This is the Trace Id: 8c52e1c29181d95bc394bfc8288dec2c

Vytvořte přesnější časový plán projektu pomocí těchto sedmi kroků

Dvě ženy sedí a diskutují o něčem na obrazovce počítače

Bez ohledu na to, jestli pracujete na vodopádovém nebo agilním projektu, vytvoření počáteční časové osy projektu představuje jedinečné výzvy.  

 

Vodopádové projekty jsou na jednu stranu obvykle pevné jak ve struktuře, tak v plánu, a to díky vysoce kvalitnímu předběžnému odhadu. Agilní projekty naopak závisejí na flexibilitě a často složitých pracovních sprintech, což znamená, že se manažeři musí snažit zohlednit nevyhnutelné vlny změn. V obou případech je vytvoření přiměřené časové osy projektu krokem v počátečních fázích projektu.  

 

Následující kontrolní seznam může pomoct projektovým manažerům a vlastníkům pokrýt základy – od vytvoření prvního úkolu projektu až po plánování kol schválení a zmírnění projektových rizik. 

1. Jak se můj konečný cíl dělí na jednotlivé úkoly? 

Prvním krokem k vytvoření komplexní časové osy je zahájení segmentace projektu. Vezměte si svůj konečný cíl a zpětně si rozvrhněte jednotlivé úkoly, které je třeba splnit, abyste tohoto cíle dosáhli. Začněte pouze s klíčovými body a pak postupně procházejte časovou osou a vytvářejte stále podrobnější momenty. 

V závislosti na metodice projektu se tyto menší milníky mohou seskupovat do sekvencí, které se nakonec stanou sprinty. Vodopádové projekty budou čerpat svůj rámec především z více makro klíčových bodů.

2. Kolik času je potřeba pro každý úkol? 

Jakmile budete mít úkoly kompletně zmapované, začněte na ně rozvrstvovat předpokládaný čas potřebný k jejich splnění. Podle toho, na jaké platformě časovou osu vytváříte, může začít vypadat jako tradiční Ganttův diagram , a to je dobrá věc. Termíny „časová osa správy projektů“ a Ganttův diagram se často dají používat zaměnitelně, i když ne všechny časové osy projektů musí být ve formátu Ganttova diagramu. 

Znalost doby, po kterou bude každý úkol trvat, může také pomoct agilním manažerům vyhodnotit celkový počet sprintů, které projekt vyžaduje. I když je nejdůležitějším faktorem datum ukončení dodávky projektu, nezapomeňte začít dávat dohromady odhady práce a času od týmů zodpovědných za jednotlivé úkoly. Později vám to pomůže zajistit, abyste mohli poměřit potřeby časového plánu projektu s realitou jeho realizace.

3. Jaký je klíčový výsledek každého úkolu? 

Kroky 1 a 2 se týkají především vytvoření a vizualizace samotné časové osy projektu. Od této chvíle se proces přesouvá spíše k prověřování a logistickému plánování, tedy k oživení plánu s ohledem na reálné podmínky, které je třeba splnit. 

Začněte identifikací klíčových výstupů pro každý úkol nebo sprint. Použijte podobný postup jako v kroku 1 a postupným procházením časové osy identifikujte stále podrobnější výsledky. Čím přesnější bude seznam výsledků, tím větší bude odpovědnost projektových týmů za dohodnuté cíle.  

4. Jaké jsou závislosti mých úkolů? 

Muž v interiéru drží tablet a hovoří se čtyřmi osobami, z nichž dvě mají na sobě oranžové bezpečnostní vesty.

Vyzkoušet Microsoft Project zdarma

Vyzkoušejte si Microsoft Project na jeden měsíc zdarma
ZJISTĚTE, JAK NA TO

Univerzální pravdou správy projektů je, že každý projekt je předurčen k tomu, aby prošel změnou. Rozsahy, zdroje a časové plány jsou často pohyblivé cíle a projektoví manažeři mohou plánovat jen tak daleko dopředu. 

 

Můžou však označit úkoly nebo cíle, které jsou závislé na dalších krocích procesu. Díky tomu si všechny strany uvědomují následné dopady změn v předchozích fázích procesu. 

