2023 年 1 月 27 日
サイロ化とは、業務プロセスやシステムなどが他の部門や事業部などと連携されていない状態を指します。サイロ化した状態を放置しておくと、さまざまな問題を引き起こしかねません。
この記事ではサイロ化の定義と共に、サイロ化がなぜ問題なのか、そしてどうやって解決するのかを解説します。
まずサイロ化の語源や定義、サイロ化が起こる原因について解説します。
「サイロ」はもともと、穀物や飼料などを貯蔵する倉庫や施設を表す言葉です。家畜を飼っているところで飼料が四角い形に積み上げられているようすを見たことがある方も多いのではないでしょうか。それぞれのサイロが独立して交わることがないようすから転じて、企業の部門やシステムがサイロのように孤立してしまうことを「サイロ化」と呼ぶようになりました。
サイロ化は、大きく以下の 2 つの意味合いで使われます。
上記のような企業組織のサイロ化から、システムや業務プロセスなどが部門ごとに独立してしまい、他の部門や事業部などと連携をされていない状態を表します。
特に、全社的な I T の統制が取れていないと部門ごとにデータの形式が違ったり、作られたアプリケーションが違ったりということが起こりがちです。それが原因で起こる問題も含めて「システムの情報サイロ化」と呼びます。
それでは、サイロ化はなぜ起こってしまうのでしょうか。
先述のとおり、組織が縦割りだとシステムも縦割りになり、その部門だけに最適化したシステムを構築してしまうことが多々あります。そのため、違うシステムやデータを使っている他の部門と連携できなくなってしまいます。
バックオフィスと営業部門、クライアントの違いやリーダーの違いなどにより、部門ごとに判断してしまうことは往々にして起こりがちです。目の前の業務を早く進めようとした結果、全社的な連携がなされずサイロ化が進んでしまうのです。
また、企業内に I T 部門があり、全社的な I T システムの導入状況を把握している場合は良いのですが、部門ごとの I T の状況が全社的に把握されないまま、ユーザー部門が独自に導入して適切に管理されないシステムが増えてしまうこともあります。
このように情報システム部門などが関知せずシステム構築してしまうことを「シャドー I T」と呼びますが、これもまたサイロ化を深める主な原因といえるでしょう。
次に、サイロ化によって具体的にどのような問題が起こるか解説します。
サイロ化による大きな問題の 1 つに、業務の効率が悪化してしまうことが考えられます。たとえば、ある部門で既に完了している作業でも、別の部門ではその状況が確認できないため、同じ作業に取り組んでしまう、といったことが起こります。
また、同じ作業を部門によって違うプロセスで行う必要性が出てくるため、効率悪化にもつながるでしょう。
さらに、同じような業務を部門ごとに独立して行ってしまう場合、既に存在するシステムと同じような機能のシステムを、他の部門で開発してしまう可能性もあります。これも業務効率を悪化させる原因となります。
データの活用や分析のためには、部門ごとではなく全社的な共有が不可欠です。しかし、システムが各部門で分かれていると、データの形式が違うなどの理由で、他のシステムとデータを統合したり活用したりすることが難しくなってしまいます。
さらに、もともとデータ形式が違うものを連携させようとすると、システムの変更なども必要になってくるため、連携のための変換コストも発生してしまいます。
前述の間接的コスト以外に、システムのサイロ化は開発面や運用面におけるコスト増大をもたらします。複数のシステムを導入することで、複数のシステムのライセンス費や利用料が発生するため、1 つのシステムを複数部署に展開するよりもコストが増大する可能性もあるでしょう。
また、本来は一箇所で管理されるべきシステムやデータが複数のシステムに分かれていることで、重複して管理するための運用コストも必要です。
中小企業のサイバー セキュリティのために生まれた Microsoft Defender for Business の魅力満載
サイロ化改善によって期待できるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
まず、業務の効率化が行われ、組織の生産性が上がります。社内で分散していたデータが一元管理され、全社で活用できるようになるメリットも生まれます。データがより活用されることにより、データの価値も高まっていくでしょう。
また、総合的にシステム開発と運用を行うことで、導入や維持費用も大幅にコストダウンできます。さらに、このような改善を行うことで社内の DX (デジタル トランスフォーメーション) 化も進められるでしょう。
企業が新しいイノベーションを起こすためには、デジタル技術による業務や組織の再構築が必須です。サイロ化を解消すればよりデータが活用され、生産性が上がり、新たなデジタル技術も導入しやすくなるため、イノベーションを起こしやすい組織となります。
