Magazyn w chmurze dla małych firm

Jednym z podstawowych narzędzi potrzebnych pracownikom zdalnym jest dostęp z dowolnego miejsca do wszystkich plików roboczych. Wiele małych firm
w celu zaspokojenia tej potrzeby przechodzi na rozwiązania chmurowe. Jednak niektóre podmioty nadal nie są pewne, jak wykorzystać magazyn w chmurze albo które opcje wybrać.

W tym artykule dowiesz się, czy koncepcja magazynu pamięci w chmurze
jest odpowiednia dla Twojej małej firmy.

Co należy rozumieć pod hasłem „magazyn w chmurze dla małych firm”?

„Magazyn w chmurze” brzmi jak coś skomplikowanego. Ludzie często
używają tego pojęcia bez wyjaśniania, co faktycznie znaczy.

Magazyn w chmurze to usługa, która zapewnia bezpieczne
przechowywanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i innych plików. Dodatkowo umożliwia
dostęp do tych plików z komputera PC lub Mac, telefonu albo przeglądarki internetowej z dowolnej lokalizacji mającej połączenie z Internetem.

Przed pojawieniem się systemów magazynu w chmurze wielu
pracowników przechowywało pliki i dane na twardych dyskach swoich komputerów, dyskach zewnętrznych
lub firmowych serwerach. We współczesnym skomunikowanym świecie magazyn w chmurze oferuje wiele
zalet w porównaniu w magazynami lokalnymi. Na przykład pliki można zapisywać, otwierać, edytować i udostępniać
z dowolnego urządzenia znajdującego się w dowolnym miejscu. Są one także chronione przed przypadkową utratą
i zagrożeniami internetowymi. A to dopiero początek listy korzyści.

Jak pracownicy korzystają z
magazynu w chmurze?

Usługi magazynu w chmurze są łatwe w użyciu i często
zintegrowane z programami, których pracownicy używają na co dzień. Magazyn w chmurze pełni następujące funkcje:

  • Przechowywanie i dostęp do plików. Przechowywanie plików w chmurze jest tak samo bezpieczne i bezproblemowe, jak ich trzymanie na komputerze. Dane umieszczone w chmurze są zabezpieczone i chronione. Magazynowanie w chmurze zapobiega również nadmiernemu gromadzeniu się plików na komputerach i dyskach. Dzięki funkcjom takim jak historia wersji członkowie zespołu mogą nawet odzyskiwać poprzednie wersje plików w razie ich przypadkowego usunięcia lub zmodyfikowania.
  • Udostępnianie plików. Usługi magazynu w chmurze umożliwiają członkom zespołu dzielenie się plikami z innymi pracownikami lub z klientami. Funkcja udostępniania plików pozwala wysyłać pocztą e-mail łącza do plików zamiast całych plików. W szczególności nie trzeba się martwić o wielkość plików blokującą wysłanie wiadomości. Ponadto dzięki ochronie łączy za pomocą haseł zespoły mają pewność, że poufne pliki trafią w odpowiednie ręce.
  • Organizowanie plików. Systemy magazynów w chmurze są często bardzo przyjazne w obsłudze. W celu odpowiedniego porządkowania plików członkowie zespołu mogą tworzyć foldery wewnątrz folderów. Paski wyszukiwania umożliwiają pracownikom błyskawiczne znajdowanie plików. Wbudowany aparat sztucznej inteligencji podpowiada pliki odpowiednio do zadań, nad którymi ostatnio pracowała szukająca osoba. Zespoły mogą również tworzyć foldery grupowe, tak aby każdy członek zespołu miał wgląd i dostęp do newralgicznych dokumentów. Gdy pliki są gotowe do zespołowej weryfikacji, można je umieszczać właśnie w folderach grupowych.
  • Współpraca przy plikach. Pracownicy mogą edytować oraz komentować dokumenty, arkusze kalkulacyjne i inne pliki razem w czasie rzeczywistym. Nie trzeba już przesyłać wielu wersji dokumentu tam i z powrotem. Dzięki systemowi przechowywania w chmurze istnieje jeden dokument i jedno źródło faktów. Ponadto właściciele plików mogą śledzić zmiany i cofać wszelkie niepożądane modyfikacje.
  • Tworzenie kopii zapasowych plików. Po umieszczeniu plików w magazynie w chmurze pracownicy otrzymują łatwo dostępną kopię zapasową.
  • Ochrona plików. Usługi przechowywania w chmurze zawierają różne narzędzia ochrony plików, takie jak szyfrowanie plików, monitorowanie podejrzanych działań, wykrywanie oprogramowania wymuszającego okup, skanowanie w poszukiwaniu wirusów czy łącza udostępniania chronione hasłem. Wspólnie te funkcje zabezpieczają one pliki przed zagrożeniami internetowymi.

Dlaczego
system magazynu w chmurze jest koniecznością dla małych firm?

