Cloudopslag voor kleine bedrijven
Cloudopslag voor kleine bedrijven
Nu mensen meer dan ooit extern werken, is het belangrijk dat ze altijd en overal toegang hebben tot al hun werkbestanden. Veel kleine bedrijven wenden zich tot veilige cloudopslag om in deze behoefte te voorzien. Sommige bedrijven weten echter niet zeker hoe ze cloudopslag kunnen gebruiken, welke voordelen het biedt of welke opties ze moeten kiezen.
Lees verder voor meer informatie over cloudopslag voor kleine bedrijven en welke service geschikt voor je is
Wat is cloudopslag?
Cloudopslag is een service waarmee documenten, spreadsheets, foto's en andere bestanden veilig worden opgeslagen in verschillende externe opslagsystemen of datacenters. Bovendien maakt het overal toegang tot deze bestanden mogelijk via je computer, telefoon, tablet of internetbrowser.
Cloudopslag voor bedrijven biedt ook schaalbaarheid op aanvraag, wat betekent dat je het gebruik van resources naar behoefte omhoog of omlaag kunt schalen, wat kostenbesparingen kan opleveren omdat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.
Vóór de beschikbaarheid van cloudopslag sloegen de meeste bedrijven en werknemers hun bestanden en gegevens op de harde schijf van hun computer, op externe schijven of een bedrijfsserver op. In de hedendaagse verbonden wereld biedt het gebruik van cloudopslag veel voordelen ten opzichte van lokale opslag. Zo kunnen mensen bestanden opslaan, openen, bewerken en delen vanaf elk apparaat, of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn. Bovendien worden bestanden beschermd tegen onopzettelijk verlies en online bedreigingen.
Hoe veilig is cloudopslag?
Een van de grootste uitdagingen bij het gebruik van cloudopslag is ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn. Wanneer je beveiligde cloudopslag voor zakelijke doeleinden overweegt, is het belangrijk om te zoeken naar een provider die gebruikmaakt van sterke beveiligingsprotocollen.
De beste cloudopslagproviders gebruiken bijvoorbeeld sterke versleutelingsalgoritmen om ervoor te zorgen dat je gegevens zowel tijdens de overdracht als in rust worden beveiligd. Ze maken ook gebruik van toegangscontrolemaatregelen, zoals een tweeledige verificatiemethode, om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot je gegevens. Daarnaast slaan veel cloudopslagproviders kopieën van je gegevens op meerdere fysieke locaties op om ze te beschermen tegen verlies of schade door systeemfouten of natuurrampen.
Hoewel geen enkele cloudservice 100 procent veilig is, wordt cloudopslag algemeen beschouwd als een zeer veilige manier om gegevens op te slaan. Veilige cloudopslag voor bedrijven:
- Zorgt ervoor dat je een back-up hebt van al je bestanden en gegevens.
- Vertrouwelijke gegevens worden beveiligd.
- Er is handige toegang tot bestanden vanaf elke locatie met een internetverbinding.
- Je kunt er veilig bestanden delen met anderen in je organisatie via een koppeling of gedeelde map.
Hoe gebruiken kleine bedrijven cloudopslagservices?
Er zijn veel manieren om cloudservices voor kleine bedrijven te gebruiken. Sommige bedrijven gebruiken het om documenten en bestanden op te slaan, terwijl andere het gebruiken om klantgegevens of inventaris op te slaan. In elk geval vertrouwen bedrijven over het algemeen op cloudopslag voor back-ups en herstel na noodgevallen.
Cloudopslagservices zijn eenvoudig te gebruiken en zijn vaak geïntegreerd in de programma's die bedrijven en hun werknemers dagelijks gebruiken. Bestandsbeheer is een van de meest voorkomende toepassingen van cloudopslag voor bedrijven. Cloudopslag wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het volgende:
- Bestanden opslaan en openen. Bestanden opslaan in de cloud is net zo veilig en naadloos als op je computer. Bedrijven gebruiken de cloud om gegevens veilig en beschermd op te slaan. Cloudopslag voorkomt ook dat bestanden zich op desktops en harde schijven kunnen opstapelen. Met functies zoals versiegeschiedenis kunnen teamleden zelfs een eerdere versie van een bestand herstellen als ze het per ongeluk verwijderen of wijzigen.
