Magazyn w chmurze dla małych firm
Magazyn w chmurze dla małych firm
Osoby pracujące zdalnie bardziej niż kiedykolwiek wcześniej muszą mieć dostęp do wszystkich swoich plików służbowych w dowolnym czasie i miejscu. Wiele małych firm zwraca się do bezpiecznego magazynu w chmurze, aby wypełnić te potrzeby. Jednak niektóre firmy nadal nie mają pewności, jak mogą korzystać z magazynu w chmurze, jakie korzyści zapewnia i jakie opcje wybrać.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o magazynie w chmurze dla małych firm i o tym, która usługa jest odpowiednia dla Ciebie
Co to jest magazyn w chmurze?
Magazyn w chmurze to usługa, która bezpiecznie przechowuje dokumenty, arkusze kalkulacyjne, zdjęcia i inne pliki w różnych systemach magazynów zdalnych lub centrach danych. Ponadto umożliwia dostęp z dowolnego miejsca do tych plików za pomocą komputera, telefonu, tabletu lub przeglądarki internetowej.
Magazyn w chmurze dla firm oferuje również skalowalność na żądanie, co oznacza, że możesz w razie potrzeby skalować w górę lub w dół wykorzystanie zasobów, zapewniając potencjalne oszczędności kosztów, ponieważ płacisz tylko za użyte zasoby.
Przed udostępnieniem magazynu w chmurze większość firm i ich pracowników zapisywała pliki i dane na dysku twardym komputera, dyskach zewnętrznych lub serwerze firmowym. W dzisiejszym wysoce skomunikowanym świecie korzystanie z magazynu w chmurze oferuje wiele korzyści w stosunku do magazynu lokalnego. Na przykład użytkownicy mogą zapisywać, edytować, udostępniać pliki i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia — zarówno w biurze, w domu, jak i w podróży — a także chronić pliki przed przypadkową utratą i zagrożeniami online.
Jak bezpieczny jest magazyn w chmurze?
Jednym z podstawowych problemów związanych z korzystaniem z magazynu w chmurze jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Rozważając bezpieczny magazyn w chmurze do celów biznesowych, należy wyszukać dostawcę, który używa silnych protokołów zabezpieczeń.
Na przykład najlepsi dostawcy magazynu w chmurze używają silnych algorytmów szyfrowania na potrzeby zapewnienia, że dane są chronione zarówno podczas przesyłania, jak i wtedy, kiedy nie są używane. Stosują również środki kontroli dostępu — takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe — na potrzeby upewnienia się, że tylko autoryzowani użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do Twoich danych. Ponadto wielu dostawców magazynu w chmurze przechowuje kopie danych w wielu lokalizacjach fizycznych na potrzeby ochrony przed utratą lub uszkodzeniem spowodowanym awariami systemu lub klęskami żywiołowymi.
Chociaż żadna usługa w chmurze nie jest w 100 procentach bezpieczna, magazyn w chmurze jest powszechnie uznawany za bardzo bezpieczny sposób przechowywania danych. Bezpieczny magazyn w chmurze dla firm:
- Zapewnia kopię zapasową wszystkich plików i danych.
- Zapewnia ochronę poufnych danych.
- Zapewnia wygodny dostęp do plików z dowolnego miejsca za pomocą połączenia internetowego.
- Umożliwia bezpieczne udostępnianie plików innym osobom w organizacji za pomocą linku lub udostępnionego folderu.
Jak małe firmy korzystają z usług magazynu w chmurze?
Istnieje wiele sposobów korzystania z usług w chmurze dla małych firm. Niektóre firmy używają ich do przechowywania dokumentów i plików, podczas gdy inne używają ich do przechowywania danych klientów lub spisu. W każdym przypadku firmy zwykle polegają na magazynie w chmurze na potrzeby tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania po awarii.
Usługi magazynu w chmurze są łatwe w użyciu i często integrowane z programami używanymi codziennie przez firmy i ich pracowników. Jednym z najczęstszych zastosowań magazynu w chmurze dla firm jest zarządzanie plikami. Przykładowe zastosowania magazynu w chmurze to:
- Przechowywanie plików i uzyskiwanie do nich dostępu. Przechowywania plików w chmurze jest równie bezpieczne i bezproblemowe, jak przechowywanie ich na komputerze. Firmy korzystają z chmury, aby zapewnić bezpieczeństwo i ochronę danych. Magazyn w chmurze zapobiega również niekontrolowanemu gromadzenie się plików na komputerach stacjonarnych i dyskach twardych. Dzięki funkcjom, takim jak historia wersji, członkowie zespołu mogą nawet odzyskać wcześniejszą wersję pliku, jeśli usuną go lub zmienią przez przypadek.
