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Uma mulher a segurar um portátil

Um guia para a gestão de documentos

Quer seja uma pequena ou uma grande empresa, a gestão de documentos é indispensável para evitar que ficheiros e dados importantes se percam.
Explorar a gestão de conteúdos

A importância dos sistemas de gestão de documentos

Um sistema de gestão de documentos (DMS) ajuda-o a armazenar, organizar, monitorizar e gerir documentos digitais. É um pilar fundamental para as empresas e afeta tudo, desde a produtividade à conformidade.

Principais conclusões

  • A gestão de documentos é o processo de armazenar, organizar, monitorizar e gerir documentos, tanto em papel como digitais.
  • Um sistema de gestão de documentos (DMS) permite-lhe encontrar a versão mais recente de um ficheiro, partilhar documentos de forma segura, controlar quem os pode ver ou editar e manter registos de auditoria.
  • As soluções de DMS, como o SharePoint e o OneDrive do Microsoft 365, podem ajudar a tornar os fluxos de trabalho mais eficientes, garantir uma maior segurança para documentos confidenciais e melhorar a conformidade regulamentar.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é o processo de armazenar, organizar, monitorizar e gerir documentos, tanto em papel como digitais, para evitar a perda de ficheiros, implementar o controlo de versões e muito mais.

A gestão documental é uma parte essencial da gestão de conteúdos empresariais (ECM), à medida que as organizações aumentam a quantidade de documentos que criam.

O que é um sistema de gestão de documentos (DMS)?

Um sistema de gestão de documentos (DMS) é uma solução centralizada, pesquisável e segura para organizar, monitorizar e atualizar documentos.

Pode pesquisar por palavra-chave, etiquetar ficheiros com metadados e controlar quem tem acesso a quê. Muitas soluções de DMS também se integram com ferramentas de gestão de ativos digitais (DAM) para organizar imagens, vídeos e outros conteúdos multimédia.

Para as empresas, ajuda a melhorar a eficiência operacional e a conformidade regulamentar ao manter os documentos seguros e atualizados.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de documentos?

Um sistema de gestão de documentos apresenta as seguintes funcionalidades:
 
  • captura de documentos: carregue ficheiros diretamente para o DMS, incluindo documentos em papel digitalizados;
  • armazenamento e organização: organize documentos num repositório centralizado utilizando etiquetas de metadados, indexação e uma nomenclatura consistente;
  • recuperação de documentos: pesquise ficheiros por palavra-chave, etiqueta, autor ou conteúdo;
  • segurança e controlo de acessos: monitorize os acessos, defina permissões e utilize a encriptação para proteger os dados; 
  • controlo de versões: mantenha as informações atualizadas com as alterações mais recentes e garanta que todos trabalham no mesmo ficheiro;
  • automação de fluxos de trabalho: defina regras para enviar automaticamente documentos para revisão, aprovação ou arquivo;
  • colaboração: permita que as equipas editem documentos em tempo real, deixem comentários e partilhem feedback.
Soluções do Microsoft 365

Soluções de DMS seguras e eficientes em escala

O Microsoft 365 oferece-lhe tudo o que precisa para gerir o ciclo de vida completo dos documentos. 

SharePoint

Facilita a partilha, a gestão e a localização de documentos em toda a organização. Pode criar sites de equipa, organizar ficheiros com metadados e colaborar em tempo real.
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OneDrive

Aceda e colabore em documentos a partir de qualquer lugar. É ideal para profissionais individuais ou pequenas equipas que precisam de flexibilidade e partilha segura.
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 Arquivo do Microsoft 365

Armazene conteúdos inativos de forma fácil de gerir e em conformidade, mantendo os dados históricos acessíveis.
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Quais são os benefícios de utilizar um sistema de gestão de documentos?

Ferramentas como o SharePoint e o OneDrive simplificam a gestão de documentos, mantendo tudo seguro e em conformidade.

Maior eficiência
Um DMS reduz o tempo despendido a pesquisar ficheiros e a obter aprovações. Com o Microsoft 365, as equipas podem automatizar fluxos de trabalho, etiquetar documentos com metadados e aceder a tudo a partir de um único local.

Colaboração melhorada
As equipas podem coeditar documentos, deixar comentários e controlar alterações em tempo real, o que reduz os erros e mantém os projetos bem encaminhados.

