Utwórz wizualną reprezentację procesu biznesowego lub diagram przepływu procesu, który definiuje przyszłe zdarzenia w przepływie pracy.
Jak mapowanie procesów może ułatwić Twojej firmie odniesienie sukcesu
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów może pomóc utworzyć proces biznesowy lub diagram przepływu procesu, który definiuje sekwencję zdarzeń w przyszłym przepływie pracy i często stanowi wizualną reprezentację. Następnie mapy procesów pozwalają liderom i kierownikom projektów zjednoczyć zespoły, pomagają ludziom zrozumieć, gdzie wpisują się w projekt i jak ich praca wpływa na innych — ostatecznie prowadząc do pomyślnego wyniku.
Mapy procesów zwykle definiują nowy proces albo usprawniają istniejący. Dzięki oprogramowaniu do mapowania procesów każdy może utworzyć wizualną reprezentację projektu.
Korzyści z mapowania procesów
Dzięki możliwości zobaczenia i zrozumienia procesu od początku do końca szybko pojawiają się obszary, w których można poprawić efektywność. Ta przejrzystość jest kluczowa, zwłaszcza w atmosferze po pandemii, gdzie zwinność jest koniecznością. Pomocny może być również schemat przebiegu procesu:
- Zapewnij dokumentację procesu, zgodność i audyt.
- Wyświetl wizualnie projekt od początku do końca.
- Udostępniaj szczegóły w formie wizualnej, które można od razu zrozumieć, a treść łatwo przekazać kierownictwu.
- Wyróżnij złożoności i nadmiarowości, a także potencjalne problemy i rozwiązania.
- Przeorganizuj procesy w kroki przy użyciu łatwego do zrozumienia systemu.
- Zobacz, jak członkowie zespołu są ze sobą powiązani, co pomaga ułatwiać bardziej wartościowe interakcje.
- Daj swojemu zespołowi punkt odniesienia, aby uczestnicy mogli zadawać i odpowiadać na bardziej strategiczne pytania oraz podejmować bardziej świadome decyzje.
- Utwórz bibliotekę schematów blokowych, z których możesz korzystać, używać ponownie i dostosowywać do nowych projektów w miarę ich pojawiania się.
- Dostarczaj klientom lepsze produkty i usługi.
Sposoby używania mapowania procesów
Niezależnie od tego, czy pracujesz w środowisku przemysłowym, biurze, magazynie czy placówce medycznej, mapowanie procesów pomaga zespołowi lepiej zrozumieć, jak jego praca łączy się z innymi projektami. W każdej małej firmie wdrożenie mapowania procesów może pomóc natychmiast zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a także momenty, w których trzeba zająć się problemami klientów, produkcji lub zapasów. Pandemia sprawiła, że coraz więcej osób przeszło na pracę hybrydową i zdalną, więc zespoły muszą umieć łatwo, szybko i sprawnie zobaczyć, jak łączą się projekty.
Są dwa sposoby używania mapowania procesów: przepływ procesu i proces biznesowy. Przyjrzyj się obu rozwiązaniom, aby zdecydować, które z nich będzie odpowiednie dla Twojego projektu.
Przepływ procesu
Diagram przepływu procesu pomaga szczegółowo opisać relacje między składnikami projektu lub branży. Pomaga ustalić standardy i procedury lub może służyć jako przewodnik po zadaniach. Co więcej, pomaga upewnić się, że zespoły wykonują każdy krok przepływu pracy w ustalonej kolejności.
Diagramy przepływu procesu dokumentują lub usprawniają proces — albo po prostu modelują nowy. Gdy diagramy przepływu procesu są tworzone przy użyciu oprogramowania do mapowania procesów, możesz budować klikalne symbole, które po rozwinięciu pokazują dodatkowe szczegóły dla każdej fazy procesu. Zanim więc skonfigurujesz przepływ pracy lub schemat przepływu biznesowego z zadaniami, rozważ opisanie całego procesu w diagramie przepływu.
Proces biznesowy
Przykład przepływu procesu przetwarzania obrazu
Proces biznesowy
Microsoft 365 Copilot
Oszczędzaj czas i skup się na tym, co najważniejsze, korzystając ze sztucznej inteligencji na platformie Microsoft 365 Business.