- Bestanden delen. Met cloudservices kunnen werknemers bestanden delen met andere teamleden of met klanten. Bestanden delen geeft teams binnen een organisatie de mogelijkheid koppelingen naar bestanden te delen via e-mail in plaats van het bestand zelf te verzenden. Hiermee hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over de bestandsgroottedie de e-mail blokkeert. Bovendien kunnen teams, met koppelingen die worden beveiligd door wachtwoorden, ervoor zorgen dat gevoelige bestanden in de juiste handen terechtkomen.
- Bestanden organiseren. Cloudopslagsystemen zijn vaak gebruiksvriendelijk. Teamleden kunnen mappen in mappen maken om bestanden te organiseren. Met zoekbalken kunnen werknemers bestanden snel vinden. Ingebouwde kunstmatige intelligentie stelt nu bestanden voor aan werknemers op basis van waar zij en hun teamgenoten onlangs aan hebben gewerkt. Teams kan ook groepsmappen maken, zodat elk teamlid belangrijke documenten kan bekijken en openen. Ten slotte kunnen teamleden bestanden toevoegen aan groepsmappen wanneer ze klaar zijn voor controle.
- Samenwerken aan bestanden. Werknemers kunnen documenten, spreadsheets en andere bestanden samen in realtime bewerken en er opmerkingen bij plaatsen. Niemand hoeft nog meerdere versies van een document heen en weer te sturen. In een cloudopslagsysteem is er één document en één enkele bron van waarheid. Bovendien kunnen bestandseigenaren wijzigingen bijhouden en ongewenste aanpassingen weigeren.
- Back-up maken van bestanden. Zodra bestanden in de cloudopslag zijn geplaatst, kan iedereen binnen de organisatie gerust zijn in de wetenschap dat er een back-up is gemaakt van belangrijke bestanden, gegevens en informatie.
- Bestanden beveiligen. Cloudopslagservices omvatten verschillende bestandsbeveiligingsfuncties, zoals bestandsversleuteling, bewaking van verdachte activiteiten, detectie van ransomware, virusscans en met wachtwoorden beveiligde koppelingen voor delen. Door samen te werken, beschermen deze functies je bedrijfsbestanden tegen onlinebedreigingen.
Microsoft 365 Copilot
Bespaar tijd en focus je op de belangrijkste zaken met AI in Microsoft 365 voor bedrijven.
Waarom is cloudopslag zo belangrijk voor kleine bedrijven?
Cloudopslag voor kleine bedrijven is essentieel voor productiviteit en gegevensbeveiliging. Hier zijn enkele voordelen:
- Maakt extern werk mogelijk. 70 procent van de mensen over de hele wereld werken minstens één keer per week extern. Veel van deze mensen werken voor kleine bedrijven. Met cloudopslag voor kleine bedrijven kunnen teams bestanden opslaan, openen, delen en eraan werken, ongeacht waar ze zich bevinden.
- Verbetert de productiviteit. Kleine bedrijven hebben geen tijd te verliezen. Cloudopslag is betrouwbaar en altijd beschikbaar. Het wordt niet afgesloten voor updates zoals on-premisesservers. Externe teams hebben samenwerkingsfuncties nodig. Door samen in realtime te bewerken, kunnen teamleden werken alsof ze in dezelfde ruimte zijn, zelfs over de grenzen heen.
- Verlaagt de kosten. Cloudopslag heeft doorgaans een vast maandtarief per werknemer tussen USD 5 en USD 15 en is vaak onderdeel van een productiviteitssuite. Vergelijk dit met de kosten van het aanschaffen, licentiëren, hosten, upgraden en onderhouden van een server. En vergeet niet dat je de server moet beschermen tegen hackers en malware-aanvallen.
- Verbetert de beveiliging. 58 procent cyberaanvallen is gericht op kleine bedrijven. Cloudservices voor kleine bedrijven bieden een oplossing. De meeste hebben robuuste beveiligingsmaatregelen die slechte actoren stoppen. Deze omvatten bestandsversleuteling, inbraakbewaking en tweeledige verificatiemethode. De beste opslagplatforms bieden zelfs detectie en herstel van ransomware. Cloudopslag verhoogt de gemoedsrust meer dan desktop- of lokale serveropslag.
