This is the Trace Id: 3bb851904c63849428c271e771dafd6e
Перейти до основного Керування вмістом Керування цифровими ресурсами Керування документами Керування корпоративним інформаційним вмістом Керування вмістом у масштабі Збереження даних Центр спільноти керування вмістом Copilot для Microsoft 365 SharePoint Архів Microsoft 365 Резервне копіювання Microsoft 365 OneDrive Підтримка Інші можливості Microsoft 365
Огляд

Посібник із керування цифровими ресурсами для підприємств

Відкрийте для себе корисні поради й переваги керування цифровими ресурсами та дізнайтеся, як спеціальне програмне забезпечення допомагає підприємствам підтримувати високий рівень співпраці, продуктивності й відповідності вимогам.
Ознайомитися із SharePoint Ознайомитися з керуванням вмістом

Керування цифровими ресурсами дає змогу ефективно централізувати, упорядковувати та контролювати цифрові ресурси

Оскільки підприємства використовують дедалі більше цифрового вмісту, стає надзвичайно важливо керувати його обсягами, які постійно зростають. Є спеціальне рішення, яке надає безпечну централізовану систему для зберігання та впорядкування цифрових ресурсів, як-от зображення, відеокліпи, фірмові матеріали, щоб команди могли швидко їх знаходити, використовувати повторно й ділитися ними. Це рішення можна інтегрувати з програмами Microsoft 365, щоб спростити роботу із вмістом, забезпечити єдиний фірмовий стиль і ефективне керування цифровими ресурсами на рівні організації.
  • Система керування цифровими ресурсами централізує файли, як-от зображення, відео й документи, у безпечному розташуванні, де їх легко знайти. Це полегшує публікування та повторне використання вмісту, а також керування ним на рівні організації.
  • Керування цифровими ресурсами пропонує багато переваг, оскільки оптимізує робочі процеси на кожному етапі життєвого циклу ресурсу, зокрема створення, затвердження, зберігання, поширення й архівації. Саме тому різні підрозділи можуть краще виконувати завдання, дотримуватися вимог і співпрацювати.
  • Керування цифровими ресурсами забезпечує узгодженість фірмового стилю, виступаючи основним надійним джерелом затверджених ресурсів, і дає змогу контролювати права й дозволи на використання даних.
  • Сучасні системи керування цифровими ресурсами можна інтегрувати з програмами Microsoft 365, зокрема SharePoint, OneDrive і Пошуком Microsoft, щоб спростити співпрацю та пошук вмісту.
  • Вибір гнучкої інтегрованої системи керування цифровими ресурсами та її постійна оптимізація гарантують підприємствам тривалий успіх у світі, який дедалі більше покладається на цифровий вміст.

Що таке керування цифровими ресурсами?

Керування цифровими ресурсами – це система для зберігання, упорядкування цифрових ресурсів (наприклад зображень, відеокліпів, презентацій і файлів із оформленням), а також керування ними. Вона дає змогу зібрати водному розташуванні весь вміст організації, щоб було легше його знаходити, поширювати й повторно використовувати в різних підрозділах і на різних платформах.

Більшість сучасних систем керування цифровими ресурсами є хмарними рішеннями, які дають змогу звідусіль отримувати доступ до файлів і контролювати дозволи й права на використання вмісту. Керування цифровими ресурсами є також основним компонентом системи керування корпоративним інформаційним вмістом, що дозволяє злагоджено, ефективно й безпечно керувати вмістом у масштабах організації.

Системи керування цифровими ресурсами підтримують такі основні типи файлів:
 
  • зображення,
  • відео,
  • аудіодоріжки,
  • документи,
  • ресурси з брендовою символікою,
  • маркетингові матеріали.

Різниця між рішенням для керування цифровими ресурсами та системою керування документами

Хоча обидві системи – для керування цифровими ресурсами та для керування документами – зберігають і впорядковують файли, вони слугують для різних цілей.
 
