Assistente IA per la posta elettronica per Outlook

Un assistente IA per la posta elettronica è uno strumento che aiuta a gestire la posta in arrivo. Conosciuto anche come generatore IA di posta elettronica o software per l’automazione della posta elettronica, questo strumento è in grado di organizzare messaggi, suggerire risposte, creare nuovi messaggi e dare priorità a quelli più importanti e perfino automatizzare alcune attività, ad esempio l’organizzazione delle riunioni.

Aziende e privati utilizzano questo software per semplificare la comunicazione, minimizzare i messaggi secondari e risparmiare tempo sulle attività ripetitive.

In Outlook sono disponibili diversi strumenti IA, compreso Microsoft Copilot.

Gli assistenti IA per la posta elettronica aiutano a semplificare la gestione della posta elettronica e delle riunioni velocizzando le diverse attività. Scopri alcuni dei principali modi di funzionamento dei software per l’automazione della posta elettronica.

Invece di perdere tempo a smistare decine di nuovi messaggi, lascia che sia l’IA a fare il grosso del lavoro con:

 

• Smistamento intelligente. Scansiona i nuovi messaggi e li organizza in categorie come messaggi di lavoro, messaggi personali, promozioni o viaggi, consentendoti di trovare rapidamente quello che ti serve.
• Cartelle personalizzate. Crea automaticamente cartelle per i messaggi di posta elettronica sulla base delle tue abitudini.
• Assegnazione di tag ai messaggi di posta elettronica. Assegna ai messaggi tag come “Urgente” o “Cose da fare” sulla base del contenuto o del mittente, permettendo di dare la priorità delle varie attività.
• Filtrazione della posta indesiderata. Filtra la posta indesiderata o i messaggi a bassa priorità consentendoti di ridurre il tempo perso a eliminare quello che non ti interessa.

Ad esempio, assegna tag prioritari ai messaggi di determinate persone come superiori o insegnanti di figli o figlie.

Rendi la gestione del calendario un gioco da ragazzi grazie all’IA che programma, organizza e tiene traccia di riunioni e attività in modo automatico. Ecco cosa può fare:

 

• Pianificazione intelligente. Analizza il calendario e ottieni suggerimenti per i migliori giorni e i migliori orari per le riunioni, evitando discussioni e considerando i diversi fusi orari.
• Ricerca automatica. Invece di cercare manualmente nel calendario la data e l’ora della prossima riunione che credevi di ricordare, chiedi all’IA di trovarla per te.
• Promemoria. Tieni tutto sotto controllo con promemoria per eventi e attività imminenti evitando che finiscano nel dimenticatoio.

Ad esempio, chiedi all’assistente IA per la posta elettronica di pianificare una riunione mensile, inviando gli inviti, scegliendo un orario che vada bene a tutti e suggerendo l’ordine del giorno.

Gli assistenti IA per la posta elettronica semplificano la creazione e dei messaggi e delle risposte. Sono in grado di creare le bozze iniziali e ti aiutano a mantenere un tono chiaro e professionale nei tuoi messaggi. Sappiamo benissimo che la scrittura dei messaggi di posta elettronica può essere un lavoro scomodo o perfino irritante; un piccolo aiuto può fare la differenza. Ecco come gli assistenti IA ti aiutano a semplificare la comunicazione quotidiana:

 

• Risposte automatiche. Per domande frequenti come “Possiamo spostare la riunione?”, l’IA è in grado di suggerire risposte appropriate che potrai inviare in un solo clic.
• Bozze generate dall’IA. Chiedi all’assistente IA di creare un messaggio sulla base del contesto di una conversazione: da risposte rapide a indicazioni più dettagliate, potrai risparmiare tempo evitando di dover scrivere tutto dall’inizio.
• Stile di scrittura elegante. L’assistente IA controlla grammatica e stile, mantenendo eleganza in tutti i messaggi. Se vuoi fare ancora di più, puoi chiedere all’IA di utilizzare un certo tono creare il tuo messaggio nel modo più adeguato.

Ad esempio, chiedi all’IA di suggerire risposte adeguate a messaggi di ringraziamento o di invito a eventi.

