Puissance et simplicité : mises à jour de l’expérience utilisateur dans Office 365

La technologie change la façon dont les utilisateurs accomplissent leur travail. Nous avons suivi le rythme. Notre travail est plus collaboratif. Et nous brouillons les limites du temps et de l’espace. Lorsque nous demandons aux clients pourquoi ils continuent à choisir Office pour accomplir leurs tâches les plus importantes, ils nous disent qu’ils adorent la puissance qu’offrent les applications Office. L’ampleur et la profondeur des fonctionnalités d’Office sont sans égales, et permettent aux utilisateurs d’accomplir des choses qu’ils ne pourraient même pas envisager avec d’autres produits. Mais ils nous disent aussi qu’ils ont besoin d’Office pour s’adapter aux changements de l’environnement, et qu’ils aimeraient que nous simplifiions l’expérience utilisateur et que nous rendions cette puissance plus accessible. Aujourd’hui, nous sommes heureux d’annoncer que des mises à jour de l’expérience utilisateur pour Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook seront progressivement déployées au cours des prochains mois. Ces changements sont inspirés par la nouvelle culture du travail, et conçus pour offrir un équilibre entre la puissance et la simplicité.

Office est utilisé par plus d’un milliard de personnes chaque mois. Dès lors, si ces changements nous enthousiasment, nous savons également à quel point il est important que nous fassions bien les choses. Pour guider notre travail, nous avons établi un ensemble de principes directeurs, appelés « Les Trois C », qui sont en quelque sorte notre étoile polaire. Parce que ces principes rendent ce processus de mise à jour de l’expérience utilisateur différent de tous ceux qui l’ont précédé, nous avons pensé qu’il serait utile de les partager avec vous.

Clients : nous utilisons un processus d’innovation orienté client pour co-concevoir les applications Office. Ce processus comprend trois phases : recherche et analyse initiales du client, conceptualisation et co-création, puis validation et affinement.

Contexte : les clients adorent la puissance d’Office mais ils n’ont pas besoin de toutes les fonctionnalités en même temps. Nous voulons que nos nouvelles conceptions prennent en compte le contexte dans lequel vous travaillez, afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail à accomplir. Cela implique de faire apparaître les commandes les plus pertinentes en fonction du travail que vous effectuez, et de faciliter la communication et la collaboration avec d’autres utilisateurs.

Contrôle : nous reconnaissons que les compétences acquises et les routines établies sont puissantes, et que la manière dont les utilisateurs se servent des applications dépend souvent d’éléments spécifiques de l’interface utilisateur. Nous voulons donc donner le contrôle aux utilisateurs, en leur permettant d’activer et de désactiver des modifications importantes.

Ces mises à jour sont propres à Office.com et à Office 365, c’est-à-dire les versions toujours à jour de nos applications et services. Mais elles n’arriveront pas toutes en même temps. Au lieu de cela, au cours des prochains mois, nous déploierons les nouvelles conceptions en sélectionnant des clients par étapes, afin de tester soigneusement les mises à jour et d’en tirer des enseignements. Nous ne les mettrons en production qu’après qu’elles auront franchi des cycles rigoureux de validation et d’affinement.

L’ensemble initial de mises à jour comprend trois modifications :

Ruban simplifié : une version mise à jour du ruban est conçue pour aider les utilisateurs à se concentrer sur leur travail et à collaborer de façon naturelle. Les personnes qui préfèrent dédier davantage d’espace à l’écran aux commandes pourront étendre le ruban à l’affichage classique sur trois lignes.

La première application à offrir cette nouvelle expérience sera la version web de Word et nous allons commencer à sélectionner des utilisateurs aujourd’hui sur Office.com. Ces primo-utilisateurs verront le ruban simplifié s’afficher dans Outlook pour Windows en juillet.

Word, Excel et PowerPoint pour Windows offrent notre ensemble de fonctionnalités le plus profond et le plus riche, et constituent l’expérience préférée des utilisateurs désireux de tirer le meilleur parti de nos applications. Les utilisateurs ont acquis beaucoup de « mémoire musculaire » autour de ces versions. Nous prévoyons donc d’être particulièrement attentifs à ne pas introduire de changements qui pourraient perturber leur travail. Nous ne sommes pas encore prêts à introduire le ruban simplifié dans ces versions, car nous pensons que nous avons besoin au préalable de davantage de retour d’expérience d’un plus grand nombre d’utilisateurs. En toute occurrence, quand nous le ferons, les utilisateurs pourront toujours revenir au ruban classique en un seul clic.

Nouvelles couleurs et icônes : vous commencerez à voir apparaître dans les applications de nouvelles couleurs, ainsi que de nouvelles icônes aux graphismes évolutifs restituant des lignes claires et nettes sur les écrans de toute taille. Ces changements visent tant à moderniser l’expérience utilisateur qu’à la rendre plus inclusive et accessible.

Les nouvelles couleurs et icônes apparaîtront dans la version web de Word pour Office.com. Ensuite, plus tard ce mois-ci, des primo-utilisateurs sélectionnés les verront apparaître dans Word, Excel et PowerPoint pour Windows. Les changements apparaîtront dans Outlook pour Windows en Juillet, et leur déploiement vers Outlook pour Mac commencera en août.

Recherche : la fonctionnalité de recherche deviendra un élément beaucoup plus important de l’expérience utilisateur, facilitant l’accès aux commandes, aux contenus et aux contacts. Grâce à la fonctionnalité de « recherche sans requête », il suffira de positionner le curseur dans la boîte de recherche pour faire apparaître des suggestions alimentées par l’intelligence artificielle et Microsoft Graph.

Les utilisateurs commerciaux peuvent déjà voir cette expérience en action dans Office.com, SharePoint Online et l’application Outlook Mobile, et son déploiement vers les utilisateurs commerciaux d’Outlook sur le web commencera en août.

Image de la fonction de recherche dans Office 365.

Pour avoir une vue d’ensemble de ces changements, regardez la vidéo ci-dessous réalisée par Jon Friedman, notre concepteur en chef pour Office.

Source vidéo.

Pour développer ces conceptions initiales, l’équipe de Jon a travaillé en étroite collaboration avec les clients. Ils ont recueilli des données sur la façon dont les utilisateurs se servent des applications, puis construit des prototypes pour tester de nouveaux concepts. Bien qu’il nous reste beaucoup de travail à faire, les clients qui ont pu utiliser les premières versions nous ont tenu des propos encourageants :

« C’est plus simple et j’ai l’impression de pouvoir ouvrir l’application et de trouver immédiatement mes repères avant d’aller de l’avant. Il n’y a pas beaucoup d’informations supplémentaires. Les tâches sont évidentes sur cet écran. »

« La barre d’outils affiche les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées… ce qui maximise l’espace disponible à l’écran pour le contenu réel. »

« J’apprécie le supplément d’espace. Je trouve que la possibilité d’activer/désactiver l’interface est utile parce que, parfois, je ne comprends pas rapidement où trouver une fonctionnalité. »

Nous prévoyons de surveiller attentivement l’utilisation et les commentaires durant le déploiement des changements, et de mettre à jour nos conceptions à mesure que nous en apprendrons davantage.

La technologie change la façon dont les utilisateurs accomplissent leur travail, à l’école ou à la maison, ce qui modifie les attentes en matière de productivité. Inspirées par ces changements, ces mises à jour sont conçues pour offrir un équilibre entre la puissance et la simplicité. Mais ce qui nous passionne le plus, c’est qu’au cours des prochains mois, nous allons co-créer et affiner ces nouvelles expériences avec nos clients afin de rendre la puissance d’Office plus accessible à tous.


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