Tento souhrn platí pro produkty Microsoft 365 a Office, jako jsou Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint a Word, které jsou navržené tak, aby zákazníkům pomohly zvládnout víc. Úplný seznam produktů, na které se vztahují tyto údaje o ochraně osobních údajů, najdete v tématu Ovládací prvky ochrany osobních údajů dostupné pro produkty Office.

Microsoft se snaží být transparentnější v kontaktu se zákazníky a nabídnout jim větší kontrolu nad jejich daty. V rámci toho jsme naše hlavní produkty a služby převedli na model, ve kterém jsou osobní údaje, které shromažďujeme od zákazníků při používání jejich zařízení, klasifikovány jako povinné nebo volitelné. Díky tomu zákazníci snadněji najdou informace o tom, která data shromažďujeme a jak je používáme, a mohou dělat informovaná rozhodnutí týkající se ochrany soukromí.

Tento článek obsahuje přehled typů povinných a volitelných dat, což jsou specifické kategorie osobních dat shromažďovaných aplikacemi, a informace, jak naši zákazníci můžou měnit nastavení ochrany soukromí, aby přizpůsobili to, jaká data sdílí se společností Microsoft.

Data v kategorii Povinná jsou nezbytná k tomu, abychom mohli naše produkty udržovat aktuální, zabezpečené a aby fungovaly podle očekávání. Mezi povinná data patří věci, jako je typ a verze zařízení zákazníka, abychom mohli nabídnout připojení k našim cloudovým službám a opravy zabezpečení, které zajistí bezpečí, a diagnostická data, která nám pomáhají odhalit vážné problémy s funkcemi.

V některých případech může zákazník určit, jestli se budou povinná data shromažďovat, když se rozhodne používat možnosti nebo funkce produktu, které na povinných datech závisí. Pokud například podnikový zákazník používá Word s funkcemi pro ukládání dokumentů a spolupráci v cloudu, budeme shromažďovat data potřebná k tomu, abychom zajistili, že dokumenty daného zaměstnance budou zabezpečené a budou se synchronizovat na zařízeních tohoto zaměstnance.

Při používání služeb v aplikacích Microsoft 365, například při vkládání obrázku do snímku PowerPointu nebo při aktualizaci na nejnovější verzi aplikace Excel, jsou data odesílána společnosti Microsoft a zpracovávána, aby vám bylo možné poskytnout danou funkci. Tato data, která označujeme jako povinná data služeb, jsou nezbytná pro to, aby společnost Microsoft mohla poskytovat danou funkci a zajistit, že  je bezpečná a aktuální a funguje podle očekávání.

Propojená prostředí, Microsoft 365 Copilot a základní služby generují při interakci s aplikacemi Microsoft 365 povinná data služeb.

Povinná data služeb nejsou specifickým datovým typem, jako jsou zákaznická data nebo osobní údaje (které jsou definovány v Dodatku o ochraně osobních údajů (DPA) pro produkty a služby společnosti Microsoft).  Místo toho se jedná o obecný popis všech dat potřebných ke zpracování při interakci se službou prostřednictvím aplikací Microsoft 365. Sestává z následujících jedinečných prvků: volání služeb, obsahu a diagnostických dat související se službou.

Další informace, včetně ukázkových scénářů dat shromažďovaných a odesílaných do Microsoftu, najdete v tématu Povinná data služeb pro produkty Microsoft 365.

Pro propojená prostředí a Microsoft 365 Copilot můžete použít naše stávající ovládací prvky a nastavení ochrany osobních údajů, abyste zabránili shromažďování a odesílání požadovaných dat služeb do Microsoftu.

V případě základních služeb se povinná data služeb vždy shromažďují a odesílají do Microsoftu.  Tyto základní služby nemůžete vypnout, protože jsou klíčem k tomu, jak aplikace Microsoft 365 fungují.

Data v kategorii Volitelná nejsou důležitá nebo nezbytně nutná k zajištění toho, aby byl klientský software zabezpečený a aktuální nebo aby fungoval podle očekávání. Mezi volitelná data patří například to, které obrázky uživatelé vybírají pro použití z knihovny obrázků ve Wordu, abychom mohli poskytovat lepší výběr obrázků, nebo informace o tom, jak dlouho trvá, než se zobrazí powerpointový snímek, abychom mohli náš software vylepšit.

Protože volitelná data nejsou potřebná k fungování aplikací, můžou se zákazníci rozhodnout, jestli nám povolí tento typ dat shromažďovat. Domácí uživatelé můžou toto rozhodnutí provést při počátečním nastavení aplikací nebo po instalaci pomocí nastavení ochrany osobních údajů, které je k dispozici v aplikacích. V pracovním nebo školním prostředí mají správci k dispozici nástroje, pomocí kterých můžou toto rozhodnutí provést v rámci organizace.

I když volitelná data není nutné sdílet, tato data nám pomáhají při vývoji nových a kvalitnějších funkcí pro zákazníky. Byli bychom rádi, kdyby zákazníci s námi tato data sdíleli, ale aplikace bude fungovat podle očekávání bez ohledu na to, jak se rozhodnou. Jsou to data našich zákazníků a my budeme respektovat jejich rozhodnutí týkající se ochrany jejich osobních údajů.

Microsoft poskytuje Prohlížeč diagnostických dat, který vám umožní zjistit, jaká diagnostická data se při používání aplikací shromažďují, ať už jde o povinná, nebo volitelná diagnostická data.

Nastavení ochrany osobních údajů dostupné zákazníkům závisí na tom, jestli je zákazník přihlášený pomocí účtu Microsoft (třeba osobní e-mailová adresa outlook.com), nebo pomocí pracovního nebo školního účtu. Přečtěte si další informace o různých nastaveních pro správu osobních údajů:

• Přístup k nastavení ochrany osobních údajů vašeho účtu
• Řídicí panel společnosti Microsoft pro ochranu osobních údajů

V organizacích správci rozhodují, jestli se budou povinná nebo volitelná diagnostická data posílat Microsoftu. Můžou taky určit, které online funkce jsou k dispozici uživatelům. Přečtěte si další informace o různých možnostech, které jsou k dispozici pro správce, aby mohli spravovat nastavení ochrany osobních údajů ve svých organizacích:

• Základní informace o ovládacích prvcích ochrany osobních údajů pro aplikace Microsoft 365 pro velké organizace
• Nastavení zásad používání pro správu ovládacích prvků ochrany osobních údajů pro aplikace Microsoft 365 pro velké organizace
• Používání předvoleb ke správě ovládacích prvků ochrany osobních údajů v Office pro Mac
• Používání předvoleb ke správě ovládacích prvků ochrany osobních údajů v Office na zařízeních s iOS
• Používání nastavení zásad ke správě ovládacích prvků ochrany osobních údajů v Office na zařízeních s Androidem
• Používání nastavení zásad ke správě ovládacích prvků ochrany osobních údajů v aplikacích Office pro web

Většina nastavení je dostupná bez ohledu na to, jestli se aplikace používají na zařízeních s Windows, Macu, Androidu nebo iOS.

Další obecné informace o tom, jak shromažďujeme a používáme data:

• Prohlášení společnosti Microsoft o zásadách ochrany osobních údajů
• Ochrana osobních údajů ve společnosti Microsoft