Molnlagring för småföretag
Molnlagring för småföretag
Med personer som arbetar på distans mer än någonsin tidigare är det viktigt att de kan komma åt alla sina arbetsfiler när som helst, var som helst. Många småföretag vänder sig till säker molnlagring för att fylla detta behov. Men vissa företag är fortfarande inte säkra på hur de kan använda molnlagring, vilka fördelar det ger eller vilka alternativ som är bäst.
Fortsätt läsa för mer information om molnlagring för småföretag och vilken tjänst som passar dig bäst
Vad är molnlagring?
Molnlagring är en tjänst som på ett säkert sätt lagrar dokument, kalkylblad, foton och andra filer i olika fjärrlagringssystem eller datacenter. Dessutom möjliggör det åtkomst överallt till dessa filer via datorn, telefonen, surfplattan eller webbläsaren.
Molnlagring för företag erbjuder även skalbarhet på begäran. Det innebär att du kan skala upp eller ned din användning av resurser efter behov, vilket ger dig potentiella kostnadsbesparingar eftersom du endast betalar för det du använder.
Innan tillgängligheten som molnlagring medförde lagrade de flesta företag och deras medarbetare filer och data på datorns hårddisk, externa enheter eller en företagsserver. I dagens uppkopplade värld erbjuder användning av molnlagring många fördelar jämfört med lokal lagring. Personer kan till exempel spara, komma åt, redigera och dela dina filer från valfri enhet, oavsett om de är på kontoret, hemma eller på resande fot. Dessutom skyddas filer mot oavsiktlig förlust och hot online.
Hur säker är molnlagring?
En av de viktigaste delarna när det gäller att använda molnlagring är att se till att dina data är säkra. När du överväger säker molnlagring i affärssyfte är det viktigt att hitta en leverantör som använder starka säkerhetsprotokoll.
De bästa molnlagringsleverantörerna använder till exempel starka krypteringsalgoritmer för att säkerställa att dina data skyddas både under överföring och i vila. De använder även åtgärder för åtkomstkontroll, till exempel tvåfaktorautentisering, för att se till att endast behöriga användare kan komma åt dina data. Dessutom lagrar många molnlagringsleverantörer kopior av dina data på flera fysiska platser för att skydda mot förlust eller skada på grund av systemfel eller naturkatastrofer.
Ingen molntjänst är 100 procent säker, men molnlagring anses allmänt vara ett mycket säkert sätt att lagra data. Säker molnlagring för företag:
- Säkerställer att du har en säkerhetskopia av alla dina filer och data.
- Skyddar konfidentiella data.
- Tillhandahåller bekväm åtkomst till filer var som helst med en Internetanslutning.
- Aktiverar säker fildelning med andra i organisationen via en länk eller delad mapp.
Hur använder småföretag molnlagringstjänster?
Det finns många sätt att använda molntjänster för småföretag. Vissa företag använder det för att lagra dokument och filer, medan andra använder det för att lagra kunddata eller lagerinformation. I alla fall förlitar sig företag vanligtvis på molnlagring för säkerhetskopiering och haveriberedskap.
Molnlagringstjänster är enkla att använda och integreras ofta i de program som företag och deras medarbetare använder dagligen. En av de vanligaste användningsområdena för molnlagring för företag är filhantering. Molnlagring används till exempel för att:
- Lagra och komma åt filer. Lagra filer i molnet är lika säkert och smidigt som att lagra dem på datorn. Företag använder molnet för att skydda data. Molnlagring förhindrar även att filer hopar sig på stationära datorer och hårddiskar. Med funktioner som versionshistorik kan teammedlemmar till och med återställa en tidigare version av en fil om de tar bort eller ändrar den av misstag.
- Dela filer. Med molntjänster kan anställda dela filer med andra teammedlemmar eller med kunder. Fildelning gör det möjligt för team inom en organisation att dela länkar till filer via e-post i stället för att skicka själva filen. Därför behöver företag inte oroa sig för att en fils storlek blockerar e-postmeddelandet. Dessutom kan team se till att känsliga filer hamnar i rätt händer med hjälp av länkar som skyddas av lösenord.
- Organisera filer. Molnlagringssystem är vanligtvis användarvänliga. Teammedlemmar kan skapa mappar i mappar för att organisera filer. Med sökfält kan medarbetare snabbt hitta filer. Inbyggd artificiell intelligens föreslår nu filer till medarbetare baserat på vad de och deras teammedlemmar nyligen har arbetat med. Team kan även skapa gruppmappar så att varje teammedlem kan visa och komma åt viktiga dokument. Slutligen kan teammedlemmar lägga till filer i gruppmappar när de är redo för granskning.
- Samarbeta med filer. Medarbetare kan redigera och kommentera dokument, kalkylblad och andra filer tillsammans i realtid. Nu behöver de inte längre skicka flera versioner av samma dokument fram och tillbaka. Med ett molnlagringssystem finns det ett enda dokument och en enda sanningskälla. Dessutom kan filägare spåra ändringar och avvisa oönskade justeringar.
- Säkerhetskopiera filer. När filer har placerats i molnlagring kan alla i organisationen ta det lugnt och veta att viktiga filer, data och information säkerhetskopieras.
- Skydda filer. Molnlagringstjänster innehåller flera filskyddsfunktioner som filkryptering, övervakning av misstänkt aktivitet, identifiering av utpressningstrojaner, virusgenomsökning och lösenordsskyddade delningslänkar. Tillsammans skyddar dessa funktioner dina företagsfiler mot hot online.
