小規模ビジネス向けのクラウド ストレージ

リモート ワーカーが必要とする最も重要なツールの 1 つは、どこからでもすべての作業ファイルにアクセスできることです。多くの中小企業は このニーズを満たすためにクラウド ストレージを始めています。ただし、一部の企業は、法人向けクラウド ストレージの使用方法や選択するオプションがまだ定かになっていません。

この記事では、小規模ビジネス向けのクラウド ストレージが お客様に適しているかどうかについて説明します。

小規模向けのクラウド ストレージとは?

クラウド ストレージは複雑に聞こえます。人々は その言葉をよく使用しますが、その言葉を説明することはめったにありません。

クラウド ストレージは、ドキュメント、 スプレッドシート、写真、その他のファイル保存を安全に行うサービスです。さらに、これにより、 PC、Mac、スマートフォン、またはインターネット ブラウザーでどこからでもこれらのファイルにアクセスできるように設定されます。

クラウド ストレージが登場する前は、多くの 従業員はファイルとデータを各自のコンピューターのハード ドライブ、外部ドライブ または会社のサーバーに保存していました。今日のつながった世界では、クラウド ストレージには ローカル ストレージよりも多くの利点があります。たとえば、どのデバイスでも、どこからでも ファイルを保存、アクセス、編集、共有できます。さらに、偶発的な消失やオンライン脅威から ファイルを保護できます。これは、リストの始まりにすぎません。

従業員はクラウド ストレージを どのように使用しますか?

クラウド ストレージ サービスは使いやすく、多くの場合、 従業員が毎日使用するプログラムに統合されています。クラウド ストレージは次の目的で使用されます。

  • ファイルの保存とアクセス。ファイルをクラウドに保存することは、PC に保存するのと同じくらい安全でシームレスです。従業員はクラウドを使用してデータを安全に保護します。クラウド ストレージは、デスクトップやハード ドライブにファイルが蓄積することも回避します。バージョン履歴などの機能により、チーム メンバーは、誤ってファイルを削除または変更した場合でも、以前のバージョンのファイルを復元できます。
  • ファイルの共有。クラウド ストレージ サービスを使用すると、チーム メンバーは他の従業員や顧客とファイルを共有できます。ファイル共有により、チームはファイル自体を送信するのではなく、メールを使ってファイルへのリンクを共有できるようになります。特に、企業はメールをブロックするファイルのサイズを心配する必要はありません。さらに、リンクがパスワードで保護されているため、チームは機密ファイルを適切な場所に確実に配置できます。
  • ファイルの整理。多くの場合、クラウド ストレージ システムはユーザーフレンドリーです。チーム メンバーは、フォルダー内にフォルダーを作成してファイルを整理できます。検索バーを使用すると、従業員はファイルをすぐに見つけることができます。組み込みの AI により、従業員とそのチームメイトが最近作業した内容に基づいて、従業員にファイルが提案されます。また、チームは、グループ フォルダーを作成して、各チーム メンバーが主要なドキュメントの表示およびアクセスを実行できるようにすることもできます。チーム メンバーは、レビューの準備ができたら、グループ フォルダーにファイルを追加できます。
  • ファイルの共同編集。従業員は、ドキュメント、スプレッドシート、およびその他のファイルをリアルタイムで一緒に編集およびコメントできます。ドキュメントの複数のバージョンをやり取りする必要はもうありません。クラウド ストレージ システムでは、1 つのドキュメントと 1 つの情報源があります。さらに、ファイルの所有者は変更を追跡し、不要な調整を取り消すことができます。
  • ファイルのバックアップ。従業員がファイルをクラウド バックアップすると、バックアップされていることを確認できるため、安心感が得られます。
  • ファイルの保護。クラウド ストレージ サービスには、ファイルの暗号化、不審なアクティビティの監視、ランサムウェアの検出、ウイルス スキャン、パスワードで保護された共有リンクなど、いくつかのファイル保護機能が含まれています。これらの機能は連携して、オンラインの脅威からファイルを保護します。

