数据保留是指在规定时间内存储关键数据，防止泄露，并支持合规性与业务连续性。
数据保留可助力企业保持合规、管理风险和高效运营。它集成企业内容管理 (ECM) 和文档管理系统 (DMS) 来优化数据存储与检索。
数据保留可助力企业保持合规、管理风险和高效运营。它集成企业内容管理 (ECM) 和文档管理系统 (DMS) 来优化数据存储与检索。
简介
用于增强治理的数据保留策略
保持合规，保护关键数据，并确保在发生数据丢失时快速恢复。了解可在全企业范围内应用的智能保留工具。
- 规定数据保留期限，保持合规并避免不必要的存储成本。
- 利用 ECM 和 DMS 等系统自动化数据管理，让保留与检索变得轻而易举。
- 定期检查并更新数据保留策略，紧跟法规变化与业务需求。
- 安全销毁不再需要的数据，以保护敏感信息并降低风险。
- 培训员工掌握数据保留策略，确保每个人都了解自身的安全与合规职责。
数据保留 101
主数据保留
保护你的数据
确保数据安全、合规并且随时可用。
制定清晰的策略
规定数据保留期限以及访问、编辑和删除权限。
了解数据保留期限
按照法律要求保留数据，确保合规性。
存档以便轻松访问
安全存储非活动状态的数据，随时满足审计或法律要求。
自信地进行删除
安全销毁过期数据，维护信息安全。
数据保留的关键要素
智能存储数据，以增强安全性与控制力
高效数据保留是任何组织数据管理策略的核心所在。它可确保数据受到保护，符合法规要求，且随时可供访问。
数据保留策略
数据保留策略设置了数据保留期限以及访问、编辑和删除权限。它包括元数据标准和审批工作流，并为 IT 与合规等团队分配职责。监控并自动执行这些策略可确保合规性并降低风险。
数据保持期
保持期依据数据敏感度及法律要求规定数据必须保留的时长。设置适当的保留时间有助于企业保持合规性、管理风险，确保重要的数据可用于审计或法律需求。
数据存档
数据存档旨在将信息长期存储并便于检索。利用集中存储库、清晰的索引以及元数据，组织能够在需要时（无论是出于审计还是法律方面的原因），借助 DMS 或 ECM 解决方案高效地访问数据。
数据处置
保持期结束后，通过安全删除数据，可确保安全地清除过期内容。使备份与保留策略保持一致，这有助于防止敏感信息被不必要地长期保留，从而确保合规性与安全性。
解决方案
数据存档和备份解决方案
Microsoft 365 提供强大的数据保护和恢复解决方案，包括长期存档、数据备份及协作工具。
Microsoft 365 存档
将 SharePoint 中非活动状态的数据存储在经济实惠且合规的冷存储中。确保合规，同时保护数据安全并且可供未来访问。
Microsoft 365 备份
采用可靠的备份解决方案保护数据，以便快速恢复，确保业务连续性，并迅速还原丢失或损坏的数据。
Microsoft 365 中的 Microsoft Office SharePoint Online
使用集成了 Microsoft 365 备份和存档的SharePoint，轻松共享、管理和查找内容，确保数据安全且可访问。
为何数据保留对企业很重要？
保护数据的未来
数据保留是确保合规、保护数据以及提升运营效率的关键策略。明确的保留策略有助于企业保障数据安全、快速恢复数据，并高效管理数据。
法规合规性
数据保留确保组织符合 HIPAA、GDPR 和 SOX 等法律要求。在规定期限内保留数据并安全存储，使组织保持合规，避免高额罚款。
风险管理和数据保护
合理的数据保留策略可防范数据丢失、勒索软件攻击及误删风险。备份解决方案与结构化的保持期，可让你在遇到中断时迅速恢复，确保关键数据安全无虞。
高效的内容存储和检索
清晰的保留策略可简化数据的存储、存档和检索。通过对数据进行分类并设定保留期，既能节省时间和资源，又能确保快速获取关键内容。
改进的内容治理
清晰的数据保留策略可强化问责制与数据归属管理。明确的角色分工和工作流程可确保数据管理的一致性和有效监督，进而提升安全性并实现更高效的运营。
数据保留的合规要求
符合法规标准，守护企业安全
合规对于确保数据得到正确存储、保护和处置至关重要。法规明确规定了不同类型数据必须留存的时长、应采取的保护措施，以及安全删除的时机。若未能遵守这些法规，企业可能面临罚款、声誉受损以及安全风险。一般数据保护条例 (GDPR)
- 适用于处理欧盟 (EU) 公民数据的所有组织。
- 个人数据仅应保留至实现其原始用途所必需的期限。
- 组织必须以明确的策略规定并记录保留期。
- 个人数据在不再需要时必须安全地删除。
- 适用于加利福尼亚州法律。
- 组织必须公开其数据保留策略及所收集的个人数据类别。
- 消费者有权要求删除其个人数据。
- 组织必须在规定的期限内履行删除要求。
- 适用于美国联邦法律。
- 医疗机构须至少保存六年病历及个人健康信息 (PHI)。
- PHI 在不再需要时必须安全销毁。
- 适用于美国联邦法律。
- 上市公司须至少保留七年财务及会计记录。
- 记录在保留期结束后必须安全销毁。
- 适用于美国联邦法律。
- 数据必须保留"合理的期限"以实现其预期用途。
- 数据在不再需要时必须安全销毁。