  • Системи керування документами призначені для зберігання, упорядкування та відстеження текстових файлів, як-от контракти, електронні таблиці й звіти. Вони є незамінними для юридичних, фінансових і операційних підрозділів, а також відділів управління персоналом.
  • ⁠Системи керування цифровими ресурсами створені для роботи з мультимедійними файлами: зображеннями, відеокліпами та іншим творчим вмістом. Тому ці рішення ідеальні для маркетологів і дизайнерів.

Різниця між рішенням для керування цифровими ресурсами та системою керування вмістом

Система керування вмістом допомагає організаціям створювати й публікувати вебвміст, наприклад дописи в блоґах і цільові сторінки, а також керувати ним. Програмне забезпечення для керування цифровими ресурсами не дає змоги безпосередньо публікувати вміст, але підтримує систему керування вмістом, оскільки забезпечує централізований доступ до необхідних медіафайлів. Систему керування цифровими ресурсами можна уявити як медіатеку, на основі якої працює система керування вмістом.

Як функціонує система керування цифровими ресурсами?

Основні функції систем керування цифровими ресурсами

Рішення для керування цифровими ресурсами не лише зберігає файли, а й дає змогу ефективно й безпечно керувати ними в масштабах цілої організації. Для організацій, які працюють із тисячами або навіть мільйонами ресурсів, надзвичайно важлива можливість масштабування. Надійна система керування цифровими ресурсами дає змогу працювати з великими обсягами вмісту без шкоди для продуктивності й безпеки. Таку систему можна розгорнути локально, у хмарі чи як гібридне рішення.

Ознайомтеся докладніше з основними функціями систем керування цифровими ресурсами.
 
  • Централізоване зберігання. Ви можете зберігати всі цифрові ресурси в одному безпечному розташуванні в хмарі. Це полегшує їх пошук і використання в масштабах організації, а також керування ними.
  • ⁠Позначення за допомогою метаданих. Користувачі можуть позначати ресурси доступними для пошуку метаданими, як-от ключові слова, дати, права на використання. Це спрощує впорядкування та пошук файлів.
  • ⁠Розширений пошук. Ця функція забезпечує потужні пошукові інструменти, часто на основі штучного інтелекту, за допомогою яких користувачі можуть швидко знаходити ресурси за різними фільтрами, як-от тип файлу, автор або кампанія.
  • ⁠Безпечний обмін. Ця функція призначена для безпечної співпраці з внутрішніми й зовнішніми зацікавленими сторонами завдяки дозволам із можливістю налаштування та тимчасовим посиланням для доступу.
  • ⁠Контроль версій. Ця функція відстежує правки та зберігає попередні версії файлів, щоб командам було легше керувати змінами й уникати плутанини щодо актуальності ресурсів.
  • Права й дозволи. Ви можете керувати правами на використання ресурсів і доступом до файлів, щоб забезпечити відповідність вимогам і запобігати неавторизованим діям із ліцензованим вмістом.
 

Робочі процеси керування цифровими ресурсами

Системи керування цифровими ресурсами оптимізує створення й використання вмісту в організації, а також керування ним. Налагоджені процеси спрощують роботу будь-якого підрозділу, як із маркетингу та дизайну, так і з ІТ та забезпечення відповідності вимогам. Усі можуть працювати швидше й ефективніше. Керування цифровими ресурсами підтримує кожен етап життєвого циклу ресурсу.
 
