This is the Trace Id: 78429fab378e6ea1ac90322ef7548169

Tworzenie dokładniejszych osi czasu projektów w siedmiu krokach

Dwie kobiety siedzące i dyskutują o czymś wyświetlanym na ekranie komputera

Niezależnie od tego, czy pracujesz w ramach projektu kaskadowego, czy realizowanego metodą Agile, utworzenie początkowej osi czasu projektu stanowi unikatowe wyzwania.  

 

Z jednej strony projekty kaskadowe są zwykle sztywne zarówno w strukturze, jak i w harmonogramie, co pozwala uzyskać wysokiej jakości szacowanie z góry. Z drugiej strony projekty realizowane metodą Agile zależą od elastyczności i skomplikowanych przebiegów pracy, co oznacza, że menedżerowie muszą spróbować i radzić sobie z nieuniknionymi falami zmian. W obu przypadkach utworzenie rozsądnej osi czasu projektu jest krokiem tworzenia lub przerywania na wczesnych etapach projektu.  

 

Poniższa lista kontrolna może ułatwić menedżerom i właścicielom projektów przygotowanie się na każdą ewentualność — od utworzenia pierwszego zadania projektu po planowanie rund zatwierdzania i ograniczania ryzyka związanego z projektem. 

1. Jak mój cel końcowy dzieli się na poszczególne zadania? 

Pierwszym krokiem do utworzenia kompleksowej osi czasu jest rozpoczęcie segmentowania projektu w dół. Wykonaj ostateczny cel i zacznij od końca, aby zmapować poszczególne zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć ten cel. Zacznij tylko od kluczowych punktów, a następnie przeprowadź kolejne oczyszczanie osi czasu, aby tworzyć coraz bardziej szczegółowe momenty między nimi. 

W zależności od metodologii projektu te mniejsze punkty kontrolne mogą grupować się w sekwencje, które ostatecznie stają się przebiegami. Projekty kaskadowe będą głównie formułować swoją strukturę z większej liczby kluczowych punktów makr.

2. Ile czasu jest potrzebne na każde zadanie? 

Po pełnym zmapowaniu zadań rozpocznij tworzenie warstw w przewidywanym czasie wymaganym do ich ukończenia. W zależności od platformy, na której tworzysz oś czasu, może ona zacząć wyglądać jak tradycyjny wykres Gantta — i właśnie o to chodzi. Terminy „oś czasu zarządzania projektami” i wykres Gantta często mogą być używane zamiennie, chociaż nie wszystkie osie czasu projektu muszą być w formacie Gantta. 

Wiedza o tym, ile czasu zajmie każde zadanie, może również pomóc sprawnym menedżerom ocenić łączną liczbę przebiegów wymaganych przez projekt. Nawet jeśli data zakończenia realizacji projektu jest najważniejszym czynnikiem, pamiętaj o rozpoczęciu zestawiania kalkulacji czasu i pracy od zespołów odpowiedzialnych za każde zadanie. Później ułatwi to zmierzenie potrzeb osi czasu projektu względem rzeczywistości jego wykonania

3. Jaki jest klucz dostarczany dla każdego zadania? 

Kroki 1 i 2 dotyczą przede wszystkim tworzenia i wizualizowania osi czasu projektu. Od tego momentu proces przesuwa się bardziej do planowania weryfikacji i logistyki — ożywianie harmonogramu z realiami, którymi trzeba będzie się zająć, aby go osiągnąć. 

Rozpocznij od zidentyfikowania kluczowych elementów dostarczanych dla każdego zadania lub przebiegu; użyj procesu podobnego do kroku 1, wykonując stopniowe czyszczenie osi czasu w celu zidentyfikowania coraz bardziej szczegółowych elementów dostarczanych. Im dokładniejsza lista elementów dostarczanych, tym bardziej znacząca będzie zgoda zespołów projektowych na uzgodnione cele.  

4. Jakie są zależności mojego zadania? 

Mężczyzna trzyma tablet i rozmawia ze znajdującymi się w pomieszczeniu czterema osobami, z których dwie mają założone pomarańczowe kamizelki.

Wypróbuj bezpłatnie program Microsoft Project

Wypróbuj program Microsoft Project przez jeden miesiąc bezpłatnie
DOWIEDZ SIĘ JAK

Uniwersalną prawdą w zarządzaniu projektami jest to, że każdy projekt jest przeznaczony do zmiany. Zakresy, zasoby i osie czasu często przesuwają cele, a menedżerowie projektów mogą planować tylko tak daleko. 

