Excel ドロップダウン リストの使い方! プルダウン作成の基本〜応用まで

ドロップダウン リストは、あらかじめ用意された項目から入力したい内容を選択する機能です。選択肢から入力内容を選ぶため、効率的に入力、集計することができます。

部署名や役職など、あるいはアンケートの選択肢など回答パターンが決まっている項目について繰り返し入力する手間を省き、併せて表記の揺らぎを防ぐことで、集計や書式の統一などの処理もしやすくなります。

リボンはウィンドウの幅によって表記が変わります。
サイズが最小のときは、データ ツール メニューをクリックすると「データの入力規則」ボタンを表示することができます。

まず、リストのデータを直接入力する方法をご紹介します。
リストに設定する値はデータの入力規則の設定画面でカンマ (,) 区切りで入力します。

値の追加や削除の際は、ドロップダウン リストを設定しているセルを選択し、「データの入力規則」ボタンから設定画面を開き、元の値を編集します。

それでは、商品申込書にリストを設定して商品を選べるようにする例に沿ってドロップダウン リストを設定していきましょう。

1. ドロップダウン リストを設定するセルを選択します。

2. データ タブを選択し、「データの入力規則」ボタンをクリックします。

3. 入力値の種類から「リスト」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

4. 「元の値」に、リストに設定する値をカンマ (,) 区切りで入力し、「OK」ボタンをクリックします。
※例では、ねじのリスト「10001 ABCねじ,10002 DEFねじ,10003 GHIねじ,10004 JKLねじ,10005 MNOねじ」を入力しています。

5. 設定したセルの横の矢印をクリックすると、リストが表示されました。

ドロップダウン リストを使っていて、意図しない結果や操作方法に戸惑う場合もあるかもしれません。ここでは、そんな事態を避けるためのドロップダウン リストの利用方法と、業務に活かせる応用方法を紹介します。

元の値を直接入力する場合は「,」 (カンマ) の入った値は利用できません。そのため、カンマが含まれる値を利用する場合、項目リストを別に用意する方法でリストを設定します。

以下の例では、元の値に「ABCねじ100個入,ABCねじ1,000個入」を入力しています。

ドロップダウン リストを確認してみると、「ABCねじ1,000個入」はカンマで区切られているため、「ABCねじ1,」と「000個入」の2つの値に分かれてしまいました。

そこで、項目リストを別に用意して元の値からそのセルを参照します。

参照を利用すると、「ABCねじ1,000個入」も途切れず表示されました。

セルに対してリストからの選択だけでなく、直接入力も許可したい場合は、データの入力規則の設定画面で「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」設定を変更します。

通常、リスト設定しているセルにほかの値を入力しようとすると、下図のようにエラー メッセージが表示されます。

他の値を入力することを許可する場合は、「データの入力規則」画面のエラー メッセージタブで「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを外して「OK」ボタンを押します。

また、「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」にチェックが入っていても、スタイルで「注意」または「情報」を選択すれば、他の値を入力できます。

以下の例では、スタイルで「情報」を選択し、タイトルに「確認」、エラー メッセージに「リストにない値です。よろしいですか。」と入力しています。

設定後にリストにない値を入力すると、設定したタイトルとメッセージが表示されます。

「OK」ボタンをクリックすると、入力が完了します。
リストにない値を入力させる際に、メッセージを表示して注意を促したいときに利用します。

2. 「テーブルの作成」ダイアログが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。

3. 範囲がテーブルに変換されるので、テーブルとなった範囲をドロップダウン リストに設定し、「OK」ボタンをクリックします。

4. リストに値が表示されます。

5. 範囲のセルの下に値を入力すると、セルがテーブルに変換されるため、ドロップダウン リストの項目も自動で追加されます。

他のワークシートを参照する場合、項目リストをテーブルに設定するだけでは値が自動更新されません。
範囲に名前を付けて、その名前をドロップダウン リストの項目として設定します。

1. テーブルの中の項目リストにするセルを選択し、数式タブの「選択範囲から作成」ボタンをクリックします。

2. 「以下に含まれる値から名前を作成」で、名前となる値を選択し「OK」ボタンをクリックします。
※ 例では、「商品」を名前にするため「上端行」を選択しています。

選択した範囲に名前が設定され、名前ボックスで確認できます。

3. ドロップダウン リストを設定するセルを選択し、データ タブの「データの入力規則」ボタンをクリックします。

4. 入力値の種類でリストを選択し、元の値に「=」と先ほど付けた範囲の名前を入力し、「OK」ボタンをクリックします。
※例では「=商品」としています。

※元の値にカーソルを当てたまま、数式タブの「数式で使用」ボタンをクリックすると、設定した名前の一覧が表示されるので、該当の名前を選択することで値を入力することもできます。

5. リストが表示されました。

これで名前を付けた範囲に項目を追加すると、ドロップダウン リストに追加した項目が表示されるようになりました。
例として、以下のように一行追加してみましょう。

ドロップダウン リストに追加した項目が表示されます。

ドロップダウン リストが設定されているはずなのに、セルの右の矢印が表示されず、リストが選択できない場合は、データの入力規則の画面で「ドロップダウン リストから選択する」のチェックが外れている可能性があります。
一度、設定をチェックしてみるとよいでしょう。

配布する Excel などで活用できるドロップダウン リストの重要ポイントは以下のとおりです。

• リストは、直接入力またはセル参照で作成できる
• ドロップダウンをやめる場合はデータの入力規則の画面で「すべてクリア」する
• 参照する方法では関数が利用できるので、複雑な応用に適している

ドロップダウン リストを活用すると入力が楽になるだけでなく、さまざまな応用もできるため業務効率化にも役立ちます。ぜひ活用してください。