Mapowanie procesów biznesowych opisuje Twój proces. Od początku do końca pokazuje, co musi się wydarzyć, aby osiągnąć cel końcowy. Procedura obejmuje niezbędnych uczestników, ich zadania i terminy ich realizacji. Daje członkom zespołu powód, w który mogą wierzyć, oraz wgląd w szersze cele. Pokazuje zakres ich roli, dlaczego są ważni dla procesu i jak wszyscy członkowie zespołu będą współpracować, aby zakończyć projekt.
Podobnie jak wszystkie diagramy służące do mapowania procesów, mapowanie procesów biznesowych wykorzystuje symbole, które można rozwinąć w celu uzyskania dodatkowych informacji, aby wskazać punkty styku występujące w przebiegu procesu.
Przykład schematu procesu biznesowego
Typy mapowania procesów
Ponieważ różne firmy i projekty mają własne, unikalne potrzeby, używanie tego samego rodzaju schematu przepływu procesu we wszystkich projektach nie byłoby najlepszym wykorzystaniem tego narzędzia. Dlatego istnieje kilka typów mapowania procesów do bardziej wyspecjalizowanych potrzeb. Przyjrzyj się im, aby zdecydować, który z nich jest odpowiedni dla Twojego projektu.
- Szczegółowe mapowanie procesów. Szczegółowe mapowanie procesów, przedstawiające drobne elementy projektu w formie mapy procesu, zapewnia techniczny obraz dokładnych kroków, w tym danych wejściowych, wyjściowych, metryk i osób potrzebnych do zakończenia procesu. Ogranicz zamieszanie, pokaż zależności i przygotuj zespół, by mógł rozpocząć projekt i utrzymać koncentrację. Szczegółowe mapy procesów zwykle łączą się z mapą procesu wysokiego poziomu, główną lub podstawową.
- Mapowanie procesów dokumentów. Określanie danych wejściowych i wyjściowych projektu. Opisując informacje potrzebne na każdym etapie, a także wyjścia (czyli namacalne elementy lub usługi) powiązane z projektem, lepiej zrozumiesz, czego potrzebuje Twój zespół, i zyskasz pojęcie o końcowych wynikach. Dodanie mapy procesu dokumentacji do szczegółowej mapy procesu zapewnia przejrzystość zmiennych i decyzji, które mogą wpływać na Twoją pracę.
- Mapowanie procesów na wysokim poziomie. Zapewnia przegląd procesów i celów organizacji. W przypadku projektów możesz określić działy i późniejsze role, z których reprezentację będziesz potrzebować. Dzięki oprogramowaniu do mapowania procesów każdy dział lub rola może być klikalny, aby uzyskać bardziej szczegółowy widok potrzeb projektu.
- Wygenerowane mapowanie procesów.. Opisując obecne i przyszłe procesy, możesz uzyskać widok z lotu ptaka na swoją organizację lub projekt. Ten przegląd może pomóc Ci znaleźć nowe sposoby usprawnienia pracy, zidentyfikować kluczowych interesariuszy i punkty styku, poprawić współpracę oraz stworzyć proces, który wykorzystuje czas i talenty Twojego zespołu.
- Mapowanie procesów międzyfunkcyjnych (metodą „torów pływackich”). Identyfikowanie działów zaangażowanych w projekt, dzielenie procesu na kroki i przypisywanie zasobów odpowiednim osobom. To świetny sposób, aby zobaczyć proces w nowy sposób, znaleźć obszary do poprawy i wskazać rzeczywiste lub potencjalne luki albo nakładanie się elementów w procesie, dzięki czemu możesz z wyprzedzeniem zaplanować działania.
- Mapowanie procesów łańcucha wartości dodanej. Zapewnianie członkom zespołu ogólnego widoku Twojego projektu. To prosta mapa niepołączonych ze sobą pól, która pozwala jednym spojrzeniem zobaczyć proces. Dzięki temu zobaczysz, których interesariuszy uwzględnić w projekcie, aby zrozumieć, jak będzie przebiegał.
