リモートワークから、ハイブリッドワークへ

多様性のある働き方を目指す、日本マイクロソフトの実践

ハイブリッドワークとは

COVID-19 (新型コロナウイルス感染症) は社会に大きな影響を与え、わたしたちの働き方は大きく変化しました。

急速に普及したリモートワークにより、新たな業務スタイルや人生設計に挑戦する人々が現れる一方で、人間関係の構築や共同作業における負の側面が指摘されることもあります。

リモートワークとオフィスワーク。どちらにも優れている面と弱い面があります。それぞれのよさを柔軟に組み合わせ、多様性のある働き方を目指す。私たち、日本マイクロソフトの取り組みをご紹介します。

日本マイクロソフトのハイブリッドワークへの取り組み

日本マイクロソフトでは、2007 年に開始した在宅勤務制度を皮切りに、本格的な働き方改革に着手し、2018 年には、より一層の改革を推進すべく組織横断の「ワークスタイル変革チーム」を発足しました。2019 年に、週勤 4 日週休 3 日に取り組んだ「ワークライフチョイスチャレンジ」はその成果の 1 つです。

このチームの活動は勤務制度の改善や ICT ツールの活用促進など広範囲に渡りますが、2011 年の社名変更、および品川本社オフィスへの移転・統合から 10 年の節目を迎えるにあたって、生産性のさらなる向上と快適な職場環境を目指して、オフィスの改修を決意、2018 年暮れに「オフィス改修プロジェクト」が立ち上がりました。そして、最初の改修フロアのオープンを控えた 2020 年春にコロナ禍に見舞われます。

コロナ禍以前から、品川オフィスでの業務を中心に「いつでも、どこでも」のコミュニケーションやコラボレーションを実践していた社員も業務の多くをリモートで行うことになりました。このことが、私たちにとって想像以上の「新たな体験と気づき」となり、その後のオフィス改修プロジェクトに大きく反映され、2022 年 6 月末に改修プロジェクトを完了しました。

詳細を動画で見る (YouTube)

Work Trend Index より

マイクロソフトでは、世界中の働き方を調査し、そのレポートを「Work Trend Index」として定期的に公表しています。

2022 年 3 月 16 日に公開された最新のレポートでは、31 か国の 31,000 人を対象にした調査結果に加え、Microsoft 365 の何兆件もの生産性に関するシグナルの分析や、LinkedIn の求人市場トレンドなどから得られた知見が紹介されています。

リーダーの半数は、自社が完全な対面業務に戻る計画であると回答 / 従業員の半数以上が、今後 1 年間に、リモートまたはハイブリッド化を検討すると回答

オフィスへの回帰

日本を含む世界中の企業の従業員に対して行った調査によると、多くの企業のリーダーたちが、自社が今後 1 年でフルタイムオフィスへの復帰を計画していると言っていますが、大多数の従業員はリモートワークやハイブリッドワークの柔軟性を望んでいます。

実際にマイクロソフトが従業員に対して行った調査でも、社員の約 63% がハイブリッドワークを、35％がフルリモートが理想だと回答しています。

承認アプリのアイコンハイブリッドワーカーの 38% が最大の課題は「いつ、何のためにオフィスに出社するか」を知ることであると回答、しかし、ハイブリッドワークについてチームのルールを設定している企業はわずか 28%

新しいルールとオフィス環境が必要

リーダーには、オフィスの役割を再認識し、なぜ、いつ、どれだけの頻度でチームが同じ場所に集まるべきなのかを明確にすることです。ハイブリッドワーカーの 3 分の 1 以上 (38%) が、いつ、何のために出社するのかを知ることが最大の課題であると回答しています。しかし、このような新たな規範を明確に定義するためにチーム内のルールを設定している企業は 28% に過ぎません。

すべての従業員にとって働きやすいオフィスを作るためには抜本的な意識改革も必要です。

2020 年 4 月からの変化率: 1 人あたりの会議件数 +150% / 1 人当たりのチャット件数 +32% / 平均時間外労働時間 +27% / 平均労働時間 +13%

デジタルオーバーロード (過負荷) のリスクへの対応が課題

Microsoft Teams のユーザーを見ると、コロナ禍以降の 2 年間で、会議、チャットに係る時間、時間外労働や労働時間も増加しています。働き方が柔軟になった一方で、デジタルオーバーロード (過負荷) のリスクが依然としてあることを示しています。

ハイブリッドモデルに対応するオフィス環境の実現

場所に依存しない働き方がもたらした利点

日本マイクロソフトでは、コロナ禍で業務のほぼすべてをリモートで行うことになり、「物理空間での人間関係」は激減、業務効率やエンゲージメントの低下といった新たにサポートすべき課題が浮き彫りになりました。

その一方で、この「物理空間」に依存しない働き方を選択した社員の中には、資格取得やファミリーケアに時間を使ったり、移住や多拠点生活のような新たなライフデザインを模索するケースも出てきました。会社としても、もともとのパンデミックへの対応だけでなく、「環境負荷の低減」や「雇用の柔軟性」などに、多くの利点があることもわかってきました。

これらの課題や新たな気づきを踏まえ、品川本社オフィスのリノベーションを行いました。ハイブリッドワークをサポートするオフィスエリアと最新の機能をご紹介します。

Point 1. ハイブリッドワーク対応の会議室

これからは会議の参加者が全員会議室にいるとは限りません。新オフィスでは、会議の相手がどこにいてもシームレスにつながれる Teams の会議室ソリューション、Microsoft Teams Rooms がほとんどの会議室に設置されました。執務エリアには、1 on 1 ミーティングや電話に最適な Phone ブースを設置。サウンドマスキングと呼ばれる防音対策もされているので、音漏れの心配もなく会話に集中できます。

Point 2. 社員の健康とウェルビーイングをサポート

バイオフィリア効果に着目し、オフィス面積の 1％に本物のグリーンを配置しています。在宅勤務が続き運動不足の社員やオフィスで働いているときの気分転換にも使えるアクティビティールーム、疲労回復やマインドセットの切り替えができるデジタルデトックスルームが設置され、従業員のウェルビーイングと生産性の向上を目指しています。

Point 3. オンラインでも、オフラインでもコラボレーションを促進

お客様をお迎えするフロアには、会議室だけでなく、ブレインストーミングをしたり、お客様のお仕事にもお使い頂けるコワーキングスペースをご用意しました。効果的なディスカッションのための昇降式デスクやホワイトボード、Surface Hub が完備されており、交通系 IC カードで荷物の出し入れができるロッカーも隣接しています。もちろん、お客様との会議室にも Microsoft Teams Rooms が設置されています。さらにこのフロアにはウェビナー配信やビデオ収録のためのスタジオを新設しました。