This is the Trace Id: 8179c28e83ce50c9fbd02e007ed6e658
Overslaan naar hoofdinhoud Inhoudsbeheer Beheer van digitale middelen Documentbeheer Inhoudsbeheer voor ondernemingen Content management op schaal Gegevensretentie Inhoudsbeheer Community Hub Copilot voor Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365-archief Microsoft 365-back-up OneDrive Ondersteuning Meer Microsoft 365
Een vrouw schrijft op een smartboard.
Inleiding

Gegevensretentiestrategieën voor verbeterde governance

Blijf compliant, bescherm kritieke gegevens en zorg voor snelle herstelmogelijkheden bij gegevensverlies. Ontdek slimme bewaartools die je organisatiebreed kunt inzetten.
Verken Microsoft 365-archief Ontdek Microsoft 365-back-up
Gegevensretentie is het proces waarbij cruciale gegevens voor een vooraf bepaalde periode worden opgeslagen, beschermd tegen gegevenslekken en ingezet ter ondersteuning van compliance en bedrijfscontinuïteit.


Gegevensretentie helpt organisaties compliant te blijven, risico’s te beheersen en efficiënt te opereren. Het integreert met inhoudsbeheer voor ondernemingen (ECM) en documentbeheerystemen (DMS) om opslag en terugvinden van gegevens te optimaliseren.
  • Bepaal bewaartermijnen voor gegevens om compliant te blijven en onnodige opslagkosten te voorkomen.
  • Automatiseer gegevensbeheer met systemen zoals ECM en DMS, zodat bewaren en terugvinden moeiteloos verloopt.
  • Evalueer en actualiseer regelmatig je strategieën voor gegevensretentie om te voldoen aan nieuwe regelgeving en veranderende zakelijke behoeften.
  • Verwijder gegevens veilig zodra deze niet meer nodig is, om gevoelige informatie te beschermen en risico’s te minimaliseren.
  • Train je medewerkers in het gegevensretentiebeleid, zodat iedereen zijn rol kent in het veilig en compliant houden van gegevens.
achtergrond
Gegevensretentie 101

Beheers gegevensretentie

Beveilig je gegevens

Houd je gegevens veilig, compliant en altijd toegankelijk. 
Een vrouw zit op een stoel en werkt op een laptop.

Formuleer heldere richtlijnen

Stel de retentieperiode van gegevens vast en wie er toegang toe heeft, wie ze mag bewerken en wie ze mag verwijderen.
Een man zit op een stoel en werkt op een laptop

Ken de retentieperiode

Blijf compliant door gegevens te bewaren zolang de wet dit vereist.
een vrouw gebruikt haar telefoon

Archiveer voor eenvoudige toegang

Bewaar inactieve gegevens veilig, klaar voor audits of juridische doeleinden.
Een man werkt op zijn laptop

Verwijder met vertrouwen

Verwijder verouderde gegevens veilig om de beveiliging te waarborgen.

Belangrijke aspecten van gegevensretentie

Bewaar je gegevens slim voor meer veiligheid en controle


Effectieve gegevensretentie is een essentieel onderdeel van elke gegevensbeheerstrategie. Het garandeert dat gegevens beschermd zijn, voldoen aan regelgeving en snel toegankelijk zijn wanneer nodig.

Beleid voor gegevensretentie
Een beleid voor gegevensretentie bepaalt hoe lang gegevens worden bewaard en wie toegang heeft, mag bewerken of verwijderen. Het omvat metadata-standaarden, goedkeuringswerkstromen en wijst rollen toe aan teams zoals IT en compliance. Door deze beleidsregels te monitoren en automatiseren, wordt compliance gewaarborgd en risico’s beperkt.

Gegevensretentieperiode
De retentieperiode bepaalt hoe lang gegevens bewaard moeten worden, gebaseerd op gevoeligheid en wettelijke vereisten. Het instellen van juiste retentieperiodes helpt organisaties compliant te blijven, risico’s te beheersen en belangrijke gegevens beschikbaar te houden voor audits of juridische doeleinden.

