This is the Trace Id: 506e700336425c1006305f858125af71
Перейти до основного Керування вмістом Керування цифровими ресурсами Керування документами Керування корпоративним інформаційним вмістом Керування вмістом у масштабі Збереження даних Центр спільноти керування вмістом Copilot для Microsoft 365 SharePoint Архів Microsoft 365 Резервне копіювання Microsoft 365 OneDrive Підтримка Інші можливості Microsoft 365
Жінка пише на інтерактивній дошці.
Вступ

Стратегії збереження даних для ефективнішого керування

Захищайте важливі дані, забезпечуйте їх відповідність вимогам, а також швидке відновлення в разі втрати. Дізнайтеся про розумні інструменти збереження даних, які можна використовувати в організації.
Огляд Архіву Microsoft 365 Дізнайтеся про Резервне копіювання Microsoft 365
Збереження даних – це процес зберігання критично важливої інформації протягом певного періоду, що передбачає захист від витоку, забезпечення відповідності вимогам і безперервності бізнесу.


Збереження даних допомагає компаніям дотримуватися нормативних вимог, керувати ризиками й ефективно працювати. Завдяки інтеграції із системою керування корпоративним інформаційним вмістом (ECM) і системою керування документами (DMS) можна оптимізувати зберігання та отримання даних.
  • Визначте оптимальний строк зберігання даних, щоб забезпечити відповідність вимогам і уникнути зайвих витрат.
  • Використовуйте системи ECM і DMS, щоб автоматизувати керування даними та спростити їх збереження й отримання.
  • Регулярно переглядайте й оновлюйте стратегії збереження даних відповідно до нових правил і потреб компанії.
  • Безпечно видаляйте дані, які більше не потрібні, щоб захистити делікатну інформацію та знизити ризики.
  • Навчайте співробітників політикам збереження даних, щоб усі розуміли свої обов’язки щодо безпеки й відповідності вимогам.
фон
Основні відомості про збереження даних

Ефективне збереження даних

Захист даних

Забезпечуйте захист даних, доступ до них, а також їх відповідність вимогам. 
Жінка сидить у кріслі та працює на ноутбуку.

Налаштування чітких політик

Визначайте, як довго зберігати дані та хто може отримувати до них доступ, редагувати й видаляти їх.
Чоловік сидить у кріслі та працює на ноутбуку

Визначення періоду збереження

Дотримуйтеся нормативних вимог, зберігаючи дані протягом установлених законодавством строків.
жінка користується телефоном

Архівування для зручного доступу

Безпечно зберігайте неактивні дані, щоб вони були готові до перевірок або юридичних процедур.
чоловік користується ноутбуком

Просте видалення даних

Безпечно видаляйте застарілі дані, щоб підтримувати належний рівень захисту.

Основні аспекти збереження даних

Розумне зберігання даних гарантує міцніший захист і зручніше керування


Ефективне збереження – ключовий елемент стратегії керування даними в будь-якій організації. Воно гарантує захист даних, їх відповідність вимогам і зручний доступ до них за потреби.

Політика збереження даних
Ця політика визначає правила щодо того, як довго слід зберігати дані та хто має право отримувати до них доступ, редагувати й видаляти їх. Вона включає стандарти метаданих, процеси затвердження та призначає ролі командам, наприклад ІТ-відділу або команді з відповідності вимогам. Моніторинг і автоматизація цих політик забезпечують відповідність вимогам і знижують ризики.

Період збереження даних
Період збереження визначає, як довго потрібно зберігати дані залежно від рівня їх делікатності та вимог законодавства. Якщо встановлено правильні періоди збереження, компаніям легше дотримуватися нормативних вимог, керувати ризиками й забезпечувати доступ до важливої інформації під час перевірок або юридичних процедур.

Архівування даних
Архівування забезпечує довгострокове зберігання інформації з можливістю швидкого доступу. Завдяки зручним репозиторіям, чіткому індексуванню та метаданим організації можуть без зусиль отримувати доступ до потрібних даних під час перевірок або юридичних процедур, використовуючи системи керування документами або рішення для керування корпоративним інформаційним вмістом.

