アンケートや投票に便利な Microsoft Forms で効率的に意見収集

Microsoft Forms は、Microsoft 365 で使える Web フォーム作成/管理ツールです。
ブラウザー画面上でパーツを組み合わせることで、簡単にアンケートや問い合わせフォームなどを作成し共有することができます。

また、回答の集計結果も視覚的にわかりやすく表示されます。

申請書などのビジネス用途のテンプレートも豊富で、目的や用途に応じてイメージに合ったタイプを選ぶことができます。

一般的なフォームの作成はもちろん、Microsoft Forms を使用してクイズを作成することも可能です。
集計後は、入力された結果を Microsoft SharePoint に集約する、Microsoft Power Automate で業務ワークフローを回すなど、Microsoft 365 ならではの使い方もできます。
たとえば、学校で授業終了後にクイズを作成して共有し、集計結果から生徒の進捗状況をすばやく評価したり、自社で提供している製品やサービスに関するフィードバックをリアルタイムで取得したりといったことも容易に行えるでしょう。

そのほかにも以下のようなさまざまな活用例があります。

【Microsoft Forms の活用例】

• イベント実施後のアンケート フォーム
• 研修後の理解度確認小テスト
• 人事相談の事前申し込み　など

Microsoft Forms は、Microsoft 365 のいずれかを利用していればすぐに使い始めることができます。追加のライセンスは必要ありません。

【フォームの送信方法】

フォーム画面右上の「回答を収集」または「送信」から送信できます。

「コピー」をクリックして表示されているリンクをコピーし、回答者に送信します。「URL を短縮」にチェックを入れると、URL を短縮することもできます。

Outlook または Teams を使って、Forms から回答者にフォームへのリンクを送信します。

印刷物などからフォームに遷移してもらいたい場合は、QR コードを活用すると便利です。
赤枠のボタンをクリックすると、QR コードが表示されます。受信側はスマートフォンやタブレットでコードをスキャンすることで、フォームにアクセスできます。

埋め込み用コードは、Web ページにフォームを埋め込む際に活用すると便利です。
赤枠のボタンを押すと、埋め込み用コードが表示されるので、「コピー」をクリックして表示されているリンクをコピーし、Web フォームに埋め込みます。

「すべてのユーザーが回答可能」の横の「∨」をクリックすると、すべてのユーザー、組織内全員、組織内の一部など、回答者を制限することが可能です。

作成したフォームは Web ページとして閲覧できるため、回答者が Microsoft 365 のライセンスを持っている必要はありません。

3-3. 回答結果を確認する

フォームへの回答は、「応答」タブにまとめられます。
応答では、回答全体の概要や個別の回答を 1 件ごとに確認できます。
回答の状況はリアルタイムで更新されるため、編集権限を持っているユーザーはいつでも回答状況を確認できます。
また、概要は Web ページとして関係者に共有する機能も用意されています。Microsoft Excel ファイルにワン クリックでエクスポートすることも可能です。

【回答結果の確認方法】

「応答」をクリックすると、全体の概要が視覚的に表示されます。

【個別の回答内容を確認】

個々の回答内容を確認するは、画面左の「結果の表示」をクリックします。

【回答結果を Excel でダウンロード】

回答結果を Excel でエクスポートしたい場合は、画面右の「Excel で開く」をクリックします。

ダウンロードされた Excel ファイルを開くと回答の一覧が表示されます。

【要約の印刷と共有】

「Excel で開く」の右にある「…」メニューから、「要約の印刷」や、「概要ベージの共有」を選ぶと、要約の概要を印刷したり共有したりできます。

3-4. 他の Microsoft 365 アプリと連携する

Microsoft Forms は他の Microsoft 365 アプリと簡単に連携できます。
連携時に特に役に立つのが Microsoft Power Automate で、Microsoft Forms を使ったフローのテンプレートが多数用意されているので、ローコードで簡単に連携を行う事ができます。

回答結果を SharePoint に登録し関係部署で共有する

まとまった回答を Excel で共有する方法もありますが、人事関係のフォームのような場合、1 件ごとの回答を SharePoint のリストに登録し、その部署内で都度共有できると便利です。

問い合わせフォームの内容に応じて担当部署のタスクを追加しチームに通知する

ユーザー向けの問い合わせフォームのように、問い合わせ先が複数部門に分かれる場合は、フォームに回答があった段階で、回答の内容に応じて担当部署にタスクを割り当てて、Microsoft Teams に連絡することもできます。
具体的には、Microsoft Forms の内容に応じて Microsoft Planner でタスクを作成し、Teams に連携するしくみです。

Microsoft Forms は、Microsoft 365 ユーザーならすぐに使える便利なフォーム作成管理ツールで、アンケートの収集やクイズ (テスト) などに利用できます。
組織の中で結果を簡単に共有でき、他のアプリとの連携も容易で、直感的に操作できるため使い方も簡単です。これを機に業務で使用してみてはいかがでしょうか。

本コラム記事に関する簡単なアンケートを作成してみましたので、是非回答者の目線で Microsoft Forms を体験してみてください。

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