Segurança reforçada
Os ficheiros confidenciais permanecem protegidos graças à segurança integrada. O Microsoft 365 inclui etiquetas de confidencialidade e acesso condicional.

Conformidade regulamentar melhorada
Um DMS ajuda a manter registos de auditoria, políticas de retenção e armazenamento seguro. O Microsoft 365 suporta a cópia de segurança e a governação de conteúdos para manter os seus dados em conformidade e acessíveis.
Processo

O processo de gestão de documentos em 6 etapas

Como as organizações gerem os documentos, desde a criação até à eliminação.

Criação e captura de documentos

Os documentos são criados digitalmente ou capturados a partir de fontes físicas através de digitalização.

Organização e recuperação

Os ficheiros são organizados utilizando etiquetas de metadados e convenções de nomenclatura consistentes. As ferramentas de pesquisa e os filtros facilitam a localização do que necessita.

Armazenamento e segurança

Os documentos são armazenados num repositório centralizado, protegidos por encriptação e controlos de acesso. Os registos de auditoria monitorizam quem acedeu ou editou cada ficheiro.

Acesso, distribuição e colaboração

Os ficheiros são partilhados de forma segura com utilizadores autorizados. As equipas podem coeditar, comentar e controlar alterações em tempo real.

Controlo de versões e aprovação

As alterações são registadas automaticamente, pelo que terá sempre acesso à versão mais recente. Os documentos podem ser encaminhados automaticamente para revisão e aprovação.

Retenção, arquivo e eliminação

Os documentos são mantidos durante o tempo necessário, com base em políticas legais ou comerciais. Após esse período, são arquivados para acesso a longo prazo ou eliminados de forma segura.

Em síntese

Um sistema de gestão de documentos mantém os seus documentos atualizados e seguros. E se já utiliza ferramentas da Microsoft, como o SharePoint, o OneDrive ou o Teams, tem tudo o que precisa para gerir conteúdos em escala.
Um homem de óculos e camisa azul olha para um portátil.
Começar

Microsoft SharePoint

Colabore e partilhe documentos de forma segura em toda a sua empresa.
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Uma mulher de óculos e casaco branco está a trabalhar num computador.
Solução

Gerir conteúdos com o Microsoft 365

Crie, faça a gestão e proteja conteúdos e dados com serviços de gestão de conteúdos baseados em IA em todo o Microsoft 365.
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mulheres com óculos a olhar para o ecrã
Solução

Digitalizar e guardar com o OneDrive

Esqueça o scanner volumoso e converta os seus documentos, recibos, quadros e até documentos de identificação em PDF.
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Produto

Garanta a sua tranquilidade com a Cópia de segurança do Microsoft 365

Vá mais além do que uma simples cópia de segurança, mantenha a sua empresa em funcionamento com uma recuperação rápida.
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Blogue

Leia sobre o editores de documentos

Descubra o que é um editor de documentos e saiba como escolher o editor certo para as suas necessidades específicas.
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Perguntas frequentes

  • Um sistema eletrónico de gestão de documentos (DMS) é um software que ajuda a armazenar, organizar e gerir ficheiros digitais, tais como documentos do Word, PDF e folhas de cálculo. Mantém tudo num único local, facilita a localização de documentos e adiciona funcionalidades como o controlo de versões, permissões de acesso e registos de auditoria.
  • Microsoft 365. Inclui ferramentas como o SharePoint e o OneDrive que ajudam as organizações a armazenar, organizar, partilhar e proteger documentos digitais.
  • A gestão documental foca-se na organização, no armazenamento e no acesso eficiente a ficheiros em várias equipas e sistemas. O controlo de documentos garante que apenas as versões aprovadas e atualizadas dos documentos são utilizadas, aplicando as permissões rigorosas e o rastreio de versões.  
  • Microsoft 365. Inclui o SharePoint e o OneDrive, que ajudam as equipas a armazenar, organizar e colaborar em documentos de forma segura.
  • Comece por identificar as necessidades da sua equipa, tais como armazenamento seguro, controlo de versões ou colaboração. Procure uma solução que se integre com as suas ferramentas existentes, suporte requisitos de conformidade e acompanhe o crescimento do seu negócio. 

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