 

Mogą jednak oflagować zadania lub cele zależne od innych kroków w procesie. Dzięki temu wszystkie strony są świadome podrzędnych skutków zmian nadrzędnych. 

 

Większość narzędzi do zarządzania projektami umożliwia użytkownikom połączenie jednego zadania z drugim, co ułatwia symulowanie efektu zgrywania pominiętego terminu ostatecznego. Mimo że sztywny charakter osi czasu projektu kaskadowego nadaje temu krokowi dodatkową wagę, zidentyfikowanie zależności może pomóc sprawnym menedżerom w dalszym przekształceniu pracy, która przechodzi do każdego przebiegu.   

5. Jakiego rodzaju godziny i zasoby są dostępne do wykonania każdego zadania? 

 W kroku 2 utworzono czas potrzebny na ukończenie podstawowych zadań projektu. a teraz nadszedł czas, aby wykorzystać kalkulacje czasu i zasobów zestawionych przez kierowników zespołów. Wiedza, że określone zadanie powinno zająć pięć dni, to jedna sprawa. Jednak lider dyscypliny, który nie może zatwierdzić godzin pracy zespołu stanowiących pięć dni, jest oczywiście czynnikiem komplikującym. Uzgadnianie tych dwóch punktów danych pomoże zidentyfikować możliwe problemy lub potrzeby zewnętrznych wykonawców.  

6. Kto jest odpowiedzialny za wykonywanie każdego zadania? 

Częścią przydzielania dostępnych zasobów jest dołączanie osób lub zespołów do określonych zadań. Ten krok to coś więcej niż tylko inteligentne sporządzanie notatek: Pomaga również uczestnikom projektu i osobom podejmującym decyzje uzyskanie ogólnego podglądu poziomu, którego liderzy firmy będą potrzebować do ukończenia projektu. 

Im szybciej będzie można zablokować kluczowe osoby w celu uzyskania odrębnych elementów dostarczanych, tym lepiej. Liderzy zespołów zazwyczaj częściej traktują szacowanie zasobów poważnie, jeśli ich konkretne zasoby zostaną dołączone do podstawowej dokumentacji. Ten krok może również pomóc w zidentyfikowaniu obszarów, w których przekazanie pracy jest szczególnie wrażliwe zarówno w przypadku metod kaskadowych, jak i Agile.

7. Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie poszczególnych zadań lub grup zadań? 

Może to być prawie punkt podrzędny kroku 6, ale istnieje różnica między szczegółowymi informacjami o tym, kto wykona zadanie, a kto zatwierdzi element dostarczany. 

W wielu przypadkach zatwierdzenia muszą pochodzić od uczestników projektu, którzy są znacznie oddaleni od codziennego wykonywania, lub od co najmniej grup multidyscyplinarnych, które będą musiały przeglądać sekwencyjnie. Przedstawianie tych potencjalnie skomplikowanych kroków zatwierdzania jest kluczowym punktem dla wielu projektów — przegląd rund wykraczających poza przydzielony zespół może spowodować wstrzymanie realizacji projektu.  

 Osie czasu projektu są kluczowym elementem każdego planu projektu. Nie tylko ustalają szczegóły dotyczące realizacji projektu lub inicjatywy produktu, ale także pomagają ocenić projekt jako całość, udostępniając kluczowe opinie dotyczące dziedziny, które mogą pomóc uczestnikom projektu w ustaleniu realistycznych oczekiwań co do tego, co można, a czego nie można wykonywać.  

Podobnie jak w przypadku wielu dokumentów projektu, osie czasu są przeznaczone do przejścia zarówno planowanych, jak i nieplanowanych poprawek. Ta wskazówka polega na upewnieniu się, że te poprawki są zarządzane w taki sam sposób, jak pierwotny harmonogram: za pośrednictwem starannie zebranych informacji. Niezależnie od tego, czy używasz metodologii kaskadowej, czy metody Agile, jakość tych informacji jest podstawowym składnikiem niezawodności osi czasu projektu.  

 

Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie działalności biznesowej, jej prowadzenie i dalszy rozwój.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Kup teraz

Powiązana zawartość

Produktywność

Pięć typów narzędzi do współpracy zwiększających produktywność

Przeczytaj więcej
Produktywność

Ustalanie celów a planowanie celów: Opracowywanie fundamentów stałego rozwoju firmy

Przeczytaj więcej
Produktywność

Nowoczesne rozwiązania punktów końcowych: Czym one są i dlaczego są potrzebne

Przeczytaj więcej
Produktywność

Uwalnianie potencjału: Jak narzędzia AI zwiększające produktywność zmieniają pracę

Przeczytaj więcej
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.

Obserwuj platformę Microsoft 365