Pour gérer efficacement le contenu, concentrez-vous sur son organisation, son stockage, son contrôle d’accès, la collaboration, la conformité et la conservation.
Organisation du contenu numérique La gestion des actifs numériques englobe les documents texte, images, audio, vidéo et contenus multimédias. Organisez-les de manière optimale pour que vos équipes accèdent rapidement et logiquement aux ressources nécessaires, améliorant ainsi leur productivité.
- Utilisez le balisage des métadonnées pour rendre les fichiers facilement consultables.
- Créez des structures de dossiers qui reflètent les modes de travail de vos équipes.
- Appliquez des conventions de dénomination uniformes et cohérentes.
Cas d’usage : une équipe marketing doit retrouver rapidement les éléments d’une campagne. Grâce à Microsoft Search, elle peut retrouver les contenus tagués dans Microsoft Office SharePoint Online et OneDrive en utilisant mots-clés, types de fichiers ou contributeurs.
Stockage et sauvegarde du contenu
Le contenu d’entreprise doit être stocké en toute sécurité et sauvegardé régulièrement pour se prémunir contre la perte de données ou les attaques par rançongiciel (ransomware). Le stockage héberge le contenu au quotidien, tandis que la sauvegarde garantit sa récupération en cas d’incident.
- Choisissez entre solutions nuage, sur site ou hybrides selon vos besoins spécifiques.
- Séparez stockage et sauvegarde pour éviter tout point de défaillance unique.
- Anticipez la reprise après sinistre et la protection contre les attaques par rançongiciel (ransomware)
- Assurez la continuité de vos activités grâce à des solutions de restauration d’accès et d’accès à distance.
Cas d’usage : une équipe juridique partage des fichiers sensibles via OneDrive avec un avocat externe. La Sauvegarde Microsoft 365 garantit la récupération de ces fichiers en cas de suppression accidentelle ou d’attaque.
Gouvernance du contenu et politique de conservation La gouvernance définit les autorisations, assurant que seuls les utilisateurs habilités peuvent accéder ou modifier le contenu. Les politiques de conservation aident les organisations à rester conformes aux exigences réglementaires.
- Attribuez les accès en fonction des fonctions pour protéger les informations sensibles et limiter les risques.
- Définissez les durées de conservation selon le type de contenu et les obligations légales ou métier.
- Automatisez l’archivage et la suppression sécurisée pour réduire les tâches manuelles et garantir la cohérence.
Cas d’usage : une équipe financière doit conserver les documents fiscaux pendant sept ans. Microsoft Purview applique une étiquette de conservation, tandis que les politiques de
rétention des données garantissent un archivage et une suppression sécurisés.
Collaboration Les équipes doivent collaborer en temps réel, partout, sur tous les appareils et solutions.
- Activez la co-édition et le contrôle des versions.
- Mettez en place des flux d’approbation pour la révision des documents.
- Centralisez les fichiers de vos projets.
Cas d’usage : une équipe produit collabore sur les plans de lancement dans Microsoft Office SharePoint Online, en utilisant des workflows automatisés pour assigner les tâches et suivre l’avancement.
Distribution et gestion Le contenu doit être partagé de manière sécurisée et efficace entre équipes et applications. Cela nécessite des systèmes capables de gérer les workflows et l’intégration
- Appliquez des contrôles d’accès et des autorisations pour les partages internes comme externes.
- Intégrez le contenu dans des applications personnalisées pour gérer les fichiers directement dans Microsoft 365.
- Automatisez les workflows de distribution, notamment l’acheminement, l’approbation et la publication du contenu.
Cas d’usage : une société de logiciels développe une application de contenu qui stocke les guides utilisateurs dans Microsoft 365. Avec SharePoint intégré, elle gère les autorisations et les mises à jour sans avoir à développer un backend.
Archivage et suppression de contenu
L’archivage conserve le contenu pour répondre aux exigences de conformité ou pour référence historique. La suppression garantit que le contenu obsolète ne surcharge pas les systèmes ni ne crée de risques.
- Archivez le contenu selon les règles de conservation définies.
- Éliminez le contenu de façon sécurisée à la fin de son cycle de vie.
- Conservez des pistes d’audit pour assurer la conformité.
Cas d’usage : un prestataire de santé archive les dossiers patients avec l’Archive Microsoft 365, assurant un stockage pérenne et une suppression sécurisée
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