Ühendatud suhtlus teenusena

UCaaS on pilvepõhine teenuseosutusmudel, mis koondab ühendatud suhtluse (UC) (nt vestlus, failide ühiskasutus, telefonikõned ja videokonverentsi tööriistad) ühte liidesesse või ühele platvormile.

Tänu ühendatud suhtlusele ja koostööle saavad ettevõtted paremini juhtida oma töövooge ja protsesse ning töötajad saavad paremini sidet pidada. Tänu ühendatud suhtluse lahendustele kaob ka vajadus eri suhtlusvahendite vahel ümber lülitada, nii et töökohas on suurem korraldatus, tõhusus ja tööviljakus. 

„Ühendatud suhtlus“ osutab mitmesugustele suhtlus- ja tööviljakusriistadele, mis on integreeritud ühele platvormile. UC-platvormide peamiste tööriistade hulka kuuluvad VoIP-telefon, kiirsõnumside, meilisõnumid, võrgukoosolekud, konverentsid ning kalendrid ja plaanimine.

Sõna „teenusena“ viitab teenuseosutusmudelile, mida kasutatakse pilvteenuste ja tarkvaraga.  

Peamine erinevus UC ja UCaaS-i vahel on lihtsalt ühendatud suhtluse teenusepakkuja majutuskoht. UC on laiem termin, mis hõlmab UCaaS-i, see võib olla pilvepõhine või kohapeal majutatud. UCaaS on alati pilvepõhine.

Kuna UCaaS-süsteemid on pilvepõhised, on neid tavaliselt lihtsam skaleerida ja need on kulutõhusamad kui traditsioonilised kohapealsed UC-süsteemid. Paljud UCaaS-lahendused toimivad kuu- või aastatellimuse alusel ja nende hinnakiri oleneb teenuste tasemerühmast ja kasutajate arvust. Samas on traditsioonilistel kohapealsetel UC-platvormidel suurem ettemaksuinvesteering ning hooldus- ja litsentsitasud.

UC-tehnoloogia haldab suhtlust ühe liidese abil, nii et meeskonnad saavad sujuvalt kanaleid vahetada, nt kolleegidega sõnumside pidamise, klientidele helistamise ja sidusrühmadega videokonverentsidel osalemise vahel. Mitme platvormi või teenusepakkuja olemasolu ei vaja eri teenuste kasutamist, kuna UCaaS koondab ühele platvormile paljud suhtlusriistad, mida ettevõtted iga päev kasutavad, nii et täiustuvad koostöö ja tööviljakus.

Kuna UCaaS toimib Interneti teel, pääsevad töötajad vajalikele tööriistadele juurde peaaegu igast seadmest ja igal ajal. See tähendab, et töötate töö on tõhus ja ühendus püsiv kõikjal: kontoris, kodus või reisil olles.

UCaaS-lahendusi ei majutata kohapealses võrgus, nagu UC-platvorme tavapäraselt, vaid turvaliselt Interneti teel. Nii kaob vajadus kohapealse hoolduse ja tehnilise toe järele – seepärast on UC-lahenduste juurutamine kiirem ja odavam, millest on eriti kasu kasvavates ettevõtetes või muutuvate organisatsioonivajaduste korral. Pilvepõhised UC-lahendused toetavad paremini mobiilset või hübriidset töötajaskonda – nõnda säästavad ettevõtted nii kontori- kui ka reisikulude pealt.

UCaaS-süsteem aitab ettevõtetel täiustada tõhusust ja tööviljakust ning töötajatel igal pool sidet pidada. UCaaS-i põhifunktsioonide hulka kuuluvad järgmised.

• Vestlus: kiirsõnumside aitab hajutatud meeskondadel omavahel reaalajas ühendust võtta. Vestlus hõlmab sageli funktsioone, nagu isiklik ja rühma sõnumside, meeskonna- ja projektikanalid ning manustatud failide ühiskasutuse funktsioonid kiire ja mugava suhtluse jaoks.
  
  
• Kõnefunktsioonid: telefoniteenuste (nt kõnede suunamine, konverentskõnede, kõnesalvestiste ja kõnede täiustatud marsruutimise) abil saavad ettevõtted kiiremini otsuseid langetada. UCaaS-i korral töötavad kõnefunktsioonid VoIP-tehnoloogia abil.
  
  
• Video: videosuhtlus võimaldab meeskondade võrgukoosolekuid ja silmast silma suhtlust ka eri ajavööndite vahel. Täiustatud koostööfunktsioonide (nt ekraanijagamise, salvestiste ja vestlusspikri) abil saavad meeskonnad seda tööriista maksimaalselt ära kasutada.
  
  
• Koostöö: koostööfunktsioonidega (nt kalendrid ja plaanimine, failide ühiskasutus ja projektijuhtimisriistad) on töötajatel lihtne funktsiooniüleselt töötada ning eesmärke ühtlustada.

