핫데스킹

“핫데스킹”이란 사무실에서 특정 직원에게 배정되지 않은 유연 업무 공간을 예약하는 행위를 가리킵니다. 이러한 공간은 직원들에게 전용 책상을 배정하는 대신 사무실을 방문한 직원이 사용할 수 있는 물리적인 공간을 제공함으로써 하이브리드 근무를 위한 완벽한 솔루션으로 기능합니다. 전용 책상을 배정할 경우 공간은 차지하면서도 원격 근무 시에는 사용되지 않는다는 단점이 있습니다.

팬데믹 전에는 직원 1인당 하나의 전용 공간이 배정되는 방식이 주로 사용되었으며, 책상 자리와 개인용 사무실을 함께 운영하거나 개방형 사무실을 채용하는 경우도 있었습니다. 팬데믹이 잦아든 지금 사무실 재오픈이 진행됨에 따라 핫데스킹이 하이브리드 직원들을 위한 솔루션으로 널리 사용되고 있습니다.

핫데스킹을 도입한 조직에서는 직원들이 핫데스킹 소프트웨어를 사용하여 원하는 시간에 사용 가능한 유연 업무 공간을 조회하고 온종일 또는 특정 시간에 예약하여 사용합니다. 핫데스킹 사무실이 구현된 방식에 따라, 직원들은 자신의 노트북을 지참해야 할 수도 있고 책상에 설치되어 있는 컴퓨터에 각자의 자격 증명으로 로그인하여 회사 드라이브, 파일 및 폴더에 액세스하기도 합니다.

코로나19 팬데믹으로 인해 일의 양상이 크게 바뀌었습니다. 수많은 조직이 자사에 맞는 원격 근무 방식을 알아내기 위해 노력했습니다. 그러다 팬데믹이 잦아든 후에는 물리적 사무실로의 복귀가 팬데믹 전과는 다른 양상이 될 것이라는 사실이 자명해졌습니다. 2022년 근무 동향 지수 보고서에 따르면 이러한 현상에는 다양한 요인이 기여했습니다.

• 사람들이 일에서 기대하는 바와 직업을 위해 희생할 의향을 갖는 바가 달라졌습니다.—직원들의 53%가 일보다 건강과 웰빙을 중시하게 됐으며, 작년 한 해에 응답자들의 18%가 하던 일을 그만두었습니다.
• 리더들이 사무실 출근이 필요한 이유를 설득해야 할 필요가 대두되었습니다.—하이브리드 근무 직원들의 38%가 사무실 출근이 필요한 시점과 이유를 아는 것이 가장 큰 어려움 중 하나라고 답했습니다.
• 하이브리드 근무 방식에서는 전과 다른 방식으로 업무 관계를 재건해야 합니다.—대부분의 하이브리드 근무 직원들은 팀원들과의 유대감을 유지할 수 있었으나(58%), 원격 근무 직원들의 절반가량만 소속 팀과 깊이 있는 관계를 맺고 있다고 답했으며 그보다 적은 수가(42%) 팀 외부인들과 깊이 있는 관계를 맺고 있다고 답했습니다.

핫데스킹은 일과 삶의 균형을 유지함으로써 이러한 문제점을 해결합니다. 사무실을 방문한 직원들은 동료들과 얼굴을 맞대고 깊은 신뢰와 유대감을 기를 수 있는데, 핫데스킹은 직원들이 이러한 활동을 유연하게 진행할 수 있도록 지원합니다.

핫데스킹은 동료 간의 관계를 강화하는 데도 도움이 됩니다. 2020년 3월 이후로 가상 모임 기술이 크게 발전했으나, 대면 소통처럼 강한 유대감을 이끌어내는 것은 없습니다. 핫데스킹 사무실에서는 직원들이 동료들과 얼굴을 맞대고 깊은 신뢰와 유대감을 기를 수 있습니다.