Održavanje produktivnosti tokom daljinskog rada uz Microsoft Teams

Kako da brzo premestite desetine hiljada zaposlenih na daljinski rad? Sa širenjem virusa COVID-19 širom sveta, to je bilo veliko pitanje o kojem smo mi u korporaciji Microsoft razmišljali prošle sedmice. A onda smo prošle srede to uradili – poslali smo e-poruku kojom je od 50.000 zaposlenih u korporaciji Microsoft u oblasti Sijetl zatraženo da rade od kuće ukoliko je moguće. Već smo bili napredni korisnici usluge Teams, ali u prvim danima daljinskog rada među zaposlenima korporacije Microsoft ta upotreba je znatno povećana. Do kraja dana u četvrtak, ćaskanje je predstavljalo 50 posto tokom sedmice, a sastanci 37 posto. I vidimo korišćenje od strane korisnika, dok se radnici svuda prilagođavaju sastancima, ćaskanjem i sarađujući isključivo na mreži. Želimo da svima pomognemo da se suoče sa ovim izazovom. Kao tim koji stoji iza usluge Teams, provodili smo mnogo vremena u učenju o najboljim načinima kako bismo rad od kuće učinili produktivnim i zdravim. Smatram da će ovi saveti biti korisni pa ću ih podeliti.

Kratka napomenu pre čitanja: Ovi saveti su deo naših tekućih napora da pomognemo svima da ostanu povezani i produktivni tokom ovog izazovnog vremena. Prošle nedelje sam podelio način na koji pojedinci i organizacije mogu da dobiju Teams besplatno, zajedno sa našim sveobuhvatnim planom da održimo neometan rad naših usluga u ovoj krizi. Takođe smo razmenili neverovatne priče od klijenata i zaposlenih širom sveta, uključujući nastavnike i studente u Hong Kongu koristeći tehnologiju za zadivljujuće e-učenje i klijente u Kini koji su pronašli pametne načine da nastave sa radom. Naši klijenti traže uputstva o prebacivanju na daljinski rad. Nastavićemo da pružamo savete, informacije i priče klijenata koje inspirišu tokom ove pandemije, pa za koji dan ponovo dođite ovde.

Prvi koraci

Dok se prebacujete na daljinski rad, nekoliko ključnih navika će vam pomoći u tome.

Pripremite radni prostor

Ako nemate kućnu kancelariju, ne brinite. I dalje možete efikasno da radite od kuće. U stvari, projektovali smo Teams kao virtuelnu kancelariju koju možete da nosite svuda sa sobom. Iako možda nemate štampač, fizičke datoteke ili kancelarijski telefon kod kuće, možete da izvlačite dokumente direktno u Teams, da bezbedno skladištite datoteke tamo gde odgovarajuće osobe mogu da im pristupe i da brzo uskočite u pozive i sastanke. To znači da je važno da imate posvećeni radni prostor u kom možete da budete produktivni i da signalizirate da ste u režimu „bez ometanja“. Kutak za doručak, tihi kutak spavaće sobe, sto za igru u sobi za rekreaciju koji se ne koristi – svaka oblast koja vam se učini pogodnom može da posluži kao radni prostor. I ne brinite ako dođe do problema tokom dana, možete uvek da koristite zamućenje pozadine tokom video sastanaka da bi se vaše kolege fokusirale samo na vas.

Komuniciranje, komuniciranje, komuniciranje

Dok mnogi od nas rade od kuće barem deo vremena, još uvek se oslanjamo na ritam i na radno vreme zasnovano na našem prisustvu u kancelariji.  Kada radite od kuće, možete da promenite dnevni ritam. Ovo je naročito tačno za one koji usklađuju posao i čuvanje dece. Jasno saopštite radno vreme svojim kolegama i saradnicima da bi znali kada mogu da vam se obrate. Možete i da podesite status poruke u aplikaciji Teams da biste delili ove informacije proaktivno.

Takođe, neka vam postane navika da svojim kolegama pružate česte izveštaje o napretku. Preduzeća koja u potpunosti posluju daljinski teže da istaknu dokumentaciju, pošto je to ključni način za povezanost kada radite daljinski. Preporučujemo da objavite ispravke, uvide i korisne resurse koje ste otkrili u kanalima aplikacije Teams, tako da vaši saradnici mogu da ostanu u vezi sa onim što radite čak i kada ne možete da ćaskate u hodniku. Kasnije mogu da potraže u kanalu ideje ili sadržaj kada im zatrebaju.

Održavajte zdrave granice

Bez uobičajenih signala radnih dana – odlazak po ručak, na primer, ili vožnja, isključivanje može biti izazov. Udaljeni radnici ponekad neprekidno rade bez pauze za vežbanje, druženje ili odgovarajući obrok. To će brzo dovesti do stresa i premora. Imajte na umu da je vaše zdravlje na prvom mestu. Napravite vreme za obroke, pijte mnogo vode i podsećajte se na to da se mentalno odjavite od daljinskog posla na kraju dana. Ova ponašanja vas neće samo održati zdravim, već će vam pomoći da budete dugoročno produktivniji.

