Jak wybrać najbardziej optymalny schemat blokowy

Co to jest schemat blokowy? 

Schematy blokowe umożliwiają wizualne przedstawienie procesu lub systemu za pomocą kształtów lub kombinacji kształtów i słów. Mogą to być proste, ręcznie robione rysunki jaki i rozbudowane, generowane komputerowo diagramy, które pozwalają przedstawić złożone koncepcje w postaci przystępnych i łatwo zrozumiałych ilustracji. Ze schematów blokowych mogą korzystać zarówno osoby o kwalifikacjach technicznych, jak i osoby nie posiadające wiedzy technicznej. 

Są one bardzo przydatne w wielu różnych sytuacjach, na przykład w przypadku:  

• Dokumentowania i analizowania procesów 
• Tworzenia oprogramowania komputerowego lub sieci komputerowych 
• Przekazywania informacji o procesach lub opracowywania standardowych procesów 
• Określania nadmiarów, zatorów i nieefektywnych rozwiązań w procesach 
• Tworzenia planu lub struktury nowego projektu, działu lub firmy 
• Planowania współpracy w ramach projektu z wieloma zainteresowanymi stronami 
• Wyjaśniania, jak użytkownicy poruszają się po witrynie internetowej lub sklepie 
• Prezentowania procesu produkcyjnego 
• Przygotowywania nowego produktu lub usługi 

 Zalety schematów blokowych 

Oprócz możliwości wykorzystania w niemal każdym przypadku schematy blokowe oferują szereg korzyści, wśród których najważniejsze to:  

Wizualne prezentowanie informacji 

Schemat blokowy może być niezwykle użyteczny, ponieważ umożliwia zaprezentowanie, jak produkt lub usługa powinny działać, jak projekt powinien przebiegać lub jak sieć może funkcjonować, zanim jeszcze zostaną zrealizowane. Pomagając określić zależności, efektywność, potrzeby kadrowe i inne zmienne, które mogą mieć z czasem wpływ na przebieg realizacji projektu, schematy blokowe mogą przyczyniać się do oszczędności czasu i pieniędzy. 

Dokumentacja 

Dzięki narzędziu do tworzenia schematów blokowych możesz zapisać wszystkie swoje pliki w formie cyfrowej, szybko je rozesłać, a nawet stworzyć bibliotekę szablonów schematów blokowych. W ten sposób przygotowane pliki zawsze będą dostępne, zespoły będą miały dostęp do aktualnych informacji, Twoja firma będzie mogła zachować zgodność z przepisami i nie będzie trzeba opracowywać schematu od nowa, gdy zajdzie potrzeba zaprojektowania podobnego schematu. 

Uproszczona prezentacja informacji 

Schematy blokowe pozwalają jasno zdefiniować każdy szczegół, co może ułatwić zespołom szybkie zrozumienie zadań, czasu ich wykonania i kto jest potrzebny do ich wykonania. Dzięki zrozumiałemu zaprezentowaniu tych informacji można ograniczyć liczbę spotkań i zadawanych pytań, zapewniając wszystkim więcej czasu na wykonanie pracy. Schematy blokowe sprawdzą się również w przypadku instrukcji obsługi lub wdrażania pracowników. Schematy blokowe stanowią świetne uzupełnienie zestawów instrukcji i zwiększają wydajność pracy w przypadku powtarzalnych zadań.  

Łatwe do wykonania 

Szablony schematów blokowych online ułatwiają szybkie rozpoczęcie pracy. Wykorzystując możliwość dostosowania, możesz stworzyć schemat odpowiadający potrzebom Twojej organizacji. Dzięki funkcjom współpracy i wbudowanej kontroli wersji na każdym etapie możesz sprawdzić wpisy i zawsze będziesz wiedzieć, gdzie znajdują się najnowsze i najważniejsze pliki.   

Rodzaje schematów blokowych  

Chociaż schematy blokowe nadają się do przedstawienia niemal wszystkiego, najczęściej wykorzystywane są trojako: do informowania o decyzjach, prezentowania procesów i wizualizacji danych — dlatego też większość szablonów schematów blokowych należy do jednej z tych trzech kategorii. Przyjrzyjmy się więc, co charakteryzuje każdy rodzaj schematu blokowego oraz kiedy i w jakim celu może być wykorzystany.  

1. Drzewo decyzyjne 

Pomyśl o drzewie decyzyjnym jak o schemacie „jeżeli to, to tamto”. Umożliwiając stworzenie mapy możliwych rezultatów w zależności od konkretnych wyborów, drzewo decyzyjne jest pomocne w zobrazowaniu ścieżki postępowania i dokonaniu oceny różnych opcji. 

Drzewo decyzyjne zazwyczaj zaczyna się od jednego węzła (pytanie), od którego odchodzą dwa rozgałęzienia (decyzje), które z kolei prowadzą do dalszych węzłów (możliwe rezultaty). Ze względu na swój charakter, drzewa decyzyjne są szczególnie przydatne w eksponowaniu prawdopodobnych efektów i korzyści, a nawet mogą służyć do projektowania algorytmów, które pomagają przewidywać rezultaty. 