- Mapowanie strumienia wartości (VSM). Wizualizacja, analiza i usprawnianie etapów niezbędnych do dostarczenia produktu lub usługi, przy jednoczesnym identyfikowaniu i eliminowaniu marnotrawstwa. Jako kluczowy element metodologii Lean, model VSM analizuje przepływ etapów procesu oraz informacji – od punktu początkowego aż po dostawę do klienta. Zwykle korzystają z niego firmy, które produkują namacalne towary dla konsumentów.
- Mapowanie procesów działań. Pokazywanie działań dodających wartość i niedodających wartości w ramach procesu. To narzędzie do mapowania strumienia wartości pomaga wskazać, kiedy i gdzie występują te działania, a także ułatwia identyfikację synergii między interesariuszami tam, gdzie istnieje możliwość dodania nowej wartości.
Mapowanie procesów przepływu pracy
Podczas tworzenia diagramu procesu w formacie „flow” nie będą na nim uwzględniane symbole języka UML (Unified Modeling Language). Zamiast tego użyje notacji informacyjnych albo słów. To świetne rozwiązanie, gdy komunikujesz się z osobami, które nie rozumieją symboli języka UML albo wolą słowa od symboli.
Mapowanie procesów biznesowych zajmuje czas, ale warto go poświęcić. Zapewniając każdej osobie w Twoim zespole wizję, proces i związane z nim zadania albo po prostu głębsze zrozumienie tego, jak działa Twoja firma, możesz wyznaczyć jasne granice, określić role i obowiązki oraz poinformować wszystkich o tym, co i kiedy muszą wiedzieć. A jeśli myślisz, że mapowanie procesów jest odpowiednie tylko dla firmy, która dostarcza namacalne rezultaty, pomyśl jeszcze raz.
W 2018 roku amerykańska Narodowa Biblioteka Medyczna oraz Narodowe Instytuty Zdrowia opublikowały artykuł na temat znaczenia mapowania procesów w opiece zdrowotnej. Według raportu mapowanie procesów przyniosło korzyści specjalistom ochrony zdrowia, pomagając im:
- Zdobyć wiedzę i wypracować wspólne zrozumienie
- Zidentyfikować możliwości usprawnień
- Zaangażować interesariuszy projektu
- Określić cele projektu
- Monitorować postęp projektu
- Zyskać prostą metodę planowania
Tworzyć diagramy mapowania procesów, które wysuwają się na pierwszy plan
Niezależnie od tego, jakim rodzajem firmy zarządzasz — czy chodzi o tworzenie oprogramowania, ochronę zdrowia, budownictwo czy marketing — mapowanie procesów może pomóc Ci pracować mądrzej i trzymać się planu. Dla właścicieli małych firm, którzy dostosowują się do pracy w świecie po pandemii, mapowanie procesów pomaga optymalizować każdy proces, strategię i zadanie, co przekłada się na większą wydajność, niższe koszty, lepsze podejmowanie decyzji biznesowych i rozwój. Ponadto może pomóc Twojemu zespołowi współpracować wokół wspólnej wizji, dzięki czemu każdy może dać z siebie wszystko dla firmy i Twoich klientów.
Firma Microsoft Visio tworzy łatwe do spersonalizowania wizualizacje, które porządkują dane, przekazują informacje, prezentują czytelne diagramy i ożywiają mapowanie procesów. Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź ten przewodnik krok po kroku służący do tworzenia diagramów z użyciem oprogramowania do mapowania procesów.
Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie działalności biznesowej, jej prowadzenie i dalszy rozwój.
Wprowadzenie do programu Visio
Wizualizuj i przekazuj pomysły, informacje i procesy z niemal dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu za pomocą programu Visio.
Powiązana zawartość
Technologie biznesowe
Sześć korzyści generatywnej AI dla małych firm
Produktywność w biznesie
Jak korzystać z AI na potrzeby zwiększania produktywności i wydajności w pracy
Technologie biznesowe
Sztuczna inteligencja a produktywność: jak wykorzystać narzędzia AI do poprawy środowiska pracowników
Produktywność w biznesie
Przewodnik po technologii Agile DevOps dla małych i średnich firm
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365