This is the Trace Id: e5d82ed0458b2b52e27f83ff2d65e2a3
Gå till huvudinnehåll Innehållshantering Hantering av digitala tillgångar Dokumenthantering Innehållshantering för företag Innehållshantering i stor skala Datakvarhållning Community-hubb för innehållshantering Copilot för Microsoft 365 SharePoint Arkiv i Microsoft 365 Säkerhetskopiering i Microsoft 365 OneDrive Support Mer Microsoft 365
En kvinna skriver på en interaktiv tavla.
Introduktion

Strategier för datakvarhållning för bättre styrning

Säkerställ efterlevnad, skydda kritiska data och möjliggör snabb återställning vid dataförlust. Upptäck smarta verktyg för datakvarhållning som kan användas i hela organisationen.
Utforska Arkiv i Microsoft 365 Upptäck Säkerhetskopiering i Microsoft 365
Datakvarhållning innebär att kritiska data sparas under en bestämd tid, skyddas mot intrång och underlättar både efterlevnad och affärskontinuitet.


Datakvarhållning hjälper företag att följa regelverk, hantera risker och arbeta mer effektivt. Det integreras med innehållshantering för företag (ECM) och dokumenthanteringssystem (DMS) för att optimera lagring och åtkomst av data.
  • Fastställ hur länge data ska sparas för att säkerställa efterlevnad och undvika onödiga lagringskostnader.
  • Använd system som ECM och DMS för att automatisera datastyrning och förenkla både lagring och åtkomst.
  • Granska och uppdatera regelbundet dina strategier för datakvarhållning för att uppfylla nya regelverk och affärsbehov.
  • Kassera data på ett säkert sätt när de inte längre behövs för att skydda känslig information och minimera risker.
  • Utbilda dina medarbetare i principer för datakvarhållning så att alla förstår sin roll i att upprätthålla säkerhet och efterlevnad.
bakgrund
Grundläggande om datakvarhållning

Bemästra datakvarhållning

Skydda dina data

Håll dina data säkra, i överensstämmelse med regelverk och alltid tillgängliga. 
En kvinna sitter på stol och använder bärbar dator.

Sätt tydliga riktlinjer

Fastställ hur länge data ska sparas samt vem som ska få åtkomst, redigera eller radera dem.
En man sitter på stol och använder en bärbar dator

Håll koll på kvarhållningsperioden

Säkerställ efterlevnad genom att behålla data så länge lagkraven kräver.
en kvinna använder en telefon

Arkivera för enkel åtkomst

Lagra inaktiva data säkert och gör dem redo för revisioner eller juridiska behov.
en man använder en bärbar dator

Radera i största trygghet

Kassera föråldrade data på ett tryggt sätt för att upprätthålla säkerheten.

Viktiga aspekter av datakvarhållning

Lagra dina data smart för ökad säkerhet och större kontroll


Effektiv datakvarhållning är en viktig del av alla organisationers strategi för datahantering. Datakvarhållning säkerställer att data är skyddade, följer regelverk och är lätta att nå när de behövs.

Kvarhållningsprincip för data
I en princip för datakvarhållning fastställs regler för hur länge data ska sparas och vem som har rätt att komma åt, redigera eller ta bort data. En princip omfattar metadata-standarder, godkännandeprocesser och tilldelar team olika roller, till exempel it och efterlevnad. Genom att övervaka och automatisera de här principerna säkerställs efterlevnad och riskerna minimeras.

Kvarhållningsperiod för data
Kvarhållningsperioden avgör hur länge data måste sparas baserat på känslighet och juridiska krav. Genom att fastställa rätt kvarhållningsperiod kan företag lättare följa regelverk, hantera risker och säkerställa att viktiga data finns tillgängliga för revision och juridiska behov.