  • Створення. Команди передають новий вміст і впорядковують його безпосередньо в системі керування цифровими ресурсами, тому він завжди доступний для співпраці та повторного використання.
  • ⁠Затвердження. Після передавання вмісту вбудовані робочі процеси дають користувачам змогу переглядати, коментувати й затверджувати ресурси в єдиному розташуванні. Це усуває затримки й зайву комунікацію.
  • ⁠Інтеграція. Системи керування цифровими ресурсами можна підключити до таких інструментів, як OneDrive і SharePoint, що забезпечує доступ до файлів і їх синхронізацію на рівні підприємства.
  • ⁠Зберігання. Ресурси надійно зберігаються в централізованому репозиторії, що спрощує керування версіями, дозволами та правами на використання.
  • Поширення. Користувачі можуть ділитися затвердженими ресурсами з командами в організації та зовнішніми партнерами за допомогою безпечних посилань і елементів керування доступом, які можна налаштувати.
  • ⁠Пошук: Метадані та інтеграція системи керування цифровими ресурсами з такими продуктами, як Пошук Microsoft, дають змогу швидко знаходити потрібні файли за ключовим словом, типом файлу або кампанією – навіть на різних платформах.
  • Архівація або видалення. Системи керування цифровими ресурсами забезпечують актуальність і відповідність вимогам бібліотек вмісту, оскільки архівують або видаляють застарілі файли.
Наприклад, під час запуску маркетингової кампанії фахівці можуть знайти в системі керування цифровими ресурсами затверджені брендові матеріали й використовувати їх для різних соціальних мереж, електронних розсилок, а також друку. Це заощаджує час і підтримує узгоджений фірмовий стиль.  
Інтеграція системи керування цифровими ресурсами

Інтеграція системи керування цифровими ресурсами з Microsoft 365

Рішення для керування цифровими ресурсами можна інтегрувати з продуктами Microsoft 365, системами керування вмістом та інструментами для продуктивної роботи, щоб безпечно керувати файлами, спростити їх пошук і обмін ними.

OneDrive

Діліться всіма своїми файлами, отримуйте доступ до них і працюйте над ними спільно з іншими на будь-якому пристрої, де б ви не були.
Ознайомитися з OneDrive

SharePoint

Легко знаходьте цифрові ресурси, як-от зображення, відео й презентації, а також діліться та керуйте ними для ефективнішої співпраці в організації.
Ознайомитися із SharePoint

Пошук Microsoft

Використовуйте пошук на основі ШІ та метадані, щоб миттєво знаходити потрібні файли в продуктах Microsoft 365 і системі керування цифровими ресурсами.
Ознайомитися з Пошуком Microsoft

Переваги керування цифровими ресурсами для бізнесу

Підвищена ефективність

Системи керування цифровими ресурсами змінюють підхід до створення, упорядкування та поширення вмісту, тому відділи маркетингу, дизайну, ІТ та забезпечення відповідності вимогам працюють ефективніше. Ці системи централізують доступ до ресурсів, автоматизують затвердження вмісту й інтегруються в інструменти для щоденної роботи, що заощаджує час на пошук і повторне використання файлів.


Наприклад, світовий лідер у догляді за шкірою, компанія Beiersdorf, яка працює в понад 60 країнах, керує тисячами творчих ресурсів для різних кампаній і регіонів. Вона використовує систему керування цифровими ресурсами на платформі Microsoft Azure, щоб надавати маркетинговим командам і партнерам по всьому світу швидкий, надійний і централізований доступ до зображень, відеокліпів, графіки, анімації та інших медіафайлів. Це суттєво пришвидшує пошук ресурсів і підвищує ефективність глобального маркетингу, оскільки звільняє час працівників для творчості. Дізнайтеся, як компанія Beiersdorf підвищую ефективність глобального маркетингу завдяки хмарній системі керування цифровими ресурсами.

Єдиний фірмовий стиль і співпраця

Керування цифровими ресурсами дає організаціям змогу підтримувати єдиний брендовий стиль, оскільки надає централізований репозиторій для затверджених матеріалів. Коли команди з маркетингу або дизайну в різних регіональних офісах використовують однакові актуальні емблеми, відео й шаблони, вони можуть ефективніше співпрацювати та зменшити кількість дублікатів чи розрізнених брендових елементів. Централізований доступ забезпечує узгодженість фірмової символіки й пришвидшує проведення кампаній на різних ринках.

Наприклад, Campari Group використовує Microsoft 365 і Dynamics 365, щоб спростити керування цифровими ресурсами та роботу з вмістом. Завдяки єдиній бібліотеці, інтегрованій у щоденні інструменти, команди з глобального маркетингу можуть легко знаходити, поширювати й використовувати затверджені візуальні матеріали для регіональних кампаній. У результаті організація отримує швидшу підготовку вмісту, кращу співпрацю та більшу видимість бренду у всьому світі. Дізнайтеся, як компанія Campari Group підвищує впізнаваність бренду за допомогою Dynamics 365.

Краща відповідність вимогам і керування доступом

Завдяки системі керування цифровими ресурсами організації можуть захищати делікатну інформацію та ліцензований вміст за допомогою дозволів і контролю за правами на використання. За допомогою ролей із можливістю налаштування та встановлення терміну дії команди можуть контролювати, хто отримує доступ до ресурсів, редагує або поширює їх, щоб знижувати ризик несанкціонованого використання або витоку даних. Вбудовані контрольні журнали й відстеження метаданих також підтримують відповідність внутрішнім політикам і зовнішнім нормативним документам.

Наприклад, компанія Centrica використовує Microsoft 365 і SharePoint для керування цифровим вмістом і його захисту в різних підрозділах. Завдяки інтеграції із системою керування цифровими ресурсами такий підхід допомагає компанії Centrica суворо контролювати доступ до вмісту, дотримуватися стандартів щодо відповідності та водночас забезпечувати ефективну співпрацю команд. Дізнайтеся, як компанія Centrica зміцнює захист і підвищує відповідність вимогам за допомогою Microsoft 365.
Практичні поради з керування цифровими ресурсами

Поради із запровадження керування цифровими ресурсами

Ці перевірені поради допомагають спростити розгортання системи керування цифровими ресурсами, підвищити її ефективність і зміцнити контроль за вмістом.

Перевірка вмісту й вибір політик керування

Почніть із перевірки наявних ресурсів і встановлення правил надання прав, дозволів і доступу.
Переглянути можливості керування вмістом

Залучення зацікавлених сторін і встановлення правил

Залучіть відділи ІТ, маркетингу, роботи з вмістом і забезпечення відповідності вимогам на ранніх етапах запровадження та чітко розподіліть обов’язки.

Стандарти метаданих і позначення вмісту

Установіть узгоджені параметри для позначення вмісту та структури метаданих, щоб ресурси було легко знаходити й використовувати повторно.

Вибір правильного рішення та його інтеграція з наявними інструментами

Виберіть рішення для керування цифровими ресурсами, що відповідає потребам вашої організації та інтегрується з програмами Microsoft 365, як-от SharePoint і OneDrive. Переконайтеся, що це рішення збігається з вашою стратегією щодо інфраструктури та надає гнучкість для розгортання локально, в екосистемі хмарних обчислень або гібридному середовищі.
Ознайомитися з варіантами розгортання

Навчання команд і спрощення робочих процесів

Проводьте навчання з керування цифровими ресурсами, щоб прискорити його запровадження. Використовуйте автоматизацію, щоб спростити процеси керування цифровими ресурсами та допомогти командам ефективніше їх використовувати.
Дізнатися про автоматизовані робочі процеси

Постійне вдосконалення

Стежте за продуктивністю системи керування цифровими ресурсами та відгуками користувачів. Оновлюйте політики керування, удосконалюйте метадані й адаптуйте робочі процеси відповідно до змін бізнес-цілей.

Значення керування цифровими ресурсами для підприємств

Організації розширюють цифрову присутність, тому їхнім стратегічним пріоритетом стає керування вмістом, обсяги якого постійно зростають. Система керування цифровими ресурсами дає змогу підприємствам централізувати й упорядковувати свій вміст і ефективно керувати ним. Це підвищує продуктивність, покращує співпрацю та відповідність вимогам, тому що спрощує доступ до вмісту, забезпечує контроль версій і єдині стандарти керування в командах і підрозділах.

