Hold dig produktiv med Microsoft Teams, mens du arbejder hjemmefra

Hvordan får du titusinder af medarbejdere til at arbejde hjemmefra fra den ene dag til den anden? Mens COVID-19-udbruddet spreder sig rundt om i verden, var dét det store spørgsmål hos os hos Microsoft i sidste uge. Sidste onsdag gjorde vi det så. Vi sendte en e-mail, der bad cirka 50.000 Microsoft-medarbejdere i Seattle-området om at arbejde hjemmefra, hvis de kunne. Vi brugte allerede Teams ret meget, men på vores første hjemmearbejdsdage steg brugen blandt Microsoft-medarbejdere i USA markant. Ved udgangen af torsdag var chatten steget med 50 % på en uge, og møderne var steget med 37 %. Og vi ser også en større brug blandt vores kunder, da folk i hele verden tilpasser sig at afholde møder, chatte og samarbejde udelukkende online. Vi vil gerne hjælpe alle med at imødekomme denne udfordring. Som holdet bag Teams har vi brugt meget tid på at lære om de bedste måder at gøre det både produktivt og sundt at arbejde hjemmefra. Så jeg tænkte, at jeg ville dele vores bedste tips nedenfor.

En hurtig ting, inden du læser videre: Disse tips er en del af vores løbende indsats for at hjælpe alle med at holde kontakten og være produktive i denne udfordrende tid. Sidste uge fortalte jeg om, hvordan enkeltpersoner og organisationer kan få Teams gratis sammen med vores omfattende plan for at holde tjenesterne kørende gennem denne krise. Vi har også delt utrolige historier fra kunder og ansatte over hele verden, herunder lærere og studerende i Hongkong, der bruger teknologi til fantastiske e-læringsinnovationer, og kunder i og omkring Kina, som også har fundet smarte måder at arbejde videre på. Men vores kunder beder også om vejledning til at begynde at arbejde hjemmefra. Vi fortsætter med at give tips, information og inspirerende kundehistorier gennem hele udbruddet, så følg med her i de kommende dage.

Kom i gang

Når du begynder at arbejde hjemmefra, kan et par simple gode vaner hjælpe dig godt på vej.

Klargør dit arbejdsområde

Hvis du ikke har et hjemmekontor, skal du ikke bekymre dig. Du kan stadig arbejde hjemmefra produktivt. Faktisk designede vi Teams som et virtuelt kontor, du kan tage med dig overalt. Selvom du muligvis ikke har en printer, fysiske filer eller en fastnettelefon derhjemme, kan du hente dokumenter direkte i Teams, gemme filer sikkert, hvor de rette personer kan få adgang til dem, og hurtigt deltage i opkald og møder. Når det er sagt, er det vigtigt at have et dedikeret hjemmearbejdsområde, hvor du kan være produktiv og signalere, at du ikke vil forstyrres. En morgenmadskrog, et roligt hjørne i soveværelset, et gammelt spillebord i kælderrummet – et hvilket som helst fokusvenligt område kan fungere som et arbejdsområde. Og hvis det bliver lidt rodet i løbet af dagen, kan du altid bruge baggrundssløring under dine videomøder, så dine kolleger kun fokuserer på dig.

Kommunikation, kommunikation, kommunikation

Mens mange af os arbejder hjemmefra i det mindste en del af tiden, er vi stadig afhængige af rytmer og arbejdstimer, der er bygget op omkring vores fysiske tilstedeværelse på kontoret.  Når du arbejder hjemmefra, kan din daglige rytme muligvis ændre sig. Dette gælder især for dem, der afbalancerer arbejde og børnepasning. Forklar tydeligt dine arbejdstider til dine kolleger og samarbejdspartnere, så de ved, hvornår de kan kontakte dig. Du kan også indstille en statusmeddelelse i Teams for at dele disse oplysninger proaktivt.

Gør det også til en vane at give dine kolleger hyppige statusrapporter. Virksomheder, hvor alle arbejder hjemmefra, har en tendens til at fremhæve dokumentation, da det er en vigtig måde at holde forbindelsen på, når man arbejder væk fra hinanden. Vi anbefaler, at du deler opdateringer, indsigt og nyttige ressourcer, som du har opdaget, i Teams-kanalerne, så dine kolleger kan holde sig opdateret om det, du er ved, selv uden fordelen ved at kunne tale sammen ansigt til ansigt. Senere kan de søge på kanalen efter ideer eller indhold, når de har brug for det.

Sæt sunde grænser 

Uden de sædvanlige arbejdsdagsignaler – for eksempel en frokostpause eller turen til og fra arbejde – kan det være svært at lægge elektronikken fra sig. Folk, som arbejder hjemmefra, arbejder ofte i lange stræk uden pauser med træning, socialt samvær eller et ordentligt måltid. Dette vil hurtigt føre til stress og udbrændthed. Husk: dit helbred kommer først. Sæt tid af til måltider, drik masser af vand, og mind dig selv om at “stemple ud” mentalt, når du holder fri sidst på dagen. Denne adfærd holder dig ikke bare sund. Den vil også hjælpe dig med at være mere produktiv i det lange løb.