Видалення даних
Після завершення періоду збереження можна безпечно видалити застарілі дані. Украй важливо узгоджувати резервні копії з політиками збереження, щоб не зберігати делікатну інформацію довше, ніж потрібно. Це забезпечує належний захист і відповідності вимогам.
синій фон
Рішення

Рішення для архівування та резервного копіювання даних

Microsoft 365 пропонує надійні рішення для захисту й відновлення даних, що включають можливості довгострокового архівування, резервного копіювання та інструменти для співпраці. 

Архів Microsoft 365

Зберігайте неактивні дані в SharePoint за допомогою вигідного холодного сховища, яке відповідає всім необхідним вимогам. Таким чином ви забезпечите захист даних, доступ до них у разі потреби й відповідність вимогам. 
Дізнайтеся більше

Резервне копіювання Microsoft 365

Захищайте свої дані за допомогою надійного рішення для резервного копіювання, яке гарантує швидке відновлення даних. Таким чином ви подбаєте про безперервність бізнес-процесів і зможете швидко відновити втрачені або пошкоджені дані. 
Дізнайтеся більше

SharePoint у складі Microsoft 365

Легко публікуйте, знаходьте вміст і керуйте ним за допомогою SharePoint, що інтегровано з Резервним копіюванням і Архівом Microsoft 365 для безпечного та зручного доступу до даних. 
Дізнайтеся більше

Чому збереження даних таке важливе для організацій? 

Захист майбутнього даних


Збереження даних – це критично важлива стратегія для забезпечення захисту, відповідності вимогам і ефективності бізнес-процесів. Чітко налаштовані політики збереження допомагають компаніям підтримувати належний рівень безпеки, швидко відновлювати дані й ефективно ними керувати.

Забезпечення відповідності нормативним вимогам
Завдяки збереженню даних ваша організація зможе дотримуватися нормативних вимог, наприклад Закону про звітність та безпеку медичного страхування, Генерального регламенту із захисту персональних даних і Закону Сарбейнса-Окслі. Зберігаючи дані протягом установленого законом обов’язкового періоду та захищаючи їх, ви зможете дотриматися вимог і уникнути великих штрафів.

Керування ризиками та захист даних
Правильні стратегії збереження захистять вашу організацію від утрати й випадкового видалення даних, а також від атак зловмисними програмами з вимогою викупу. Рішення для резервного копіювання та структуровані періоди збереження дають змогу вбезпечити найважливішу інформацію й швидко відновити дані в разі пошкодження.

Ефективне зберігання та отримання даних
Чітка політика збереження спрощує зберігання, архівування й отримання даних. Розділивши дані на категорії та встановивши періоди зберігання, ви заощадите час і ресурси, а також забезпечите швидкий доступ до важливого вмісту.

Покращене керування вмістом
Чіткі політики збереження даних підвищують рівень відповідальності й підзвітності. Визначені ролі та робочі процеси дають змогу керувати даними узгоджено, що покращує безпеку й операційну діяльність компанії.

Вимоги до забезпечення відповідності збереження даних

Відповідність юридичним стандартам і захист компанії
 

Відповідність вимогам є запорукою належного зберігання, захисту й видалення даних. Нормативні акти диктують обов’язкові строки зберігання та видалення, а також належний рівень захисту для різних типів інформації. Недотримання вимог загрожує штрафами, репутаційними втратами та ризиками для безпеки.

