Cloudopslag voor kleine bedrijven

Een van de essentiële tools voor externe medewerkers is toegang tot al hun werkbestanden vanaf elke
locatie. Veel bedrijven maken gebruik van cloudopslag om in deze behoefte te voorzien. Toch weten sommige bedrijven nog steeds niet hoe ze cloudopslag kunnen gebruiken of welke opties ze moeten kiezen.

Lees verder om te zien of cloudopslag
voor kleine bedrijven voor jou geschikt is.

Wat is cloudopslag voor kleine bedrijven?

Cloudopslag klinkt ingewikkeld. Mensen gebruiken
de term vaak maar geven zelden uitleg.

Cloudopslag is een service waarmee je
documenten, spreadsheets, foto´s en andere bestanden veilig kunt
opslaan. Bovendien kun je deze bestanden met elke pc, Mac of browser openen.

Vóór de opkomst van cloudopslag sloegen
veel werknemers bestanden en gegevens op op de harde schijf van hun
computer, op een externe schijf of op de bedrijfsserver. In de verbonden wereld
van vandaag biedt cloudopslag veel voordelen ten opzichte van lokale
opslag. Zo kun je bestanden overal en vanaf elk apparaat opslaan, openen en delen
en worden bestanden beschermd tegen verlies en online bedreigingen. En dat is nog maar het begin.

Hoe gebruiken werknemers
cloudopslag?

Cloudopslagservices zijn gebruiksvriendelijk en zijn
vaak geïntegreerd in de programma’s die werknemers dagelijks gebruiken. Cloudopslag wordt gebruikt voor het volgende:

• Bestanden opslaan en openen. Bestandsopslag in de cloud is net zo veilig en werkt net zo naadloos als opslag op de pc. Werknemers gebruiken de cloud om gegevens veilig en beschermd te houden. Met cloudopslag voorkom je ook dat desktops en harde schijven vol raken. Met functies als versiegeschiedenis kunnen teamleden zelfs een eerdere versie van een bestand terugzetten of een bestand herstellen dat per ongeluk is verwijderd of gewijzigd.
• Bestanden delen. Met cloudopslagservices kunnen teamleden bestanden delen met collega’s of klanten. Bestandsdeling biedt werknemers de mogelijkheid koppelingen naar bestanden te delen via e-mail in plaats van het bestand zelf te mailen. Hierdoor hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over bestandsgrootten waardoor de e-mail geblokkeerd zou kunnen raken. En met koppelingen met wachtwoordbeveiliging weten teams zeker dat gevoelige bestanden alleen in de juiste handen terechtkomen.
• Bestanden ordenen. Systemen voor cloudopslag zijn vaak gebruiksvriendelijk. Teamleden kunnen mappen in mappen aanmaken om bestanden te organiseren. Er is een zoekbalk zodat werknemers bestanden snel kunnen terugvinden. Ingebouwde AI geeft nu suggesties voor werknemers op basis van bestanden die onlangs door henzelf of andere teamleden gebruikt zijn. Teams kunnen ook groepsmappen maken zodat elk teamlid belangrijke documenten kan inzien en openen. Teamleden kunnen bestanden aan groepsmappen toevoegen als die klaar zijn voor controle.
• Samen aan bestanden werken. Werknemers kunnen samen in realtime documenten, spreadsheets en andere bestanden bewerken en opmerkingen plaatsen. Het heen en weer sturen van meerdere versies van een document is niet langer nodig. Met een cloudopslagsysteem is er één document en één enkele bron van waarheid. Daarnaast kunnen eigenaren van bestanden wijzigingen bijhouden en eventuele ongewenste veranderingen afwijzen.
• Back-ups van bestanden maken. Zodra werknemers bestanden in de cloudopslag hebben geplaatst, kunnen ze erop vertrouwen dat er back-ups van worden gemaakt.
• Bestanden beschermen. Cloudopslagservices beschikken over verschillende functies voor bestandsbeveiliging, zoals bestandsversleuteling, controles op verdachte activiteiten, detectie van ransomware, virusscans en deelkoppelingen met wachtwoordbeveiliging. Gecombineerd beschermen deze functies je bestanden tegen online bedreigingen.

Waarom
is cloudopslag een must voor kleine bedrijven?