Tõhus suhtlus on hädavajalik mis tahes suurusega ettevõttele, eelkõige arvestades seda, et üha rohkem ettevõtteid võtab omaks pideva hübriid- ja kaugtöömudeli. UCaaS annab ettevõtetele lisaks meeskondade virtuaalsetele koostööfunktsioonidele ka konkurentsivõime muutuvatel turgudel.

Mõned UCaaS-i eelised on järgmised.

• Väiksemad kulud
  Kuna UCaaS on pilvepõhine ja töötab ühes liideses, kulutavad ettevõtted vähem hooldusele, litsentsitasudele ja algsele paigaldusele. Ettevõtted võivad kokku hoida ka kontori- ja reisikulude pealt.
  
  
• Skaleeritavus
  UCaaS-lahendused lihtsustavad kasutuselevõttu ja uute kasutajate lisamist meeskondade kasvades. UCaaS-süsteemidel on ka äriprotsesside täiustamiseks alati uusim tehnoloogia, mida värskendatakse automaatselt uute turbefunktsioonide, tööriistade ja rakendustega.
  
  
• Parem tööviljakus
  Töötajad ei pea enam töötama mitmel platvormil korraga, vaid saavad kogu tööks vajaliku keskses kohas, mis täiustab töövoo tõhusust ja projektijuhtimist. Nii saavad meeskonnad kiiremini edasi liikuda ja töökvaliteeti täiustada.
  
  
• Paindlikkus
  Tänu mitmesugustele suhtlusriistadele ühel platvormil aitab UCaaS ettevõtetel muutustele kiiresti reageerida ja nendega kohaneda ning kiiremini klientide vajadusi täita. UCaaS laiendab ka töötajate võimalusi tööks peaaegu kõikjal töökindla Interneti-ühendusega mis tahes seadmes.

UCaaS-iga kaasnevad paljud ärieelised, kuid arvestada tuleb ka mõnda puudust.

UCaaS-i eelised on järgmised.

• Kiirem juurutamine
  
  
• Töötajate suurem liikuvus
  
  
• Kulude kokkuhoid
  
  
• Tõhusam töövoog
  
  
• Alati ajakohane tehnoloogia

UCaaS-i puudused on järgmised.

• Sõltuvus korralikust Interneti-ühendusest
  
  
• Piiratud hädaabikõned
  
  
• Võimalikud koostalitlusvõime probleemid olemasoleva riistvaraga

UCaaS-süsteemi siirdumine on kasulik igale organisatsioonile, kuid sidekatkestuste hirm võib ettevõtteid üleminekul takistada. Sujuvama ülemineku ja äritegevuse järjepidevuse tagamiseks arvestage järgmiste parimate tavadega.

1. Auditeerige oma praegust suhtlusriistade virna.
   Pärandsuhtlussüsteemist UCaaS-platvormile üle minnes on oluline tuvastada kõik praegused suhtlusriistad, mida töötajad kõigis meeskondades ja osakondades kasutavad. Võib juhtuda, et tööriistad kattuvad või mõni funktsioon pole üldse kasutusel, mis aitab teil langetada uude UCaaS-süsteemi siirdumisel teadlikke otsuseid.
   
   
2. Hinnake oma vajadusi.
   UCaaS-süsteemid töötavad tavaliselt tasemerühmaga teenuselepingu alusel, nii et on hädavajalik välja selgitada, milliseid funktsioone vajate ja kus asuvad praegu tühimikud. Sel hindamisperioodil avaneb ka võimalus koguda tagasisidet meeskonna liikmetelt ja otsida töövoogude kitsaskohti.
   
   
3. Teavitage oma meeskonda ja esitage ülemineku ajaskaala.
   Tagage UCaaS-süsteemi siirdumisel, et meeskond mõistaks ülemineku ajaskaalat. Kas tegu on etapiviisiline väljatoomise või kohese üleminekuga? Töötajate kursishoidmisega tagate, et neil on piisavalt aega protsesside dokumenteerimiseks ning äritegevus häirub vaid minimaalselt.
   
   
4. Tagage varakult juurdepääs õpiressurssidele.
   Kuigi suhtlussüsteemide vahetamisel on oskuste omandamine oodatav, peaks varajane toe ja ressursside pakkumine muutma protsessi sujuvamaks. Kasutage ära UCaaS-teenuse pakkuja õppematerjale või viige läbi koolitus tagamaks, et töötajatel on olemas kõik vajalik selleks ajaks, kui uus UCaaS-süsteem on rakendatud.

Uude UCaaS-platvormi investeerimisel on palju eeliseid nii uute kui ka väljakujunenud ettevõtete jaoks, kuid teenusepakkujate võrdlemine ja teie vajadustele sobiliku UC-teenuse pakkuja valik võib olla keeruline. Parima UC-teenuse pakkuja leidmisel arvestage järgmisi kriteeriumeid.

