Videoconferencia

Desde el auge del trabajo remoto e híbrido, las empresas han adoptado la videoconferencia para conectar a los empleados, independientemente de dónde trabajen.

Tanto si deseas programar una videocharla individual rápida con un subordinado directo como si prefieres programar una videoconferencia más larga a final de mes con toda la empresa, el software de videoconferencia es un excelente método para que el equipo colabore y se mantenga en contacto.

Normalmente, todo lo que se necesita para celebrar una sesión de videoconferencia es un software de videoconferencia, una buena conexión a Internet o WiFi, y un dispositivo de videoconferencia.

Para garantizar una videoconferencia de éxito, deseas características específicas que se adapten a tus necesidades cuando trabajas con compañeros de equipo globales.

Las características de las herramientas de videoconferencia deben incluir las siguientes prestaciones:

• Grabar reuniones para compartirlas con los participantes y para consultas en el futuro.
• Función de chat para contactar con colegas antes, durante y después de la sesión de videoconferencia.
• Pantalla compartida para resaltar demostraciones y ayudar a los asistentes a seguir la presentación.
• Agregar subtítulos para aumentar la claridad, la inclusividad y la accesibilidad para todos los asistentes.
• Elegir un fondo o cargar uno propio para minimizar las distracciones.
• Un botón de reacciones para interactuar rápidamente con el contenido o la discusión sin interrumpir la llamada.
• Ver y descargar la lista de asistentes como referencia y para hacer un seguimiento de los participantes después de la sesión.

Las herramientas de videoconferencia también deben permitir a los participantes unirse por cámara o utilizar un micrófono si lo desean.

Idealmente, este tipo de software también te ayudará con tus habilidades de presentación; después de todo, estas habilidades son más importantes que nunca en un entorno de trabajo híbrido. Microsoft Teams incluye una función denominada entrenador de discursos que ayuda a los presentadores a hablar de manera más segura en reuniones al proporcionar instrucciones y comentarios sobre el ritmo, el uso de palabras de relleno, y recordatorios para mantener el contacto con el público.

Durante la pandemia de Covid-19, millones de empresas y oficinas cerraron su espacio físico, y personas de todo el mundo se vieron obligadas a hacer cuarentena en casa. El impacto del Covid en la videoconferencia fue enorme:"trabajar desde cualquier lugar" pasó de ser una gratificación novedosa de las empresas a una función imprescindible de la noche a la mañana. De repente, empresas de todos los sectores tuvieron que aprender a adaptarse.

Muchos trabajadores utilizaron sus computadoras personales o tomaron prestados equipos de sus empresas para hacer su trabajo. Otras empresas concedieron fondos a sus empleados para comprar equipos para trabajar desde casa y crearon directivas de trabajo remoto a largo plazo a medida que las semanas se convirtieron en meses. Las empresas adoptaron herramientas como el software de videoconferencia para que los trabajadores pudieran continuar colaborando y estar en contacto con sus equipos distribuidos.

A partir de 2021, el mercado global de la videoconferencia es de 14,600 millones de dólares, según Statista. La importancia de la videoconferencia durante el Covid, y su efecto en la forma de hacer negocios hoy día, todavía se puede sentir en los lugares de trabajo.

El entorno de trabajo híbrido moderno ha provocado que la videoconferencia pase de ser un lujo a una necesidad. La videoconferencia ofrece una oportunidad a los equipos para estar en contacto y pasar tiempo cara a cara, tanto si están en el mismo edificio de oficinas como si están en un código postal diferente.

No obstante, como es posible que los trabajadores no estén en el mismo entorno, es fundamental configurar algunos procedimientos recomendados para las llamadas virtuales. Por ejemplo, las notas de la reunión deben tomarse en una aplicación o documento digital ampliamente accesible, para que todos puedan organizarse y tratar el mismo tema. También es fundamental que los asistentes a las reuniones prueben su equipo y se aseguren de que funciona correctamente de antemano, para evitar contratiempos técnicos durante una llamada grupal.

Aunque las llamadas virtuales a veces requieren algún tipo de mejora adicional, pueden ser una potente herramienta para unir a la organización y mantener el buen funcionamiento del negocio.

El Covid-19 y las oportunidades de trabajar de desde casa han cambiado el papel de la videoconferencia en las empresas de muchas maneras. La adopción de la videoconferencia puede abrir todo tipo de oportunidades para tu organización. Por ejemplo:

• Puedes ampliar tu base de talento al permitir contratar fuera de tu ubicación inmediata.
• Podrás contratar más recursos que se alineen con el modelo de trabajo híbrido, lo que permitirá tener un horario más flexible que el tradicional de 9 a 5.
• Los empleados de viaje podrán mantenerse activos y conectados con un dispositivo inteligente.
• Un entorno de trabajo híbrido o remoto puede atraer a otros empleados a unirse a tu empresa.

La videoconferencia puede mejorar las operaciones de negocio, a la vez que promueven la productividad y fortalecen la comunidad gracias a la colaboración cara a cara en tiempo real.