訂單管理系統指南

OMS 的優點

無論公司規模大小，實作訂單管理系統都可以由上而下改善您的商務營運。以下是在企業中新增 OMS 的其中一些好處。

OMS 逐步程序

大部分的訂單管理系統都遵循六個步驟程序，以協助正確且快速地處理及履行客戶訂單。此程序的蓬勃發展取決於確保滿足了客戶的所有需求，同時為客戶提供到處存在且個人化的使用者體驗。六個步驟為：

1. 探索
   訂單管理程序的第一個步驟來自客戶。無論是透過您的線上商店、協力廠商網站或透過電話，客戶都會將您的產品放入線上購物車中，因此立即調整了您目前的庫存。如果某項目只是位於購物車中或客戶已將其放棄，系統也可以通知您。
2. 下訂單
   當您的客戶決定購買產品後，OMS 會與您的會計或財務團隊通訊，以驗證信用卡付款資訊並處理訂單。訂單一旦核准，系統會將其路由至履行。
   
   批發或企業對企業 (B2B) 賣家可以選擇發票模式，選擇先接收大量購買的報價。然後，他們會收到一張發票，要求在特定期限內付款。
3. 訂單履行
   訂單到達倉儲後，OMS 會選擇離訂單目的地最近或最容易存取的選項，然後計算運送成本和最快的承運業者。OMS 可能可以幫忙列印運送標籤、裝箱單和收據。
4. 倉儲管理
   在此步驟中，擁有每個項目的 SKU 和條碼非常重要。如果產品同時具備此兩者，則會提高履行正確性，並方便您的倉儲掃描產品並將其新增到訂單中。從倉儲挑選項目的方法有四種：
   
   單一訂單。從單一訂單中挑選項目並將其送至包裝站。
   
   批次挑選。將特定訂單數於單一回合指派給某採貨者以提取其中項目，並送回包裝站。
   
   區域挑選。每個採貨者都有指定的倉儲區域，這些區域中的項目在經過時都會新增至訂單中。
   
   聲波挑選。所有區域會同時挑選，並帶往單一位置進行合併。
   
   如果某項目沒有庫存，您的 OMS 可以與廠商和供應商通訊，提前將補充貨品送至倉儲。建立重新訂購點可讓您的庫存保持貨物充足。當達到低閾值時，它會自動下新的訂購單，同時通知倉儲管理員可能的履行延遲。
   
   訂單也會寄給您的會計部門，或通知您的會計軟體有新購買。可靠的財務管理解決方案可輕鬆進行每月和年底稽核、稅務等等。
   
   
5. 運送
   您的包裝團隊一旦從倉儲的產品中選取了訂單後會從倉儲中擷取該項目，並加以掃描，以便庫存管理用途。接下來，他們會根據 OMS 所提供的詳細資訊挑選、包裝及運送您的產品。包裝投入應考量的的三件事項：
   
   訂單正確性。請確保每個項目都在正確的訂單中。
   
   包裝箱大小。規劃將規格尺寸納入您的價格中。擁有三到五種標準包裝箱大小可以幫助降低成本，同時不會使程序過於複雜。
   
   適當的包裝。某些包裝材料可能對您的產品提供更好的保護，但可能成本較高。選擇既具成本效益又能確保安全運送的合適種類。
   
   追蹤。您的 OMS 也可以傳送通知給客戶，告知客戶其產品已寄出以及預估到達時間。您和客戶從產品由倉儲初始出貨到到達目的地都可以加以追蹤。
6. 銷售後後續追蹤
   
   在產品離開您的倉儲並於運送到達後的指定時間後，OMS 應自動向客戶寄送電子郵件，詢問其對產品的評等，並確認是否收到訂單中的所有項目。此後續追蹤也應包含與客戶服務連絡的詳細指示。
   
   如果您有不滿意的客戶，他們應可輕鬆尋找有效的退貨和退款原則與指示，並加以遵循執行。OMS 可以快速處理退款要求，並與會計團隊通訊以處理該退款。OMS 也可連線到您的退貨提供者，以確保所有資料正確且已更新。

在某些情況下，OMS 還可以標幟特殊訂單，無論是退貨替換、感謝禮品或 VIP 訂單。當這些訂單透過系統處理時，您的 OMS 可以使用唯一代碼標幟它們，讓您的客戶保留團隊能夠親自追蹤正確性。

訂單管理系統的挑戰

如果您的業務規模不夠大或訂單不足以支援 OMS 的實作，新增這類平台可能太耗時或昂貴。在將這個系統新增到您的程序之前，提前了解可能遇到的障礙對您的團隊和商務來說可能很有利。訂單管理程序內可能會發生的一些挑戰：

決定適合您企業的 OMS 需要時間，並且需要許多團隊成員的支持。為了確保選擇適合每個人的 OMS，您必須提出問題以找出最適合團隊的 OMS。