1. Klienditeenindus
   Kas UCaaS-teenuse pakkujal on alati saadaval reaalajavestlus või telefonitugi? Kas pakutakse abi algsel rakendamisel või UC migreerimisel? Kas on olemas meeskonna ettevalmistus või jätkukoolitus? Oluline element, mida parima UC-teenuse pakkuja valimisel arvestada on teadmine selle kohta, millist abi tõrkeotsingu korral pakutakse.
   
   
2. Turve
   Kuna kaug- ja hübriidtöötajad töötavad eri võrkudes ja seadmetes, on oluline otsida laiahaardeliste turbefunktsioonidega UCaaS-teenuse pakkujat. Enne investeerimist vestelge ettevõtte esindajaga UC-teenuse pakkuja taristu teemal seoses andete krüptimise, ohuhalduse ja pääsuõiguste ning juhtelementidega.
   
   
3. Töökindlus
   UC-teenuse pakkujate võrdlemisel tuleb arvestada senist tööaega või uurida dokumentatsiooni teenusepakkuja senise töökindluse kohta. Tööajaprotsent peab olema üle 99 protsendi. Samuti saate uurida UC-teenuse pakkujate sotsiaalmeedialehti, et näha, kas esineb katkestuste mustreid või ajalugu.
   
   
4. Järjepidev kasutuskogemus
   UCaaS-süsteemiga on töötajatel hõlpsam töötada kõigis seadmetes, nii et kasutajaliidese ja kasutusvõimaluste järjepidevus on hädavajalik. See säästab aega ja muudab töötajatele lihtsamaks igapäevaselt kasutatavate suhtlusriistade navigeerimise ning halduse. Nii on ka IT-töötajatel vajaduse korral lihtsam tuge pakkuda.

COVID-19 pandeemia tõttu on UCaaS-tehnoloogia muutunud vajalikuks paljudele ettevõtetele, kuna see võimaldab meeskondadel kaugtööd teha ja konkurentsivõimet säilitada ka muidu ebakindlal ajal. UCaaS jääb ettevõtete digipöörde põhiliseks osaks ka edaspidi ning aitab meeskondadel täiustada siseprotsesse, klientide kaasamist ja kohanduda uute turgudega.

UCaaS-tehnoloogia on kasutusel jäädavalt, kuna üha rohkem ettevõtteid võtab omaks püsiva hübriidse või paindliku töömudeli. Hajutatud töötajaskonna vajaduste täitmiseks arenevad UCaaS-funktsioonid kiirel sammul.

Näiteks kohaloluvihjetest, mis teatavad kõne või esitluse töökaaslastele, kui keegi on eemal, on saanud UCaaS-platvormide levinud funktsioon. Need tööriistad kõrvaldavad ka tähelepanu hajutajad ning aitavad töötajatel säilitada töö- ja eraelu tasakaalu ning näitavad, kui keegi on väga hõivatud, keskendunud või päeva lõpetanud. Arenenud on ka UCaaS-i video- ja vestluskomponendid, mille uued reaktsioonifunktsioonid innustavad aruteludes osalemist ja kaasavad paremini koosolekute publikut.

Suhtlustehnoloogia arenedes otsib üha rohkem ettevõtteid abi pilvepõhistest UC-platvormidest, et tagada oma ajakohasus uusimate funktsioonide ja turbega. Muud trendid, mis kujundavad ärisuhtlustehnoloogia tulevikku, on järgmised.

Tehisintellekt ning masinõppetehnoloogiad vestlusrobotitest ja nutiassistentidest kuni andmeülevaadeteni jätkavad arengut ka UC-platvormidel. UCaaS-is aitab tehisintellekt töövoo täiustamiseks automatiseerida protsesse, suurendada juurdepääsetavust tänu kõne tekstiks teisendamisele ning kasvatada tõhusust tänu iseõppivale plaanimisele ja soovitustele.

UCaaS on kindel valik töötajate suhtluse ja ühenduse jaoks, kuid see võib edendada ka kliendisuhteid. Äritehnoloogia arenedes pakub üha enam UCaaS-lahendusi sujuvat võimalust klientide rahulolu suurendamiseks kontaktikeskuste või kliendisuhete halduse (CRM) tööriistade integreerimise teel platvormile.

Kui suhtlemiseks ja koostööks on rohkem võimalusi, on rohkem sisenemispunkte ka turbeohtude jaoks. Suhtlustehnoloogia arenedes edendavad UC-platvormid oma taristut edasi ohuhalduse, krüptimisteenuste ja andmekaitse täiustamiseks. UCaaS võib samuti aidata arendada turbelisandmooduleid, mis on suunatud teatud valdkondadele vastavusega seotud vajaduste täitmiseks.