- Biedt bescherming. Hoewel cloudopslag geen echte back-upoplossing is voor al je systemen, is het fantastisch voor het maken van back-ups en het beschermen van belangrijke bedrijfsinformatie, zoals bestanden, financiële gegevens en zelfs gegevens van werknemers en klanten.
Hoe evalueer je de cloudopslagbehoeften voor kleine bedrijven?
Als het gaat om cloudopslag voor kleine bedrijven, zijn er enkele belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden voordat je een service kiest. Ten eerste moet je nagaan hoeveel gegevens je op dit moment hebt en hoeveel je verwacht te groeien. Ten tweede moet je nadenken over hoeveel mensen regelmatig toegang moeten hebben tot het cloudopslagsysteem en het moeten gebruiken. Tot slot zijn de kosten altijd een overweging, maar gelukkig zijn er verschillende opties op de markt.
Als je die informatie eenmaal hebt en klaar bent om een service te kiezen, ga dan op zoek naar een service die het volgende biedt:
- Sterke beveiliging. Zoek naar cloudopslag met versleuteling at-rest en in-transit, virusscans, versiegeschiedenis en een optioneel aanmeldingsproces voor tweeledige verificatiemethode. Verdediging tegen hackers en malware is essentieel. Controleer ook of er controle is op rollen en machtigingen, die ervoor zorgen dat teamleden alleen de bestanden zien die voor hen bedoeld zijn.
- Hulpprogramma’s voor samenwerking. Werknemers profiteren van het gemak van het gebruik van cloudopslag om werk gedaan te krijgen op kantoor, op afstand en onderweg met hun telefoons. Je opslagservice moet bestandsdeling, realtime samenwerking en een app bieden waarmee je overal bestanden kunt openen en bewerken.
- Gebruiksgemak. Je cloudopslagservice moet eenvoudig te gebruiken zijn. Als het niet intuïtief is, zullen je werknemers het misschien niet willen gebruiken.
- Kosteneffectiviteit. De meeste providers bieden prijzen van USD 5 tot USD 15 per werknemer per maand. Die kosten omvatten meestal niet alleen cloudopslag, maar ook een bundel apps zoals e-mail, spreadsheets, tekstverwerking, notities en chat-/vergaderapps. Zorg ervoor dat je rekening houdt met deze functies bij het evalueren van cloudservices voor kleine bedrijven.
Moet je een persoonlijke of zakelijke cloudopslagaccount nemen?
Als je eenmaal hebt gekozen voor een cloudopslagprovider, kom je voor een andere belangrijke vraag te staan: moet je een persoonlijke of zakelijke account nemen?
Een zakelijk account, zoals OneDrive, is de betere keuze. Deze accounts bieden extra's zoals:
- Beheerderscontroles
- Verbeterde samenwerkingsfuncties
- Verhoogde beveiliging
- Toegevoegde of onbeperkte opslag
- Verbeterde ondersteuning
Ongetwijfeld helpt een zakelijk account je het meeste te halen uit cloudopslag en zorgt het ervoor dat je de opslagcapaciteit, schaalbaarheid en functies hebt die nodig zijn om aan je zakelijke behoeften te voldoen.
Meer resources voor kleine bedrijven verkennen
Paul Diamond is productmarketingmanager voor Microsoft OneDrive (consumenten en kleine bedrijven). Hij werkte voorheen in marketing en eCommerce voor Amazon, T-Mobile, Groupon en Vistage International. Hij is ook redacteur van de boeken: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures, and Cycling’s Greatest Misadventures gepubliceerd door Casagrande Press.
Aan de slag met Microsoft 365
Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo krijg je overal en altijd meer gedaan.
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven
Zes voordelen van generatieve AI voor kleine bedrijven
Bedrijfsproductiviteit
AI gebruiken om productiever en efficiënter te werken
Technologie voor bedrijven
AI en productiviteit: AI-hulpprogramma's gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren
Bedrijfsproductiviteit
Een handleiding voor Agile DevOps voor het MKB
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen