Lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ
Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ
Với những người làm việc từ xa thì việc họ có thể truy nhập tất cả các tệp công việc của mình mọi lúc, mọi nơi có ý nghĩa quan trọng hơn bao giờ hết. Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang chuyển sang dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn để đáp ứng nhu cầu này. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn không chắc chắn về cách họ có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây, những lợi ích mà dịch vụ này mang lại hoặc những lựa chọn có sẵn.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ và dịch vụ nào phù hợp với bạn
Lưu trữ đám mây là gì?
Lưu trữ đám mây là một dịch vụ lưu trữ an toàn các tài liệu, bảng tính, ảnh và tệp khác trên các hệ thống lưu trữ từ xa hoặc trung tâm dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, dịch vụ này cho phép truy nhập từ bất cứ đâu vào các tệp này qua máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc trình duyệt Internet.
Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp cũng cung cấp khả năng mở rộng theo yêu cầu, nghĩa là bạn có thể mở rộng hoặc giảm mức sử dụng tài nguyên khi cần, mang đến cho bạn khả năng tiết kiệm chi phí tiềm năng vì bạn chỉ thanh toán cho những gì bạn sử dụng.
Trước khi có dịch vụ lưu trữ đám mây, hầu hết các doanh nghiệp và nhân viên của họ đều lưu trữ tệp và dữ liệu trên ổ cứng máy tính, ổ đĩa ngoài hoặc máy chủ công ty. Trong thế giới được kết nối ngày nay, việc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây mang lại nhiều lợi ích hơn so với lưu trữ cục bộ. Ví dụ: mọi người có thể lưu, truy nhập, chỉnh sửa và chia sẻ tệp của bạn từ bất kỳ thiết bị nào, cho dù họ đang ở trong văn phòng, ở nhà hay đi du lịch. Hơn nữa, dịch vụ này sẽ bảo vệ tệp khỏi việc vô tình bị mất và các mối đe dọa trên mạng.
Dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn tới mức nào?
Một trong những mối lo ngại chính khi sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây là đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn và bảo mật. Khi xem xét sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn cho mục đích kinh doanh, bạn cần phải tìm nhà cung cấp sử dụng các giao thức bảo mật mạnh mẽ.
Ví dụ: các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất thường sử dụng thuật toán mã hóa mạnh để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ cả khi truyền và khi đang lưu trữ. Họ cũng triển khai các biện pháp kiểm soát truy nhập (chẳng hạn như xác thực hai yếu tố) để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được cấp phép mới có thể truy nhập dữ liệu của bạn. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây còn lưu trữ bản sao dữ liệu của bạn ở nhiều vị trí thực để chống mất mát hoặc hư hỏng do lỗi hệ thống hoặc thiên tai.
Mặc dù không có dịch vụ đám mây nào được bảo mật 100%, dịch vụ lưu trữ đám mây được công nhận rộng rãi là giải pháp rất an toàn để lưu trữ dữ liệu. Dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn dành cho doanh nghiệp:
- Đảm bảo bạn có bản sao lưu cho tất cả các tệp và dữ liệu của mình.
- Duy trì bảo vệ dữ liệu bí mật.
- Cung cấp quyền truy nhập thuận tiện vào tệp từ bất cứ đâu qua kết nối Internet.
- Cho phép chia sẻ tệp an toàn với những người khác trong tổ chức của bạn thông qua một liên kết hoặc thư mục dùng chung.
Doanh nghiệp nhỏ sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như thế nào?
Có nhiều cách để sử dụng các dịch vụ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ. Một số công ty sử dụng dịch vụ này để lưu trữ tài liệu và tệp, trong khi những công ty khác sử dụng dịch vụ này để lưu trữ dữ liệu khách hàng hoặc dữ liệu hàng tồn kho. Trong mọi trường hợp, các doanh nghiệp thường dựa vào dịch vụ lưu trữ đám mây để sao lưu và phục hồi sau thảm họa.
Dịch vụ lưu trữ đám mây dễ sử dụng và thường được tích hợp vào các chương trình mà doanh nghiệp và nhân viên của họ sử dụng hàng ngày. Một trong những công dụng phổ biến nhất của dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp là quản lý tệp. Ví dụ: dịch vụ lưu trữ đám mây được sử dụng để:
- Lưu trữ và truy nhập tệp. Việc lưu trữ tệp trên đám mây cũng an toàn và liền mạch như lưu trữ tệp trên máy tính. Doanh nghiệp sử dụng đám mây để giữ an toàn và bảo vệ dữ liệu. Dịch vụ lưu trữ đám mây cũng giúp ngăn chặn tình trạng tệp chất đống trên màn hình nền và ổ đĩa cứng. Với các tính năng như lịch sử phiên bản, các thành viên nhóm thậm chí có thể khôi phục phiên bản trước của tệp nếu vô tình xóa hoặc thay đổi tệp.
- Chia sẻ tệp. Dịch vụ đám mây cho phép nhân viên chia sẻ tệp với các thành viên nhóm khác hoặc với khách hàng. Với tính năng chia sẻ tệp , các nhóm trong tổ chức có thể chia sẻ liên kết đến tệp qua email thay vì gửi chính tệp đó. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải lo lắng về vấn đề kích cỡ của tệp chặn email. Ngoài ra, với các liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu, các nhóm có thể đảm bảo các tệp nhạy cảm sẽ đến đúng tay người cần.
- Sắp xếp tệp. Hệ thống lưu trữ đám mây thường thân thiện với người dùng. Thành viên nhóm có thể tạo thư mục trong thư mục để sắp xếp tệp. Thanh tìm kiếm cho phép nhân viên tìm thấy tệp trong nháy mắt. Trí tuệ nhân tạo tích hợp sẵn giờ đây sẽ đề xuất các tệp cho nhân viên dựa trên những gì họ và đồng đội của họ đã làm việc gần đây. Các nhóm cũng có thể tạo thư mục nhóm để mỗi thành viên nhóm có thể xem và truy nhập các tài liệu quan trọng. Cuối cùng, thành viên nhóm có thể thêm tệp vào thư mục nhóm khi tệp đã sẵn sàng để nhóm xem xét.
- Cộng tác trên tệp. Nhân viên có thể chỉnh sửa và chú thích trên tài liệu, bảng tính và các tệp khác cùng nhau trong thời gian thực. Không còn phải gửi qua lại nhiều phiên bản của tài liệu. Với hệ thống lưu trữ đám mây, chỉ có một tài liệu và một nguồn tin cậy duy nhất. Ngoài ra, chủ sở hữu tệp có thể theo dõi thay đổi và từ chối bất kỳ điều chỉnh không mong muốn nào.
- Sao lưu tệp. Sau khi các tệp được đặt vào kho lưu trữ đám mây, mọi người trong tổ chức có thể yên tâm khi biết rằng các tệp, dữ liệu và thông tin quan trọng đều được sao lưu.
- Bảo vệ tệp. Dịch vụ lưu trữ đám mây bao gồm một số tính năng bảo vệ tệp như mã hóa tệp, giám sát hoạt động đáng ngờ, phát hiện mã độc tống tiền, quét vi-rút và liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu. Khi kết hợp với nhau, các tính năng này sẽ bảo vệ tệp của doanh nghiệp bạn khỏi các mối đe dọa trên mạng.
Microsoft 365 Copilot
Tiết kiệm thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất bằng tính năng AI trong Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.
Tại sao lưu trữ đám mây là dịch vụ mà doanh nghiệp nhỏ nhất định phải có?
Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ là dịch vụ rất quan trọng đối với năng suất và bảo mật dữ liệu. Sau đây là một số lợi ích:
- Cho phép làm việc từ xa. 70% nhân viên trên toàn thế giới làm việc từ xa ít nhất mỗi tuần một lần. Nhiều người trong số này làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép các nhóm lưu trữ, truy nhập, chia sẻ và làm việc trên các tệp bất kể họ ở đâu.
- Cải thiện năng suất. Các doanh nghiệp nhỏ không có thời gian để lãng phí. Dịch vụ lưu trữ đám mây đáng tin cậy và luôn hoạt động. Dịch vụ này không tắt để tiến hành cập nhật như các máy chủ tại chỗ. Các tính năng cộng tác là cần thiết cho các nhóm làm việc từ xa. Việc chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực cho phép các thành viên nhóm làm việc như thể họ đang ở trong cùng một phòng, ngay cả khi họ ở cách xa nhau.
- Giảm chi phí. Dịch vụ lưu trữ đám mây thường có mức phí cố định hàng tháng cho mỗi nhân viên trong khoảng 5 USD đến 15 USD. Dịch vụ này cũng thường thuộc bộ giải pháp năng suất. So sánh chi phí này với chi phí mua, cấp phép, lưu trữ, nâng cấp và duy trì máy chủ. Đừng quên rằng bạn sẽ cần bảo vệ máy chủ khỏi tin tặc và các cuộc tấn công bằng phần mềm xấu.
- Tăng cường bảo mật. 58% số vụ tấn công qua mạng nhắm mục tiêu vào các doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ mang đến một giải pháp. Hầu hết các dịch vụ này đều có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ giúp ngăn chặn các đối tượng xấu. Những biện pháp này bao gồm mã hóa tệp, giám sát xâm nhập và xác thực 2 bước. Các nền tảng lưu trữ hàng đầu thậm chí còn cung cấp tính năng phát hiện mã độc tống tiền và phục hồi. Dịch vụ lưu trữ đám mây giúp bạn an tâm hơn so với lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ cục bộ.