- Udostępnianie plików. Usługi w chmurze umożliwiają pracownikom udostępnianie plików innym członkom zespołu lub klientom. Udostępnianie plików umożliwia zespołom w organizacji udostępnianie linków do plików za pomocą poczty e-mail zamiast wysyłania samego pliku. W związku z tym firmy nie muszą martwić się o rozmiarpliku blokujący wiadomość e-mail. Ponadto dzięki linkom chronionym hasłami zespoły mogą zapewnić, że poufne pliki trafiają w odpowiednie ręce.
- Organizowanie plików. Systemy magazynu w chmurze są często przyjazne dla użytkownika. Członkowie zespołu mogą tworzyć foldery w folderach w celu organizowania plików. Paski wyszukiwania umożliwiają pracownikom błyskawiczne lokalizowanie plików. Wbudowana sztuczna inteligencja sugeruje teraz pliki pracownikom na podstawie tego, nad czym ostatnio pracowali oni i ich członkowie zespołu. Zespoły mogą również tworzyć foldery grupy, aby każdy członek zespołu mógł wyświetlać kluczowe dokumenty i uzyskiwać do nich dostęp. Na koniec członkowie zespołu mogą dodawać pliki do folderów grupy, gdy są gotowi do przeglądu.
- Współpraca nad plikami. Pracownicy mogą edytować i komentować dokumenty, arkusze kalkulacyjne i inne pliki razem w czasie rzeczywistym. Koniec z wysyłaniem wielu wersji dokumentu tam i z powrotem. W systemie magazynu w chmurze istnieje jeden dokument i jedno prawdziwe źródło. Ponadto właściciele plików mogą śledzić zmiany i odrzucać wszelkie niepożądane korekty.
- Tworzenie kopii zapasowych. Gdy pliki zostaną umieszczone w magazynie w chmurze, wszyscy w organizacji będą mogli w łatwy sposób wiedzieć, że ważne pliki, dane i informacje mają tworzone kopie zapasowe.
- Ochrona plików. Usługi magazynu w chmurze obejmują kilka funkcji ochrony plików, takich jak szyfrowanie plików, monitorowanie podejrzanych działań, wykrywanie oprogramowania wymuszającego okup, skanowanie wirusów i linki do udostępniania chronione hasłem. Dzięki współpracy te funkcje chronią pliki Twojej firmy przed zagrożeniami online.
Microsoft 365 Copilot
Oszczędzaj czas i skup się na tym, co najważniejsze, korzystając ze sztucznej inteligencji na platformie Microsoft 365 Business.
Dlaczego magazyn w chmurze jest przydatny dla małych firm?
Magazyn w chmurze dla małych firm ma kluczowe znaczenie dla produktywności i bezpieczeństwa danych. Oto niektóre korzyści:
- Umożliwia pracę zdalną. 70% osób na całym świecie pracuje zdalnie co najmniej raz w tygodniu. Wiele z tych osób pracuje dla małych firm. Magazyn w chmurze dla małych firm umożliwia zespołom przechowywanie, uzyskiwanie dostępu, udostępnianie plików i pracę nad nimi niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
- Większa produktywność. Małe firmy nie mogą tracić czasu. Magazyn w chmurze jest niezawodny i zawsze działa. Nie jest on zamykany podczas aktualizacji, jak w przypadku serwerów lokalnych. Funkcje współpracy są niezbędne dla zespołów zdalnych. Wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym umożliwia członkom zespołu pracę tak, jakby znajdowali się w tym samym pomieszczeniu, nawet jeśli są od siebie oddaleni.
- Mniejsze koszty. Magazyn w chmurze zwykle ma stałą miesięczną opłatę za każdego pracownika w zakresie od 5 USD do 15 USD i często jest częścią pakietu zwiększającego produktywność.. Porównaj to z kosztami zakupu, licencjonowania, hostingu, uaktualniania i konserwacji serwera. Pamiętaj, że musisz chronić serwer przed atakami hakerów i złośliwym oprogramowaniem.
- Zwiększone bezpieczeństwo. 58% cyberataków jest wymierzonych w małe firmy. Usługi w chmurze dla małych firm zapewniają rozwiązanie problemu. Większość z nich ma niezawodne środki bezpieczeństwa, które zatrzymują złych aktorów. Obejmują one szyfrowanie plików, monitorowanie nieautoryzowanego dostępu i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Najlepsze platformy magazynu oferują nawet wykrywanie oprogramowania wymuszającego okup i odzyskiwanie. Magazyn w chmurze zapewnia większy spokój niż magazyn na komputerach stacjonarnych lub serwerach lokalnych.