Gli assistenti IA per la posta elettronica non ti aiutano solo a gestire i messaggi in arrivo; ti consentono anche di lavorare in modo più intelligente. Delegando le attività ripetitive e migliorando la gestione e la classificazione dei messaggi di posta elettronica, avrai più tempo per concentrarti sulle cose che contano. Ecco come gli assistenti IA migliorano il tuo lavoro:

 

• Produttività aumentata. Invece di passare ore a organizzare i tuoi messaggi, a rispondere a domande di routine e a pianificare le riunioni, lascia che sia l’assistente IA a gestire queste attività in modo automatico.
• Classificazione intelligente. L’assistente IA è in grado di evidenziare i messaggi che hanno bisogno della tua attenzione come richieste urgenti o aggiornamenti importanti, eliminando il rischio di non vedere informazioni cruciali.
• Gestione fluida dei messaggi di posta elettronica: Che si tratti di smistare i messaggi nelle cartelle appropriate o di crearne di nuovi, l’assistente IA ti aiuta a gestire la posta in arrivo in modo efficiente.

L’aumento della popolarità dell’IA ha generato allo stesso tempo preoccupazioni sulla gestione della sicurezza e della privacy dei dati. Fortunatamente, Microsoft ha implementato in Copilot robuste misure a difesa della sicurezza e della privacy.

Controllo dei dati e privacy. Copilot utilizza le informazioni fornite solo per generare risposte e non utilizza i tuoi dati per istruire i suoi modelli IA fondamentali. Questo significa che il contenuto dei messaggi di posta elettronica, le informazioni del calendario e i file rimangono privati e non vengono utilizzati con il fine di migliorare l’IA.

Gestione sicura dei dati. Copilot crittografa tutti i dati al momento dell’invio e al momento del salvataggio. Come parte delle misure di sicurezza, i dati di persone e organizzazioni sono tenuti separati. Microsoft si rifà inoltre agli standard globali sulla sicurezza dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati, e alle linee guida dell’Organizzazione internazionale per la standardizzazione/International Electrotechnical Commission per la privacy del cloud.

Trasparenza e controllo. Privati e amministratori hanno la possibilità di decidere in che modo Copilot accede e processa i dati. Ad esempio è possibile applicare etichette di riservatezza per limitare l’accesso di Copilot e visualizzare i log di controllo per tenere traccia delle interazioni con Copilot per fini di trasparenza e conformità.

Per maggiori informazioni sulla privacy in Copilot per le organizzazioni, visita Dati, privacy e sicurezza per Microsoft 365 Copilot. Per maggiori informazioni sulla privacy in Copilot per privati, visita Copilot nelle app Microsoft 365 per privati: i tuoi dati e la tua privacy. 

Copilot in Outlook risponde a richieste in linguaggio naturale per aiutare la creazione di messaggi di posta elettronica, la pianificazione e la produttività. Ecco una lista di alcune richieste utilizzabili con Copilot. (Le funzionalità disponibili variano a seconda se si tratta di un abbonamento Microsoft 365 for Business, Microsoft 365 Personal o Microsoft 365 Family.)

• “Invia un messaggio di posta elettronica di ringraziamento al team per la presentazione.”
• “Dammi dei suggerimenti per creare un messaggio di posta elettronica in cui si richiede una proposta.”
• “Crea una bozza di risposta a questo messaggio, acconsentendo alla tempistica proposta.”

• “Sposta tutti i messaggi da [nome] alla cartella ‘Fatture’.”
• “Trova l’ultimo messaggio di [nome] relativo al report sul budget.”

• “Riepiloga questo thread di messaggi di posta elettronica in punti chiave.”
• “Quali sono le ultime informazioni sul [nome del progetto]?”

• “Pianifica una riunione di 30 minuti con [nome] per la prossima settimana nel giorno e nell’orario più indicato.”
• “Pianifica una riunione mensile per il team di progetto.”
• “Quando è la prossima riunione con [nome]?”

• “Mostrami i messaggi di posta elettronica e di Teams che mi hanno @menzionato/@menzionata questa settimana.”
• “Trovami il file [nome] che mi hanno inviato la settimana scorsa su [oggetto].”

• “Pianifica un messaggio Fuori sede per il mio viaggio [da...a...].”
• “Ci sono cose da fare nei messaggi di posta elettronica che non ho ancora letto?”

• “Riscrivi questo messaggio di posta elettronica in modo più professionale.”
• “Semplifica questo messaggio di posta elettronica destinato a un pubblico più ampio.”