Cloudopslag voor kleine bedrijven is cruciaal voor de productiviteit en de beveiliging van bestanden. Een aantal voordelen:

• Maakt werken op afstand mogelijk. Zeventig procent van de beroepsbevolking wereldwijd werkt ten minste één keer per week op afstand. Veel van deze mensen zijn actief in het mkb. Met cloudopslag voor kleine bedrijven kunnen teams bestanden opslaan, openen, delen en eraan samenwerken – waar ze zich ook bevinden.
• Productiviteit. Kleine bedrijven kunnen geen tijd verspillen. Cloudopslag is betrouwbaar en altijd beschikbaar – er is geen sprake van uitval voor updates zoals dat bij on-premises servers het geval kan zijn. Samenwerkingsfuncties zijn noodzakelijk voor teams die op afstand werken. Door de mogelijkheden voor realtime samenwerking kunnen teamleden aan de slag alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden, ook als ze in verschillende delen van het land of verschillende landen werken.
• Kostenefficiënt. Voor cloudopslag gelden doorgaans vaste kosten in de orde van $5-$15 per maand. Vergelijk dat maar eens met de kosten van aanschaf, licentiëring, hosten, bijwerken en onderhouden van een server. En vergeet niet dat je de server nog moet beveiligen tegen hackers en malware.
• Veiligheid. Achtenvijftig procent van de cyberaanvallen is gericht op kleine bedrijven. Cloudopslagservices bieden hiervoor een oplossing. De meeste services beschikken over robuuste veiligheidsmaatregelen die kwaadwillenden tegengaan – denk aan bestandsversleuteling, controle op inbreuk en tweeledige verificatie. De beste opslagplatforms bieden zelfs detectie en herstel van ransomware. Cloudopslag biedt meer gemoedsrust dan opslag op een desktopcomputer of een lokale server.
• Bescherming. Hoewel cloudopslag niet expliciet bedoeld is als back-upoplossing voor al je systemen, worden van alle bestanden die je opslaat wel back-ups gemaakt en worden je bestanden goed beschermd.

Hoe
evalueer je cloudopslag voor kleine bedrijven?

Als je op zoek bent naar
een cloudopslagservice, heeft de markt veel opties
te bieden.

Kies een service die het volgende biedt:

• Krachtige beveiliging. Zoek
  een cloudopslagoplossing die versleuteling biedt tijdens opslag
  en verzending, virusscans, versiegeschiedenis en optionele tweeledige
  verificatie tijdens de aanmelding. Bescherming tegen hackers en malware
  is cruciaal. Let op rollen en machtigingen waarmee teamleden alleen de bestanden zien die voor hen bedoeld zijn.
• Tools voor samenwerking.
  Werknemers zijn enthousiast over cloudopslag om op kantoor,
  op afstand en onderweg met hun telefoon te kunnen werken. Je opslagservice moet beschikken
  over bestandsdeling, mogelijkheden voor samenwerking in realtime
  en een app waarmee je overal bestanden kunt openen en bewerken.
• Gebruiksvriendelijkheid.
  Tot slot moet je cloudopslagservice gemakkelijk in het gebruik zijn. Als een oplossing niet intuïtief is, krijg je mogelijk te maken met weerstand onder de werknemers.
• Kosten. De meeste
  leveranciers bieden prijzen die variëren van $5 tot $12 per werknemer per maand. Die
  kosten omvatten doorgaans niet alleen cloudopslag maar ook een bundel met apps
  voor bijvoorbeeld e-mail, spreadsheets, tekstverwerking, notities en chat/vergaderingen.

Moet
je een persoonlijke of zakelijke opslagaccount nemen?

Bij het kiezen van
een leverancier zul je nog één vraag moeten beantwoorden. Moet je een
persoonlijke of een zakelijke account nemen?

Een zakelijke
account is de beste keuze. Dit geldt met name als je een klein
bedrijf hebt. Deze accounts bieden extra’s zoals:

• Regelaars voor
  beheerders
• Verbeterde mogelijkheden
  voor samenwerking
• Verbeterde
  beveiliging
• Extra
  of onbeperkte opslag
• Verbeterde
  ondersteuning

Een zakelijke account zal je zeker helpen cloudopslag optimaal te benutten.