Dataarkivering
Dataarkivering innebär att information lagras för långsiktig användning och enkel åtkomst. Genom att använda centraliserade arkiv, tydlig indexering och metadata kan organisationer effektivt nå data vid behov, exempelvis för revision eller juridiska ändamål, med hjälp av DMS- eller ECM-lösningar.

Kassering av data
När kvarhållningsperioden väl har löpt ut garanterar säker borttagning att föråldrat innehåll tas bort på ett tryggt sätt. Det är viktigt att anpassa säkerhetskopior efter kvarhållningsprinciper, för att förhindra att känslig information sparas längre än nödvändigt, vilket garanterar både efterlevnad och säkerhet.
blå bakgrundsbild
Lösningar

Lösningar för dataarkivering och säkerhetskopiering

Microsoft 365 erbjuder kraftfulla lösningar för dataskydd och återställning, inklusive långsiktig arkivering, säkerhetskopiering och samarbetsverktyg. 

Arkiv i Microsoft 365

Lagra inaktiva data i SharePoint med kostnadseffektiv och kompatibel kall lagring. Säkerställ efterlevnad samtidigt som du håller dina data säkra och tillgänglig i framtiden. 
Mer information

Säkerhetskopiering i Microsoft 365

Skydda dina data med en tillförlitlig säkerhetskopieringslösning som möjliggör snabb återställning, säkerställer verksamhetens kontinuitet och effektivt återställer förlorad eller skadad information. 
Mer information

SharePoint i Microsoft 365

Dela, hantera och hitta innehåll enkelt med SharePoint, integrerat med säkerhetskopiering och arkivering i Microsoft 365 för att garantera säkra och tillgängliga data. 
Mer information

Varför är datakvarhållning viktigt för företag? 

Skydda framtiden för dina data


Datakvarhållning är en viktig strategi för att säkerställa efterlevnad, skydd och effektiv drift. Väl utformade kvarhållningsprinciper hjälper företag att stärka säkerheten, återhämta sig snabbt och att effektivt hantera sina data.

Regelefterlevnad
Datakvarhållning säkerställer att din organisation uppfyller rättsliga krav som HIPAA, dataskyddsförordningen och SOX. Genom att behålla data under föreskriven tid och i säkert förvar, kan du vara säker på att följa regelverk och kan undvika kostsamma böter.

Riskhantering och dataskydd
Med rätt kvarhållningsstrategier är du skyddad mot dataförlust, utpressningstrojaner och oavsiktlig radering. Säkerhetskopieringslösningar och tydligt definierade kvarhållningsperioder gör att du snabbt kan återställa efter avbrott och skydda kritiska data.

Effektiv lagring och åtkomst av innehåll
En tydlig kvarhållningsprincip gör datalagringen effektiv och underlättar arkivering och hämtning. Genom att kategorisera data och fastställa kvarhållningsperioder sparar du tid och resurser samtidigt som du garanterar snabb åtkomst till viktig information.

Förbättrad innehållsstyrning
Tydliga principer för datakvarhållning ökar ansvarstagande och ägarskap. Definierade roller och arbetsflöden säkerställer konsekvent hantering och tillsyn, vilket leder till ökad säkerhet och effektivare verksamhet.

Krav på efterlevnad för datakvarhållning

Uppfyll juridiska krav och skydda din verksamhet
 

Efterlevnad är avgörande för att säkerställa att data lagras, skyddas och kasseras på rätt sätt. Regler styr hur länge olika typer av data måste sparas, hur de ska skyddas och när de ska raderas säkert. Underlåtenhet att följa de här reglerna kan leda till böter, skadat anseende och ökade säkerhetsrisker.

