5 rodzajów narzędzi współpracy, które podnoszą produktywność

Każda firma opiera się na dobrej pracy zespołowej. Współpraca ma znaczenie kluczowe niezależnie od tego, czy sprzedajesz kwieciste wzory czy tworzysz nową aplikację na smartfony. Ale dobra współpraca wymaga dobrej komunikacji. A jakość tej komunikacji, na co wskazują badania, jest ceniona znacznie wyżej niż jej ilość. 

Niestety współpraca w zespołach często nie funkcjonuje najlepiej… Zwłaszcza, kiedy członkowie zespołu: 

  • Nie mają wspólnej wizji ani celów
  • Nie mają uzgodnionego podziału obowiązków, co prowadzi do dublowania pracy
  • Nie komunikują się ze sobą lub nie ufają sobie nawzajem (szczególnie kiedy nie mają ze sobą kontaktu bezpośredniego) 
  • Nie mają możliwości wpływania na decyzje czy zmiany w projekcie 
  • Nie są zachęcani do innowacji ani omawiania nowych pomysłów (zbyt częste burze mózgów mogą utrudniać pracę).

Nieskuteczność współpracy nie tylko przygnębia pracowników,  ale z badań wynika również , że firmy stawiające na współpracę pięć razy częściej odnoszą sukcesy… Zwłaszcza kiedy pracownicy dążą do wspólnego celu. 

Jak zadbać o to w Twojej firmie?

Obecnie na rynku dostępne są różne narzędzia do współpracy online ułatwiające pracownikom komunikację i synchronizację zadań. Odpowiedni dobór tych narzędzi zależy więc od indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Oto kilka przykładów…

1. Narzędzia do zarządzania projektami i monitowania postępu prac 

 Niezależnie od tego, czy zajmujesz się organizacją ślubów, czy projektowaniem witryn internetowych, Twój projekt z pewnością wymaga zaangażowania wielu osób i koordynacji ich pracy. Na szczęście na rynku dostępne są narzędzia do zarządzania projektami pomagające w skutecznym rozplanowaniu poszczególnych etapów i zadań. 

Korzyści:

  • Kierownik projektu jest zorganizowany, a pozostali członkowie zespołu wiedzą co i kiedy należy zrobić

Przykład: Firma eventowa organizuje dużą imprezę. Zamiast tonąć w e-mailach i odpowiadać poszczególnym wykonawcom na pytania, kierownik projektu może utworzyć harmonogram na centralnej platformie, przypisywać na nim zadania, obliczać koszty i tworzyć wizualizacje stanu ogólnego poszczególnych ruchomych elementów planu.

Zalety pracy online

Członkowie zespołu mogą logować się w centralnej lokalizacji wirtualnej i zgłaszać ukończenie zadań lub wysyłać uwagi, by wszystko toczyło się szybko i sprawnie. 

2. Konferencje wideo budują relacje

Załóżmy, że musisz odbyć ważne spotkanie, ale połowa zespołu jest poza biurem w delegacji albo pracuje zdalnie. Konferencje wideo pozwalają zebrać wszystkich w atmosferze spotkania bezpośredniego bez dodatkowych kosztów i planowania. 

Korzyści:

  • Lepsza współpraca w zespole
  • Lepsze relacje w zespołach zdalnych
  • Niższe koszty podróży

Przykład: W firmie tworzącej oprogramowanie trzeba omówić kilka dużych projektów, ale członkowie zespołu są w trzech różnych biurach rozsianych po całym kraju. Zamiast niekończącej się wymiany e-maili czy połączenia konferencyjnego, które nie służą utrzymaniu koncentracji, zespół może spotkać się w wirtualnym pomieszczeniu i omówić konkretne problemy twarzą w twarz. Zostało bowiem dowiedzione, że spotkania bezpośrednie sprzyjają produktywności i zwiększają zaangażowanie.

Zalety pracy online

Podczas konferencji wideo można również udostępniać członkom zespołu dane, dokumenty i prezentacje w czasie rzeczywistym. Można też bez trudu nagrać spotkanie i wysłać je tym, którzy nie mogli w nim uczestniczyć. 