- Bảo vệ. Mặc dù dịch vụ lưu trữ đám mây không phải là giải pháp sao lưu đích thực cho tất cả các hệ thống của bạn, dịch vụ này thực hiện công việc tuyệt vời là sao lưu và bảo vệ thông tin quan trọng của công ty, chẳng hạn như tệp, dữ liệu tài chính và thậm chí là dữ liệu nhân viên và khách hàng.
Bạn đánh giá nhu cầu lưu trữ đám mây đối với doanh nghiệp nhỏ như thế nào?
Khi nói tới lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ, có một vài yếu tố chính bạn cần cân nhắc trước khi chọn dịch vụ. Trước tiên, bạn cần cân nhắc lượng dữ liệu mình hiện có và lượng dữ liệu bạn dự đoán sẽ phát triển. Thứ hai, bạn nên nghĩ về số người cần truy nhập và sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây thường xuyên. Cuối cùng, chi phí luôn là một yếu tố cần cân nhắc nhưng thật may mắn, hiện có một số lựa chọn trên thị trường.
Sau khi bạn có được những thông tin đó và sẵn sàng chọn một dịch vụ, hãy tìm dịch vụ cung cấp:
- Khả năng bảo mật mạnh mẽ. Tìm kiếm dịch vụ lưu trữ đám mây có khả năng mã hóa tệp khi đang lưu trữ và đang truyền, quét vi-rút, lịch sử phiên bản và quy trình đăng nhập có tùy chọn xác thực 2 bước. Bảo vệ khỏi tin tặc và phần mềm xấu là điều rất quan trọng. Ngoài ra, hãy kiểm tra các biện pháp kiểm soát dựa trên vai trò và quyền, giúp đảm bảo rằng các thành viên nhóm chỉ nhìn thấy các tệp dành cho họ.
- Công cụ cộng tác. Nhân viên yêu thích sự thuận tiện của việc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để hoàn thành công việc trong văn phòng, từ xa và mọi lúc, mọi nơi bằng điện thoại của họ. Dịch vụ lưu trữ của bạn sẽ cung cấp tính năng chia sẻ tệp, cộng tác trong thời gian thực và một ứng dụng cho phép bạn truy nhập cũng như chỉnh sửa tệp ở bất cứ đâu.
- Dễ sử dụng. Dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn cần phải dễ sử dụng. Nếu dịch vụ này không trực quan, nhân viên của bạn có thể không muốn sử dụng.
- Tiết kiệm chi phí. Hầu hết các nhà cung cấp đều áp dụng mức giá từ 5 USD đến 15 USD/nhân viên/tháng. Chi phí đó thường không chỉ bao gồm dung lượng lưu trữ đám mây mà còn bao gồm một nhóm các ứng dụng như email, bảng tính, xử lý văn bản, ghi chú và các ứng dụng trò chuyện/họp. Hãy đảm bảo bạn cân nhắc các tính năng này khi đánh giá dịch vụ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Bạn nên sử dụng tài khoản lưu trữ đám mây cá nhân hay kinh doanh?
Sau khi quyết định về nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn sẽ cần cân nhắc một vấn đề quan trọng khác: bạn nên sử dụng tài khoản cá nhân hay tài khoản kinh doanh?
Tài khoản kinh doanh, như OneDrive, là lựa chọn tốt hơn. Những tài khoản này cung cấp các tính năng bổ sung như:
- Kiểm soát của quản trị viên
- Các tính năng cộng tác nâng cao
- Khả năng bảo mật được tăng cường
- Dung lượng lưu trữ bổ sung hoặc không giới hạn
- Dịch vụ hỗ trợ được nâng cấp
Không còn nghi ngờ gì nữa, tài khoản kinh doanh sẽ giúp bạn tận dụng tối đa dịch vụ lưu trữ đám mây và đảm bảo bạn có dung lượng lưu trữ, khả năng mở rộng cũng như các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Khám phá thêm về các tài nguyên dành cho doanh nghiệp nhỏ
Paul Diamond là Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm cho Microsoft OneDrive (người tiêu dùng và doanh nghiệp nhỏ). Ông đã làm việc trong mảng tiếp thị và Thương mại điện tử cho Amazon, T-Mobile, Groupon và Vistage International. Ông cũng là biên tập viên của các cuốn sách: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures và Cycling’s Greatest Misadventures do Casagrande Press xuất bản.
Bắt đầu với Microsoft 365
Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.
Nội dung liên quan
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
Sáu lợi ích của AI tạo sinh dành cho doanh nghiệp nhỏ
Năng suất của doanh nghiệp
Cách sử dụng AI để làm việc năng suất và hiệu quả hơn
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
AI và năng suất: Cách sử dụng các công cụ AI để cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Năng suất của doanh nghiệp
Hướng dẫn về Agile DevOps dành cho SMB
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365