Hot desking

“Hot desking” merujuk pada penyimpanan ruang kerja fleksibel yang tidak ditetapkan untuk karyawan tertentu di kantor. Ruang ini dapat menjadi solusi yang sempurna untuk kerja hibrid dengan menyediakan tempat duduk fisik bagi karyawan saat mereka mengunjungi kantor, bukan meja kerja pribadi khusus yang menghabiskan ruang dan tidak digunakan saat karyawan bekerja dari jarak jauh.

Sebelum pandemi, bilik khusus yang disediakan untuk setiap karyawan sangatlah populer. Ada perusahaan yang memilih menggabungkan bilik serta menyediakan ruang untuk individu dan beberapa memilih konsep lantai terbuka. Saat ini, karena banyak kantor mulai dibuka kembali, hot desking telah menjadi opsi yang populer bagi pekerja hibrid.

Hot desking biasanya menggunakan perangkat lunak hot desking yang memungkinkan karyawan untuk melihat ketersediaan meja kerja fleksibel di kantor pada hari dan waktu tertentu. Mereka kemudian dapat memesan kursi untuk bekerja selama satu hari penuh atau setengah hari sehingga tempat yang mereka inginkan siap digunakan saat mereka tiba. Bergantung pada penyiapan kantor dengan ruang hot desking (atau “kantor hot desking”), pekerja mungkin dapat membawa laptop mereka sendiri atau mungkin sudah tersedia komputer di meja kerja mereka dan dapat masuk dengan kredensial untuk mengakses drive, file, dan folder perusahaan.

Pandemi COVID-19 telah mengubah kehidupan kerja selama-lamanya. Secara mendadak, banyak organisasi bergegas mencari tahu cara menyesuaikan kerja jarak jauh dengan kebutuhan mereka. Seiring dengan menurunnya masalah kesehatan global, menjadi jelas bahwa kembali ke kantor fisik tidak akan sama keadaannya seperti sebelum terjadi pandemi. Menurut Laporan Indeks Tren Kerja 2022, ada beberapa alasan yang berkontribusi terhadap hal ini:

• Apa yang seseorang inginkan dari pekerjaan dan apa yang mereka rela korbankan untuk pekerjaan telah berubah. Sebanyak 53 persen pekerja kini lebih cenderung memprioritaskan kesehatan dan kebugaran mereka dibandingkan pekerjaan, sementara 18 persen responden keluar dari pekerjaan mereka tahun lalu.
• Para pemimpin harus membuat kantor sepadan dengan perjalanan ke kantor. Sebanyak 38 persen karyawan hibrid mengatakan bahwa tantangan terbesar mereka adalah mengetahui waktu dan alasan mengapa harus pergi ke kantor.
• Membangun kembali hubungan kerja terlihat berbeda dalam dunia hibrid, sementara sebagian besar pekerja hibrid dapat mempertahankan ikatan tim mereka (58 persen), hanya separuh dari pekerja jarak jauh yang mengatakan mereka memiliki hubungan yang baik dengan tim mereka, dan bahkan lebih sedikit (42 persen) yang memiliki hubungan yang kuat dengan orang-orang di luar tim mereka.

Hot desking menyediakan solusi yang dapat diandalkan untuk mengatasi kekhawatiran dan hambatan ini dengan memungkinkan pencampuran waktu kerja di rumah dan di kantor yang seimbang. Di kantor, karyawan memiliki kesempatan untuk bertemu rekan kerja secara langsung sehingga ikatan kepercayaan dan kerja tim menjadi lebih besar, sementara hot desking memungkinkan karyawan untuk mencapainya dengan fleksibilitas.

Dalam hal memperkuat hubungan rekan kerja, hot desking juga dapat menjadi solusi yang sangat baik. Meskipun teknologi rapat virtual telah mengalami kemajuan secara signifikan sejak Maret 2020, untuk beberapa situasi, tidak ada yang dapat menggantikan interaksi tatap muka langsung. Di kantor hot-desking, karyawan memiliki kesempatan untuk bertemu rekan kerja secara langsung sehingga ikatan, kepercayaan, dan kerja tim menjadi lebih besar.