Microsoft 365 管理センターの活用方法とは? 権限や機能の設定解説

2. Microsoft 365 管理センターを初めて開くと、ホーム画面はダッシュボードの形となっており、上部に利用しているアプリに関するお知らせが表示され、下部には自分が管理したい内容を厳選して選択表示ができるようになっています。

管理センターにアクセスできる対象は管理者に限られるので、誤って一般の利用者がアクセスすることはありません。
なお、上記は利用開始時に表示される「ダッシュボード ビュー」という画面の見え方になっています。さまざまな機能がカード形式で表示されるため、最初は複雑に見える方もいるかもしれません。そのような場合は右側のダッシュボード ビューを押して表示方法を変更してみましょう。
ダッシュボード ビューでは、Microsoft 365 に不具合が発生していないかを確認できる「正常性」と、よく利用される一部の機能に特化された表示方法「簡易ビュー」を選ぶことができます。

簡易ビューではユーザーの追加やユーザー パスワードのリセット ボタンが画面上に表示されます。これらを中心に管理する場合はぜひ活用してみてください。

役割は、あらかじめ用意されている以下の 8 つのプリセットから選択し設定しましょう。

• グローバル管理者
  Microsoft 365 全体を管理できる役割です。1 人ですべての管理を行う場合に利用します。
• Exchange 管理者
  メールの管理を行う役割です。メールの管理にはグループ アドレスの作成やメール アドレスの変更、メールの送信経路などが含まれます。
• SharePoint 管理者
  グループウェアとしての管理を行う役割です。情報共有を行うサイトの作成や削除、外部ユーザーとのやり取り許可といった機能を管理します。
• Microsoft Teams 管理者
  チャットや Web 会議の管理を行う役割です。利用可能なミームやレコーディング機能、Microsoft Teams アプリの利用を管理します。また、Web 会議の回線状態の確認もこの役割で行えます。
• グローバル閲覧者
  グローバル管理者と同じ範囲を確認する役割です。この役割を利用すると設定の変更が許可されないため、誤って設定してしまうことがありません。
• サービス サポート管理者
  設定の変更はできず、Microsoft とやり取りするための役割です。Microsoft と連絡を行うサービス リクエスト、サービスの正常性確認、メッセージ センターの確認ができます。
• ヘルプデスク管理者
  設定の変更はできず、パスワード リセットやユーザーの強制サインアウトを行える役割です。サービス リクエストやサービスの正常性確認もできます。
• ユーザー管理者
  ユーザーに関連する設定を行う役割です。ユーザーやグループの追加、ライセンスの割り当てができます。

これらの役割はそれぞれ別の人を任命することもできますし、1 人に複数の役割を与えることも可能です。各機能に対応した権限が用意されているため、SharePoint を管理するユーザーは Exchange へのアクセス権を持たないといった設定も容易に行えます。
さらに細かく役割を分けたい場合は左側のメニューより役割の割り当てを選択しましょう。

アクティブなユーザー メニューでは、ユーザーの追加や多要素認証といったセキュリティの強化対応も可能です。1 人ずつ詳細な情報を入力していく「ユーザーの追加」と、氏名とメール アドレス、付与したいライセンスといった簡易情報で複数人同時に追加する「複数のユーザーを追加」が用意されています。複数のユーザーを追加する場合、Web フォーム上で入力する以外に CSV ファイルを用いた追加もサポートされています。

また、利用者の所属によって使える機能を変えたい場合などは、「ユーザー テンプレート」を利用すると、ユーザーの追加で詳細に入力する部分の一部を事前に定義しておくことができます。

その他によくあるユーザー関連の業務として、パスワードを忘れてしまった場合の問い合わせによるパスワード リセットがあります。このような場合はアクティブなユーザー一覧からユーザー名を選択すると表示される「パスワードのリセット」から対処できます。

グループ管理
ユーザーをまとめて管理するグループメニューでは、Microsoft Teams で利用可能な “チーム” を作成できます。左側のメニューから「アクティブなチームとグループ」を選ぶことで管理画面に遷移します。

部門のチームなど、管理者側で用意しておきたいものはこの画面で作成できるため、ユーザーの手を煩わせることなく事前準備を行えます。
グループを作成する際に「グループへの Microsoft Teams の追加」を設定しておくことで、作成した部門のチームが自動的に用意されます。

メッセージ センターを開くと、Microsoft 365 に関する今後の機能追加予定が表示されます。

予定をそれぞれ見ていくと、自分のテナントへの機能が展開される時期も把握出来ます。

クラウド サービスの異常もこの Microsoft 365 管理センターで確認します。左側のメニューで正常性にある「サービスの正常性」からチェックできます。

Microsoft 365 管理センターでは必要に応じて追加ライセンスを購入することが出来ます。左側のメニューより「課金情報」を開き「ライセンス」をクリックしてください。

なお、新規で新しい機能を購入したい場合は「マーケットプレース」となるため、既存ライセンスの数や期間の追加は「ライセンス」、また、新規に機能を利用したい場合は「マーケットプレース」と覚えておくとよいでしょう。

新規購入できるライセンスは Microsoft 365 にとどまらず、Microsoft Dynamics 365 や Microsoft Power Platform ライセンスなども対象になります。また、オプションとなる SharePoint の容量追加などといった細かい機能の購入も「マーケットプレース」から行います。

購入にはクレジット カードの登録が必要となるので、有効なクレジット カード情報が登録されていることを事前に確認しておきましょう。クレジット カードの設定は「支払い方法」より設定可能です。
これでライセンスの追加購入ができるようになります。

このように、Microsoft 365 管理センターにはさまざまな機能が用意されています。今回はその一部を解説しましたが、概要や利用方法を覚えておくことで、業務や管理の効率化向上に役立ちます。
Microsoft 365 管理センターを効果的に活用し、利用者へのスマートな環境提供を行いましょう。