Molnlagring för småföretag

Ett av de mest grundläggande behoven för distansarbetare är möjligheten att ha tillgång till alla filer som behövs i arbetet, var användaren än befinner sig. Många småföretag har börjat
använda sig av molnlagring för att hantera det här behovet. Vissa företag är dock fortfarande inte säkra på hur de kan använda molnlagring eller vilka alternativ de ska välja.

Vi beskriver här hur molnlagring för småföretag
fungerar och om det kan passa ditt företag.

Vad är molnlagring för småföretag?

Molnlagring låter komplext. Många använder
termen flitigt, men förklarar sällan dess innebörd.

Molnlagring är en tjänst för säker
lagring av dokument, kalkylblad, foton och andra filer. Den ger dig dessutom tillgång
till dessa filer via webbläsaren i din Windows-dator, Mac-dator eller telefon, var du än är.

Innan tillkomsten av molnlagring lagrade många
datoranvändare filer och data på datorns hårddisk, externa lagringsenheter
eller en företagsserver. I dagens anslutna värld erbjuder tjänsterna för molnlagring många
fördelar jämfört med lokal lagring. Du kan till exempel spara, komma åt, redigera och dela
dina filer via vilken enhet som helst, var du än befinner dig. Molnlagringen skyddar dessutom dina filer från
oavsiktliga förluster och hot på nätet. Det här är dessutom bara några av fördelarna med molnlagring.

Hur använder företagets medarbetare
molnlagringen?

Molnlagringstjänsterna är enkla att använda och ofta
integrerade i de program som medarbetarna använder dagligen. Molnlagring används för att:

  • Lagra och få åtkomst till filer. Det är lika säkert och smidigt att lagra filer i molnet som att lagra dem på din egen dator. Medarbetarna använder molnet för att se till att företagets data är säkra och skyddade. Molnlagringen förhindrar dessutom att filer tar upp onödig plats på datorer och hårddiskar. Funktioner som versionshistorik ger dessutom teammedlemmarna möjlighet att återställa en tidigare version av en fil om de råkar radera eller ändra den av misstag.
  • Dela filer. Molnlagringstjänster gör det möjligt för teammedlemmar att dela filer med kolleger eller kunder. Funktionen för fildelning ger teamen möjlighet att dela länkar till filer via e-post i stället för att skicka själva filen. Det medför framförallt att företagen inte behöver oroa sig för att stora filer ska fylla upp och blockera användarnas postlådor. Möjligheten att använda lösenordsskyddade länkar gör dessutom att teamen kan vara säkra på att känsliga filer endast kan öppnas av de tänkta mottagarna.
  • Organisera filer. Molnlagringssystemen är ofta användarvänliga. Teammedlemmarna kan skapa mappar i mappar för att organisera filer och sökfälten gör det möjligt att hitta rätt filer på ett ögonblick. Den integrerade AI-funktionen visar nu förslag på filer baserat på vad medarbetaren och övriga teammedlemmar nyligen har arbetat med. Teamen kan även skapa gruppmappar som gör det möjligt för varje teammedlem att visa och få åtkomst till viktiga dokument. När en eller flera filer är redo för granskning kan teammedlemmarna lägga till filerna i gruppmappar.
  • Samarbeta i filer. Medarbetarna kan redigera och kommentera dokument, kalkylblad och andra filer tillsammans i realtid. Nu behöver inte längre flera versioner av ett dokument skickas fram och tillbaka mellan olika användare. Användningen av ett molnlagringssystem gör att det bara finns en enda aktuell version av varje dokument och en enda tillförlitlig källa. Filägarna har dessutom möjlighet att spåra och återställa oönskade ändringar.
  • Säkerhetskopiera filer. Medarbetarna kan vara säkra på att filerna säkerhetskopieras när de använder molnlagring.
  • Skydda filer. Molnlagringstjänsterna använder sig av ett antal olika funktioner för att skydda filerna, till exempel kryptering, övervakning av misstänkta aktiviteter, identifiering av utpressningsprogram (ransomware), sökning efter virus samt lösenordsskyddade delningslänkar. Dessa funktioner samverkar för att skydda dina filer från onlinehot.

Varför
är molnlagring ett måste för småföretag?

