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Microsoft 365

Microsoft Viva : accompagner les employés dans la nouvelle ère numérique

Avant même que le COVID-19 ne bouleverse nos vies, l’émergence d’une nouvelle génération d’outils numériques ouvrait de nouvelles possibilités pour le travail de demain. Nous n’avions toutefois pas anticipé que celui-ci se matérialiserait aussi rapidement en mars dernier, alors que des millions d’entreprises du monde entier s’efforçaient de s’adapter à la crise sanitaire en opérant une transition vers le télétravail et le travail hybride.

Mes responsabilités au sein de Microsoft m’amènent à discuter quotidiennement avec nos clients de la façon dont cette nouvelle ère numérique influence leurs expériences. Il est véritablement enthousiasmant de travailler au développement d’outils qui renouvellent les formes de connexion et de collaboration utilisées par leurs employés, alors même qu’ils cherchent à relever les innombrables défis que soulève la pandémie. Nous avons conçu Microsoft Teams et Microsoft 365 pour organiser tous les modes de travail, de formation et de collaboration. Microsoft Teams est la seule solution qui regroupe les réunions, les appels, les conversations, la collaboration autour du contenu et les flux de travail liés aux processus professionnels, au sein d’une expérience utilisateur sécurisée et intégrée. À l’automne dernier, l’utilisation de Microsoft Teams a grimpé jusqu’à atteindre 115 millions d’utilisateurs actifs quotidiens. Dans le même temps, les utilisateurs de Microsoft 365 dans le monde ont généré plus de 30 milliards de minutes de collaboration en une journée dans le cadre de leurs activités de communication, de collaboration et de co-édition de contenu. Dans la nouvelle réalité professionnelle hybride, Microsoft Teams renforce les moyens d’action de tous les employés au sein des organisations, qu’ils soient travailleurs de l’information, travailleurs de première ligne, etc.

Pour autant, cela n’est pas assez pour que les employés se sentent véritablement entourés et accompagnés, et suffisamment outillés pour donner la pleine mesure de leur potentiel professionnel.

Aujourd’hui, les organisations consacrent chaque année plus de 300 milliards de dollars à l’expérience des employés. Ces dépenses couvrent le perfectionnement et la formation des employés, leurs avantages et leur bien-être, ainsi que diverses technologies de gestion de leur expérience. Trop souvent, ces technologies sont fragmentées et peu accessibles, et sources de perturbation pour le flux du travail. 

Alors que les outils numériques conditionnent toujours plus l’expérience des employés, les responsables d’entreprise, tous secteurs d’activité confondus, saisissent les opportunités d’apprentissage et réévaluent tant leurs investissements que leur approche. 

Nous pensons également qu’il est nécessaire d’envisager une autre approche et de recourir à une nouvelle catégorie de solutions technologiques appelée plateformes de gestion de l’expérience des employés (EXP, Employee Experience Platform). Au cours des derniers mois, nous avons eu l’occasion avec les membres de mon équipe de discuter avec l’analyste Josh Bersin, fin connaisseur de ce domaine. Nos échanges nous ont aidés à consolider notre vision des solutions EXP. Pour nous, ces plateformes numériques doivent offrir aux employés les ressources et le support dont ils ont besoin, et s’intégrer de manière transparente aux outils qu’ils utilisent au travail, afin de leur permettre d’être performants et de progresser, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Découvrez Microsoft Viva

Aujourd’hui, nous annonçons la publication de Microsoft Viva, la première plateforme EXP conçue pour l’ère numérique. Microsoft Viva regroupe la communication, le savoir, la formation, des ressources et des recommandations au sein d’une expérience qui aide les individus et les équipes à donner le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils se trouvent. La solution, qui tire parti de la portée et de la profondeur des fonctionnalités de Microsoft 365, est accessible via Microsoft Teams et les autres applications Microsoft 365 dont se servent les utilisateurs au quotidien.

Un nouveau type d’expérience des employés

Microsoft Viva inclura initialement quatre modules : Connexions Viva, Informations Viva, Formations Viva et Rubriques Viva. D’autres sont en cours de développement. Je vais vous présenter chacun d’entre eux dans le détail.

Commençons par découvrir le module Connexions Viva.

Les recherches menées pour notre Indice des tendances du travail montrent que près de 60 % des employés estiment que la connexion avec leur équipe a pâti de la généralisation du télétravail. Nous avons du mal à retrouver la proximité que créaient les assemblées générales, les activités à l’extérieur et les autres événements collectifs. Si cette situation est difficile pour nous tous, elle impacte encore plus durement les nouvelles recrues. Imaginez ce que doit ressentir un employé qui ne s’est jamais rendu au bureau ou qui n’a jamais rencontré d’autres membres de l’entreprise face à face.

Accessible dans Microsoft Teams, le module Connexions Viva offre un point d’accès unique aux fonctionnalités dédiées à la participation des employés et aux communications internes. Le module vous permet d’accéder à votre environnement de travail numérique.