Крім того, корпоративне керування цифровими ресурсами дає змогу масштабувати операції, узгоджувати фірмову символіку й збільшувати прибуток на інвестований капітал. Правильна система створює міцний фундамент для масштабного керування вмістом, тому команди можуть публікувати якісні матеріали в різних каналах.

Вибір гнучкої інтегрованої системи керування цифровими ресурсами та її постійна оптимізація гарантують організаціям тривалий успіх у світі, який дедалі більше покладається на цифровий вміст.

Ресурси

  1.
Людина в чорному піджаку працює на ноутбуку в сучасному офісі.
Рішення

Керування вмістом за допомогою ШІ

Створюйте й захищайте вміст і дані та керуйте ними за допомогою спеціальних служб на основі ШІ в Microsoft 365.
Дізнайтеся більше
Чоловік і жінка сидять за столом із ноутбуком і телефоном.
Продукт

Огляд Архіву Microsoft 365

Зберігайте неактивний вміст SharePoint за нижчою ціною в сумісному сховищі для тривалого зберігання даних, які не використовуються.
Дізнайтеся більше
Жінка сидить за робочим столом.
Продукт

Резервне копіювання Microsoft 365

Не зупиняйтеся на звичайному резервному копіюванні, щоб за потреби гарантувати швидке відновлення бізнес-процесів.
Дізнайтеся більше
Людина сидить за столом і користується ноутбуком.
Блоґ

Відомості про цифрову трансформацію

Дізнайтеся про цифрову трансформацію, зокрема основні приклади, переваги та стратегії успіху.
Читати допис у блозі
Назад до елементів керування навігацією в каруселі

Запитання й відповіді

  • Програмне забезпечення для керування цифровими ресурсами зберігає файли в централізованій системі, позначає їх за допомогою метаданих і спрощує їх пошук, поширення, а також керування ними. Керування цифровими ресурсами підтримує робочі процеси зі створення, перевірки, затвердження, поширення та архівування вмісту.
  • Система керування цифровими ресурсами – це програмне забезпечення для організацій, яке дає змогу зберігати, упорядковувати різний вміст, як-от зображення, відео, аудіофайли й маркетингові матеріали, а також керувати ними. Вона пропонує такі функції, як позначення за допомогою метаданих, контроль версій, надання дозволів для доступу й автоматизація процесів керування цифровими ресурсами, що разом забезпечують ефективне керування вмістом.
  • Будь-яка організація, що створює, використовує або поширює великі обсяги вмісту, відчує переваги системи керування цифровими ресурсами, особливо це стосується відділів маркетингу, створення вмісту й просування бренду. У великих організаціях корпоративне керування цифровими ресурсами забезпечує необхідні можливості масштабування та структуру, щоб керувати вмістом у різних командах, каналах і навіть регіонах, а також дотримуватися всіх вимог.
  • До них належать такі: зображення, відео, аудіофайли, документи, презентації, фірмові емблеми й інші маркетингові та творчі матеріали.

Підпишіться на Microsoft 365

Ознайомтеся з Copilot Microsoft 365 Ознайомтеся з продуктами Microsoft Програми для Windows 11 Профіль облікового запису Центр завантажень Повернення Відстеження замовлення Microsoft для освіти Пристрої для освіти Microsoft Teams для освіти Microsoft 365 Education Office Education Підвищення кваліфікації викладачів Спеціальні пропозиції для студентів і батьків Azure для студентів
ШІ від Microsoft Захисний комплекс Microsoft Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Розробник Microsoft Microsoft Learn Підтримка ШІ-програм на Marketplace Технічна спільнота Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Компанії з розробки ПЗ Visual Studio Вакансії Конфіденційність у Microsoft Інвестори
Українська (Україна) Конфіденційність інформації про здоров’я споживачів Звернутися до корпорації Microsoft Конфіденційність Керування файлами cookie Умови використання Товарні знаки Відомості про рекламу