Afhold effektive møder

Vær åben over for onlinemøder

I mangel af et fysisk konferencelokale kan det at samle alle medarbejdere føles som den største udfordring ved at arbejde hjemmefra. Når du flytter møder til Teams, skal du sørge for, at alle møder har en virtuel “Deltag”-funktion, når du opretter et online mødelokale. Vi foreslår også, at alle deltagere tænder for deres video, hvis de er komfortable med det. Denne interaktion ansigt til ansigt hjælper alle sammen med at føle sig forbundet. Teams har et bredt udvalg af certificerede kameraer at vælge imellem samt enheder som headset og højttalertelefoner for at sikre dig, at du og dine kolleger altid kan kommunikere tydeligt.

Vær opmærksom og inkluderende

At skifte til onlinemøder kan fjerne nogle af de visuelle signaler, vi er afhængige af for at se, om en kollega har noget at sige under et møde. Og overfyldte konferenceopkald kan gøre det vanskeligt for folk at dele deres meninger. Mødearrangøren skal ofte holde pause for at se, om folk har spørgsmål, og minde deltagerne om, at de også kan bruge chatvinduet til at dele deres tanker.

Optag dine møder

For at kompensere for den manglende tid ansigt til ansigt planlægger nogle medarbejdere ekstra møder for at holde kontakten med kunder, partnere og kolleger. Dobbeltbookinger kan være svære at undgå. Hvis din organisation tillader det, kan du optage møder i Teams, så dine kolleger kan følge op på dem senere. Hvis du ikke selv kan deltage, kan du minde arrangøren om at optage mødet i dit fravær. Den automatisk genererede transskription er også super-nyttig, når du prøver at huske oplysninger, der blev talt om på et møde, du deltog i. Vil du have mere at vide om møder i Teams? Lær flere tips her.

Hold dig forbundet

Husk hyggesnakken

Når man arbejde hjemmefra, er noget af det, man savner mest, hyggesnakken på kontoret. Samtaler ved kaffeautomaten eller i frokoststuen holder os ikke kun forbundet med hinanden. De giver os også vigtig information eller indsigt, som vi ikke ville kunne gætte os til. Vær bevidst om at nå ud til og komme i kontakt med dine kolleger. Tænk på chatbeskeder som din virtuelle kaffeautomat, og mind dig selv om at spørge ind til folk regelmæssigt. Emojier, GIF-filer og klistermærker er en sjov måde at holde chatsamtaler sjove og afslappede på.

Saml teamet

Hvis du arbejder hjemmefra, kan det føles isolerende. Som leder er det vigtigt at skabe muligheder, hvor hele teamet kan mødes virtuelt. Vedligehold dine regelmæssige holdmøder eller fælles frokostpauser – bare gør det online. Brug kanalen “Generelt” i Teams til samtaler, der kan være af interesse for alle. Ved brainstorming kan du bruge Microsoft Whiteboard-appen, der giver et uendeligt digitalt lærred, hvor mødedeltagere kan dele idéer og samarbejde direkte i Teams. Vi foreslår også, at teamledere henter Crisis Communication Power-appen. Du kan bruge denne tilpasselige app til at informere dig selv og dit team om alt, hvad de har brug for at vide under hele dette udbrud.

Hav det sjovt!

Med alle de ændringer, der følger med at arbejde hjemmefra, er det vigtigt at fremme og opretholde en god holdmoral. Der er mange ting, du kan gøre i Teams for at få folk til at føle sig positive og engagerede. Del nyheder og historier i din teamchat, eller afhold en fotokonkurrence. En af vores uddannelseskunder i Kina var vært for en madlavningsudfordring for studerende, der viste sig at være særdeles populær.

Jeg ved, at enhver person og ethvert team arbejder forskelligt. Men jeg håber, at disse tips fra vores team hjælper dig med at forblive produktiv og forbundet, mens du vænner dig til en ny måde at arbejde på. Og husk, at du kan begynde at bruge Teams i dag ved at logge ind eller tilmelde dig gratis.

Gør dig klar til at arbejde hjemmefra! Download vores tjekliste til at arbejde hjemmefra, og del den med dine kolleger.

Tjekliste til at arbejde hjemmefra:

• Klargør dit arbejdsområde
• Kommunikér ofte
• Sæt sunde grænser
• Vær åben over for onlinemøder
• Vær opmærksom og inkluderende
• Optag dine møder
• Husk hyggesnakken
• Saml teamet
• Hav det sjovt!