Quản lý tài liệu: Tính năng, Lợi ích và Quy trình

Vì sao hệ thống quản lý tài liệu quan trọng

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp bạn lưu trữ, sắp xếp, theo dõi và quản lý tài liệu số. Đây là nền tảng cốt lõi của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến mọi yếu tố, từ năng suất đến tuân thủ.

Nội dung chính

Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, sắp xếp, theo dõi và quản lý cả tài liệu giấy và tài liệu số.
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cho phép bạn tìm đúng phiên bản mới nhất của tệp, chia sẻ tài liệu an toàn, kiểm soát quyền xem hoặc chỉnh sửa và duy trì lịch sử kiểm tra.
Các giải pháp DMS như SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365 có thể giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn, tăng cường bảo mật cho tài liệu nhạy cảm và cải thiện khả năng tuân thủ quy định.

Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, sắp xếp, theo dõi và quản lý cả tài liệu giấy và tài liệu số nhằm tránh thất lạc tệp, triển khai kiểm soát phiên bản và nhiều tác vụ khác.

Quản lý tài liệu là một phần cốt lõi của quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) khi doanh nghiệp ngày càng gia tăng số lượng tài liệu được tạo ra.

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một giải pháp tập trung, có thể tìm kiếm và bảo mật để tổ chức, theo dõi và cập nhật tài liệu.

Bạn có thể tìm kiếm theo từ khóa, gắn thẻ siêu dữ liệu cho tệp và kiểm soát quyền truy cập của từng người dùng. Nhiều giải pháp DMS cũng tích hợp với các công cụ quản lý tài sản số (DAM) để quản lý hình ảnh, video và các nội dung đa phương tiện khác.

Đối với nhiều doanh nghiệp, DMS giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tuân thủ quy định bằng cách duy trì bảo mật và cập nhật cho tài liệu.

Các tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu có các tính năng sau:

Thu thập tài liệu: Tải trực tiếp tệp lên DMS, bao gồm cả tài liệu giấy đã quét.

Lưu trữ và tổ chức: Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tập trung bằng cách gắn thẻ siêu dữ liệu, lập chỉ mục và đặt tên nhất quán.

Truy xuất tài liệu: Tìm kiếm tệp theo từ khóa, thẻ, tác giả hoặc nội dung.

Bảo mật và kiểm soát truy cập: Theo dõi quyền truy cập, thiết lập phân quyền và sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu.

Kiểm soát phiên bản: Cập nhật các thay đổi mới nhất và đảm bảo mọi người đều làm việc trên cùng một tệp.

Tự động hóa quy trình làm việc: Thiết lập quy tắc để tự động gửi tài liệu đi đánh giá, phê duyệt hoặc lưu trữ.

Cộng tác: Cho phép các nhóm cùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, để lại nhận xét và chia sẻ phản hồi.

Các giải pháp của Microsoft 365

Giải pháp DMS an toàn và hiệu quả ở quy mô lớn

Microsoft 365 cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu.

SharePoint

Giúp việc chia sẻ, quản lý và tìm kiếm tài liệu trên toàn tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập trang nhóm, sắp xếp tệp bằng siêu dữ liệu và cộng tác theo thời gian thực.

OneDrive

Truy cập và cộng tác trên tài liệu từ bất cứ đâu. Đây là giải pháp phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần tính linh hoạt và khả năng chia sẻ an toàn.

 Lưu trữ Microsoft 365

Lưu trữ nội dung không còn sử dụng thường xuyên theo cách tuân thủ quy định và dễ quản lý, đồng thời vẫn đảm bảo dữ liệu lịch sử luôn có thể truy cập khi cần.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Các công cụ như SharePoint và OneDrive giúp đơn giản hóa hoạt động quản lý tài liệu, đồng thời duy trì tính bảo mật và tuân thủ.

Hiệu quả cao hơn
DMS giúp giảm thời gian tìm kiếm tệp và theo dõi phê duyệt. Với Microsoft 365, các nhóm có thể tự động hóa quy trình làm việc, gắn thẻ siêu dữ liệu cho tài liệu và truy cập mọi thứ từ một nơi duy nhất.

Cộng tác nâng cao
Các nhóm có thể cùng chỉnh sửa tài liệu, để lại nhận xét và theo dõi thay đổi theo thời gian thực, từ đó giúp giảm lỗi và đảm bảo dự án đi đúng tiến độ.

Bảo mật tốt hơn
Các tệp nhạy cảm luôn được bảo vệ bằng khả năng bảo mật tích hợp sẵn. Microsoft 365 hỗ trợ nhãn độ nhạy cảm và truy cập có điều kiện.

Cải thiện khả năng tuân thủ quy định
DMS giúp duy trì nhật ký kiểm tra, chính sách duy trì và lưu trữ an toàn. Microsoft 365 hỗ trợ sao lưu nội dung và quản trị để đảm bảo dữ liệu luôn tuân thủ quy định và có thể truy cập khi cần.

Quy trình

Quy trình quản lý tài liệu gồm 6 bước

Cách các tổ chức quản lý tài liệu từ lúc tạo lập đến khi hủy bỏ.

Tạo và thu thập tài liệu

Tài liệu được tạo dưới dạng số hoặc được thu thập từ nguồn vật lý thông qua quá trình quét.

Tổ chức và truy xuất

Các tệp được sắp xếp bằng cách gắn thẻ siêu dữ liệu và áp dụng quy ước đặt tên nhất quán. Công cụ tìm kiếm và bộ lọc giúp dễ dàng tìm đúng nội dung cần thiết.