3. Czat biurowy ułatwia pracę 

Niekiedy najlepiej jest po prostu szybko zadać pytanie i szybko otrzymać na nie odpowiedź. Dzięki narzędziom do komunikacji błyskawicznej dla biur Twoi pracownicy mogą szybko rozwiązywać napotykane problemy.

Korzyści:

  • Ograniczenie liczby e-maili
  • Przyspieszenie procesu komunikacji
  • Szybsze kończenie projektów 

Przykład: Niewielka kancelaria prawnicza nagle musi obsłużyć wielu nowych klientów. Adwokaci muszą szybko przekazać część zadań stażystom i innym członkom zespołu. Żeby informacje nie ginęły w archiwum poczty e-mail, firma może wdrożyć czat do komunikacji indywidualnej i grupowej, co powinno przyspieszyć wiele spraw.

Zalety pracy online

Członkowie zespołu mogą porozumiewać się ze sobą z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Narzędzia do komunikacji błyskawicznej pozwalają także na udostępnianie ekranu do szybkiego podejmowania decyzji. Z kolei funkcja zapisywania historii czatów ułatwia prześledzenie rozumowania, które doprowadziło do podjęcia danej decyzji. 

4. Sprawdzanie dokumentów w czasie rzeczywistym ogranicza opóźnienia

Zapomnij o niekończących się łańcuchach wiadomości e-mail pełnych załączników i zawiłych zmian, o których nikt Ci wcześniej nie powiedział. Dzięki edycji dokumentów w czasie rzeczywistym Twój zespół może równocześnie współtworzyć ten sam dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny czy prezentację w programie PowerPoint.

Korzyści:

  • Mniejsze zamieszanie
  • Szybsze reagowanie na zapytania
  • Ograniczenie liczby e-maili

Przykład: Agencja reklamowa pracuje nad ofertą wymagającą licznych konsultacji, edycji i zmian. Możliwość zapisania oferty online i wspólnej pracy nad nią oznacza, że każdy widzi, co robią pozostali, może śledzić proponowane zmiany i błyskawicznie reagować na zgłaszane uwagi. 

Zalety pracy online 

Członkowie zespołu mogą być rozrzuceni po różnych biurach, a mimo to mogą edytować dokument razem z pozostałymi w czasie rzeczywistym. Przetwarzanie danych w chmurze ogranicza opóźnienia i pozwala wszystkim współtworzyć projekt.  

5. Pamięć w chmurze z kontrolą wersji ułatwia organizację pracy

Przechowywanie projektów i  dokumentów w chmurze to najprostszy sposób na udostępnienie ich wszystkim, którzy tego potrzebują — o każdej porze i z każdego miejsca na świecie. Daje to możliwość współpracy w czasie rzeczywistym, ale również błyskawicznego dołączenia do projektu online, znalezienia konkretnej wersji i, w razie potrzeby, zapisania kopii przed wysłaniem uwag. 

Korzyści:

  • Oszczędność czasu
  • Ograniczenie liczby e-maili
  • Przechowywanie wszystkich wersji pliku w centralnej lokalizacji 

Przykład: Organizacja non-profit pracuje nad prezentacją obejmującą wszystkie najnowsze badania dotyczące głodu w Ameryce. Członkowie zespołu mogą wspólnie tworzyć dokument, będąc poza biurem, bez usuwania pracy innych osób ani szukania konkretnej wersji dokumentu. 

Zalety pracy online 

Przechowywanie prezentacji w centralnej lokalizacji ułatwia wymianę uwag i uporządkowanie wszystkich wersji.

Za pomocą jednego lub kilku z tych  narzędzi do współpracy w zespole możesz istotnie podnieść wydajność niezależnie od tego, nad czym pracujesz. A kiedy interakcja w zespole jest nieskomplikowana, dużo łatwiej wytwarza się więź między jego członkami i wszyscy osiągają lepsze wyniki pracy. 

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.