Le module Connexions Viva s’appuie sur les fonctionnalités de Microsoft 365 telles que SharePoint pour offrir aux employés une interface organisée aux couleurs de l’entreprise. Les responsables d’équipe peuvent communiquer avec les employés dans le cadre d’assemblées générales. Les employés peuvent consulter les actualités de l’entreprise, les politiques mise en place et leurs avantages, ou encore accéder à des groupes de ressources ou des clubs qui leur sont destinés, grâce à l’intégration de Microsoft Viva à Yammer. Le module fournit un flux et un tableau de bord personnalisés pour vous aider à identifier toutes les ressources utiles de Microsoft Viva et des autres applications disponibles dans votre environnement de travail numérique. Le contenu peut également être personnalisé en fonction des postes spécifiques au sein de l’entreprise, y compris pour les travailleurs de première ligne, afin de leur offrir une vue complète n’affichant que les seules ressources utiles.

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Découvrons à présent Informations Viva.

Alors que plus de 30 % des travailleurs indiquent que la pandémie a exacerbé leur fatigue professionnelle, il n’a jamais été aussi important d’aider les personnes à se déconnecter et à tirer pleinement parti de leur ressource la plus rare : le temps.

Informations Viva donne aux individus, responsables d’équipe et dirigeants d’entreprise des recommandations personnalisées et actionnables, respectueuses de la vie privée, qui aident tous les membres d’une organisation à progresser. Le module intègre de nouvelles expériences personnelles liées au bien-être, ainsi que des recommandations et suggestions d’action issues d’Analyse du temps de travail et MyAnalytics, dans le flux de travail des utilisateurs dans Microsoft Teams.

Accessible dans Microsoft Teams, le module Informations Viva pour les individus aide les employés à rester connectés avec leurs collègues et à bloquer du temps pour effectuer des pauses, se concentrer sur leur travail et se former. Les expériences disponibles depuis l’été dernier, telles que Trajet virtuel et l’intégration à Headspace, ont marqué le début de notre travail dans ce domaine. Désormais intégrées à Microsoft Viva, elles seront déployées au cours des prochains mois. 

Informations Viva fournit aux responsables d’équipe des recommandations axées sur les données qui respectent la vie privée, afin de promouvoir le bien-être et la performance au sein des équipes. Par exemple, Informations Viva peut les aider à déterminer si l’épuisement professionnel guette leur équipe et leur recommander d’inviter les membres de leur équipe à désactiver les notifications, définir des limites dans leur calendrier et classer les tâches quotidiennes selon leur priorité. 

En apportant un éclairage sur les schémas et tendances observés à l’échelle de l’organisation, Informations Viva aide les dirigeants d’entreprise à résoudre les défis complexes et à s’adapter au changement. Il peut s’agir d’opportunités ayant trait au bien-être des employés, ou encore au réagencement de l’espace dans une optique d’adaptation des bureaux au travail hybride. Informations Viva fournit également aux dirigeants une analyse du réseau de l’organisation qui leur permet de mieux cerner le niveau de connexion et de cohésion au sein des équipes et entre les équipes.

Ces recommandations organisationnelles prennent une ampleur inédite lorsqu’elles sont combinées à d’autres sources de données. Aujourd’hui, nous avons l’immense plaisir d’annoncer la publication d’un nouveau tableau de bord pour Microsoft Viva et les clients Glint de LinkedIn. Celui-ci croise des informations sur les modalités de travail des employés et des données recueillies dans le cadre d’enquêtes sur leur état d’esprit. Outre l’utilisation de données et signaux provenant des applications et services Microsoft, Microsoft Viva tire aussi parti des investissements existants d’une organisation. Les clients peuvent également utiliser des données provenant d’outils tiers tels que Zoom, Slack, Workday et SAP SuccessFactors.

Microsoft Viva utilise l’agrégation, l’anonymisation et la confidentialité différentielle pour garantir la confidentialité et la sécurité. Ainsi, seul l’employé peut accéder aux recommandations qui le concernent. Celles destinées aux responsables d’équipe et dirigeants d’entreprise sont agrégées et anonymisées par défaut afin de respecter la vie privée des individus.

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Découvrons à présent le module Formations Viva.

Les organisations doivent impérativement développer une culture de l’apprentissage pour suivre le rythme du changement et fidéliser les talents. Plus spécifiquement, un rapport récent de LinkedIn a conclu que 94 % des employés resteraient plus longtemps au sein d’une entreprise si celle-ci investissait dans leur formation et leur perfectionnement.

Le module Formations Viva aide à inscrire la formation dans la routine quotidienne des employés et la culture de l’entreprise.

Il permet aux employés de découvrir et partager aisément des supports variés (cours de formation, contenu de microlearning, etc.). Les responsables peuvent attribuer des formations et suivre les progrès des apprenants afin d’encourager l’acquisition continue du savoir. Le module Formations Viva offre une plateforme centralisée pour la formation dans Teams et s’appuie sur l’IA pour recommander le contenu approprié au moment opportun. Il agrège aussi bien du contenu issu de LinkedIn Learning et Microsoft Learn, que le contenu personnalisé de votre organisation ou des formations développées par des fournisseurs de contenu de premier plan tels que Skillsoft, Coursera, Pluralsight et edX. Le module Formations Viva est par ailleurs compatible avec les principaux systèmes de gestion des formations. Aujourd’hui, nous annonçons la création de partenariats avec Cornerstone OnDemand, Saba et SAP SuccessFactors. Nous prévoyons par ailleurs de conclure d’autres accords semblables.