- Zapewnienie ochrony. Magazyn w chmurze nie jest prawdziwym rozwiązaniem do tworzenia kopii zapasowych dla wszystkich systemów, ale wykonuje doskonałe zadanie tworzenia kopii zapasowych i ochrony ważnych informacji firmy, takich jak pliki, dane finansowe, a nawet dane pracowników i klientów.
Jak oceniasz potrzeby dotyczące magazynu w chmurze dla małych firm?
Jeśli chodzi o magazyn w chmurze dla małych firm, przed wybraniem usługi należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. Najpierw należy wziąć pod uwagę, ile danych masz obecnie i jaki przewidujesz wzrost. Po drugie warto zastanowić się, ile osób musi regularnie uzyskiwać dostęp do systemu magazynu w chmurze i korzystać z tego systemu. Ponadto zawsze brany pod uwagę jest koszt, ale na szczęście na rynku istnieje kilka opcji.
Mając już te informacje przygotuj się do wybrania usługi i poszukaj takiej, która oferuje:
- Silne zabezpieczenia. Poszukaj magazynu w chmurze z szyfrowaniem danych magazynowanych i przesyłanych, skanowaniem wirusów, historią wersji i opcjonalnym procesem logowania uwierzytelniania dwuskładnikowego. Ochrona przed hakerami i złośliwym oprogramowaniem jest niezbędna. Ponadto sprawdź mechanizmy kontroli roli i uprawnień, które zapewniają, że członkowie zespołu widzą tylko pliki przeznaczone dla nich.
- Narzędzia do współpracy. Pracownicy cieszą się wygodą korzystania z magazynu w chmurze na potrzeby wykonywania pracy w biurze, zdalnie i w podróży przy użyciu telefonów. Usługa magazynu powinna oferować udostępnianie plików, współpracę w czasie rzeczywistym oraz aplikację, która umożliwia dostęp do plików i edytowanie ich w dowolnym miejscu.
- Łatwość użytkowania. Usługa magazynu w chmurze powinna być łatwa w użyciu. Jeśli nie jest intuicyjna, pracownicy mogą nie korzystać z niej.
- Opłacalność. Większość dostawców oferuje ceny od 5 USD do 15 USD na pracownika miesięcznie. Ten koszt zwykle obejmuje nie tylko magazyn w chmurze, ale także pakiet aplikacji, takich jak poczta e-mail, arkusze kalkulacyjne, przetwarzanie tekstu, notatki i aplikacje do czatu/spotkania. Podczas oceniania usług w chmurze dla małych firmnależy wziąć pod uwagę te funkcje.
Czy lepiej mieć osobiste, czy biznesowe konto magazynu w chmurze?
Gdy zdecydujesz się na dostawcę magazynu w chmurze, pojawi się inne ważne pytanie: czy chcesz mieć konto osobiste, czy biznesowe?
Lepszym wyborem jest konto biznesowe, takie jak Usługa OneDrive. Te konta oferują dodatki, takie jak:
- Administracyjne funkcje kontroli
- Ulepszone funkcje współpracy
- Lepsze zabezpieczenia
- Dodane lub nieograniczone miejsce do magazynowania
- Uaktualniona pomoc techniczna
Bez wątpienia konto biznesowe pomaga w optymalnym wykorzystaniu magazynu w chmurze i zapewnia pojemność magazynu, skalowalność i funkcje wymagane do realizacji potrzeb biznesowych.
Poznaj więcej zasobów dla małych firm
Paul Diamond jest kierownikiem ds. marketingu produktu w usłudze Microsoft OneDrive (dla klientów indywidualnych i małych firm). Pracował w dziale marketingu i handlu elektronicznego takich firm, jak Amazon, T-Mobile, Groupon i Vistage International. Jest również redaktorem książek: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures i Cycling’s Greatest Misadventures opublikowanych przez wydawnictwo Casagrande Press.
Zacznij pracę z platformą Microsoft 365
To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Powiązana zawartość
Technologie biznesowe
Sześć korzyści generatywnej AI dla małych firm
Produktywność w biznesie
Jak korzystać z AI na potrzeby zwiększania produktywności i wydajności w pracy
Technologie biznesowe
AI i produktywność: Jak korzystać z narzędzi AI na potrzeby poprawy środowiska pracownika
Produktywność w biznesie
Przewodnik po technologii Agile DevOps dla małych i średnich firm
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365