Outlook용 AI 전자 메일 도우미

AI 이메일 도우미는 사람들이 받은 편지함을 관리하는 데 도움이 되는 도구입니다. AI 이메일 생성 도구 및 이메일 자동화 소프트웨어로도 알려져 있으며, 메시지를 정리하고, 회신 내용을 추천하고, 중요한 이메일의 우선 순위를 지정하고, 이메일 초안을 작성하고, 모임 예약과 같이 특정한 작업을 자동화할 수도 있습니다.

기업과 개인 모두 이 소프트웨어를 사용하여 의사소통을 간소화하고, 받은 편지함의 혼잡을 최소화하고, 반복적인 전자 메일 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

 Outlook에는  Microsoft Copilot 등 다양한 AI 보조 도구들이 있습니다.

AI 이메일 도우미는 다양한 작업의 속도를 높여 이메일 및 모임 관리에 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다. 이메일 자동화 소프트웨어가 이를 수행하는 주요 방법 중 일부를 살펴보겠습니다.

수십 개의 새 이메일을 직접 분류하는 대신 AI에 맡기면 AI가 다음 작업을 수행하여 작업 부담을 덜어 줍니다.

 

• 스마트한 분류: 새로운 이메일을 스캔해 업무용, 개인용, 프로모션, 여행 등의 범주로 정리하여 사용자가 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 합니다.
• 사용자 지정 폴더: 사용자의 습관을 바탕으로 자동으로 이메일 폴더를 생성합니다.
• 이메일 태그 지정: 내용이나 보낸 사람에 따라 '긴급' 또는 '후속 조치'와 같은 태그로 이메일에 레이블을 지정하여 더 쉽게 작업의 우선 순위를 정할 수 있도록 합니다.
• 정크 필터링: 스팸이나 우선 순위가 낮은 메시지를 걸러 내면 불필요한 이메일을 정리하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

예를 들어 관리자나 자녀의 선생님 등 특정 사람의 이메일을 높은 우선 순위로 표시할 수 있습니다.

자동으로 모임 및 작업 일정을 계획하고 정리하며 추적하는 데 도움을 주는 AI를 통해 일정 관리의 번거로움을 없애세요. AI 도우미는 다음과 같은 도움을 줄 수 있습니다.

 

• 스마트한 일정 관리: 일정을 분석하여 모든 사람이 만나기 가장 좋은 시간에 대한 추천을 받으면 시간이 겹치는 불상사를 피하고 다양한 시간대를 고려할 수 있습니다.
• 기억 되살리기: 언제인지 기억나지 않는 예정된 모임을 찾으려고 달력을 직접 뒤지는 대신 AI에게 찾아달라고 요청하세요.
• 미리 알림: 다가오는 이벤트와 업무에 대한 미리 알림을 통해 지속적으로 일정을 파악하여 놓치지는 일이 없도록 하세요.

예를 들어 AI 이메일 도우미를 통해 매월 정기 모임을 설정할 수 있습니다. 초대장을 보내고, 모든 사람이 참석할 수 있는 시간을 정하고, 안건을 추천해 달라고 요청해 보세요.

AI 이메일 도우미를 사용하면 이메일 작성과 답변이 더 쉬워집니다. AI 도우미는 사용자 대신 초안을 작성하고 이메일 내용이 명확하고 전문성 있도록 유지하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 우리 모두 이메일을 작성하는 일은 번거롭고 때로는 불편할 수도 있다는 사실을 알고 있습니다. 따라서 약간의 도움이 큰 힘이 됩니다. 일상적인 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 AI 도우미는 다음과 같은 도움을 줍니다.

 

• 자동화된 응답: "일정을 조정할 수 있을까?"와 같은 일반적인 질문에 AI는 단 한 번의 클릭으로 보낼 수 있는 빠르고 논리적인 답변을 제공해 줍니다.
• AI 생성 초안: AI 이메일 도우미에게 대화의 맥락을 바탕으로 이메일을 작성해 달라고 요청하세요. 간단한 후속 이메일이든 더 자세한 내용이든, 처음부터 새로 작성하는 데 드는 시간을 절약할 수 있습니다.
• 잘 다듬어진 글쓰기: AI는 문법과 흐름을 고려하여 이메일이 깔끔하게 작성되도록 해 줍니다. 더 나아가 AI에게 원하는 어조를 알려주어 가장 알맞은 표현을 이끌어 내세요.

예를 들어 AI는 감사 메시지와 이벤트 초대장에 대한 회신으로 보낼 진심 어린 메시지를 추천해 줄 수 있습니다.