Gegevensarchivering
Gegevensarchivering slaat informatie op voor langdurig gebruik en eenvoudige terugvindbaarheid. Met gecentraliseerde opslag, duidelijke indexering en metagegevens kunnen organisaties efficiënt gegevens benaderen voor audits of juridische doeleinden, ondersteund door DMS- of ECM-oplossingen.

Gegevensverwijdering
Na afloop van de retentieperiode zorgt veilige verwijdering ervoor dat verouderde gegevens definitief en veilig worden verwijderd. Het afstemmen van back-ups op retentiebeleid is cruciaal om te voorkomen dat gevoelige informatie langer wordt bewaard dan nodig, wat compliance en veiligheid versterkt.
blauwe achtergrond
Oplossingen

Oplossingen voor gegevensarchivering en back-ups

Microsoft 365 biedt krachtige oplossingen voor gegevensbescherming en -herstel, inclusief samenwerkingshulpmiddelen en langdurige archivering en gegevensback-up. 

Microsoft 365-archief

Bewaar inactieve gegevens in SharePoint met kosteneffectieve en conforme koude opslag. Zorg voor naleving van regelgeving terwijl je gegevens veilig en toekomstbestendig toegankelijk blijven. 
Meer informatie

Microsoft 365-back-up

Bescherm je gegevens met een betrouwbare back-upoplossing voor snelle herstelmogelijkheden, zodat je bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft en verloren of beschadigde gegevens snel hersteld kunnen worden. 
Meer informatie

SharePoint in Microsoft 365

Deel, beheer en vind inhoud moeiteloos met SharePoint, geïntegreerd met Microsoft 365-back-up en Archief voor veilige en altijd toegankelijke gegevens. 
Meer informatie

Waarom is gegevensretentie belangrijk voor bedrijven? 

Bescherm de toekomst van je gegevens


Gegevensretentie is een cruciale strategie voor naleving, bescherming en operationele efficiëntie. Duidelijke retentiebeleidsregels helpen organisaties veilig te blijven, snel te herstellen en gegevens effectief te beheren.

Wettelijke compliance
Gegevensretentie zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan wettelijke vereisten zoals HIPAA, GDPR en SOX. Door gegevens gedurende de verplichte periode veilig op te slaan, blijf je compliant en voorkom je kostbare boetes.

Risicobeheer en gegevensbescherming
Met de juiste retentiebeleidsstrategieën ben je beschermd tegen gegevensverlies, ransomware en onbedoeld verwijderen. Back-upoplossingen en gestructureerde bewaartermijnen zorgen voor snel herstel bij incidenten en houden cruciale gegevens veilig.

Efficiënte opslag en terugvinden van inhoud
Een duidelijk bewaarbeleid stroomlijnt het opslaan, archiveren en terugvinden van gegevens. Door gegevens te categoriseren en retentietermijnen vast te leggen, bespaar je tijd en middelen en garandeer je snelle toegang tot essentiële inhoud.

Verbeterde inhoudsgovernance
Duidelijke regels voor gegevensretentie versterken verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Gedefinieerde rollen en -werkstromen zorgen voor consistent beheer en toezicht, wat leidt tot betere beveiliging en efficiëntere processen.

