La DSMD du CISSS de l’Outaouais permet aux prestataires de soins de collaborer et d’améliorer leurs services avec Dynamics 365

La DSMD du Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de l’Outaouais relève du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) du Québec et a pour mission d’offrir des services en santé mentale à la population de l’Outaouais. Celle-ci coordonne les soins aux usagers de plusieurs services différents dans des établissements distincts, ce qui amène un fardeau administratif vu la disparité des systèmes utilisés et les flux de travail non standardisés. La DSMD du CISSS de l’Outaouais a donc créé un espace numérique de travail commun pour les services en santé mentale afin d’accélérer l’accès à l’information de santé des usagers et ainsi d’assurer une meilleure compréhension des besoins des usagers. Fondée sur la collaboration interne et la passion d’offrir les meilleurs soins, l’organisation a créé une solution technologique avant-gardiste basée sur Microsoft Dynamics 365. Celle-ci permet d’autonomiser les usagers et les professionnels de la santé pendant la prestation de services.

Surmonter les contraintes liées à l’éloignement géographique et aux ressources grâce à l’innovation

L’organisation fournit des soins en santé mentale et en dépendance à une population d’environ 350000 habitants et elle est répartie sur plus de 30000km2. Cette distance occasionne un écart considérable entre les pratiques cliniques favorables d’un secteur à un autre, et ce, pour une mêmrégion. L’implantation de cette innovation a permis d’assurer une transversalité des services et des façons de faire.

La Direction santé mentale et dépendance s’appuyait sur de nombreux processus administratifs répétitifs pour coordonner les soins entre plusieurs services. «Le défi pour nous était que nous avions plusieurs bases de données pour un même continuum de soins, notamment en santé mentale», explique Jahel Ménard-Lavigne, responsable du projet DCLIQ au CISSS de l’Outaouais. «Chaque niveau de service avait son propre environnement de travail numérique et aucun n’était relié, ce qui rendait la collaboration entre nos professionnels très difficile.»

La DSMD du CISSS de l’Outaouais a conçu une solution numérique dont le but est de donner la priorité aux soins des usagers et d’aider l’organisation à surmonter les contraintes liées à l’éloignement géographique et aux ressources. Le nouveau système, appelé DCLIQ, contribue à assurer la continuité des soins et à faciliter la communication entre les prestataires de soins. « L’objectif de DCLIQ consiste à responsabiliser les usagers et à simplifier les tâches administratives des professionnels. Nous souhaitions disposer d’une solution multidimensionnelle pour répondre à différents enjeux que l’on retrouve dans l’organisation des soins et services, » explique Mme Ménard-Lavigne.

Donner aux usagers et aux prestataires de soins les moyens d’améliorer les résultats en matière de santé

Pour mettre DCLIQ en œuvre, le CISSS de l’Outaouais a fait appel à Microsoft afin de créer un espace de travail commun pour la région. L’organisation a personnalisé Dynamics 365 selon leurs besoins tout en s’assurant de sécuriser les renseignements personnels sensibles des usagers. Les prestataires de soins en santé mentale ont maintenant une vue complète des soins offerts aux usagers peu importe leurs services ou leurs secteurs d’appartenance. Comme les employés du CISSS de l’Outaouais avaient déjà utilisé des solutions comme Microsoft 365 et Microsoft Teams, Dynamics 365 leur était familier. « Nous avions déjà une relation avec Microsoft et savions que Dynamics 365 se connecterait facilement aux outils que nous avions déjà en place », explique Janick Messier, agente de planification, de programmation et de recherche au CISSS de l’Outaouais.

Les services de l’informatique et les services cliniques en santé mentale ont collaboré étroitement pour concevoir DCLIQ afin que les usagers puissent gérer leurs soins de manière plus autonome. Via un portail, les usagers peuvent mettre à jour leurs préférences en matière de consentement, visualiser les coordonnées de leurs prestataires, remplir des questionnaires d’autoévaluation à propos de l’évolution de leur état. Ces actions peuvent être lues par les prestataires en temps quasi réel pour les aider à gérer les soins aux usagers, visualiser leur plan de traitement et leurs prochains rendez-vous. Le CISSS de l’Outaouais est en mesure de personnaliser l’accès des employés afin de contribuer à protéger la confidentialité des usagers.

Grâce à un espace de travail numérique commun, les prestataires de soins et le personnel de toute la région collaborent pour aider les usagers. Le CISSS de l’Outaouais combine Dynamics 365 avec Microsoft Power BI pour fournir des analyses et des rapports à l’échelle du réseau de la santé, améliorant ainsi la visibilité pour les parties prenantes. « Le meilleur atout du système, c’est d’uniformiser les méthodes de travail », déclare Éric Bellefleur, technicien en administration au CISSS de l’Outaouais. « Avant, chaque personne travaillait d’une manière très particulière, alors que maintenant, tout le monde travaille de la même manière en étant orienté dans la même direction. Je crois que c’est un gain tout à fait appréciable. » 

Automatiser les processus et simplifier la coordination des soins

Le projet DCLIQ a positionné le CISSS de l’Outaouais comme un chef de file en matière de transformation numérique en santé mentale, faisant du centre l’une des premières autorités régionales de la santé au Québec à mettre en œuvre une telle initiative. L’environnement numérique sécurisé permet aux prestataires de soins de l’Outaouais d’accéder à des ressources et à une expertise supplémentaire malgré la distance géographique, ce qui contribue à améliorer les soins locaux aux usagers. Les prestataires qui travaillent avec la même personne peuvent prendre des décisions plus éclairées grâce aux renseignements sur les usagers, qui sont instantanément accessibles à l’ensemble du cercle de soins. « Nos prestataires de soins travaillent en équipe pour aider les usagers, ce qui assure une efficacité d’autant plus grande », précise Mme Ménard-Lavigne. « Nous avons constaté des gains de ce type très peu de temps après le déploiement de DCLIQ. »

La nouvelle solution allège également la charge administrative des prestataires de soins et du personnel, simplifiant ainsi la coordination des soins. Grâce à un flux de travail normalisé, il est plus facile de filtrer les dossiers et de les hiérarchiser, afin que les usagers puissent obtenir les soins dont ils ont besoin plus rapidement. « Je crois que cela a eu une incidence considérable sur l’ensemble de la coordination des services en santé mentale partout en Outaouais, et que cela nous a même aidés à réduire nos listes d’attente », déclare Mme Messier.

Grâce à DCLIQ, le CISSS de l’Outaouais a également pu contribuer à mieux sécuriser les renseignements des usagers, une priorité absolue pour les prestataires de soins de santé. En bénéficiant de la sécurité intégrée des solutions Microsoft, le CISSS de l’Outaouais a pu répondre aux exigences strictes du MSSS en matière de confidentialité. 

À l’avant-garde de l’innovation dans le domaine des soins de santé

En plaçant l’amélioration des soins et de l’autonomie des usagers au cœur de son innovation, le CISSS de l’Outaouais a créé une solution qui pourrait simplifier les services de santé dans d’autres régions du Québec. L’organisation souhaite ajouter des fonctions à DCLIQ, telles que des réunions de groupe virtuelles. « Le fait d’avoir choisi Microsoft, qui est bien connue et qui a déjà formé une bonne collaboration avec le ministère, a contribué à la réussite de notre projet », explique Mme Ménard-Lavigne.