamisaikaa.
  • Kiittää opettajaa tai valmentajaa tuesta.

Tekoälypohjaisen sähköpostien kirjoittamisen todellinen vaikutus

Tässä on joitakin esimerkkejä siitä, miten eri toimialat ovat saaneet AI-sähköpostigeneraattoreista todellista hyötyä.
 
  • Joos, joka valmistaa puhelinlatureita, laajentaa Iso-Britannian ulkopuolelle, eli sen täytyy viestiä ja tehdä yhteistyötä eri aikavyöhykkeillä. Joos käyttää Copilotia Outlookissa, ja se aikoo käyttää Microsoft 365 Copilotia, kun se laajentaa Pohjois-Amerikkaan ja Eurooppaan.
    Työntekijät voivat käyttääsähköpostin kirjoitustoimintoa ja kirjoittaa nopeasti sähköposteja asiakkaille. He voivat hyötyä sähköpostivalmennuksesta, jonka avulla he voivat säilyttää ystävällisen ja aidon sävyn, vaikka työn tahti olisi nopea. ”Copilot-integraation jälkeen asiakkaamme ovat saaneet vastauksia sähköposteihinsa nopeammin, ja vuorovaikutus heidän kanssaan on henkilökohtaisempaa, sillä Copilotin avulla voimme paremmin ymmärtää ja ennakoida asiakkaidemme tarpeita”, sanoo Jeannette Ikonga, Head of Client Success & Customer Experience. ”Meidän ei tarvitse käyttää läheskään yhtä paljon aikaa valmistautumiseen, sillä Copilot on antanut meille niin paljon lisäaikaa.”
  • Sandvik Coromant on maailman johtavia metallintyöstötyökalujen ja koneistusratkaisujen valmistaja, ja sen päämaja on Ruotsin Sandvikissa. Yritys käyttää Copilotia Outlookissa paljon muuhunkin kuin sähköpostien tiivistämiseen.
    Silvana Zafarana, Global Sales Process Specialist, selittää: ”Saamme suurimman hyödyn silloin, kun meidän täytyy ymmärtää asiakkaan tilanne kokonaisvaltaisesti. Kun kaikki on Outlookin sivupaneelissa, asiakaspäälliköt säästävät kolme minuuttia jokaisessa tehtävässä, monta kertaa päivässä.”
  • First National Bank (FNB) on osa Afrikan suurinta rahoitusalan yhtiötä, ja sen moninainen eteläafrikkalainen asiakaskunta puhuu 13 eri kieltä. Moni työntekijä puhuu hyvin englantia, mutta pitää virallisten ja mietittyjen sähköpostien kirjoittamista hankalana, mikä tekee viestinnästä sekä haastavaa että aikaa vievää.
    FNB on ratkaissut tämän Copilotilla Outlookissa. ”Joskus olemme niin kiireisiä, että sähköpostiviestit ovat vähän tylyjä, niistä puuttuu inhimillinen kosketus ja yhteys”, selittää Chris Prinsloo, FNB:n Capability Lead. Hän jatkaa: ”Koska Copilot ottaa säännönmukaisesti nämä inhimilliset ominaisuudet huomioon, siitä on tulossa meillekin luontevaa, ja kirjoitamme nyt tähän tapaan automaattisesti. Asiakkaatkin ovat huomanneet parannuksen. Se on outoa – pelkäsimme, että robotit vievät työpaikkamme, mutta tämä tekoälytyökalu onkin tehnyt meistä empaattisempia.”

Aloita Microsoft AI:n käyttö

Olitpa uusi Microsoftin tekoälyn tai Outlookin sisäänrakennetun sähköpostigeneraattorin käyttäjä tai kiinnostunut kokeilemaan WriteNowAI:ta Outlookissa, voit saada sähköpostista kaiken irti seuraamalla näitä yksinkertaisia vinkkejä.

Vaiheittainen opas työkalun käyttöön

  • Avaa Outlook ja kirjaudu Microsoft 365 -tilillesi.
  • Aloita uusi sähköposti napsauttamalla ”Uusi viesti”.
  • Napsauta ”Luonnostele tekoälyn avulla”, jolloin tekoälyavustaja avautuu.
  • Kirjoita lyhyt kehote, jossa kuvailet viestisi – esimerkiksi ”Kysy tapaamisaikaa ensi viikolle.”
  • Tarkista ja muokkaa luonnosta niin, että se sopii tyyliisi.
  • Muokkaa äänensävyä (mikäli toiminto on saatavilla), jotta viesti vaikuttaa viralliselta, ystävälliseltä tai suorapuheiselta.
  • Lähetä sähköpostisi, kun olet valmis.