Nalevingsvereisten voor gegevensretentie

Voldoe aan wettelijke eisen en bescherm je bedrijf
 

Naleving is essentieel om te garanderen dat gegevens correct worden opgeslagen, beschermd en verwijderd. Regelgeving bepaalt hoe lang verschillende soorten gegevens bewaard moeten worden, hoe ze beschermd moeten worden en wanneer ze veilig verwijderd moeten worden. Niet-naleving kan leiden tot boetes, reputatieschade en beveiligingsrisico's.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR)
  • Dit geldt voor elke organisatie die gegevens van Europese Unie (EU)-burgers verwerkt. 
  • Persoonsgegevens mogen alleen bewaard worden zolang dat nodig is voor het oorspronkelijke doel. 
  • Organisaties moeten retentietermijnen duidelijk vastleggen in een beleid. 
  • Persoonsgegevens moeten veilig worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. 
California Consumer Privacy Act (CCPA) / California Privacy Rights Act (CPRA)
  • Van toepassing op de wetgeving van de staat Californië. 
  • Organisaties moeten hun beleid voor gegevensretentie en de categorieën persoonsgegevens die ze verzamelen openbaar maken. 
  • Consumenten hebben het recht om verwijdering van hun persoonsgegevens te verzoeken. 
  • Organisaties moeten verzoeken tot verwijdering binnen vastgestelde termijnen uitvoeren. 
De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Van toepassing op de federale wetgeving van de Verenigde Staten. 
  • Zorgorganisaties moeten medische dossiers en beschermde gezondheidsinformatie (PHI) minimaal zes jaar bewaren. 
  • PHI moet veilig worden verwijderd zodra het niet meer nodig is. 
Sarbanes–Oxley Act (SOX)
  • Van toepassing op de federale wetgeving van de Verenigde Staten. 
  • Beursgenoteerde bedrijven moeten financiële en administratieve gegevens minimaal zeven jaar bewaren. 
  • Gegevens moeten na afloop van de bewaartermijn veilig worden verwijderd.
Federal Trade Commission (FTC) Act
  • Van toepassing op de federale wetgeving van de Verenigde Staten. 
  • Gegevens moeten een "redelijke periode" worden bewaard om het beoogde doel te bereiken. 
  • PHI moet veilig worden verwijderd zodra het niet meer nodig is.
Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA)
  • Van toepassing op de federale wetgeving van de Verenigde Staten. 
  • Financiële instellingen moeten gegevens (zoals klantinformatie) minimaal vijf jaar bewaren. 
  • Instellingen moeten zorgen voor veilige verwijdering van klantgegevens zodra die niet meer nodig zijn.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
  • Van toepassing op de federale wetgeving van de Verenigde Staten. 
  • Dossiers moeten informatie bevatten over werknemers, het type incident en de verleende behandeling. 
  • Werkgevers zijn verplicht om werkgerelateerde verwondingen en ziekten minimaal vijf jaar te registreren. 
  • Blootstellingsgegevens van gevaarlijke stoffen (zoals asbest of lood) moeten gedurende 30 jaar worden bewaard.
Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
  • Geldt voor particuliere organisaties in heel Canada, behalve in provincies met vergelijkbare wetgeving. 
  • Individuen hebben het recht hun persoonlijke gegevens in te zien en correcties aan te vragen. 
  • Persoonlijke gegevens mogen alleen worden bewaard zolang dat nodig is voor het oorspronkelijke doel van verzameling. 
  • Organisaties moeten duidelijke bewaarbeleidslijnen opstellen en persoonsgegevens veilig verwijderen zodra ze niet langer nodig zijn.
 

Ontwikkel je eigen beleid voor gegevensretentie

  1. Voer eerst een gegevensaudit uit
    Identificeer en classificeer gegevens op type en gevoeligheid.
  2. Bepaal retentietermijnen
    Stem deze retentietermijnen af op regelgeving (zoals HIPAA of GDPR) en onderscheid korte- en langetermijnbehoeften.
  3. Stel regels op voor opslag en verwijdering
    Definieer procedures voor veilige opslag, archivering en verwijdering van gegevens.
  4. Wijs rollen toe
    Maak eigenaarschap en verantwoordelijkheden helder binnen en tussen teams.
  5. Train en automatiseer
    Informeer teams en automatiseer de naleving van het beleid, bijvoorbeeld via meldingen en geplande verwijderingen.
  6. Monitor de prestaties om deze te verbeteren
    Voer regelmatig audits uit en actualiseer het beleid bij veranderende regelgeving en behoeften.
blauwe achtergrond
Bewaarbeleid

Hoe je een effectief bewaarbeleid opstelt en implementeert

Een gedegen bewaarbeleid is cruciaal voor compliance en gegevensbeveiliging. Volg deze stappen om het beheer, de opslag en de verwijdering van gegevens zo in te richten dat risico’s worden beperkt en aan wettelijke eisen wordt voldaan.

Stap 1: audit bestaande gegevens

Breng in kaart welke gegevens je organisatie bezit en classificeer deze op type en gevoeligheid. Dit helpt prioriteiten te stellen voor bewaring en zorgt voor naleving van regelgeving.

Stap 2: bepaal de bewaartermijnen

Stel bewaartermijnen vast op basis van wettelijke vereisten (zoals HIPAA, SOX en GDPR). Definieer duidelijk korte- en langetermijnbehoeften om onnodige bewaring te voorkomen. 

