中小企業向けのクラウド ストレージ
中小企業向けのクラウド ストレージ
リモートで働く人がこれまで以上に増えているため、業務用のファイルにいつでも、どこでもアクセスできるようにすることは重要です。このニーズを満たすために、多くの中小企業は、安全なクラウド ストレージに目を向けています。しかし、クラウド ストレージはどのように使用するのか、どんなメリットがあるのか、どの選択肢を選んだらよいのかについて、確かなことが分からない企業もあります。
中小企業向けのクラウド ストレージと、最適なサービスについて、以下で詳しく説明します
クラウド ストレージとは
"クラウド ストレージ" とは、さまざまなリモート ストレージ システムやデータ センターでドキュメント、スプレッドシート、写真、その他のファイルを安全に保存するサービスです。 それらのファイルには、コンピューター、スマートフォン、タブレット、またはインターネット ブラウザーを使って、どこからでもアクセスできます。
ビジネス向けクラウド ストレージは、オンデマンドのスケーラビリティも備えています。つまり、必要に応じてリソースの使用をスケールアップまたはスケールダウンできるため、使用分だけ支払えばよく、コストの削減につながります。
クラウド ストレージが利用可能になる前は、ほとんどの企業とその従業員が、コンピューターのハードディスク、外部ドライブ、または社内サーバーにファイルやデータを保存していました。世界中がつながる今日では、ローカル ストレージよりもクラウド ストレージを使用することに多くのメリットがあります。たとえば、ユーザーはオフィスや自宅や出先で、あらゆるデバイスからファイルの保存、アクセス、編集、共有を行えます。また、偶発的な消失や悪意のある攻撃からファイルを保護することもできます。
クラウド ストレージはどれほど安全か
クラウド ストレージを使用する際の主な関心事の 1 つは、確実にデータを安全に保護することです。ビジネス向けの安全なクラウド ストレージを検討するときには、強力なセキュリティ プロトコルを使用するプロバイダーを探すことが重要です。
たとえば、最良のクラウド ストレージ プロバイダーは、強力な暗号化アルゴリズムを使用して、転送中および保存中のデータを確実に保護します。また、2 要素認証などのアクセス制御手段を利用することで、許可されたユーザーのみがデータにアクセスできるようにします。さらに、多くのクラウド ストレージ プロバイダーは、システム障害や自然災害による損失や損害から保護するために、データのコピーを複数の物理的な場所に保存しています。
100% 安全というクラウド サービスはないものの、クラウド ストレージはデータを保存する非常に安全な方法として広く認められています。安全な ビジネス向けクラウド ストレージは次のことを実現します。
- すべてのファイルとデータのバックアップを確保します。
- 機密データを保護します。
- インターネット接続を利用してどこからでも簡単にファイルにアクセスできるようにします。
- リンクまたは共有フォルダーを使用して、組織内の他のユーザーと安全にファイル共有できるようにします。
中小企業はクラウド ストレージ サービスをどのように利用するか
中小企業向けのクラウド サービスを さまざまな用途で利用できます 。ドキュメントやファイルを保存するために使用する企業もあれば、顧客データやインベントリの保存に使用する企業もあります。いずれの場合でも、企業はたいてい、バックアップとディザスター リカバリーのためにクラウド ストレージを利用しています。
クラウド ストレージ サービス は使いやすく、多くの場合、企業とその従業員が日常的に使用するプログラムに統合されています。ビジネス向けクラウド ストレージの最も一般的な用途の 1 つとして、ファイル管理があります。たとえば、クラウド ストレージを使用して次のことを実行できます。
- ファイルの保存とアクセス。クラウドへのファイルの保存は、コンピューターに保存する場合と同じくらい安全でシームレスです。企業はクラウドを使用して、データを安全に保護できます。また、クラウド ストレージを使用すると、デスクトップやハードディスクへのファイルの蓄積を防止できます。バージョン履歴などの機能を使用すれば、チーム メンバーはファイルを誤って削除または変更してしまった場合でも、以前のバージョンのファイルを回復できます。
- ファイルの共有。 クラウド サービスでは、従業員が他のチーム メンバーや顧客とファイルを共有できます。 ファイル共有 を使用すれば、組織内のチームは、メールでファイル自体を送信するのではなく、ファイルへのリンクを共有できます。そのため、企業は ファイル サイズのためにメールがブロックされることを心配する必要がありません。さらに、パスワードで保護されたリンクを使用すれば、チームは機密ファイルを確実に適切なユーザーに渡すことができます。
- ファイルの整理。クラウド ストレージ システムは、多くの場合、ユーザー フレンドリです。チーム メンバーはフォルダー内にフォルダーを作成して、ファイルを整理できます。検索バーを使うと、従業員はファイルを素早く見つけることができます。また、組み込みの AI が、従業員に対して、当人やチーム メンバーの最近の作業内容に基づいてファイルを提案するようになっています。さらに、チームでグループ フォルダーを作成すれば、各チーム メンバーによる主要なドキュメントの閲覧やアクセスが可能になります。最後に、チーム メンバーは、レビューの準備ができたファイルをグループ フォルダーに追加することができます。
- ファイルの共同編集。従業員は、ドキュメント、スプレッドシート、その他のファイルをリアルタイムで一緒に編集したり、それらにコメントを付けたりできます。さまざまなバージョンのドキュメントを何度も送受信しないで済みます。クラウド ストレージ システムでは、単一のドキュメント、信頼できる唯一の情報源を持てます。さらに、ファイルの所有者は変更を追跡し、不要な調整を拒否できます。
- ファイルのバックアップ。ファイルをクラウド ストレージに置けば重要なファイル、データ、情報がバックアップされることが分かっているので、組織内のすべてのユーザーは安心できます。
