COVID-19 utiče na živote ljudi širom sveta. Ograničenja putovanja i nova pravila za velika javna okupljanja promenila su dnevne rutine miliona ljudi. Tokom poslednjih nekoliko nedelja, mnoge od mojih kolega i klijenata su mi se obratili sa pitanjem: Kako možemo da pomognemo?
Lili Ženg je moj dobar prijatelj i saradnik koji živi u Šangaju. Sarađivali smo lično u Kini, ali se najčešće sastajemo u usluzi Microsoft Teams. Lili je nedavno poslala pismo regionalnim klijentima o tome šta su ona i njen tim naučili radeći daljinski tokom epidemije. Njeno pismo je inspirisalo naš tim da učini Microsoft Teams besplatno dostupnim kako bi ljudi prešli na daljinski rad tokom ovog teškog vremena. Želim da ga podelim sa ljudima širom sveta koji mogu imati koristi od iskustva našeg šangajskog tima. Nadam se da će vam biti koristan kao i meni.
Daću reč Lili.
Poštovani klijenti,
Zovem se Lili Ženg i ja sam jedan od zaposlenih u korporaciji Microsoft koji živi i radi u Šangaju. Dok epidemija COVID-19 i dalje utiče na milione ljudi ovde u Kini, došlo je do ogromnog porasta daljinskog rada. Kao da je svaka škola, bolnica i preduzeće u Kini sada distribuirana organizacija – makar samo privremeno. Od virusa kao što je COVID-19 do neočekivanih vremenskih nepogoda, postoji mnogo razloga zbog kojih daljinski rad može iznenada da postane neophodan. Želela sam da podelim tri lekcije koje sam naučila u poslednjih nekoliko nedelja, kao i tri lekcije koje smo prikupili od klijenata dok se prilagođavaju daljinskom radu.
Kao i mnogi od vas, počela sam da slušam o virusu u januaru, uglavnom na društvenim mrežama. Ali nisam shvatila koliki bi to bio problem skoro do kineske Nove godine. Tada je zbog obima putovanja povodom Prolećnog festivala broj ugroženih ljudi počeo da raste u velikoj meri. Vlada je 23. januara zabranila pristup pokrajini Hubei kako bi se sprečilo širenje virusa. Sledećeg dana, prvog dana Nove godine, moja porodica je planirala da ide u bioskop. Kada smo u novinama saznali da su bioskopi širom grada zatvoreni, shvatili smo ozbiljnost epidemije. Dva dana kasnije, vlada je najavila neviđena otkazivanja događaja vezanih za Prolećni festival i ja sam otkazala dugo planirani porodični odmor. Deca su bila razočarana, ali naše zdravlje i bezbednost su morali da budu na prvom mestu.
Ženg i njene Microsoft kolege u Kini blisko sarađuju dok rade daljinski.
Šta kažem kada ljudi pitaju kako je sada raditi u Kini? Pa, daljinski rad je skratio vreme za odlazak na posao i svakako više ne brinemo o tome šta oblačimo. A pošto je zatvoreno mnogo restorana, svi razvijamo svoje kulinarske veštine. Međutim, pošto deca ne idu u škole – a dadilje su takođe zaglavljene kod kuće – održavanje produktivnosti može predstavljati izazov.
Šta me je naučio daljinski rad
Iako je naš tim naviknut na daljinski rad, ovih proteklih nekoliko sedmica su stvarno pojasnile šta zahteva uspešan i održiv daljinski rad. Ovo su moje najvažnije tri lekcije.
Sačuvajte zdravlje.
Ovaj prelazak na daljinski rad služi zaštiti našeg fizičkog zdravlja tako što umanjuje kontakt sa virusom. To svi razumeju. Ono što je manje očigledno je to što rad od kuće može da dovede do određene vrste stresa. Odvojite vreme da vežbate, hranite se zdravo i uživajte u pravom odvajanju od ekrana. Sve te stvari su od suštinskog značaja za održavanje mentalnog zdravlja dok radite od kuće.