Stap 3: stel procedures op voor opslag, archivering en verwijdering

Bepaal veilige methoden voor opslag, archivering en verwijdering van gegevens. Zorg dat back-upsystemen aansluiten op het verwijderingsbeleid om gevoelige informatie te beschermen. 

Stap 4: wijs rollen en verantwoordelijkheden toe

Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor het bewaarbeleid binnen IT-, compliance- en business-teams. Wijs verantwoordelijkheden toe om naleving van het beleid te waarborgen.

Stap 5: train teams en integreer met werkstromen

Train teams in het classificeren, opslaan en verwijderen van gegevens. Automatiseer de naleving van het beleid met meldingen en geplande verwijderingen voor consistentie. 

Stap 6: monitor, evalueer en verbeter

Voer regelmatig audits en reviews uit om het beleid actueel te houden met nieuwe regelgeving. Werk het beleid bij waar nodig om te blijven voldoen aan de regels.

Bouw een robuuste gegevensretentiestrategie voor verbeterde governance

Stel regels op die jouw gegevens effectief beschermen


Een sterke strategie voor gegevensretentie is onmisbaar voor het waarborgen van compliance, bedrijfscontinuïteit, risicobeheersing en kostenbesparing. Met duidelijke beleidslijnen en betrouwbare systemen kan jouw organisatie data efficiënt beheren, voldoen aan regelgeving en operationele risico’s minimaliseren.


Waarom investeren in krachtige gegevensretentiepraktijken?
  • Compliance - zorgt voor naleving van regelgeving zoals HIPAA, GDPR en SOX. 
  • Bedrijfscontinuïteit - beschermt cruciale gegevens zodat je organisatie ook bij verstoringen soepel blijft draaien. 
  • Risicobeheersing - vermindert de kans op gegevenslekken en -verlies. 
  • Kostenbesparing - voorkomt onnodige opslag- en verwerkingskosten.
De kerncomponenten van een gegevensretentiestrategie
  • Duidelijke beleidslijnen - bepaal hoe lang gegevens worden bewaard, wie verantwoordelijk is en hoe de gegevens worden beschermd. 
  • Governance - stel processen in voor toegangsbeheer, audits en verantwoording. 
  • Veilige opslag en archivering - bescherm gegevens met betrouwbare en conforme opslagoplossingen. 
  • Betrouwbare back-upstrategieën - zorg dat gegevens snel hersteld kunnen worden bij verlies of beschadiging.
Naarmate regelgeving verandert, moeten organisaties hun gegevensretentiebeleid regelmatig bijstellen om gegevens op grote schaal te beheren en compliant te blijven. Een proactieve aanpak garandeert dat je strategie effectief blijft en aansluit bij de geldende wet- en regelgeving.

Bronnen

Vrouw die een laptop gebruikt.
Gegevensopslag

Bewaar inactieve gegevens veilig in SharePoint

Zorg dat je gegevens veilig, eenvoudig toegankelijk en compliant zijn, terwijl je tegelijkertijd kosten optimaliseert.
  • Kostenbesparende koude opslag voor inactieve gegevens
  • Voldoen aan wettelijke normen
  • Eenvoudige toegang voor audits en juridische blokkades
Meer informatie
Een man en een vrouw bespreken iets met een laptop.
Oplossing

Oplossingen voor content management

Ontvang complete content-managementoplossingen voor het organiseren, opslaan en beveiligen van je bedrijfsgegevens.
Meer informatie
Een man en een vrouw die naar een tablet kijken.
Blog

Digitaal activabeheer

Ontdek hoe digitaal activabeheer jouw organisatie helpt waardevolle inhoud efficiënter op te slaan en te organiseren.
Lees het blog
Een man met een boodschappenlijst
Blog

Cloudopslag voor kleine bedrijven

Ontdek de best practices voor cloudopslag die kleine bedrijven helpen kosten te besparen en effectief te groeien.
Lees het blog
Twee mannen die in gesprek zijn.
Blog

Gegevensbeheer voor ondernemingen

Leer de belangrijkste principes en werkwijzen van gegevensbeheer om bedrijfsgegevens effectief te beveiligen en beheren.
Lees het blog
Terug naar de sectie met aanvullende bronnen