- ファイルの保護。クラウド ストレージ サービスは、ファイルの暗号化、不審なアクティビティの監視、ランサムウェアの検出、ウイルス スキャン、パスワードで保護された共有リンクなど、さまざまなファイル保護機能を備えています。こうした機能の組み合わせにより、業務ファイルはオンラインの脅威から保護されます。
クラウド ストレージが小規模企業に不可欠な理由
中小企業向けのクラウド ストレージは、生産性とデータ セキュリティの向上に不可欠です。以下に、いくつかのメリットをご紹介します。
- リモート ワークの実現。世界中の 70% の人 が、少なくとも週に 1 回リモート ワークを行っています。それらの人々の多くは、中小企業で働いています。中小企業向けのクラウド ストレージを使用すれば、チームはどこにいてもファイルの保存、アクセス、共有、作業を行うことができます。
- 生産性の向上。中小企業は時間の浪費を避ける必要があります。クラウド ストレージは信頼性が高く、常に稼働しています。オンプレミス サーバーの場合のように更新プログラムのためにシャットダウンされることはありません。リモート チームにはコラボレーション機能が必要です。チーム メンバーはリアルタイムで一緒に編集することで、お互いに離れていても同じ部屋にいるかのように作業できます。
- コストの削減。クラウド ストレージは通常、従業員 1 人あたりの月額固定料金が USD$5 から USD$15 の範囲であり、たいてい 生産性スイートの一環で提供されています。これを、サーバーの購入、ライセンス取得、ホスティング、アップグレード、保守にかかる費用と比較してみてください。また、ハッカーやマルウェア攻撃からサーバーを守る必要があることも忘れないでください。
- セキュリティの強化。サイバー攻撃の 58% は、中小企業をターゲットにしています。中小企業向けのクラウド サービスが解決策となります。そのほとんどに、悪意のあるアクターを阻止する堅牢なセキュリティ対策が施されています。それには、ファイルの暗号化、侵入の検出、2 要素認証などが含まれます。トップクラスのストレージ プラットフォームでは、ランサムウェアの検出と回復も提供されています。クラウド ストレージを利用すれば、デスクトップまたはローカル サーバー ストレージ以上の安心感が得られます。
- 保護の提供。クラウド ストレージは、いかなるシステムに対しても真のバックアップ ソリューションとなるというわけではありませんが、ファイル、財務データ、従業員や顧客のデータなどの重要な社内情報をバックアップして保護するうえで優れた働きをします。
中小企業でのクラウド ストレージのニーズをどのように評価するか
中小企業向けのクラウド ストレージのサービスを選択するにあたり、いくつかの重要な要素を考慮する必要があります。まず、現在どれほどのデータがあり、今後どれほど増える見込みかを考慮する必要があります。次に、クラウド ストレージ システムに定期的にアクセスして使用する必要があるユーザーの数について考えます。最後に、コストの検討が欠かせませんが、幸いにもさまざまな選択肢が市場に提供されています。
それらの情報を入手し、サービスを選択する準備ができたら、次を実現するものを 見極めてください。
- 強固なセキュリティ。保存中および転送中の暗号化、ウイルス スキャン、バージョン履歴、オプションの 2 要素認証ログイン プロセスを備えたクラウド ストレージを探しましょう。ハッカーやマルウェアに対する防御は不可欠です。さらに、各チーム メンバーに対してそれぞれに意図されたファイルのみが表示されるようにする、ロールとアクセス許可の制御を利用できるか確認してください。
- コラボレーション ツール。従業員はクラウド ストレージを使用して、オフィスやリモートで、またスマートフォンを使って出先で作業する便利さを実感できます。ストレージ サービスで、ファイル共有、リアルタイム コラボレーション、場所を問わずファイルにアクセスして編集できるアプリを利用できる必要があります。
- 使いやすさ。使いやすいクラウド ストレージ サービスが必要です。直感的に使えないなら、従業員は使用に抵抗を感じる可能性があります。
- 優れたコスト効率。ほとんどのプロバイダーは、従業員 1 人あたりの月額料金を USD$5 から USD$15 の範囲に設定しています。通常、そのコストにはクラウド ストレージだけでなく、メール、スプレッドシート、文書作成、メモ、チャット/会議アプリなどのアプリのバンドルも含まれます。 中小企業向けのクラウド サービスを評価するときは、これらの機能を考慮してください。
個人用またはビジネス用のどちらのクラウド ストレージ アカウントを取得するべきか
使用するクラウド ストレージ プロバイダーを決定したら、個人用またはビジネス用のアカウントのどちらを取得すべきか、という重要な疑問が生じます。
OneDrive などのビジネス用のアカウントがより良い選択です。これらのアカウントには、次のような追加機能が用意されています。
- 管理者コントロール
- 強化されたコラボレーション機能
- 強化されたセキュリティ
- 追加または無制限のストレージ
- アップグレードされたサポート
ビジネス用のアカウントを選択すれば、間違いなく、クラウド ストレージを最大限に活用し、ビジネス ニーズを満たすために必要なストレージ容量、スケーラビリティ、機能を確実に利用できます。
Paul Diamond は、Microsoft OneDrive (コンシューマーおよび中小企業) の Product Marketing Manager です。Amazon、T-Mobile、Groupon、Vistage International のマーケティングおよび eコマースに携わりました。次の書籍の編集者でもあります: Casagrande Press 社出版の『Fishing’s Greatest Misadventures、Surfing’s Greatest Misadventures、Cycling’s Greatest Misadventures』。
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