This is the Trace Id: 59c87f39198125316badacae0377c7db
Перейти до основного Керування вмістом Керування цифровими ресурсами Керування документами Керування корпоративним інформаційним вмістом Керування вмістом у масштабі Збереження даних Центр спільноти керування вмістом Copilot для Microsoft 365 SharePoint Архів Microsoft 365 Резервне копіювання Microsoft 365 OneDrive Підтримка Інші можливості Microsoft 365
Жінка тримає планшет

Посібник із керування документами

І в малих, і у великих компаніях обов’язково налагодити керування документами, щоб запобігати втраті важливих файлів і даних.
Дізнатися про керування вмістом

Чому системи керування документами важливі?

Система керування документами допомагає зберігати, упорядковувати, відстежувати цифрові файли й управляти ними. Це фундамент ефективної роботи, який впливає на всі аспекти бізнесу, від продуктивності до відповідності вимогам.

Основні тези

  • Керування документами – це процес зберігання, упорядкування, відстеження паперових і цифрових документів, а також управління ними.
  • Система керування документами дає змогу знаходити найновіші версії певних файлів, безпечно обмінюватися ними, контролювати, хто може їх переглядати або редагувати, і вести журнали перевірок.
  • Рішення для керування документами, як-от SharePoint і OneDrive у складі Microsoft 365, можуть забезпечити ефективніші робочі процеси й міцніший захист для делікатних даних, а також кращу відповідність нормативним вимогам.

Що таке керування документами?

Керування документами – це процес зберігання, упорядкування, відстеження паперових і цифрових документів, а також управління ними. Воно запобігає втраті файлів, запроваджує контроль версій тощо.

Керування документами є основною складовою керування корпоративним інформаційним вмістом, оскільки компанії постійно нарощують обсяги створення документів.

Що таке система керування документами?

Система керування документами – це централізоване, безпечне та доступне для пошуку рішення для впорядкування, відстеження й оновлення документів.

Ви можете шукати за ключовим словом, позначати файли за допомогою метаданих і керувати тим, що бачать користувачі. Багато рішень для керування документами можна інтегрувати з інструментами для керування цифровими ресурсами, щоб упорядковувати зображення, відео та інші мультимедійні файли.

Компаніям це допомагає дбати про ефективність операційної діяльності та відповідність вимогам, оскільки документи завжди захищені й актуальні.

Які ключові функції системи керування документами?

Нижче наведено функції системи керування документами.
 
  • Оцифровування документів: передавайте файли прямо до системи керування документами, зокрема відскановані паперові документи.
  • Зберігання та впорядкування: зберігайте документи в порядку в централізованому репозиторії, використовуючи послідовні назви, позначки з метаданими й індексування.
  • Видобування документів: знаходьте файли за ключовим словом, позначкою, автором або вмістом.
  • Захист і керування доступом: відстежуйте доступ, налаштовуйте дозволи й використовуйте шифрування для захисту даних. 
  • Контроль версій: підтримуйте актуальність файлів щоразу після внесення змін і дбайте про те, щоб усі працювали з належною версією.
  • Автоматизація робочих процесів: налаштовуйте правила для автоматичного надсилання документів на перевірку, затвердження або архівування.
  • Співпраця: дайте командам змогу спільно редагувати документи в реальному часі, залишати коментарі й обмінюватися відгуками.
Рішення Microsoft 365

Безпечні й ефективні рішення для керування документами у великих масштабах

Microsoft 365 дає вам усе необхідне для роботи з документами протягом усього їх життєвого циклу. 

SharePoint

Легко обмінюйтесь і керуйте документами та знаходьте їх у межах організації. Ви можете створювати сайти груп, упорядковувати файли за допомогою метаданих і співпрацювати в режимі реального часу.
Дізнайтеся більше

OneDrive

Отримуйте доступ до документів і співпрацюйте над ними звідусіль. Це рішення чудово підходить для індивідуальних користувачів або невеликих команд, яким потрібні гнучкість і безпечний спільний доступ.
Дізнайтеся більше

 Архів Microsoft 365

Зберігайте неактивний вміст у такий спосіб, що відповідає вимогам і дає змогу легко ними керувати, не втрачаючи доступ до історичних даних.
Дізнайтеся більше

Які переваги системи керування документами?

Такі інструменти, як SharePoint і OneDrive, спрощують керування документами й водночас забезпечують їх захист і відповідність вимогам.

Вища ефективність
Система керування документами скорочує час на пошук і погодження файлів. Завдяки Microsoft 365 команди можуть автоматизувати робочі процеси, позначати документи за допомогою метаданих і отримувати доступ до всього з одного розташування.

Розширена співпраця
Команди можуть спільно редагувати документи, залишати коментарі та відстежувати зміни в реальному часі, що зменшує кількість помилок і допомагає своєчасно реалізовувати проєкти.

Кращий захист
Конфіденційні файли постійно захищені завдяки вбудованим засобам безпеки. Microsoft 365 включає мітки делікатності й умовний доступ.

