コストやエネルギーを節約する 5 つのプロジェクト マネジメント ツールの機能

プレッシャーがかかっていてストレスが多く、常時活動している組織の中でプロジェクトを運営していくことには、多くの苦労が伴います。現在、平均的なオフィス ワーカーは、無数の締め切り、会議、メール、タスクに押しつぶされそうになっています。そのため、あなたやあなたのプロジェクトのために自分の能力を十分に発揮する時間や気持ちの余裕がありません。しかし、この事態を改善する方法があります。クライアント向けであれ内部の利害関係者のためであれ、以下の 5 つのプロジェクトマネジメントツールを試してプロジェクトの成功に必要な時間、お金、労力を節約してください。

Microsoft 365 の速習講座でビジネスを加速させる

Microsoft 365 を使えば、事実上どこにいてもチームの毎日の生産性を高めることができます。

詳細について

ガント チャートとスクラム ボード

コンテンツが無限に供給され、私たちの有限の注意力を大量の言葉が常に奪い合っている現在、シンプルなビジュアルは新鮮で、高い効果を持ちます。ガント チャートは、基本的な水平方向の線を使ってプロジェクトのフェーズと進捗を表します。チームのメンバーは、進行中の (または、進行していなければならない) 作業と、それに関わる人員がいつ必要になるかを、ひと目で把握できます。また、各フェーズにかかる時間の見積もりも確認できます。

スクラム ボードは、これと機能は似ていますが、時間的な面であまり厳密でなく、関係するチームの数が多いプロジェクトに向いています。計画、実行などの各プロジェクト フェーズと、各チームのマーカーが表示されます。フェーズを完了し、進行していくのに合わせて、チームは自分たちのマーカーをボード上で進めていきます。これにより、関係者全員が全体の様子と、その中での自分たちの位置を把握できます。

タスクの割り当て

何かをしようと思うのは簡単ですが、実際に行動することを覚えておくのはずっと難しいものです。新しい要求が 1 つ発生するたびに統一性のないメッセージが生まれるような状況では、特にそうです。そのため、タスク割り当てのためのオンライン ツールが高い価値を持ちます。ロゴのデザインであれ最終的な数値の算出であれ、プロジェクトのある部分を完了させることに責任を負っている人であればだれでも、自分が何をする必要があるか、ログインして簡単に確認できます。アカウントの設定により、締め切りに関する通知をメールで受け取ることもできます。

一方、プロジェクト マネージャーは、チームの状況を監視でき、長いメール スレッドを延々とスクロールしなくても、すべてのタスクが時間どおりに完了しているかどうかを確認できます。そのため、コスト増につながる遅延や、不要な苛立ちから解放されます。

リソースの割り当て

代理店としての活動では、リソースの割り当てが鍵になります。プロジェクト マネージャーは、見落とし、締め切りに間に合わない事態、顧客の不満を避けるために、チームのメンバー全員についてスケジュールを設定し、進捗確認のための効果的なツールを用意する必要があります。このような運営方法は、「クリエイティブ」な業界以外にも通用します。チーム メンバーの空き状況を明確に把握することは、一般企業のオフィスでも有効ではないでしょうか。

あらかじめ、可能な範囲で、プロジェクト期間中の空き状況を予測するようにチームに依頼します。休暇を取る日、会議のために作業に集中できない日、他の締め切りがある日を書き込んでもらいます。時間ごとの空き状況を把握できれば、現実的な進行計画を立てることができます。オンラインのリソース割り当てツールを使用すると、プロジェクト マネージャーもチームのメンバーも実際の時間を見積もりと比較して正確に追跡し、それに応じて調整できるため、その後のワークフローがスムーズになります。

フィードバック ツール

フィードバックの意味は人によって異なります。厳密な指示のような変更要求を望む人もいれば、漠然とした感覚や反応をほしがる人もいます。関係者の間で意見が対立することもあります。このようなことがあると、フィードバックを受け取る人は進め方がわからなくなってしまいます。だれに従えばよいのでしょうか?

フィードバック ツールを使用すると、成果物の複数のバージョンに対して関係者が投票して順位を付けられるため、公平なやり方でグループ全体としてまとまりのある方向を指し示すことができます。だれかが突出した知見を持っている場合など、特定個人の意見に重みを置く必要がある場合は、その人の投票を 2 人分と数えて調整することもできます。

初期状態のまま使用できるレポート

進捗レポートとポストモーテムはすべてのプロジェクトにとって欠かせませんが、これらに多くの時間をかける必要はありません。カスタムのレポートを作成するために貴重な時間を使うのではなく、初期状態のまま使用できるオプションを選びましょう。必要な数値などを入力したら、プログラムに任せるだけで適切なフォーマットとデータ ビジュアライゼーションを備えたレポートが生成されます。

そのため、次のプロジェクトの計画にすぐに取りかかることができます。

<!–

Related content

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

Microsoft 365 の使用を開始する

使い慣れた Office にチームワークを加速するツールが加わり、いつでも、どこでも、生産性を高めることができます。

今すぐ購入
関連コンテンツ
ビジネスを管理する

かんばんソリューションを使用してチームのタスクを管理する方法

続きを読む
ビジネスを管理する

プロジェクト ライフ サイクルの 5 つのフェーズすべてを視覚ツールで管理する方法

続きを読む
ビジネスを管理する

職場で多様性と包括性を確立する方法

続きを読む
ビジネスを管理する

重要業績評価指標 (KPI) とは: KPI の活用方法

続きを読む

ビジネス インサイトは、専門家による税務または財務の助言を行うものではありません。税務または財務の現状についての相談をご希望の場合は、お客様の顧問である専門家にお問い合わせください。