Potpuno se posvetite.
Prilikom daljinskog rada, može vam biti privlačno da odlažete stvari. Ali timovi koji daljinski postižu uspeh pronalaze načine da rade praktično sve na mreži. Ako ste zakazali sastanke jedan-na-jedan, održite ih. Ako ste planirali velike sastanke, obavite ih. Ako ste spremni da razmenjujete ideje o predstojećoj prezentaciji, pređite na taj video poziv.
Podržite svoje kolege.
Ovo iskustvo me je takođe naučilo da pružanje podrške drugima predstavlja najbolji način da ostanete pozitivni i puni energije. Koristimo naše alatke na mreži za više stvari od samog posla, deljenje fotografija porodice i ljubimaca i razgovore jednih sa drugima tokom čitavog dana. Međusobno uveseljavanje nije dobro samo za održavanje raspoloženja, već i održava zajedništvo našeg tima kada radimo odvojeno.
Šta su me naučili klijenti
U ovih nekoliko sedmica, videla sam da klijenti u Kini zaista transformišu način rada. Evo tri stvari koje sam naučila od klijenata u vezi sa omogućavanjem uspeha organizacije.
Odmah otvorite linije za komunikaciju.
Kada zaposleni rade daljinski, važnije je nego ikada da se obezbedi da svi ostanu informisani o poslovanju. Jedan od naših klijenata, velika osiguravajuća kompanija sa sedištem u Aziji, počela je da emituje video poruke svom osoblju kako bi se uverila da svako ima pristup najnovijim informacijama. Pošto svi balansiraju rad od kuće sa brigom o deci i drugim izazovima, snimljeni video zapisi pružaju ljudima mogućnost da nadoknade propušteno kada ne mogu da se pridruže sastanku ili brifingu uživo.
Nemojte stajati.
Iako može da bude privlačno da odložite planove dok svi ne budu u mogućnosti da se okupe, preduzeća ovde pronalaze načine da stvari ne prestanu da se kreću. Uz ohrabrenje vlade, mnoge škole su mogle da započnu polugodište na vreme tako što su sve prebacili na mrežu. Oni podržavaju svoje učenike kreiranjem jasnih rasporeda, održavanjem događaja vezanih za poboljšanje raspoloženja kao što su kuvarski izazovi i pažljivim saopštavanjem zadataka i drugih informacija kako učenici ne bi bili preplavljeni.
Čak i veliki sastanci mogu da se premeste na mrežu.
Mnogi od nas su naviknuti na brze pozive ili video ćaskanja sa nekoliko kolega, ali veliki i formalni sastanci mogu uspešno da se održavaju na mreži. Pošto toliko zaposlenih počinje da radi daljinski, bolnice su počele daljinski da prikupljaju osoblje. Jedna bolnica u Daljenu, na primer, održava velike sastanke osoblja putem usluge Teams. Ključ za uspešne sastanke na mreži je u postavljanju jasnog dnevnog reda, vežbanje inkluzije rešavanjem problema sa zvukom na početku sastanka i hvatanje jasnih beležaka za kasnije deljenje u vidu praćenja. Ne zaboravite i da ako vaša organizacija to dozvoljava, možete da snimate sastanke za ljude koji ne mogu da prisustvuju.
Za mene, kao i za mnoge ljude širom sveta, ovo nije način na koji smo zamišljali da će godina početi. Ali naučili smo mnogo toga. A Teams je neverovatno moćna alatka koja nam je pomogla da izađemo na kraj sa izazovima. Mnogi ljudi nisu svesni toga, ali Teams je već besplatno dostupan. Možete da odete ovde da biste saznali više. Bez obzira na to koje alatke odaberete da koristite, nadam se da će vam ovi saveti biti korisni i želim vama i vašim porodicama sve najbolje!