Краща відповідність нормативним вимогам
Система керування документами передбачає ведення журналів перевірок, безпечне зберігання файлів і запровадження політик збереження. Microsoft 365 підтримує резервне копіювання вмісту та керування ним, щоб ваші дані відповідали вимогам і залишалися доступними.
Процес

Процес керування документами із шести кроків

Робота з документами в організації – від створення до ліквідації.

Створення й оцифровування документів

Документи створюють у цифровому вигляді або оцифровують із фізичних носіїв за допомогою сканування.

Упорядкування та видобування

Файли впорядковують, використовуючи послідовні назви й позначки з метаданими. А пошукові інструменти й фільтри допомагають легко знаходити потрібне.

Зберігання та безпека

Документи зберігаються в централізованому репозиторії, захищені шифруванням і засобами керування доступом. Журнали перевірок відстежують, хто переглядав або редагував кожен файл.

Доступ, поширення та співпраця

До файлів можна безпечно надавати доступ авторизованим користувачам. Команди можуть спільно редагувати, коментувати й відстежувати зміни в реальному часі.

Контроль і затвердження версій

Зміни відстежуються автоматично, тому ви завжди маєте доступ до найновішої версії. Документи можна автоматично надсилати на перевірку та затвердження.

Збереження, архівування та ліквідація

Документи зберігаються протягом установленого часу відповідно до юридичних або комерційних політик. Після цього документи архівують для тривалого доступу або безпечно видаляють.

Усі функції в одній системі

Система керування документами підтримує ваші документи в актуальному захищеному стані. Якщо ви вже використовуєте такі інструменти Microsoft, як SharePoint, OneDrive або Teams, у вас є все необхідне для керування вмістом у великих масштабах.
Чоловік в окулярах і синій сорочці дивиться на екран ноутбука.
Початок роботи

Microsoft SharePoint

Безпечно співпрацюйте й обмінюйтеся документами в межах організації.
Дізнайтеся більше
Жінка в окулярах і білому жакеті працює за комп’ютером.
Рішення

Керування вмістом за допомогою рішень Microsoft 365

Створюйте й захищайте вміст і дані та керуйте ними за допомогою служб для керування вмістом на основі ШІ в Microsoft 365.
Дізнайтеся більше
жінка в окулярах дивиться на екран
Рішення

Сканування та збереження документів із OneDrive

Забудьте про громіздкі сканери – перетворіть паперові документи, квитанції, нотатки з дощок і навіть посвідчення особи на PDF-файли.
Дізнайтеся більше
Чоловік в окулярах дивиться на екран ноутбука.
Продукт

Резервне копіювання Microsoft 365 для надійного зберігання даних

Не обмежуйтеся резервним копіюванням. Подбайте про безперервність робочих процесів за допомогою швидкого відновлення даних.
Дізнайтеся більше
Чоловік і жінка дивляться на планшет.
Блоґ

Дізнайтеся більше про редактори документів

Дізнайтеся, що таке редактор документів і як обрати оптимальний варіант для ваших потреб.
Дізнайтеся більше
Назад до вкладки "Звіти про дослідження" розділу "РЕСУРСИ"

Запитання й відповіді

  • Електронна система керування документами – це програмне забезпечення, яке допомагає зберігати, упорядковувати цифрові файли, як-от документи Word, PDF і таблиці, а також управляти ними. Вона зберігає все в одному середовищі, тому спрощує пошук документів і надає такі можливості, як контроль версій, налаштування прав доступу й ведення журналів перевірок.
  • Microsoft 365. Вона пропонує такі інструменти, як SharePoint і OneDrive, що дають змогу зберігати, упорядковувати, захищати цифрові документи й обмінюватися ними.
  • Керування документами зосереджене на ефективному впорядкуванні, зберіганні файлів і доступі до них у різних командах і системах. Контроль документів гарантує, що використовуються лише затверджені й актуальні їх версії завдяки суворим правам доступу та відстеженню змін.  
  • Microsoft 365. Сюди входять SharePoint і OneDrive, які допомагають командам безпечно зберігати, упорядковувати документи та безпечно над ними співпрацювати.
  • Спершу визначте потреби вашої команди, наприклад безпечне зберігання, контроль версій або співпраця. Обирайте рішення, яке інтегрується з наявними інструментами, забезпечує відповідність вимогам і розвивається разом із вашим бізнесом. 

Підпишіться на Microsoft 365

Ознайомтеся з Copilot Microsoft 365 Ознайомтеся з продуктами Microsoft Програми для Windows 11 Профіль облікового запису Центр завантажень Повернення Відстеження замовлення Microsoft для освіти Пристрої для освіти Microsoft Teams для освіти Microsoft 365 Education Office Education Підвищення кваліфікації викладачів Спеціальні пропозиції для студентів і батьків Azure для студентів
ШІ від Microsoft Захисний комплекс Microsoft Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Розробник Microsoft Microsoft Learn Підтримка ШІ-програм на Marketplace Технічна спільнота Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Компанії з розробки ПЗ Visual Studio Вакансії Конфіденційність у Microsoft Інвестори
Українська (Україна) Конфіденційність інформації про здоров’я споживачів Звернутися до корпорації Microsoft Конфіденційність Керування файлами cookie Умови використання Товарні знаки Відомості про рекламу