Molnlagring för småföretag är avgörande för produktiviteten och filsäkerheten. Molnlagringen erbjuder bland annat följande fördelar:

  • Möjliggör distansarbete. Sjuttio procent av världens kontorsanställda arbetar på distans minst en gång varje vecka. Många av dessa människor arbetar vid småföretag. Molnlagring för småföretag ger teamen möjlighet att lagra, komma åt, dela och arbeta med filer var de än befinner sig.
  • Ökar produktiviteten. Småföretagen måste utnyttja sin tid effektivt. Molnlagringen är pålitlig, alltid tillgänglig och stängs inte av i samband med uppdateringar på samma sätt som lokala servrar. Samarbetsfunktioner är nödvändiga för team som arbetar på distans. Möjligheten att redigera dokument tillsammans i realtid gör att teammedlemmarna kan samarbeta lika enkelt som på kontoret, trots att de befinner sig på vitt skilda platser.
  • Kostnadseffektiv. Kostnaden för molnlagringen debiteras oftast i form av en fast månadsavgift i intervallet 5–15 USD per medarbetare. Jämför gärna dessa belopp med kostnaderna för köp, licenser, värdtjänster, uppgradering och underhåll av en server. Glöm inte att du dessutom måste skydda servern mot hackare och attacker med skadlig kod.
  • Säkerhet. Femtioåtta procent av alla cyberattacker drabbar småföretag. Här erbjuder molnlagringstjänsterna en smidig lösning. De flesta av dessa tjänster har implementerat robusta säkerhetsåtgärder som filkryptering, intrångsövervakning och tvåfaktorautentisering för att stoppa angripare. De bästa lagringsplattformarna erbjuder till och med identifiering av utpressningsprogram (ransomware) och återställning av filer. Molnlagringen ger dig betydligt mer sinnesro än lagring på en dator eller lokal server.
  • Skydd. Molnlagringen är inte tänkt att fungera som en äkta säkerhetskopieringslösning för alla dina system. Den gör dock ett fantastiskt jobb med att säkerhetskopiera och skydda alla filer du lagrar i den.

Hur
utvärderar du molnlagringstjänster för småföretag?

När du börjar söka efter
en molnlagringstjänst upptäcker du att det finns många alternativ
på marknaden.

Titta särskilt efter följande när du väljer en tjänst:

  • Hög säkerhet. Sök efter
    en molnlagringstjänst som erbjuder kryptering både i vila och under överföring, sökning efter virus,
    versionshistorik och en valfri inloggningsprocess med tvåfaktorautentisering.
    Skyddet mot hackare och skadlig kod är avgörande. Kontrollera att du kan ange roller och behörigheter
    för att säkerställa att teammedlemmarna endast får tillgång till filer på rätt nivå.
  • Samarbetsverktyg.
    Medarbetarna älskar att använda molnlagring för att kunna jobba på kontoret, på distans
    och på sina telefoner när de är på språng. Din lagringstjänst bör ge tillgång till fildelning,
    samarbete i realtid och innehålla en app som gör det möjligt att komma åt och redigera filer,
    var medarbetarna än är.
  • Enkel användning.
    Molnlagringstjänsten bör slutligen vara enkel att använda. Om tjänsten inte är tillräckligt intuitiv börjar dina medarbetare kanske aldrig använda den.
  • Kostnaden. De flesta leverantörer
    debiterar 5–12 USD per medarbetare och månad. Kostnaden omfattar
    oftast inte bara molnlagringen utan även ett paket med appar, till exempel för hantering av e-post, kalkylblad,
    ordbehandlingsdokument, anteckningar och chattar/möten.

Bör
du skaffa ett personligt konto eller ett företagskonto för molnlagring?

Du kommer att ställas inför ytterligare
en fråga när du har valt en leverantör. Bör du skaffa ett personligt konto eller ett
företagskonto?

Det är bättre
att välja ett företagskonto. Det gäller särskilt om du driver ett litet
företag. Dessa konton erbjuder ofta extrafunktioner, till exempel:

  • Administratörskontroller
  • Förbättrade
    samarbetsfunktioner
  • Högre
    säkerhet
  • Extra
    eller obegränsat lagringsutrymme
  • Uppgraderad
    support

Ett företagskonto ger dig med största säkerhet möjlighet att utnyttja din molnlagring maximalt.

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Företagsteknik

Molnlagring jämfört med lokala servrar: 9 saker att tänka på

Läs mer
Företagsteknik

Utnyttja möjligheterna till kostnadsfria videokonferenser maximalt

Läs mer
Företagsteknik

Gratis skärmdelning är enkelt, men gör du rätt?

Läs mer
Företagsteknik

Hur vi gjorde telemedicin till ett alternativ för patienterna under en svår tid

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.