Allmänna dataskyddsförordningen
  • Gäller för alla organisationer som hanterar data om medborgare inom Europeiska unionen (EU). 
  • Personuppgifter får endast sparas så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för. 
  • Organisationer måste fastställa och dokumentera kvarhållningsperioder i en tydlig princip. 
  • Personuppgifter måste raderas säkert när de inte längre behövs för ändamålet. 
CCPA (California Consumer Privacy Act)/CPRA (California Privacy Rights Act)
  • Gäller enligt Kaliforniens delstatliga lagstiftning. 
  • Organisationer måste redovisa sina rutiner för datakvarhållning och vilka kategorier av personuppgifter de samlar in. 
  • Konsumenter har rätt att begära radering av sina personuppgifter. 
  • Organisationer måste hantera raderingsförfrågningar inom angivna tidsramar. 
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
  • Gäller enligt amerikansk federal lagstiftning. 
  • Hälso- och sjukvårdsorganisationer måste bevara medicinska journaler och identifierbara hälsouppgifter (PHI) i minst sex år. 
  • PHI måste kasseras säkert när de inte längre behövs. 
Sarbanes–Oxley Act (SOX)
  • Gäller enligt amerikansk federal lagstiftning. 
  • Offentliga företag måste bevara ekonomiska handlingar och bokföringshandlingar i minst sju år. 
  • Handlingar måste kasseras säkert efter kvarhållningsperiodens slut.
Federal Trade Commission Act (FTC)
  • Gäller enligt amerikansk federal lagstiftning. 
  • Data måste sparas under en "rimlig period" för att uppfylla sitt avsedda syfte. 
  • Data måste kasseras säkert när de inte längre behövs.
Gramm-Leach–Bliley Act (GLBA)
  • Gäller enligt amerikansk federal lagstiftning. 
  • Finansiella institutioner måste bevara register, till exempel kundinformation, i minst fem år. 
  • Institutioner måste säkerställa säker kassering av kunddata när de inte längre behövs.
OSHA (Occupational Safety and Health Administration)
  • Gäller enligt amerikansk federal lagstiftning. 
  • Register måste innehålla uppgifter om anställda, typ av incident och given behandling. 
  • Arbetsgivare måste bevara register över arbetsplatsolyckor och sjukdomar i minst fem år. 
  • Exponeringsregister för farliga ämnen, som asbest eller bly, måste bevaras i 30 år.
PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act)
  • Gäller privata organisationer i hela Kanada (utom i provinser med liknande lagstiftning). 
  • Privatpersoner har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och begära rättelser. 
  • Personuppgifter får endast bevaras så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för. 
  • Organisationer måste ha tydliga principer för kvarhållning och säker kassering av personuppgifter när de inte längre behövs.
 

Skapa dina egna principer för datakvarhållning

  1. Granska data först
    Identifiera och klassificera data efter typ och känslighet.
  2. Definiera kvarhållningsperioder
    Anpassa efter regelverk (som HIPAA och dataskyddsförordningen) och särskilj kortsiktiga och långsiktiga behov.
  3. Fastställ regler för både lagring och kassering
    Definiera säkra rutiner för lagring, arkivering och radering av data.
  4. Tilldela roller
    Tydliggör ägarskap och ansvar inom arbetsgrupper.
  5. Utbilda och automatisera
    Utbilda arbetsgrupper och automatisera efterlevnad av principer (t.ex. aviseringar och schemalagda raderingar).
  6. Övervaka för att förbättra prestanda
    Genomför regelbundna granskningar och uppdatera principer i takt med att regelverk och behov förändras.
blå bakgrundsbild
Kvarhållningsprincip

Så skapar och implementerar du en kvarhållningsprincip för data

En tydlig princip för datakvarhållning är avgörande för både efterlevnad och datasäkerhet. Följ de här stegen så att din organisation kan hantera kvarhållning, lagring och kassering av data på ett sätt som minimerar risker och uppfyller lagkrav.

Steg 1: Granska befintliga data

Identifiera vilka data din organisation har och klassificera dem efter typ och känslighet. Det här gör det lättare att prioritera data för kvarhållning och att säkerställa efterlevnad av regelverk.