Aloita ilmainen AI-sähköpostin kokeilujakso

Lue lisää Microsoft Copilotista ja ilmaisista kokeilujaksoista. riippuen palvelupaketista ja alueesta. Se on riskitön tapa kokeilla tekoälytyökaluja, tutustua tärkeimpiin ominaisuuksiin ja katsoa, miten ne sopivat omaan työnkulkuusi.
Kokeilujaksolla voit käyttää ilmaista AI-sähköpostigeneraattoria:
  • Kirjoittamaan ammattimaisia sähköposteja pelkän kehotteen perusteella.
  • Säätämään äänensävyä ja tyyliä niin, että ne sopivat kohdeyleisölle.
  • Työkaluna suoraan sähköpostilaatikossasi – muuta asennusta ei tarvita.

Kuinka rekisteröidyt ja mitä odottaa

  • Mene Microsoft 365 -verkkosivulle ja etsi sieltä AI-sähköpostigeneraattorin ilmainen kokeilujaksotarjous (yleensä uusille käyttäjille).
  • Valitse palvelupaketti, joka sisältää Outlookin ja Copilotin.
  • Kirjaudu tai luo tili –  se vie vain hetken.
  • Avaa Outlook ja etsi ”Luonnostele Copilotin avulla” tai ”Tekoälyn ehdotukset”.
Kokeile kirjoittaa sen avulla oikeita sähköposteja, kuten seurantaviestejä, pyyntöjä tai vastauksia ja katso, kuinka se sopii jokapäiväisiin rutiineihisi.

Usein kysytyt kysymykset

  • Microsoft tarjoaa usein ilmaisia kokeilujaksoja, joihin sisältyy tekoälypohjaisten tuottavuustyökalujen, kuten Copilotin käyttöoikeus kokeilujakson ajan, riippuen alueesta ja palvelupaketista.
  • Microsoft 365 Copilot on integroitu suoraan Outlookiin ja se voi luonnostella sähköposteja, ehdottaa vastauksia ja automatisoida tehtäviä kuten tapaamisten aikatauluttamista. Kun Copilot generoi sähköpostisisältöä, käyttäjät yleensä tarkistavat ja lähettävät viestit käsin. Se toimii saumattomasti Microsoft 365 -ekosysteemissä, eli sitä on helppo käyttää ilman, että sovellusten välillä tarvitsee vaihdella.
  • Aloita avaamalla Outlook Microsoft 365:ssä ja luomalla uusi viesti. Napsauta "Luonnostele Copilotilla," ja kirjoita sitten nopea kehota – esimerkiksi ”vahvista kokous”. Copilot generoi sinulle huolitellun luonnoksen. Voit sitten tarkistaa viestin, muokata sitä, säätää äänensävyä ja lähettää sen – poistumatta kertaakaan sähköpostilaatikostasi.
  • Copilot Outlookissa tarjoaa tekoälypohjaista tukea sähköpostien kirjoittamiseen ja niihin vastaamiseen. Se auttaa sinua kirjoittamaan harkittuja, ammattimaisia vastauksia nopeasti tarjoamalla älykkäitä ehdotuksia, jotka pohjaavat vastaanottamaasi viestiin. Säästät aikaa ja varmistat, että vastauksesi ovat selkeitä, huoliteltuja ja ytimekkäitä.
  • Outlookin sisäänrakennettu allekirjoitustyökalu helpottaa ammattimaisten sähköpostiallekirjoitusten luomista nopeasti. Voit lisätä allekirjoitukseesi nimesi, tittelisi, yhteystietosi, ja mukauttaa brändäyksen niin, että se sopii tyyliisi tai organisaatioosi. Tämä auttaa pitämään viestintäsi johdonmukaisena, huoliteltuna ja ammattimaisena.
  • Näillä nopeilla vinkeillä sähköpostigeneraattorin käyttäminen on yksinkertaista. Aloita kirjoittamalla muutama keskeinen idea tai lyhyt kehote siitä, mitä haluat sanoa. Tekoäly luo huolitellun luonnoksen kirjoituksesi perusteella. Sitten voit tarkistaa viestin, muokata sen tyyliisi sopivaksi ja lähettää – mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Seuraa Microsoft 365:tä