Генеральний регламент із захисту персональних даних (GDPR)
  • Поширюється на будь-які організації, що обробляють дані громадян Європейського Союзу (ЄС). 
  • Персональні дані можна зберігати лише протягом періоду, необхідного для виконання їх початкового призначення. 
  • Організації мають чітко визначити та вказати періоди збереження даних у відповідній політиці. 
  • Персональні дані потрібно безпечно видаляти, коли вони більше не потрібні. 
California Consumer Privacy Act (CCPA) / California Privacy Rights Act (CPRA)
  • Законодавчі норми, які діють у штаті Каліфорнія. 
  • Організації зобов’язані розкривати свої політики збереження даних і категорії персональних даних, які вони збирають. 
  • Споживачі мають право вимагати видалення своїх персональних даних. 
  • Організації зобов’язані виконувати запити на видалення даних у визначений строк. 
Закон про звітність і безпеку медичного страхування (HIPAA)
  • Відноситься до федерального законодавства США. 
  • Медичні установи зобов’язані щонайменше шість років зберігати медичні записи та захищену медичну інформацію (PHI) пацієнтів. 
  • PHI потрібно безпечно видаляти, коли відомості більше не потрібні. 
Закон Сарбейнса-Окслі (SOX)
  • Відноситься до федерального законодавства США. 
  • Публічні компанії мають зберігати фінансові й бухгалтерські записи принаймні сім років. 
  • Записи потрібно безпечно видалити після завершення періоду збереження даних.
Закон Федеральної торгової комісії (FTC)
  • Відноситься до федерального законодавства США. 
  • Дані потрібно зберігати протягом "розумного періоду", необхідного для виконання їх призначення. 
  • Дані потрібно безпечно видаляти, коли вони більше не потрібні.
Закон Грема-Ліча-Блайлі (GLBA)
  • Відноситься до федерального законодавства США. 
  • Фінансові установи зобов’язані зберігати записи (наприклад, інформацію про клієнтів) не менше п’яти років. 
  • Установи мають гарантувати безпечне видалення клієнтських даних, коли вони більше не потрібні.
Законодавчі акти Управляння з охорони праці та профілактики профзахворювань (OSHA)
  • Відноситься до федерального законодавства США. 
  • Записи мають містити інформацію про працівника, тип інциденту та надане лікування. 
  • Роботодавці зобов’язані зберігати документи про травми та захворювання на робочому місці щонайменше п’ять років. 
  • Записи про вплив небезпечних речовин (наприклад, азбесту або свинцю) потрібно зберігати протягом 30 років.
Закон про захист персональних даних і цифрових документів (PIPEDA)
  • Діє для приватних організацій у Канаді, окрім провінцій із подібним законодавством. 
  • Особи мають право отримувати доступ до своїх персональних даних і вимагати їх виправлення. 
  • Персональні дані можна зберігати лише протягом періоду, необхідного для досягнення цілей, для яких їх було зібрано. 
  • Організації повинні запровадити чіткі політики збереження та безпечно видаляти персональні дані, коли вони більше не потрібні.
 

Створення власної політики збереження даних

  1. Спочатку проведіть аудит даних
    Визначте та класифікуйте дані за типом і рівнем делікатності.
  2. Визначте періоди збереження
    Враховуйте нормативні вимоги (наприклад, HIPAA або GDPR) та розділяйте короткострокові й довгострокові потреби.
  3. Установіть правила зберігання та видалення даних
    Розробіть процедури для безпечного зберігання, архівування та видалення даних.
  4. Призначте ролі
    Чітко визначте відповідальність і підзвітність у командах.
  5. Навчайте працівників і автоматизуйте процеси
    Проводьте навчання для команд і автоматизуйте процеси примусового застосування політики (наприклад, надсилання сповіщень і планове видалення даних).
  6. Відстежуйте показники продуктивності
    Регулярно перевіряйте й оновлюйте політики відповідно до змін у нормативних актах і своїх потребах.
синій фон
Політика збереження даних

Створення та запровадження політики збереження даних

Запровадження надійної політики збереження даних відіграє ключову роль для забезпечення захисту даних і відповідності вимогам. Дотримуйтеся наведених нижче кроків, щоб ваша організація могла ефективно керувати збереженням, архівуванням і видаленням даних, знижуючи ризики й дотримуючись законодавства.

Крок 1: Аудит наявних даних

Визначте, які дані зберігає ваша організація та класифікуйте їх за типом і рівнем делікатності. Це допоможе встановити пріоритетність даних для збереження та забезпечити відповідність нормативним вимогам.