 

Většina nástrojů pro správu projektů umožňuje uživatelům propojit jeden úkol s druhým, což usnadňuje simulaci dopadu nedodržení termínu. Ačkoli pevná povaha vodopádových projektových harmonogramů dodává tomuto kroku mimořádnou důležitost, identifikace závislostí může agilním manažerům pomoct ještě více vykrystalizovat práci, která je součástí každého sprintu.   

5. Jaký druh hodin a zdrojů je k dispozici ke splnění jednotlivých úkolů? 

 V kroku 2 jste si stanovili dobu potřebnou k dokončení hlavních úkolů projektu. Nyní nastal čas využít odhady času a zdrojů, které jste sestavili od vedoucích týmů. Znalost, že určitý úkol má trvat pět dní, je jedna věc. Vedoucí disciplíny, který nemůže věnovat týmu pět dní, je však zjevně komplikujícím faktorem. Sloučení těchto dvou datových bodů vám pomůže identifikovat možné problematické body nebo potřeby externích dodavatelů.  

6. Kdo zodpovídá za plnění jednotlivých úkolů? 

Součástí přidělování dostupných prostředků je přiřazení jednotlivců nebo týmů ke konkrétním úkolům. Tento krok znamená více než jen inteligentní pořizování poznámek: Pomáhá také zúčastněným stranám a osobám s rozhodovací pravomocí získat přehled o tom, jaká úroveň vedení společnosti bude pro realizaci projektu potřebná. 

Čím dříve se vám podaří zajistit klíčové osoby pro jednotlivé výsledky, tím lépe. Vedoucí týmů obvykle berou odhad zdrojů vážněji, pokud jejich konkrétní zdroje budou mít k dispozici nezbytnou dokumentaci. Tento krok může také pomoct identifikovat oblasti, ve kterých jsou pracovní podklady obzvláště citlivé pro vodopádové i agilní metody.

7. Kdo zodpovídá za schvalování jednotlivých úkolů nebo skupin úkolů? 

Toto by mohl být téměř podbod kroku 6, ale je rozdíl mezi uvedením toho, kdo bude plnit úkol, a toho, kdo bude schvalovat výsledek. 

V mnoha případech může být nutné, aby souhlasy vydávaly zainteresované strany, které jsou vzdálené od každodenní realizace projektu, nebo přinejmenším multidisciplinární skupiny, které budou muset postupně provádět přezkum. Stanovení těchto potenciálně komplikovaných schvalovacích kroků je pro mnoho projektů klíčové. Kontrolní kola, která přesahují rámec přiděleného týmu, mohou projekt zastavit.  

Časové osy projektu jsou nezbytnou součástí každého plánu projektu. Nejenže stanovují specifika realizace projektu nebo produktové iniciativy, ale jejich proces sestavení také pomáhá posoudit projekt jako celek, přičemž se objevuje klíčová zpětná vazba z oboru, která může zúčastněným stranám pomoci stanovit realistická očekávání ohledně toho, co lze a co nelze provést.  

Stejně jako mnoho jiných projektových dokumentů jsou i časové plány předurčeny k plánovaným i neplánovaným změnám. Trik spočívá v tom, že tyto revize jsou řízeny stejným způsobem, jakým byl sestaven původní plán: prostřednictvím pečlivě shromážděných informací. Bez ohledu na to, jestli používáte vodopádovou nebo agilní metodologii, kvalita těchto informací je primárním principem toho, jak spolehlivá bude časová osa projektu.  

 

Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.
Koupit hned

Související obsah

Produktivita

Pět typů nástrojů pro spolupráci, které zlepšují produktivitu

Přečíst další informace
Produktivita

Stanovování cílů versus plánování cílů: Vytvoření plánu trvalého obchodního úspěchu

Přečíst další informace
Produktivita

Moderní řešení koncových bodů: o co jde a proč je potřebujete

Další informace
Produktivita

Maximální využití potenciálu: jak nástroje umělé inteligence proměňují práci

Další informace
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.

Sledujte Microsoft 365