- 适用于美国联邦法律。
- 金融机构须至少保留五年的记录（如客户信息）。
- 当客户数据在不再需要时，机构必须确保安全销毁。
- 适用于美国联邦法律。
- 记录须包含员工详细信息、事件类型及所提供的治疗。
- 雇主须至少保留五年工作场所伤害和疾病记录。
- 有害物质（如石棉或铅）暴露记录须保留 30 年。
- 适用于加拿大私营部门组织（不包括已制定类似法规的省份）。
- 个人有权访问其个人信息并请求更正。
- 个人信息仅在实现收集目的所必需的期限内保留。
- 组织必须制定明确的保留策略，并在数据不再需要时安全销毁。
制定专属数据保留策略
- 先审核数据
识别并按类型和敏感度对数据进行分类。 - 确定保留期
确保合规（如 HIPAA 或 GDPR），区分短期与长期需求。 - 制定存储与销毁规定
明确安全存储、存档及数据删除流程。 - 分配职责
明确各团队间的数据所有权与责任。 - 培训并实现自动化
培训团队，自动执行政策（如警报和定期删除）。 - 监控以提升绩效
定期审核并根据法规及需求变化更新策略。
保留策略
如何制定并实施数据保留策略
实施稳健的数据保留策略，是确保合规与数据安全的关键。遵循以下步骤，帮助你的组织以降低风险且符合法律要求的方式管理数据保留、存储和处置。
步骤 1：审核现有数据
识别组织持有的数据，并按类型和敏感度进行分类。这有助于确定需保留数据的优先级，并确保符合法规要求。
步骤 2：确定保留期
根据法律要求（如 HIPAA、SOX 和 GDPR）设定保留期。明确短期与长期需求，避免不必要的数据保留。
步骤 3：建立存储、存档及处置流程
制定安全的数据存储、存档和删除方法。确保备份系统符合处置策略，以保护敏感信息。
步骤 4：分配角色与责任
明确 IT、合规及业务团队中数据保留流程的负责人。分配责任，确保策略的执行。
步骤 5：培训团队并集成工作流
培训团队掌握数据分类、存储与处置操作。通过警报和定期删除自动执行策略，以确保一致性。
步骤 6：监控、评审并改进
定期审核和评估，确保策略符合最新法规。根据需要更新策略，保持合规。
制定可增强治理的强大数据保留策略
制定助力保护数据的规定
一套完善的数据保留策略对于确保合规、保障业务连续性、降低风险以及节约成本至关重要。通过实施清晰的策略和可靠的系统，组织能够有效管理数据、保持合规，并降低运营风险。
为何要实施完善的数据保留措施
- 合规 - 确保遵守 HIPAA、GDPR 和 SOX 等法规。
- 业务连续性 - 保护关键数据，确保业务在中断时平稳运行。
- 降低风险 - 减小数据泄露和丢失风险。
- 节约成本 - 避免不必要的存储和处理成本。
- 明确的策略 - 规定数据保留期限、管理者及保护措施。
- 治理 - 建立访问控制、审核与问责流程。
- 安全存储与存档 - 采用可靠且合规的存储方法保护数据安全。
- 可靠的备份策略 - 确保数据在丢失或损坏时能够迅速恢复。
资源
数据存储
将非活动状态的存储于 SharePoint
确保数据安全、易于访问，满足监管要求并最大程度降低成本。
常见问题解答
- 数据保留策略是一套规则与指引，明确规定了组织保留数据的时长、存储方式，以及删除或存档数据的时机。该策略可确保组织符合法律要求，并通过仅保留必要信息、安全处置过期或冗余内容的方式，实现数据的高效管理。
- 一旦数据保持期结束，就应进行安全删除或存档处理。安全删除能够确保敏感信息不再可被访问，而存档则适用于那些因合规要求或未来参考需要而必须保留的数据。定期审核和自动化的系统有助于落实这些操作规范，确保数据不会超期留存。
- 确保数据保留策略符合法律要求：
- 审核现有数据 - 根据数据类型和敏感程度对数据进行识别与分类。
- 明确保留期限 - 依据相关法规（如 HIPAA、GDPR 或 SOX）确定数据保留时间线。
- 制定存储与处置流程 - 明确安全存储方法、存档流程及删除操作规范。
- 分配角色与职责 - 厘清 IT、合规及业务团队各自的权责归属。
- 定期审查 - 定期审核并更新策略，确保其与不断变化的法规要求保持同步。
- 内容治理是指一套管控组织内数据与内容管理、访问、存储及删除方式的政策与流程。它旨在确保内容得到妥善保护、符合法规要求，并在需要时能够便捷获取。完善的内容治理需明确界定各角色职责分工，并制定安全的数据管理流程规范。
- 内容备份是指创建并存储数据副本，以防止数据丢失或损坏的过程。通过制定备份策略，可在因系统故障、网络攻击（如勒索软件攻击）或意外删除导致数据丢失时，恢复重要内容。它是保障业务连续性的数据留存策略中不可或缺的一环。
- 内容存档是指对不再活跃使用、但仍需因合规要求、法律需求或历史记录目的而保留的陈旧数据进行存储的过程。通过存档，既能确保数据安全存储，又能在审计或法律保留需求出现时便捷调取，同时避免这些数据占用活跃系统的宝贵空间。这一操作通常借助安全合规的存储解决方案来完成，例如使用 SharePoint 或云存储平台。
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