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一位女士拿着一台笔记本电脑

文档管理指南

无论是小型公司还是大型企业，文档管理都必不可少，这可避免重要文件和数据丢失。
探索内容管理

为什么文档管理系统至关重要

文档管理系统 (DMS) 可帮助你存储、整理、跟踪和管理数字文档。 它是企业运营的基石，影响着从生产力到合规性的方方面面。

关键要点

  • 文档管理是对纸质文档和数字文档进行存储、整理、跟踪和管理的过程。
  • 文档管理系统 (DMS) 可帮助你查找文件的最新版本、安全共享文档、控制查看和编辑权限，并保留审计追踪记录。
  • Microsoft 365 中的 SharePoint 和 OneDrive 等 DMS 解决方案，可帮助优化工作流、为敏感文档提供更强保护，并提高法规合规性。

什么是文档管理？

文档管理是对纸质文档和数字文档进行存储、整理、跟踪和管理的过程，可帮助避免文件丢失、实现版本控制等。

随着公司创建的文档数量不断增长，文档管理已成为企业内容管理 (ECM) 的核心组成部分。

什么是文档管理系统 (DMS)？

文档管理系统 (DMS) 是一种集中式、可搜索且安全的解决方案，用于整理、跟踪和更新文档。

你可以按关键字搜索，使用元数据标记文件，并控制谁可以查看哪些内容。许多 DMS 解决方案还会与数字资产管理 (DAM) 工具集成，用于整理图像、视频和其他多媒体内容。

对企业而言，它可通过保护文档安全并保持内容更新，提高运营效率和法规合规性。

文档管理系统有哪些关键功能？

文档管理系统具备以下功能：
 
  • 文档捕获：将文件直接上传到 DMS，包括扫描后的纸质文档。
  • 存储与整理：通过元数据标记、编制索引和统一命名，在集中式存储库中整理文档。
  • 文档检索：按关键字、标签、作者或内容搜索文件。
  • 安全和访问控制：跟踪访问记录、设置权限，并通过加密保护数据。 
  • 版本控制：始终保持文档为最新版本，确保所有人都使用同一个文件。
  • 工作流自动化：设置规则，自动发送文档以进行审核、审批或存档。
  • 协作：让团队实时共同编辑文档、添加备注并共享反馈。
Microsoft 365 解决方案

可大规模应用的安全高效 DMS 解决方案

Microsoft 365 为你提供覆盖完整文档生命周期所需的一切。 

SharePoint

让你能够轻松在整个组织内共享、管理和查找文档。你可以创建团队站点，使用元数据整理文件，并进行实时协作。
详细了解

OneDrive

随时随地访问并协作处理文档。 它非常适合需要灵活性和安全共享的个人或小型团队。
详细了解

 Microsoft 365 存档

以合规且易于管理的方式存储非活动内容，同时保持历史数据可供访问。
详细了解

使用文档管理系统有哪些优势？

SharePoint 和 OneDrive 等工具可简化文档管理，同时确保一切安全合规。

效率更高
DMS 可大幅减少搜索文件和催办审批所花费的时间。借助 Microsoft 365，团队可以自动化工作流、使用元数据标记文档，并从一个平台访问所有内容。

协作更强
团队可以共同编辑文档、添加备注并实时跟踪更改，从而减少错误，确保项目按计划推进。

安全性更高
敏感文件可通过内置安全功能获得保护。Microsoft 365 包含敏感度标签和条件访问。

法规合规性更高
DMS 有助于维护审计日志、保留策略和安全存储。 Microsoft 365 支持内容备份和治理，确保你的数据合规且可供访问。
处理

文档管理流程的 6 个步骤

组织如何从创建到处置全程管理文档。

文档创建与捕获

文档可以通过数字方式创建，也可以通过扫描从纸质来源捕获。

整理与检索

文件可通过元数据标记和统一的命名约定进行整理。借助搜索工具和筛选器，轻松找到所需内容。

存储与安全

文档存储在集中式存储库中，并通过加密和访问控制加以保护。审核日志会记录每个文件的访问者或编辑者。

访问、分发与协作

文件可与经过授权的用户安全共享。团队可以实时共同编辑、添加备注并跟踪更改。

版本控制与审批

系统会自动跟踪更改，因此你始终能访问最新版本。文档可自动流转至审阅和审批环节。

保留、存档与处置

文档会根据法律或业务策略保留规定的时长。之后，它们将存档以供长期访问，或被安全删除。

将一切整合到一起

文档管理系统可保持文档的更新与安全。如果你已经在使用 SharePoint、OneDrive 或 Teams 等 Microsoft 工具，那么你已拥有大规模管理内容所需的一切。
一位戴着眼镜、穿着蓝色衬衫的男士看着一台笔记本电脑。
开始使用

Microsoft SharePoint

在整个企业范围内安全协作并共享文档。
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一位戴眼镜、穿白色夹克的女士正在电脑前工作。
解决方案

使用 Microsoft 365 管理内容

使用 AI 支持的 Microsoft 365 内容管理服务创建、管理和保护内容及数据。
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戴眼镜的女士看着屏幕
解决方案

使用 OneDrive 扫描并保存

告别笨重的扫描仪，将文档、收据、白板甚至身份证转换为 PDF。
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一位戴着眼镜看着笔记本电脑的男士。
产品

使用 Microsoft 365 备份，安心无忧

超越备份 - 通过快速恢复保持业务正常运转。
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一男一女看着一台平板电脑。
博客

阅读文档编辑器相关信息

了解什么是文档编辑器，并选择适合你具体需求的编辑器。
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常见问题解答

  • 电子文档管理系统 (DMS) 是一款软件，可帮助你存储、整理和管理 Word 文档、PDF 以及电子表格等数字文件。它将所有内容集中在一个位置，让文档更容易被找到，同时提供版本控制、访问权限和审核线索等功能。
  • Microsoft 365。它包含 SharePoint 和 OneDrive 等工具，可帮助组织存储、整理、共享并保护数字文档。
  • 文档管理侧重于在团队和系统之间高效地组织、存储和访问文件。文档控制通过严格的权限和版本跟踪，确保只使用已批准且最新的文档版本。  
  • Microsoft 365。它包含 SharePoint 和 OneDrive，可帮助团队安全地存储、整理和协作文档。
  • 首先了解团队需求，例如安全存储、版本控制或协作。找一款能够与现有工具无缝集成、满足合规要求并随业务增长灵活扩展的解决方案。 

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