Veelgestelde vragen

  • Een beleid voor gegevensretentie bestaat uit regels en richtlijnen die bepalen hoe lang een organisatie gegevens bewaart, op welke manier deze wordt opgeslagen en wanneer deze wordt verwijderd of gearchiveerd. Dit beleid zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan wettelijke verplichtingen en gegevens efficiënt beheert door alleen noodzakelijke informatie te bewaren en verouderde of overbodige inhoud veilig te verwijderen.
  • Zodra gegevens het einde van de bewaartermijn bereiken, moeten deze veilig worden verwijderd of gearchiveerd. Veilige verwijdering voorkomt dat gevoelige informatie toegankelijk blijft, terwijl archivering wordt toegepast voor gegevens die bewaard moeten blijven voor compliance of toekomstige referentie. Regelmatige audits en geautomatiseerde systemen helpen deze processen te waarborgen en zorgen ervoor dat gegevens niet langer dan noodzakelijk wordt bewaard.
  • Zo implementeer je een beleid voor gegevensretentie om te voldoen aan wet- en regelgeving:

    1. Audit bestaande gegevens - identificeer en classificeer gegevens op type en gevoeligheid.
    2. Bepaal bewaartermijnen - stem de bewaartijden af op relevante regelgeving zoals HIPAA, GDPR of SOX.
    3. Stel opslag- en verwijderingsprocedures vast - definieer veilige opslagmethoden, archiveringsprocessen en verwijderpraktijken. 
    4. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe - maak duidelijk wie er verantwoordelijk is binnen IT, compliance en businessteams.
    5. Voer regelmatige beoordelingen uit - audit en update het beleid periodiek om aan te sluiten bij veranderende regelgeving.
  • Inhoudgovernance omvat het beleid en de processen die bepalen hoe gegevens en inhoud binnen een organisatie worden beheerd, benaderd, opgeslagen en verwijderd. Het garandeert dat gegevens beschermd zijn, voldoen aan regelgeving en snel toegankelijk zijn wanneer nodig. Goede governance betekent het vastleggen van duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en werkstromen voor veilig gegevensbeheer.
  • Inhoud-back-up is het proces van het maken en opslaan van kopieën van gegevens om verlies of beschadiging te voorkomen. Back-upstrategieën zorgen ervoor dat belangrijke inhoud kan worden hersteld bij gegevensverlies door systeemfouten, cyberaanvallen (zoals ransomware) of per ongeluk verwijderen. Het is een essentieel onderdeel van gegevensbewaringsstrategieën om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. 
  • Inhoudsarchivering betekent het opslaan van inactieve of oudere gegevens die niet meer actief worden gebruikt, maar wel bewaard moeten blijven voor compliance, juridische of historische doeleinden. Archivering zorgt ervoor dat gegevens veilig worden opgeslagen en toegankelijk blijven voor audits of juridische procedures, zonder onnodige ruimte in actieve systemen in te nemen. Dit gebeurt vaak via veilige, conforme opslagoplossingen zoals SharePoint of cloudgebaseerde platforms.

Microsoft 365 volgen

Surface Pro Surface Laptop Copilot verkennen Microsoft 365 Bekijk Microsoft-producten Windows 11-apps Accountprofiel Downloadcentrum Ondersteuning Microsoft Store Terugzendingen Bestelling traceren Recyclage Commerciële garanties Microsoft Education Apparaten voor het onderwijs Microsoft Teams for Education Microsoft 365 Education Office Education Educator-training en -ontwikkeling Aanbiedingen voor studenten en ouders Azure voor studenten
Microsoft AI Microsoft Beveiliging Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Copilot Microsoft Teams Midden- en kleinbedrijf Microsoft-ontwikkelaar Microsoft Learn Ondersteuning voor AI-marketplace-apps Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softwarebedrijven Visual Studio Vacatures Privacy bij Microsoft Investeerders
Nederlands (Nederland) Privacy van consumentenstatus Contact opnemen met Microsoft Privacy Cookies beheren Gebruiksvoorwaarden Handelsmerken Over onze advertenties EU Compliance DoCs