Pokretanje efikasnih sastanaka

Povećajte broj sastanaka na mreži

U nedostatku fizičke prostorije za sastanke, okupljanje zaposlenih može da bude najveći izazov za daljinski rad. Dok prebacujete sastanke u Teams, uverite se da svi sastanci imaju opciju virtuelnog pridruživanja da biste kreirali salu za konferencije na mreži. Takođe predlažemo da svi učesnici uključe video ako im je to prihvatljivo. Lična interakcija prelazi dug put kako bi omogućila svima da budu povezani. Aplikacija Teams ima široku selekciju certifikovanih kamera, kao i uređaje kao što su slušalice i zvučnici koje obezbeđuju jasnu komunikaciju između vas i vaših saradnika.

Budite pažljivi i otvorenog uma

Premeštanje na sastanke na mreži može da ukloni neke od vizuelnih signala na koje se oslanjamo da bismo videli da li kolega ima nešto da kaže na sastanku. I preopterećeni konferencijski pozivi mogu otežati ljudima da dele svoja mišljenja. Organizator sastanka bi trebalo da pravi češće pauze kako bi inicirao pitanja i podsetio učesnike da mogu da koriste ćaskanje u okviru prozora sastanka kako bi podelili svoja razmišljanja.

Snimajte sastanke

U cilju nadoknade ličnog susreta, neki udaljeni radnici planiraju dodatne sastanke kako bi bili povezani sa klijentima, partnerima i saradnicima. Dupliranje je ponekad teško izbeći. Ako vaša organizacija to dozvoljava, snimajte sastanke u aplikaciji Teams da bi kolege mogle kasnije da se informišu. Ako ne možete da prisustvujete, podsetite organizatora da snima sastanak. Automatski generisan transkript je takođe izuzetno koristan kada pokušavate da se setite informacija pomenutih na sastanku kojem ste prisustvovali. Želite da saznate više o Teams sastancima? Dobijte više saveta ovde.

Ostanite povezani

Nadoknadite razgovore iz hodnika

Mnogi udaljeni radnici kažu da su neobavezni razgovori ono što im najviše nedostaje. Ćaskanje u kuhinji čini da budemo u toku, povezani sa drugima i često pokazuju važne informacije ili uvide koje ne bismo ni pretpostavili. Budite promišljeni u vezi sa saradnjom i povezivanjem sa saradnicima. Razmišljajte o porukama ćaskanjem kao o razgovorima u kuhinji i postavite sebi podsetnik za redovne razgovore sa ljudima. Emotikoni, GIF-ovi i nalepnice su zanimljiv način da ćaskanje bude zanimljivo i opušteno.

Okupite tim

Udaljeno rad može da stvori osećaj izolovanosti. Kao lider, važno je da kreirate prilike za ceo tim za virtuelno okupljanje. Održavajte redovne sastanke ili timska okupljanja za ručak, samo neka to bude na mreži. Korišćenje kanala Opšte u aplikaciji Teams za diskusije može svima biti zanimljivo. Za razmenu ideja i planova možete da koristite aplikaciju Microsoft Whiteboard, koja omogućava beskrajne digitalne podloge za učesnike sastanaka da bi razmenjivali ideje i sarađivali direktno u aplikaciji Teams. Predlažemo i vođama timova da preuzmu aplikaciju Crisis Communication Power. Možete da koristite ovu prilagodljivu aplikaciju da biste se informisali, ali i obavestili vaš tim o svemu što treba da znaju tokom ove pandemije.

Zabavite se!

Uz sve promene koje dolaze uz premeštanje na udaljeni rad, važno je da negujete i održite timski duh i moral. Postoje mnoge stvari koje možete da uradite u aplikaciji Teams da bi ljudi bili pozitivni i angažovani. Delite vesti i priče u ćaskanju tima ili održite foto-konkurs. Jedan od naših klijenata iz oblasti obrazovanja u Kini bio je domaćin izazova za kuvanje za studente što se pokazalo veoma popularnim.

Razumem da svaki pojedinac i ekipa rade drugačije. Ali se nadam da saveti našeg tima mogu da vam pomognu da ostanete produktivni i povezani dok se prilagođavate novom načinu rada. Ne zaboravite, već danas možete da koristite Teams tako što ćete se prijaviti ili registrovati besplatno.

Budite spremni za daljinski rad! Preuzmite kontrolnu listu za daljinski rad i delite sa svojim kolegama.

Kontrolna lista daljinskog rada:

• Pripremite radni prostor
• Češće komunicirajte
• Održavajte zdrave granice
• Povećajte broj sastanaka na mreži
• Budite pažljivi i otvorenog uma
• Snimajte sastanke
• Nadoknadite razgovore iz hodnika
• Okupite tim
• Zabavite se!