Steg 2: Definiera kvarhållningsperioder

Ange kvarhållningsperioder baserat på lagkrav (som HIPAA, SOX och dataskyddsförordningen). Definiera tydligt kortsiktiga och långsiktiga behov för att undvika onödig datakvarhållning. 

Steg 3: Fastställ rutiner för lagring, arkivering och kassering

Fastställ säkra metoder för lagring, arkivering och radering av data. Säkerställ att säkerhetskopieringssystem följer principer för kassering för att skydda känslig information. 

Steg 4: Tilldela roller och ansvar

Tydliggör vem som ansvarar för datakvarhållningen inom it-, efterlevnads- och driftsteamen. Tilldela ansvar för att säkerställa att principerna följs.

Steg 5: Utbilda arbetsgrupper och integrera med arbetsflöden

Utbilda arbetsgrupper i klassificering, lagring och kassering av data. Automatisera efterlevnad med aviseringar och schemalagd radering för att säkerställa konsekvens. 

Steg 6: Övervaka, granska och förbättra

Genomför regelbundna revisioner och uppdateringar för att hålla rutiner aktuella med nya regler. Uppdatera principer vid behov för att säkerställa efterlevnad.

Bygg upp en robust strategi för datakvarhållning som förbättrar styrningen

Ställ upp regler som skyddar dina data


En stark strategi för datakvarhållning är avgörande för att säkerställa efterlevnad, affärskontinuitet, riskminimering och kostnadsbesparingar. Genom att införa tydliga principer och tillförlitliga system kan organisationer effektivt hantera data, säkerställa efterlevnad och minska risker i verksamheten.


Varför införa starka rutiner för datakvarhållning
  • Efterlevnad – säkerställer att regelverk som HIPAA, dataskyddsförordningen och SOX följs. 
  • Affärskontinuitet – skyddar kritiska data för att säkerställa att verksamheten flyter på utan avbrott vid störningar. 
  • Riskminimering – minskar risken för dataintrång och dataförlust. 
  • Kostnadsbesparingar – undvik onödiga kostnader för lagring och bearbetning.
Kärnkomponenter i en strategi för datakvarhållning
  • Tydliga principer – fastställ hur länge data ska bevaras, vem som ansvarar för dem och hur de skyddas. 
  • Styrning – implementera processer för åtkomstkontroll, revisioner och ansvarstagande. 
  • Säker lagring och arkivering – skydda data med tillförlitliga lagringsmetoder som följer regelverket. 
  • Robusta säkerhetskopieringsstrategier – garantera snabb återställning av data vid förlust eller skada.
I takt med att regelverken utvecklas måste företag kontinuerligt uppdatera sina riktlinjer för datakvarhållning för att hantera data i stor skala och säkerställa efterlevnad. Ett proaktivt arbetssätt säkerställer att din strategi förblir effektiv och följer gällande lagkrav.

Resurser

En kvinna använder en bärbar dator.
Datalagring

Bevara inaktiva data i SharePoint

Säkerställ att data är skyddade, lättillgängliga och uppfyller regelkrav – samtidigt som kostnaderna hålls nere.
  • Kostnadseffektiv kall lagring för inaktiva data
  • Efterlevnad av regelverk och standarder
  • Enkel åtkomst vid revision och bevarande av juridiska skäl
Mer information
En man och en kvinna pratar med varandra vid en bärbar dator.
Lösning

Lösningar för innehållshantering

Få heltäckande lösningar för innehållshantering som hjälper dig att organisera, lagra och skydda dina affärsdata.
Mer information
En man och en kvinna tittar på en surfplatta.
Blogg

Hantering av digitala tillgångar

Upptäck hur digital tillgångshantering kan effektivisera lagring och organisering av ditt företags värdefulla innehåll.
Läs bloggen
En man med en inköpslista
Blogg

Molnlagring för småföretag

Utforska metodtips för molnlagring som hjälper småföretag att spara pengar och skala upp effektivt.
Läs bloggen
Två män pratar med varandra.
Blogg