Крок 2. Визначення періодів збереження

Установіть періоди збереження даних відповідно до законодавчих вимог (наприклад, HIPAA, SOX, GDPR). Чітко розмежуйте короткострокові й довгострокові потреби, щоб не зберігати зайві дані. 

Крок 3. Установлення процедур для зберігання, архівування та видалення даних

Використовуйте безпечні методи для зберігання, архівування та видалення даних. Для захисту делікатної інформації подбайте про те, щоб параметри резервного копіювання узгоджувалися з політиками видалення даних. 

Крок 4. Призначення ролей і визначення відповідальності

Визначте, хто керує процесом збереження даних в ІТ-відділі, команді з відповідності вимогам і бізнес-підрозділах. Призначте відповідальних, щоб гарантувати дотримання політики.

Крок 5: Навчання команд та інтеграція в робочі процеси

Навчайте команди класифікувати, зберігати й видаляти дані. Автоматизуйте примусове застосування політики за допомогою сповіщень і планових видалень, щоб забезпечити її послідовне виконання. 

Крок 6: Моніторинг, перевірка й покращення

Проводьте регулярні аудити й перевірки, щоб своєчасно оновлювати політики відповідно до нових нормативних вимог. Щоразу за потреби вносьте зміни до політик.

Створення надійної стратегії збереження даних для кращого керування

Установлення правил для захисту даних


Надійна стратегія збереження даних забезпечує відповідність вимогам, безперервність бізнес-процесів, зниження ризиків і заощадження коштів. Завдяки чітким політикам і надійним системам організації можуть ефективно керувати даними, дотримуватися необхідних вимог і знижувати операційні ризики.


Причини для запровадження надійних політик збереження даних
  • Відповідність вимогам: забезпечують дотримання законодавства, наприклад HIPAA, GDPR і SOX. 
  • Безперервність бізнес-процесів: захищають критично важливі дані, щоб компанія ефективно працювала навіть під час збоїв. 
  • Зниження ризиків: запобігають витоку та втраті даних. 
  • Заощадження коштів: допомагають уникнути зайвих витрат на зберігання та обробку даних.
Основні складові стратегії збереження даних
  • Чіткі політики: визначають, як довго зберігати дані, як їх захищати та хто має право керувати цими процесами. 
  • Керування: запроваджує процедури для керування доступом, забезпечує аудит і розподіляє відповідальність. 
  • Безпечне зберігання й архівування: захищає дані за допомогою надійних методів, які відповідають необхідним вимогам. 
  • Надійні стратегії резервного копіювання: гарантують швидке відновлення даних у разі втрати або пошкодження.
Оскільки законодавство постійно змінюється, потрібно регулярно оновлювати політики збереження, щоб керувати даними в масштабі організації та забезпечувати відповідність вимогам. Проактивний підхід забезпечує ефективність і відповідність стратегії законодавчим вимогам.

Ресурси

Жінка користується ноутбуком.
Сховище даних

Зберігання неактивних даних у SharePoint

Подбайте про те, щоб ваші дані були захищені, доступні й відповідали нормативним вимогам без зайвих витрат.
  • Економне холодне сховище для неактивних даних
  • Відповідність нормативним стандартам
  • Зручний доступ під час аудиту та юридичних процедур
Дізнайтеся більше
Чоловік і жінка щось обговорюють, використовуючи ноутбук.
Рішення

Рішення для керування вмістом

Використовуйте комплексні рішення для керування вмістом, щоб упорядковувати, зберігати й захищати корпоративні дані.
Дізнайтеся більше
Чоловік і жінка дивляться на планшет.
Блоґ

Керування цифровими ресурсами

Дізнайтеся, як керування цифровими ресурсами допоможе вашій компанії ефективніше зберігати й упорядковувати важливий вміст.
Читати допис у блозі
Чоловік зі списком продуктів
Блоґ

Хмарне сховище для малого бізнесу

Ознайомтеся з найкращими практичними порадами щодо зберігання даних у хмарі, які допомагають невеликим компаніям заощаджувати кошти й ефективно масштабувати бізнес.
Читати допис у блозі
Двоє чоловіків розмовляють.
Блоґ