AI 이메일 도우미는 받은 편지함을 관리하는 ​​데 도움이 될 뿐만 아니라 더 스마트하게 작업하는 데도 도움을 줍니다. 반복적인 작업을 처리하며 이메일을 관리하고 우선 순위를 지정하는 방법을 개선하면 더 중요한 일에 집중할 수 있는 시간이 더 많아집니다. AI 도우미는 다음과 같은 가치를 제공합니다.

 

• 생산성 향상: 이메일 정리, 일상적인 질문에 대한 답변 작성, 모임 일정 계획에 시간을 허비하는 대신, AI가 이런 작업을 자동으로 처리하게 하세요.
• 더욱 스마트한 우선 순위 지정: AI는 긴급한 요청이나 중요한 업데이트와 같이 가장 먼저 주의를 기울여야 하는 이메일을 강조 표시하여 중요한 정보를 놓치지 않도록 해 줍니다.
• 원활한 이메일 관리: 이메일을 적절한 폴더로 옮기고 메시지의 초안을 작성하는 등 AI는 받은 편지함의 원활한 관리를 보장합니다.

AI의 인기가 높아지면서 AI 보안과 데이터 개인 정보 보호에 대한 우려도 커지고 있습니다. 다행히도 Microsoft는 Copilot에 강력한 개인 정보 보호 및 보안 조치를 구축했습니다.

데이터 제어 및 개인 정보 보호: Copilot은 사용자가 제공한 정보를 응답을 생성하는 데에만 사용하며, 사용자의 데이터를 기반이 되는 AI 모델을 학습시키는 데 사용하지 않습니다. 즉, 이메일 콘텐츠, 일정 세부 정보, 파일은 비공개로 유지되며 AI 개선을 위해 재사용되지 않습니다.

안전한 데이터 처리: Copilot은 전송 중 및 저장 중인 모든 데이터를 암호화합니다. 보안 조치의 일환으로 개인 및 조직의 데이터는 별도로 보관됩니다. Microsoft는 또한 일반 데이터 보호 규정 및 클라우드 개인 정보 보호를 위한 ISO(국제 표준화 기구)/IEC(International Electrotechnical Commission)의 지침과 같은 데이터 보안에 대한 글로벌 표준을 따릅니다.

투명성 및 감독: 개인과 관리자가 Copilot이 데이터에 액세스하고 처리하는 방법을 결정합니다. 예를 들어 민감도 레이블을 적용하여 Copilot이 액세스할 수 있는 항목을 제한하고 투명성과 규정 준수를 위해 감사 로그를 확인하여 Copilot과의 상호 작용을 추적할 수 있습니다.

조직의 Copilot 개인 정보 보호에 대한 자세한 내용은 Microsoft 365 Copilot의 데이터, 개인 정보 보호, 보안을 참조하세요. 개인의 Copilot 개인 정보 보호에 대한 자세한 내용은 가정용 Microsoft 365 앱의 Copilot: 사용자 데이터 및 개인 정보 보호를 참조하세요. 

Outlook의 Copilot은 자연어 프롬프트에 응답하여 이메일, 일정 관리, 생산성 향상에 도움을 줍니다. 다음은 Copilot에 요청할 수 있는 몇 가지 작업의 예시입니다. (비즈니스용 Microsoft 365 구독자와 개인용 또는 Microsoft 365 구독자가 사용할 수 있는 기능에는 차이가 있습니다.)

• "팀에게 프레젠테이션에 대한 감사 인사를 전하는 이메일을 작성해 줘."
• "제안 요청 이메일 작성을 위한 팁을 알려 줘."
• "이 이메일에 대한 회신으로 제안된 일정에 동의한다는 내용의 초안을 작성해 줘."

• "[이름]이 보낸 모든 이메일을 '청구서' 폴더로 옮겨 줘."
• "[이름]이 보낸 예산 보고와 관련된 마지막 이메일을 찾아 줘."

• "이 이메일 스레드의 요점을 추려서 요약해 줘."
• "[프로젝트 이름]에 대한 최근 소식을 알려 줘"

• "다음 주에 [이름]과의 30분짜리 모임을 예약하고 가장 적절한 시간을 찾아 줘."
• "프로젝트 팀을 대상으로 정기 월례 모임을 설정해 줘."
• "[이름]과의 다음 모임은 언제야?"

• "이번 주에 내가 @멘션된 이메일과 Teams 메시지를 보여 줘."
• "지난주에 [주제]에 관해 [이름]이 이메일로 보내 준 파일을 찾아 줘."

• "[날짜 범위]에 계획된 여행에 대비해서 부재 중 메시지를 설정해 줘."
• "오늘 읽지 않은 이메일에 작업 항목이 있어?"

• "더 전문성이 느껴지도록 이 이메일을 다시 써 줘."
• "더 많은 사람들이 이해하기 쉽도록 이 이메일을 단순화해 줘."