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Pour finir, intéressons-nous à Rubriques Viva.

Nous en avons tous déjà fait l’expérience : il peut être laborieux de rechercher un expert, le sens des acronymes utilisés dans l’entreprise ou un contenu spécifique, notamment lorsque vous venez d’arriver ou que vous télétravaillez. De fait, nos recherches montrent que les personnes consacrent l’équivalent de sept semaines par an à rechercher ou recréer des informations.

Le module Rubriques Viva vous aide à tirer parti du savoir de votre organisation et connecte les personnes à ces connaissances au sein des applications qu’elles utilisent quotidiennement. Dans cette perspective, le module Rubriques Viva serait un peu l’équivalent pour votre organisation de l’encyclopédie Wikipédia optimisée par l’IA. En effet, il utilise l’IA pour organiser automatiquement le contenu et l’expertise disponibles dans l’entreprise au sein de catégories pertinentes (projets, produits, processus et clients). 

Concrètement, lorsque vous rencontrez un sujet ou un acronyme inconnu, il vous suffit de placer le curseur de la souris dessus. Ainsi, vous n’avez plus besoin de rechercher les connaissances : elles se manifestent toutes seules. Rubriques Viva propose automatiquement des fiches thématiques pendant que les utilisateurs travaillent au sein des applications telles qu’Office, SharePoint et Microsoft Teams. Les employés peuvent cliquer sur une fiche pour afficher une page thématique proposant des documents, des vidéos et des personnes en lien. Les experts au sein de l’entreprise peuvent aussi éditer les informations affichées dans le module Rubriques Viva en partageant leurs connaissances via des sites web simples, hautement personnalisables appelés pages thématiques.

Outre du contenu issu du cloud Microsoft, le module Rubriques Viva affiche des informations provenant de services tiers tels que ServiceNow et Salesforce, et s’appuie sur les intégrations de partenaires tels qu’Accenture, Avanade, BA Insight, Raytion et ClearPeople. Des connecteurs Graph permettent également d’accéder à davantage de contenu susceptible d’aider les employés. 

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Une solution développée avec nos partenaires

Conçu comme une plateforme ouverte et extensible, et développé avec un écosystème croissant de partenaires, Microsoft Viva s’intègre facilement aux systèmes et outils déjà utilisés par les entreprises. Les intégrations avec Microsoft 365, Microsoft Power Platform, Microsoft Dynamics 365, ainsi que des produits et services tiers, offrent une expérience employé complète dans le cadre du flux de travail. Outre notre écosystème d’intégration, nous pouvons compter sur notre réseau mondial de partenaires de services qui assurent différentes prestations (conseils stratégiques, services consultatifs, implémentation, adoption et conduite du changement, etc.) pour nous aider dans notre mission.

Certains de ces partenaires s’expriment dans cette vidéo :

Ce n’est que le début

Nous savons tous que les employés impliqués, épanouis au travail, investis dans l’entreprise et dans leur mission, ont un impact considérable sur nos organisations. Chez Microsoft, nous sommes déterminés à aider nos clients à libérer tout le potentiel de leurs employés, qu’ils travaillent sur place, sur le terrain, à domicile ou ailleurs. Aujourd’hui, nous nous lançons dans cette aventure visant à créer la première plateforme de gestion de l’expérience des employés conçue pour l’ère numérique.

Avec Microsoft Viva, notre ambition est de permettre à tous de communiquer de façon simple et plus naturelle, d’accéder aux connaissances, d’acquérir du savoir en situation professionnelle réelle et de tirer parti de recommandations respectueuses de la vie privée. Notre objectif est d’encourager les individus à accorder davantage d’importance à leur bien-être, d’outiller les responsables pour leur permettre d’encadrer leur équipe plus efficacement et d’aider les dirigeants à optimiser la prise de décision au sein de l’organisation. Nous sommes ravis de vous présenter Microsoft Viva aujourd’hui, dans sa version initiale à laquelle beaucoup d’autres fonctionnalités innovantes seront ajoutées. Nous pensons que nous avons là l’opportunité unique de développer des expériences axées sur les personnes, susceptibles d’aider nos clients à atteindre de nouveaux sommets. Ce n’est que le début.

Découvrez Microsoft Viva dès aujourd’hui

Vous souhaitez faire découvrir Microsoft Viva immédiatement à votre personnel ? Le module Rubriques Viva est actuellement disponible pour tout le monde. Nous annonçons également la publication de la préversion publique d’Informations Viva et d’une préversion privée du module Formations Viva. D’autres innovations seront également annoncées tout au long de 2021. Pour en savoir plus et commencer à utiliser la plateforme, consultez notre site Microsoft Viva.

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