コンテンツを効果的に管理するには、整理、保存、アクセス制御、コラボレーション、コンプライアンス、データ保持に焦点を当てる必要があります。
デジタル コンテンツの整理 デジタル資産管理には、テキスト ドキュメント、画像、オーディオ、動画、マルチメディアが含まれます。 チームが必要なものを迅速かつ論理的に見つけ、効率的に作業できるよう、適切に整理しましょう。
- メタデータ タグ付けを使用して、ファイルを検索可能にします。
- チームの作業方法を反映したフォルダー構造を作成します。
- 一貫した命名規則を適用します。
ユース ケース: マーケティング チームがキャンペーン資産を迅速に検索する必要がある。Microsoft Search を使用すれば、キーワード、ファイル タイプ、または作成者で SharePoint と OneDrive 全体のタグ付きコンテンツを検索できます。
ストレージとコンテンツのバックアップ
企業コンテンツは、データ損失やランサムウェアから保護するため、安全に保存し、定期的にバックアップする必要があります。 ストレージは日常的なコンテンツの保管場所であり、バックアップは問題発生に備えるためのものです。
- ニーズに応じて、クラウド、オンプレミス、またはハイブリッドのデータ システムを選択します。
- 単一障害点を回避するため、ストレージとバックアップを分離します。
- ディザスター リカバリーとランサムウェア攻撃への対策
- アクセスの復旧とリモート アクセスの経路を確保し、事業継続性を保証します。
ユース ケース: 法務チームが外部弁護士と OneDrive 経由で機密ファイルを共有している。Microsoft 365 バックアップにより、誤った削除や攻撃時のファイルの復元が保証されます。
コンテンツ ガバナンスとアイテム保持ポリシー ガバナンスにはアクセス許可が含まれており、許可されたユーザーのみがコンテンツにアクセスまたは変更できるようにします。 データ保持ポリシーは、組織のコンプライアンス維持を支援します。
- 職務権限に基づいてアクセス権を割り当て、機密情報を保護してリスクを低減します。
- コンテンツ タイプや法的およびビジネス上のニーズに基づいてデータ保持期間を定義します。
- アーカイブと安全な削除を自動化し、手作業を削減して一貫性を確保します。
ユース ケース: 財務チームが税務書類を 7 年間保持する必要がある。Microsoft Purview によって保持ラベルを適用し、
データ保持ポリシーによってアーカイブと廃棄を安全に管理します。
コラボレーション チームは場所、デバイス、製品ソリューションを超えてリアルタイムで共同作業する必要があります。
- 共同編集とバージョン管理を有効化します。
- ドキュメント レビューには承認フローを使用します。
- プロジェクト ファイルを一元管理します。
ユース ケース: 製品チームが SharePoint で発売計画を共同作成し、自動化されたワークフローでタスクを割り当て、進捗を追跡する。
配信と管理 コンテンツはチームやアプリ間で安全かつ効率的に共有される必要があります。 そのためには、ワークフローと統合を管理するシステムが整っている必要があります
- 内部または外部で共有する際には、アクセス制御とアクセス許可を使用します。
- コンテンツをカスタム アプリに統合し、Microsoft 365 内で直接ファイルを管理します。
- コンテンツのルーティング、承認、公開といった配布ワークフローを自動化します。
ユース ケース: ソフトウェア会社が Microsoft 365 にユーザー ガイドを保存するコンテンツ アプリを構築する。SharePoint Embedded により、バックエンドを構築せずに権限と更新を管理します。
コンテンツのアーカイブと削除
アーカイブはコンプライアンスや履歴の参照のためにコンテンツを保存します。削除することによって、古いコンテンツがシステムを混乱させたりリスクを発生させたりすることを防ぎます。
- データ保持ルールに基づきコンテンツをアーカイブします。
- ライフサイクル終了後のコンテンツを安全に廃棄します。
- コンプライアンスのための監査証跡を維持します。
ユース ケース: 医療機関が Microsoft 365 アーカイブを使用して患者記録をアーカイブし、長期保存と安全な廃棄を確保する
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