Małe firmy potrzebują przechowywania w chmurze ze względu na wydajność pracy i bezpieczeństwo plików. Oto kilka podstawowych zalet:

  • Umożliwia pracę zdalną. Siedemdziesiąt procent ludzi na całym świecie pracuje zdalnie przynajmniej raz w tygodniu. Wiele z tych osób jest zatrudnionych w małych firmach. Używanie magazynów w chmurze przez małe firmy pozwala zespołom przechowywać, otwierać, udostępniać i edytować pliki niezależnie od tego, gdzie znajdują się pracownicy.
  • Wydajność pracy. Małe firmy nie mają czasu do stracenia. Magazyn w chmurze jest niezawodny i zawsze działa. W odróżnieniu od lokalnych serwerów nie wyłącza się na aktualizacje. Zdalne zespoły potrzebują funkcji współpracy. Zbiorowe edytowanie w czasie rzeczywistym pozwala pracować tak, jakby wszyscy znajdowali się w tym samym pomieszczeniu, nawet jeśli są w różnych województwach.
  • Atrakcyjna cena. Usługa magazynu w chmurze zazwyczaj wiąże się ze stałą miesięczną opłatą w wysokości 5–15 USD za pracownika. Porównajmy to z kosztem zakupu, licencji, hostowania, aktualizacji i utrzymania serwera. Dodatkowo serwer trzeba będzie chronić przed hakerami i atakami złośliwego oprogramowania.
  • Bezpieczeństwo. Pięćdziesiąt osiem procent cyberataków jest kierowanych przeciw małym firmom. Usługi przechowywania w chmurze są pewnym, solidnym rozwiązaniem. Większość z nich ma zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, które powstrzymują napastników. Należą do nich m.in. szyfrowanie plików, wykrywanie włamań i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Najlepsze platformy pamięci masowej oferują nawet funkcje wykrywanie oprogramowania wymuszającego okup i przywracania po awarii. Magazynowanie w chmurze jest znacznie mniej ryzykowne niż składowanie na lokalnym komputerze lub serwerze.
  • Ochrona. Mimo iż usługa przechowywania w chmurze oczywiście nie jest rozwiązaniem do wykonywania kopii zapasowych wszystkich systemów, bardzo dobrze sprawdza się w tworzeniu kopii zapasowych i ochronie wszystkich plików, które w niej umieszczono.

Jak wybierać
wśród usług magazynu pamięci dostępnych dla małych firm?

Na rynku jest dostępnych
wiele różnych systemów przechowywania
w chmurze.

Wybierz usługę, która oferuje:

  • Silne zabezpieczenia. Szukaj
    magazynu w chmurze z funkcjami szyfrowania danych w stanie spoczynku i podczas przesyłania, skanowania w poszukiwaniu wirusów,
    historii wersji i opcjonalnego logowania z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym.
    Absolutnie konieczna jest ochrona przed hakerami i złośliwym oprogramowaniem. Zwróć uwagę na mechanizmy ról i kontroli
    dostępu, które zagwarantują, że członkowie zespołu zobaczą tylko pliki przeznaczone dla nich.
  • Narzędzia współpracy.
    Pracownicy uwielbiają korzystać z systemu pamięci w chmurze, który umożliwia im wykonywanie czynności służbowych w biurze, zdalnie
    oraz w podróży z telefonu. Usługa przechowywania powinna mieć funkcje udostępniania plików i
    pracy zespołowej w czasie rzeczywistym oraz aplikację umożliwiającą dostęp do plików i ich edytowanie z
    dowolnego miejsca.
  • Łatwość obsługi.
    Usługa magazynu w chmurze powinna też być łatwa w użyciu. W razie nieintuicyjnej obsługi pracownicy będą jej unikali.
  • Koszt. Większość dostawców
    oferuje ceny w zakresie od 5 do 12 USD za pracownika miesięcznie. Ten koszt zazwyczaj
    obejmuje nie tylko miejsce w chmurze, ale również pakiet aplikacji, takich jak poczta e-mail, arkusz kalkulacyjny,
    edytor tekstu, notatnik i aplikacje do czatowania/prowadzenia spotkań.

Czy w usłudze
magazynu w chmurze założyć konto osobiste, czy firmowe?

Po wybraniu usługodawcy
trzeba sobie odpowiedzieć na jeszcze jedno pytanie: czy założyć konto prywatne,
czy firmowe?

Lepszym wyborem
jest konto firmowe. Szczególnie w sytuacji, gdy prowadzisz działalność
gospodarczą. Takie konta oferują dodatkowe opcje, takie jak:

  • Narzędzia sterowania
    dla administratora
  • Rozbudowane funkcje
    pracy zespołowej
  • Większe
    bezpieczeństwo
  • Więcej miejsca
    lub w ogóle brak ograniczeń
  • Lepsze
    wsparcie techniczne

Bez wątpienia konto firmowe pomaga w pełni wykorzystać zalety usługi przechowywania w chmurze.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Technologie biznesowe

Magazyn w chmurze kontra serwery lokalne: 9 rzeczy, o których należy pamiętać

Przeczytaj więcej
Technologie biznesowe

Jak najlepiej wykorzystać bezpłatne wideokonferencje

Przeczytaj więcej
Technologie biznesowe

Bezpłatne udostępnianie ekranu jest łatwe, ale czy na pewno robisz to jak należy?

Przeczytaj więcej
Technologie biznesowe

Telemedycyna jako realna opcja terapeutyczna dla pacjentów w trudnych czasach pandemii

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.