2. Schemat przebiegu procesu 

Dzięki możliwości wykorzystania diagramu i analizy przebiegu działań przy przygotowywaniu produktu lub usługi, schemat blokowy procesu może być pomocny w znalezieniu luk i zbędnych działań w procesie, zidentyfikowaniu obszarów, w których potrzebne są określone zasoby, sprzęt lub ludzie, ujawnieniu potencjalnych wąskich gardeł lub obszarów stwarzających problemy oraz odkryciu możliwych usprawnień.  

Oprócz zarysowania kolejności działań lub przebiegu przygotowania produktu lub usługi, schematy blokowe procesów mogą być również przydatne przy wdrażaniu nowych pracowników, szkoleniu członków zespołów lub prezentowaniu zewnętrznym sprzedawcom i konsultantom działalności firmy i ich roli w tej działalności. 

3. Schemat przepływu danych 

W przypadku konieczności przeprowadzenia pogłębionej analizy danych diagram przepływu danych może być nieocenionym narzędziem. Używając symboli i krótkich etykiet tekstowych do prezentacji wprowadzanych danych, danych wynikowych, punktów magazynowania i ścieżek przepływu, można przygotować graficzną prezentację tego, co może być trudne do zwerbalizowania. A ponieważ diagramy przepływu danych mogą być wykorzystywane zarówno przez zespoły techniczne, jak i osoby nieposiadające wiedzy technicznej, są one doskonałym rozwiązaniem, gdy trzeba przedstawić coś szerokiemu gronu odbiorców.  

Wskazówki dotyczące schematów blokowych 

Przygotowanie schematu blokowego, zwłaszcza przy użyciu szablonu schematu blokowego, jest bardzo łatwe. Jednak sporządzenie dobrego schematu blokowego wymaga nieco więcej pracy. Przeanalizujmy zatem kilka wskazówek dotyczących tworzenia schematu blokowego, który nie tylko dostarcza informacji, ale również świetnie się prezentuje. 

• Zadbaj o przejrzystość i czytelność diagramu. Aby przygotować użyteczny i czytelny schemat blokowy, musisz tak dobrać układ i elementy diagramu, by odbiorcy bez trudu mogli zorientować się, gdzie należy spojrzeć najpierw, a gdzie później. Dobierając odpowiedni układ, zachowując poprawność językową, stosując czytelne tytuły i unikając żargonu, przygotujesz schemat zrozumiały dla odbiorcy. (Porada: w przypadku wątpliwości przetestuj swój diagram na osobie niezwiązanej z projektem). 
• Zachowaj spójność. Jeżeli w całym schemacie blokowym będziesz konsekwentnie stosować wybrane kształty, czcionki, kolory i konwencje nazewnictwa, odbiorcom łatwiej będzie śledzić treść.  
• Wykorzystaj kontrasty. Konsekwentne stosowanie kolorów ma fundamentalne znaczenie, jednak chodzi o to, żeby używać tylko jednego koloru lub rodziny kolorów w całym diagramie. Używając zróżnicowanych kolorów można, uczynić niektóre kroki lub działania bardziej widocznymi. Zaś dzięki zastosowaniu czcionek w kolorach odróżniających od tła można uczynić diagram czytelniejszym. 
• Korzystaj z narzędzia do tworzenia schematów blokowych online. Dzięki szablonom, wbudowanym funkcjom kontroli wersji, możliwości swobodnej współpracy i edycji w dowolnym momencie, narzędzia te mogą pomóc w tworzeniu diagramów i zarządzaniu nimi według harmonogramu.   

Zintegruj swój schemat blokowy 

Niezależnie od tego, czy musisz podjąć decyzję, objaśnić proces, czy przekazać dane prezesowi, jeżeli osadzisz schematy blokowe w używanych aplikacjach biznesowych i narzędziach do komunikacji, zwiększysz swoje możliwości i wydajność. Stosując narzędzia do tworzenia schematów blokowych i aplikacje biznesowe, możesz pobierać dane potrzebne do przygotowania diagramów ze wszystkich dostępnych źródeł, w tym dokumentów, plików i serwisów społecznościowych.  

Rozważ również zintegrowanie schematów blokowych z narzędziami do analizy biznesowej (BI), dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu będą mieć dostęp do danych i wspólnie przygotujecie lepszą prezentację. Wbudowane schematy blokowe i narzędzia BI ułatwiają przekształcanie danych w atrakcyjne wizualnie materiały, tworzenie interaktywnych raportów, szczegółowe analizowanie danych i pozyskiwanie informacji umożliwiających podejmowanie szybkich i możliwie najtrafniejszych decyzji.  

Obecnie jest wiele nowych sposobów tworzenia schematów blokowych i wiele innowacyjnych narzędzi, które możesz wykorzystać w swojej pracy. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z przewodnikiem po automatyzacji tworzenia schematów blokowych na podstawie danych w arkuszach Excelowych, w którym znajdziesz informacje o nowoczesnych narzędziach do tworzenia schematów blokowych.