Microsoft 365 Copilot
Spara tid och fokusera på det som är viktigt med AI i Microsoft 365 för företag.
Varför är molnlagring ett måste för småföretag?
Molnlagring för småföretag är viktigt för produktivitet och datasäkerhet. Här är några av fördelarna:
- Möjliggör distansarbete. 70 procent av alla personer runt om i världen arbetar på distans minst en gång i veckan. Många av dessa personer arbetar för småföretag. Molnlagring för småföretag gör att team kan lagra, komma åt, dela och arbeta med filer oavsett var de befinner sig.
- Förbättrar produktiviteten. Småföretag har inte tid att slösa. Molnlagring är tillförlitligt och alltid igång. Den stängs inte av för uppdateringar som lokala servrar kan göra. Samarbetsfunktioner är nödvändiga för fjärranslutna team. Genom att redigera tillsammans i realtid kan teammedlemmar arbeta som om de vore i samma rum, även om de inte är det.
- Minskar kostnaderna. Molnlagring har vanligtvis en fast månadsavgift per medarbetare på 5–15 USD och är ofta en del av en produktivitetsprogramsvit. Jämför detta med kostnaden för att köpa, licensiera, vara värd för, uppgradera och underhålla en server. Glöm inte heller att du måste skydda servern mot hackare och attacker med skadlig kod.
- Ökar säkerheten. 58 procent av cyberattacker riktar in sig på småföretag. Molntjänster för småföretag är en lösning. De flesta av dem har robusta säkerhetsåtgärder som stoppar misstänkta aktörer. Dessa omfattar filkryptering, intrångsövervakning och tvåfaktorautentisering. De främsta lagringsplattformarna erbjuder även identifiering och återställning av utpressningstrojaner. Molnlagring ger mer sinnesro än skrivbords- eller lokal serverlagring.
- Tillhandahåller skydd. Molnlagring är inte en riktig säkerhetskopieringslösning för alla dina system, men den gör ett fantastiskt jobb med att säkerhetskopiera och skydda viktig företagsinformation, till exempel filer, finansiella data och till och med personal- och kunddata.
Hur utvärderar du molnlagringsbehoven för småföretag?
När det gäller molnlagring för småföretag finns det några viktiga faktorer du måste tänka på innan du väljer en tjänst. Först måste du fundera på hur mycket data du har för närvarande och hur stor tillväxt du förväntar dig. För det andra måste du fundera på hur många som behöver komma åt och använda molnlagringssystemet regelbundet. Slutligen är kostnaden alltid en faktor, men som tur är finns det flera alternativ på marknaden.
När du har den informationen och är redo att välja en tjänst letar du efter en som erbjuder:
- Stark säkerhet. Leta efter molnlagring med kryptering i vila och under överföring, virusgenomsökning, versionshistorik och en valfri inloggningsprocess för tvåfaktorautentisering. Skydd mot hackare och skadlig kod är viktigt. Dessutom bör du kontrollera om det finns roller och behörighetskontroller, vilket säkerställer att teammedlemmarna endast kan se de filer som är avsedda för dem.
- Samarbetsverktyg. Medarbetare uppskattar bekvämligheten med att använda molnlagring för att kunna arbeta på kontoret, på distans och på resande fot med sina telefoner. Lagringstjänsten bör erbjuda fildelning, samarbete i realtid och en app som gör att du kan komma åt och redigera filer var som helst.
- Enkel användning. Molnlagringstjänsten bör vara enkel att använda. Om den inte är intuitiv kan medarbetarna motsätta sig att använda den.
- Kostnadseffektivitet. De flesta leverantörer erbjuder priser som sträcker sig från 5 USD till 15 USD per anställd och månad. Den kostnaden omfattar vanligtvis inte bara molnlagring, utan även ett paket med appar för e-post, kalkylblad, ordbehandling, anteckningar och chatt-/mötesappar. Tänk på de här funktionerna när du väljer molntjänster för småföretag.
Bör du skaffa ett personligt molnlagringskonto eller ett molnlagringskonto för företag?
När du har bestämt dig för en molnlagringsleverantör stöter du på en annan viktig fråga: Bör du skaffa ett personligt konto eller ett företagskonto?
Ett företagskonto, exempelvis OneDrive, är det bättre valet. Dessa konton erbjuder extrafunktioner som:
- Administratörskontroller
- Förbättrade samarbetsfunktioner
- Ökad säkerhet
- Extra eller obegränsad lagring
- Uppgraderad support
Ett företagskonto hjälper dig att få ut mesta möjliga av molnlagringen och ser till att du har den lagringskapacitet, skalbarhet och de funktioner som krävs för att uppfylla dina affärsbehov.
Utforska fler resurser för småföretag
Paul Diamond är produktmarknadsföringschef för Microsoft OneDrive (konsument- och småföretag). Han har arbetat med marknadsföring och näthandel för Amazon, T-Mobile, Groupon och Vistage International. Han är också redaktör för böckerna: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures och Cycling’s Greatest Misadventures som utgivits av Casagrande Press.
Kom igång med Microsoft 365
Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.
Närliggande ämnen
Företagsteknik
Sex fördelar med generativ AI för småföretag
Företagsproduktivitet
Så här använder du AI för att bli mer produktiv och effektiv i arbetet
Företagsteknik
AI och produktivitet: Använda AI-verktyg för att förbättra medarbetarupplevelsen
Företagsproduktivitet
En guide till flexibel DevOps för små och medelstora företag
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365