Datastyrning för stora företag

Mer information om de viktigaste riktlinjerna och metoderna för datastyrning för att skydda och effektivt hantera företagsdata.
Läs bloggen
Tillbaka till avsnittet YTTERLIGARE RESURSER

Vanliga frågor och svar

  • En princip för datakvarhållning är en uppsättning regler och riktlinjer som fastställer hur länge en organisation ska bevara sina data, hur de ska lagras samt när de ska raderas eller arkiveras. Den här principen säkerställer att organisationen följer regelverk och hanterar data effektivt genom att endast behålla nödvändig information och radera föråldrat eller överflödigt innehåll på ett säkert sätt.
  • När data har nått slutet av kvarhållningsperioden ska de antingen raderas på ett säkert sätt, eller arkiveras. Säker radering garanterar att känslig information inte längre är åtkomlig, medan arkivering bevarar data som krävs för efterlevnad eller framtida behov. Regelbunden revision och automatiserade system hjälper till att säkerställa att data inte bevaras längre än nödvändigt.
  • Så här implementerar du principer för datakvarhållning för att säkerställa efterlevnad av regelverk:

    1. Granska befintliga data – identifiera och klassificera information utifrån typ och känslighet.
    2. Definiera kvarhållningsperioder – anpassa dem efter gällande regelverk (till exempel HIPAA, dataskyddsförordningen och SOX).
    3. Fastställ rutiner för lagring och borttagning – definiera säkra lagringsmetoder, arkiveringsprocesser och raderingsrutiner. 
    4. Tilldela roller och ansvar – klargör ägarskap inom it-, efterlevnads- och driftsteam.
    5. Utför regelbunden översyn – granska och uppdatera principer löpande för att följa förändrade regelverk.
  • Innehållsstyrning omfattar de riktlinjer och processer som reglerar hur data och innehåll hanteras, nås, lagras och raderas inom en organisation. Med innehållsstyrning säkerställs att data är skyddade, följer regelverk och kan nås när så behövs. God styrning innebär att tydligt definiera roller, ansvar och arbetsflöden för säker hantering av data.
  • Med säkerhetskopiering av innehåll avses processen att skapa och lagra kopior av data för att skydda mot förlust eller skada. Säkerhetskopieringsstrategier garanterar att viktigt innehåll kan återställas vid dataförlust som har orsakats av systemfel, cyberattacker (som utpressningstrojaner) eller oavsiktlig radering. Det är en avgörande del av strategierna för datakvarhållning för att säkerställa affärskontinuitet. 
  • Innehållsarkivering innebär att lagra inaktiva eller äldre data som inte längre används aktivt men som måste bevaras av efterlevnadsskäl eller av juridiska eller historiska skäl. Arkivering säkerställer att data lagras tryggt och är tillgängliga för revision eller när de måste bevaras av juridiska skäl, utan att belasta aktiva system med onödiga data. Det sker ofta via säkra lagringslösningar som följer standard, SharePoint eller molnbaserade plattformar.

Följ Microsoft 365

Surface Pro Surface Laptop Utforska Copilot Microsoft 365 Utforska produkter från Microsoft Windows 11-appar Kontoprofil Download Center Microsoft Store-support Returer Orderspårning Återvinning Kommersiella garantier Microsoft Education Enheter för utbildning Microsoft Teams för utbildning Microsoft 365 Education Office Education Utbildning och utveckling för lärare Erbjudanden för elever och föräldrar Azure för studenter
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Copilot Microsoft Teams Små företag Microsoft Developer Microsoft Learn Stöd för AI-marknadsappar Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Programvaruföretag Visual Studio Karriärmöjligheter Om Microsoft Företagsnyheter Sekretess på Microsoft Investerare
Svenska (Sverige) Sekretess för konsumenthälsa Kontakta Microsoft Integritet Hantera cookies Juridiskt meddelande Varumärken Om våra annonser EU Compliance DoCs