このようにサイロ化の解消は、一時的なメリットだけでなく、継続的なメリットももたらすのです。
次に、サイロ化に対してどのような改善策を取れば良いのかを解説します。
企業の部門ごとで違うアプリケーションを使っているために、データの連携ができず大きな損失を被るというケースは多いのではないでしょうか。こういった場合には CRM (顧客関係管理システム) や ERP (統合基幹業務システム) といった基幹システムを取り入れ、全社的に統制の効いたシステムにすることが有効です。
例えば、Microsoft で共通のデータモデル/プラットフォームを採用して開発されたビジネス アプリケーション Microsoft Dynamics 365 と、ローコード開発プラットフォームである Microsoft Power Platform は「アプリのサイロ化」という課題を解消してくれるツールです。
CRM と ERP を統合したクラウド ソリューションである Dynamics 365 では、必要な機能を組み合わせたりデータを連携させたりすることが可能です。CRM と ERP は、一般的に別のシステムとして分断されることも多いのですが、Dynamics 365 では両方を横断してデータを関連付けることで、データの価値をさらに高めることができます。
(画像出典：Dynamics 365 Web サイト)
Power Platform は、Microsoft 365、Dynamics 365、Microsoft Azure、カスタム アプリなどを統合するローコード プラットフォームです。専門的な開発スタッフではなく、ユーザー レベルでもローコードで業務アプリを作成し、業務を自動化することができます。開発にあたっての I T 人材の不足は一般的な課題として認識されていますが、ユーザー レベルでも開発に携われることで導入のハードルも低くなります。
(画像出典: Power Platform Web サイト)
データの統合管理を行うには、クラウド上の基盤で全社的に必要なデータにアクセスしやすい環境を作る必要があります。ただし、単にアクセスしやすいだけではなく、部門やユーザーごとにアクセス権限をコントロールできることも重要です。
クラウドを利用するのであれば、Microsoft の Azure が柔軟に運用可能な選択肢となるでしょう。Azure は、柔軟でオープンなクラウド コンピューティング プラットフォームで、ユーザー増加への対応や権限のコントロールなどを行いながら、システム プラットフォームを改善できます。
(画像出典: Azure Web サイト)
ここまでシステム的なサイロ化の解決策について述べてきましたが、サイロ化を改善するにはシステム化だけでは十分ではありません。特に組織の分断が原因となるサイロ化は、まず人的な改善策を考える必要があるでしょう。組織間での協力や交流、特に部門の責任者どうしが交流し、情報交換することが大切です。
たとえば、買収や合併などで会社が拡大している場合は、部門ごとに元の会社のカルチャーが残っているために、双方がアレルギー反応を起こしている可能性も否定できません。
このようなケースも含めて、全社的な利益のために、リーダーのみならず部門や個人もサイロ化改善の重要性を理解し、施策に取り組むことが肝要です。
イロ化によって企業内のシステムが連携できず、業務や運用の非効率化につながってしまうことは珍しくありません。I T 部門の統制が取れていないことや、部門ごとのシステムの違いといった理由もあれば、クラウドの種類が多数存在することによるマルチ クラウドによるサイロ化など、組織内にはさまざまなサイロ化の原因が潜んでいます。
将来的な I T の安定化や業務の効率化を図るうえでも、サイロ化の改善は優先的に取り組むべき課題です。人的な交流で組織のサイロ化解消の道筋を探りながら、Azure などによるクラウド化や ERP/CRM といった基幹システムによる統合でサイロ化を解消していくことも、解決策の 1 つとなるのではないでしょうか。
リモートワーク・テレワーク・在宅勤務環境を安全・快適に実現するためには、「セキュリティの確保」「Web 会議のためのデバイス選択」「グループワークのためのアプリケーション」など検討する課題も多く、またこれらを潤沢な資金で準備するのではなくコスト削減につなげることが大切です。
これらの達成のための Microsoft 365、Excel の使い方や、リモートワーク・ハイブリッドワーク環境を充実させるために以下の記事が参考になります。
Microsoft Defender for Business カタログ
Web フォームで購入相談
本情報の内容 (添付文書、リンク先などを含む) は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。
