Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho các doanh nghiệp nhỏ

Một trong những công cụ thiết yếu mà nhân viên làm việc từ xa cần là khả năng truy cập vào tất cả các tệp công việc của họ ở mọi nơi. Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang
chuyển sang sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để đáp ứng nhu cầu này. Tuy nhiên, một số công ty vẫn không chắc chắn về cách sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc nên chọn tùy chọn nào.

Hãy đọc để tìm hiểu xem dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ
có phù hợp với bạn hay không.

Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Dịch vụ lưu trữ đám mây nghe có vẻ phức tạp. Mọi người thường sử dụng
thuật ngữ này nhưng hiếm khi giải thích nó.

Dịch vụ lưu trữ đám mây là một dịch vụ
dùng để lưu trữ tài liệu, bảng tính, ảnh và các tệp khác một cách an toàn. Hơn nữa, dịch vụ dịch vụ lưu trữ đám mây còn thiết lập
quyền truy cập vào các tệp này ở bất cứ nơi đâu bằng PC, máy Mac, Điện thoại hoặc trình duyệt Internet.

Trước khi có dịch vụ lưu trữ đám mây, nhiều
nhân viên đã lưu trữ các tệp và dữ liệu trên ổ cứng máy tính, ổ đĩa ngoài của họ
hoặc trên máy chủ của công ty. Trong thế giới kết nối ngày nay, dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp nhiều
lợi ích hơn bộ nhớ cục bộ. Ví dụ: bạn có thể lưu, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ
các tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào, ở mọi nơi, đồng thời ngăn chặn các tệp của bạn
vô tình bị mất cũng như gặp phải những mối đe dọa trực tuyến. Và đó chỉ là một số lợi ích đầu tiên trong danh sách.

Làm cách nào để nhân viên sử dụng
dịch vụ lưu trữ đám mây?

Dịch vụ lưu trữ đám mây rất dễ sử dụng và thường được
tích hợp vào các chương trình mà nhân viên sử dụng hàng ngày. Dịch vụ lưu trữ đám mây được dùng để:

  • Lưu trữ và truy cập vào tệp. Việc lưu trữ các tệp trên đám mây cũng bảo mật và liền mạch như lưu trữ trên PC. Nhân viên sử dụng đám mây để bảo vệ an toàn cho dữ liệu. Dịch vụ lưu trữ đám mây cũng ngăn các tệp không bị chồng chất trên máy tính để bàn và ổ cứng. Nhờ có những tính năng như lịch sử phiên bản, các thành viên trong nhóm thậm chí có thể khôi phục phiên bản trước của tệp nếu họ vô tình xóa hoặc thay đổi tệp.
  • Chia sẻ tệp. Dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ tệp với những nhân viên khác hoặc với khách hàng. Chia sẻ tệp cho phép các nhóm chia sẻ liên kết đến tệp qua email thay vì tự gửi tệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp không cần phải lo lắng về kích thước tệp chặn email. Ngoài ra, nhờ có những liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu, các nhóm có thể đảm bảo tệp nhạy cảm được bảo mật.
  • Sắp xếp tệp. Hệ thống lưu trữ đám mây thường thân thiện với người dùng. Các thành viên trong nhóm có thể tạo thư mục nằm trong thư mục để sắp xếp tệp. Thanh tìm kiếm cho phép nhân viên nhanh chóng tìm các tệp. AI tích hợp hiện đề xuất các tệp cho nhân viên dựa trên những công việc mà họ và các thành viên trong nhóm đã làm gần đây. Các nhóm cũng có thể tạo thư mục nhóm để mỗi thành viên trong nhóm có thể xem và truy cập vào những tài liệu quan trọng. Thành viên nhóm có thể thêm tệp vào thư mục nhóm khi chúng đã sẵn sàng để xem lại.
  • Cộng tác trên các tệp. Nhân viên có thể cùng nhau chỉnh sửa và nhận xét về các tài liệu, bảng tính và những tệp khác trong thời gian thực. Không cần phải gửi qua gửi lại nhiều phiên bản của một tài liệu nữa. Với hệ thống lưu trữ đám mây, chỉ có một tài liệu duy nhất cũng như một nguồn tin duy nhất. Ngoài ra, chủ sở hữu tệp có thể theo dõi các thay đổi và hủy mọi nội dung điều chỉnh không mong muốn.
  • Sao lưu tệp. Khi nhân viên đưa tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây, họ có thể yên tâm khi biết rằng chúng đã được sao lưu.
  • Bảo vệ tệp. Các dịch vụ lưu trữ đám mây bao gồm một số tính năng bảo vệ tệp như mã hóa tệp, giám sát hoạt động đáng ngờ, phát hiện mã độc tống tiền, quét vi rút và liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu. Những tính năng này hoạt động cùng nhau để bảo vệ tệp của bạn khỏi các mối đe dọa trực tuyến.

Tại sao
các doanh nghiệp nhỏ cần phải sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây?

Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ có ý nghĩa thiết yếu đối với năng suất và vấn đề bảo mật tệp. Sau đây là một số lợi ích:

  • Cho phép làm việc từ xa. 70% số người trên toàn thế giới làm việc từ xa ít nhất một lần mỗi tuần. Nhiều người trong số họ làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép các nhóm lưu trữ, truy cập, chia sẻ và làm việc trên các tệp dù họ đang ở đâu.
  • Năng suất. Các doanh nghiệp nhỏ không có thời gian để lãng phí. Dịch vụ lưu trữ đám mây là một dịch vụ đáng tin cậy và luôn luôn cập nhật. Bạn không cần phải tắt máy để cập nhật như trên các máy chủ tại chỗ. Các tính năng cộng tác rất cần thiết cho những nhóm làm việc từ xa. Tính năng chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực cho phép các thành viên nhóm làm việc như thể họ ở trong cùng một phòng, ngay cả khi họ đang ở xa nhau.
  • Tiết kiệm chi phí. Dịch vụ lưu trữ đám mây thường có mức phí hàng tháng cố định là từ 5 đến 15 USD/nhân viên. Bạn hãy so sánh mức giá này với chi phí mua, cấp phép, lưu trữ, nâng cấp và bảo trì một máy chủ. Và đừng quên bạn sẽ cần bảo vệ máy chủ khỏi tin tặc và các cuộc tấn công phần mềm độc hại.
  • Bảo mật. 58% trong số các cuộc tấn công mạng là nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp giải pháp. Hầu hết các dịch vụ đám mây đều có biện pháp bảo mật mạnh mẽ để ngăn chặn kẻ xấu. Những biện pháp này bao gồm mã hóa tập tin, giám sát xâm nhập và xác thực hai yếu tố. Các nền tảng lưu trữ hàng đầu thậm chí còn cung cấp khả năng phát hiện mã độc tống tiền và phục hồi. Dịch vụ lưu trữ đám mây mang đến sự an tâm hơn so với bộ nhớ trên máy tính để bàn hoặc máy chủ cục bộ.
  • Bảo vệ. Mặc dù dịch vụ lưu trữ đám mây không phải là một giải pháp sao lưu thực sự cho tất cả các hệ thống của bạn nhưng lại rất hoàn hảo để sao lưu và bảo vệ tất cả các tệp mà bạn lưu giữ trong đó.

Làm cách nào để
đánh giá dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ?

Khi đang tìm kiếm
một dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tùy chọn
trên thị trường.

Chọn một dịch vụ cung cấp:

  • Bảo mật mạnh mẽ. Tìm
    dịch vụ lưu trữ đám mây có tính năng mã hóa dữ liệu đang lưu trữ và đang được truyền, quét vi rút,
    lịch sử phiên bản và quy trình đăng nhập xác thực hai yếu tố tùy chọn.
    Việc ngăn chặn tin tặc và phần mềm độc hại có ý nghĩa thiết yếu. Hãy kiểm tra tùy chọn kiểm soát quyền và vai trò
    , đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm chỉ nhìn thấy các tệp có ý nghĩa đối với họ.
  • Công cụ cộng tác.
    Nhân viên thích sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để hoàn thành công việc trong văn phòng, làm từ xa,
    và khi đang di chuyển bằng điện thoại của họ. Dịch vụ lưu trữ sẽ cung cấp tính năng chia sẻ tệp,
    cộng tác theo thời gian thực và một ứng dụng cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa tệp
    ở mọi nơi.
  • Dễ sử dụng.
    Cuối cùng, dịch vụ lưu trữ đám mây rất dễ sử dụng. Nếu dịch vụ này không mang tính trực quan, nhân viên của bạn có thể từ chối sử dụng.
  • Chi phí. Hầu hết các nhà cung cấp
    tính mức phí dao động từ 5 đến 12 USD/nhân viên/tháng. Mức phí đó thường
    không chỉ bao gồm dịch vụ lưu trữ đám mây mà còn có một gói ứng dụng như email, bảng tính,
    trình xử lý văn bản, ghi chú và ứng dụng trò chuyện/cuộc họp.

Bạn
nên có tài khoản dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho cá nhân hay doanh nghiệp?

Bạn sẽ phải trả lời thêm một
câu hỏi sau khi chọn nhà cung cấp. Bạn nên có tài khoản cá nhân hay
doanh nghiệp?

Tốt hơn là bạn nên có tài khoản
doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng khi bạn điều hành một công ty
nhỏ. Các tài khoản này cung cấp những lợi ích bổ sung như:

  • Quyền kiểm soát
    của quản trị viên
  • Các tính năng cộng tác
    tăng cường
  • Khả năng bảo mật
    nâng cao
  • Dung lượng lưu trữ tăng thêm
    hoặc không giới hạn
  • Dịch vụ hỗ trợ
    được nâng cấp

Chắc chắn là tài khoản doanh nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng tối đa dịch vụ lưu trữ đám mây.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Lưu trữ trên đám mây so với máy chủ tại chỗ: 9 điều cần ghi nhớ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Thao tác chia sẻ màn hình miễn phí chẳng hề khó khăn gì, nhưng bạn đang thực hiện đúng chưa?

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Biến liệu pháp Chăm sóc sức khỏe từ xa thành một lựa chọn cho bệnh nhân trong thời điểm cần thiết

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.