Керування даними для підприємств

Ознайомтеся з основними поняттями та порадами, які допоможуть безпечно й ефективно керувати корпоративними даними.
Читати допис у блозі
Повернутися до розділу "ДОДАТКОВІ РЕСУРСИ"

Запитання й відповіді

  • Політика збереження даних – це набір правил і рекомендацій, які визначають строки та способи зберігання даних, а також порядок їх видалення або архівування. Ця політика забезпечує відповідність вимогам законодавства й ефективне керування даними, оскільки дає змогу зберігати лише необхідну інформацію та безпечно видаляти застарілий або непотрібний вміст.
  • Після завершення періоду збереження дані потрібно безпечно видалити або заархівувати. Завдяки безпечному видаленню делікатна інформація не залишиться в доступі, а за допомогою архівування варто зберігати дані, необхідні для відповідності вимогам або подальшого використання. Регулярні аудити й автоматизовані системи допомагають дотримуватися цих правил і запобігають надмірно довгому зберіганню даних.
  • Щоб запровадити політики збереження даних відповідно до законодавчих норм, виконайте наведені нижче дії.

    1. Проведіть аудит наявних даних: визначте й класифікуйте дані за типом і рівнем делікатності.
    2. Визначте періоди збереження даних згідно з вимогами відповідних нормативних документів (наприклад, HIPAA, GDPR, SOX).
    3. Налаштуйте процедури зберігання та видалення даних. Для цього зокрема опишіть безпечні методи та процеси зберігання, архівування та видалення даних. 
    4. Призначте ролі та розподіліть відповідальність в ІТ-відділі, команді з відповідності вимогам і бізнес-підрозділах.
    5. Проводьте регулярні перевірки й оновлюйте політики, щоб вони відповідали актуальним нормативним вимогам.
  • Керування вмістом включає в себе політики й процеси, які регламентують, як організація зберігає, видаляє дані, надає до них доступ і керує ними. Воно гарантує захист даних, їх відповідність нормативним вимогам і зручний доступ до них у разі потреби. Щоб керування було ефективним, потрібно чітко розподілити ролі й відповідальність, а також налаштувати безпечні робочі процеси.
  • Резервне копіювання – це процес створення та збереження копій даних для захисту від утрати й пошкодження. Резервне копіювання дає змогу відновити важливі дані, які втрачено через системну помилку, випадкове видалення або кібератаку (наприклад, за допомогою зловмисних програм із вимогою викупу). Воно є елементом стратегії збереження даних і важливе для забезпечення безперервності бізнес-процесів. 
  • Архівування вмісту – це зберігання неактивних або старіших даних, які ваша організація більше не використовує, але повинна зберігати для дотримання вимог, документування або інших юридичних цілей. Завдяки архівуванню дані будуть надійно збережені й доступні під час перевірок або юридичних процедур, але не займатимуть простір в активних робочих системах. Зазвичай для архівування використовують безпечні рішення, які відповідають необхідним вимогам, як-от SharePoint або хмарні платформи.

Підпишіться на Microsoft 365

Ознайомтеся з Copilot Microsoft 365 Ознайомтеся з продуктами Microsoft Програми для Windows 11 Профіль облікового запису Центр завантажень Повернення Відстеження замовлення Microsoft для освіти Пристрої для освіти Microsoft Teams для освіти Microsoft 365 Education Office Education Підвищення кваліфікації викладачів Спеціальні пропозиції для студентів і батьків Azure для студентів
ШІ від Microsoft Захисний комплекс Microsoft Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Розробник Microsoft Microsoft Learn Підтримка ШІ-програм на Marketplace Технічна спільнота Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Компанії з розробки ПЗ Visual Studio Вакансії Конфіденційність у Microsoft Інвестори
Українська (Україна) Конфіденційність інформації про здоров’я споживачів Звернутися до корпорації Microsoft Конфіденційність Керування файлами cookie Умови використання Товарні знаки Відомості про рекламу