Lưu trữ và bảo mật

Tài liệu được lưu trong kho lưu trữ tập trung, được bảo vệ bằng mã hóa và kiểm soát truy cập. Nhật ký kiểm tra theo dõi ai đã truy cập hoặc chỉnh sửa đối với từng tệp.

Truy cập, phân phối và cộng tác

Tệp được chia sẻ an toàn với những người dùng được cấp quyền. Các nhóm có thể cùng chỉnh sửa, nhận xét và theo dõi thay đổi theo thời gian thực.

Kiểm soát phiên bản và phê duyệt

Các thay đổi được tự động theo dõi, giúp bạn luôn tiếp cận với phiên bản mới nhất. Tài liệu cũng có thể được tự động chuyển qua đánh giá và phê duyệt.

Duy trì, lưu trữ và hủy tài liệu

Tài liệu được lưu giữ trong khoảng thời gian bắt buộc theo chính sách pháp lý hoặc doanh nghiệp. Sau đó, chúng sẽ được lưu trữ dài hạn hoặc xóa một cách an toàn.

Tổng kết

Hệ thống quản lý tài liệu giúp tài liệu của bạn luôn được cập nhật và an toàn. Và nếu bạn đã sử dụng các công cụ của Microsoft như SharePoint, OneDrive hay Teams, bạn đã có sẵn mọi thứ cần thiết để quản lý nội dung ở quy mô lớn.

Một người đàn ông đeo kính và mặc áo xanh lam đang nhìn vào máy tính xách tay.

Bắt đầu

Microsoft SharePoint

Cộng tác và chia sẻ tài liệu an toàn trên toàn doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm

Một người phụ nữ đeo kính và mặc áo khoác trắng đang làm việc trên máy tính.

Giải pháp

Quản lý nội dung với Microsoft 365

Tạo, quản lý và bảo mật nội dung cũng như dữ liệu bằng các dịch vụ quản lý nội dung hoạt động trên nền tảng AI trên Microsoft 365.

Tìm hiểu thêm

người phụ nữ đeo kính đang nhìn vào màn hình

Giải pháp

Quét và lưu bằng OneDrive

Không cần máy quét cồng kềnh – hãy chuyển tài liệu, hóa đơn, bảng trắng và cả thẻ ID của bạn thành tệp PDF.

Tìm hiểu thêm

Một người đàn ông đeo kính đang nhìn vào máy tính xách tay.

Sản phẩm

An tâm hơn với Sao lưu Microsoft 365

Không chỉ dừng lại ở sao lưu – bạn hãy duy trì hoạt động doanh nghiệp với khả năng khôi phục nhanh chóng.

Tìm hiểu thêm

Một người đàn ông và một người phụ nữ đang nhìn vào máy tính bảng.

Blog

Đọc về trình chỉnh sửa tài liệu

Khám phá trình chỉnh sửa tài liệu là gì và cách chọn công cụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Tìm hiểu thêm

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) là phần mềm giúp bạn lưu trữ, sắp xếp và quản lý các tệp số như tài liệu Word, PDF và bảng tính. Hệ thống này tập trung mọi thứ vào một nơi, giúp dễ tìm kiếm tài liệu hơn và bổ sung các tính năng như kiểm soát phiên bản, phân quyền truy cập và nhật ký kiểm tra.
Microsoft 365. Hệ thống này bao gồm các công cụ như SharePoint và OneDrive, giúp các tổ chức lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và bảo mật tài liệu số.
Quản lý tài liệu tập trung vào việc sắp xếp, lưu trữ và truy cập tệp hiệu quả giữa các nhóm và hệ thống. Kiểm soát tài liệu đảm bảo chỉ những phiên bản đã được phê duyệt và cập nhật mới được sử dụng thông qua áp dụng cơ chế phân quyền nghiêm ngặt và theo dõi phiên bản.
Microsoft 365. Công cụ này bao gồm SharePoint và OneDrive, giúp các nhóm lưu trữ, sắp xếp và cộng tác trên tài liệu một cách an toàn.
Hãy bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của nhóm – chẳng hạn như lưu trữ an toàn, kiểm soát phiên bản hoặc cộng tác. Tìm giải pháp có thể tích hợp với các công cụ bạn hiện có, hỗ trợ yêu cầu tuân thủ và có khả năng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Hướng dẫn quản lý tài liệu

Vì sao hệ thống quản lý tài liệu quan trọng

Nội dung chính

Quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Các tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Giải pháp DMS an toàn và hiệu quả ở quy mô lớn

SharePoint

OneDrive

Lưu trữ Microsoft 365

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Quy trình quản lý tài liệu gồm 6 bước

Tạo và thu thập tài liệu

Tổ chức và truy xuất

Lưu trữ và bảo mật

Truy cập, phân phối và cộng tác

Kiểm soát phiên bản và phê duyệt

Duy trì, lưu trữ và hủy tài liệu

Tổng kết

Microsoft SharePoint

Quản lý nội dung với Microsoft 365

Quét và lưu bằng OneDrive

An tâm hơn với Sao lưu Microsoft 365

Đọc về trình chỉnh sửa tài liệu

Các câu hỏi thường gặp

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Sự khác biệt giữa quản lý tài liệu và kiểm soát tài liệu là gì?

Công cụ nào thường được dùng để quản lý tài liệu?

Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp cho tổ chức của tôi?

Theo dõi Microsoft 365