小規模 ビジネスにとってクラウド ストレージが必須である理由

小規模ビジネス向けのクラウド ストレージは、生産性とファイル セキュリティに不可欠です。いくつかの利点を次に示します。

  • リモート ワークの実現。世界中の人々の 70%は、少なくとも週 1 回リモートで仕事しています。これらの人々の多くは中小企業で働いています。小規模ビジネス向けのクラウド ストレージを使用すると、チームはどこにいても、ファイルの保存、アクセス、共有、および作業を行うことができます。
  • 生産性。中小企業には無駄にする時間がありません。クラウド ストレージは信頼性が高く、常に稼働しています。オンプレミス サーバーのように、更新のためにシャットダウンすることはありません。リモート チームにはコラボレーション機能が必要です。リアルタイムで一緒に編集することで、チーム メンバーは州が離れていても同じ部屋にいるかのように作業できます。
  • コスト効率が高い。通常、クラウド ストレージでは、従業員あたり月額固定料金が 5 ドル~ 15 ドルの範囲です。これを、サーバーの購入、ライセンス、ホスティング、アップグレード、保守の費用と比較してください。また、ハッカーやマルウェアの攻撃からサーバーを守る必要があることを忘れないでください。
  • セキュリティ。サイバー攻撃の 58% は中小企業を標的としています。クラウド ストレージ サービスはソリューションを提供します。それらのサービスのほとんどは、不正ユーザーを阻止する堅牢なセキュリティ対策を備えています。これには、ファイルの暗号化、侵入監視、および 2 要素認証が含まれています。上位のストレージ プラットフォームは、ランサムウェアの検出と回復も提供します。クラウド ストレージは、デスクトップやローカル サーバー ストレージよりも安心です。
  • 保護。クラウド ストレージは、すべてのシステムにとって真のバックアップ ソリューションではありませんが、クラウド ストレージに保存しているすべてのファイルをバックアップして保護するというすばらしい仕事をしています。

どのようにして 小規模ビジネス向けのクラウド ストレージを評価しますか?

クラウド ストレージ サービス を探していると、市場で多くのオプションがあることが わかります。

提供するサービスを選択してください。

  • 強力なセキュリティ。保管中と 転送中の暗号化、ウイルス スキャン、 バージョン履歴、およびオプションの 2 要素認証ログイン プロセスを備えたクラウド ストレージを探します。 ハッカーやマルウェアに対する防御は不可欠です。役割と権限の制御を確認します。 これにより、チーム メンバーが自分用のファイルのみを表示できるようになります。
  • コラボレーション ツール。 従業員は、クラウド ストレージを使用して、オフィスで、リモートで、 および外出先でスマートフォンを使って作業することを好みます。ストレージ サービスは、ファイル共有、 リアルタイムのコラボレーション、およびどこからでもファイルにアクセスして編集できるアプリ を提供する必要があります。
  • 使いやすさ。 最後に、クラウド ストレージ サービスは使いやすいものでなければなりません。そのサービスが直感的でない場合、従業員はそれを使用することに抵抗するかもしれません。
  • コスト。ほとんどのプロバイダーは、 従業員あたり月額 5 ドル~ 12 ドルの範囲の価格を提供します。その費用には通常、 クラウド ストレージだけでなく、メール、スプレッドシート、 ワード プロセッサ、メモ、チャット/会議アプリも含まれます。OneDrive の 1 TB を含む 1 か月間の無料クラウド ストレージを試すこともできます。

取得すべき クラウド ストレージ アカウントは個人用またはビジネス用ですか?

プロバイダーを選択した後、 取得すべきなのは個人アカウントか、 ビジネス アカウントかというもう 1 つの疑問に直面します。

ビジネス アカウントの方が良い選択です。これは特に、小さな 会社を経営している場合に当てはまります。これらのアカウントは、次のような追加機能を提供します。

  • 管理者による コントロール
  • 強化されたコラボレーション 機能
  • セキュリティ 強化
  • 追加された、 または無制限のストレージ
  • アップグレードされた サポート

ビジネス アカウントは確実にクラウド ストレージを最大限に活用するのに役立ちます。

 

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