Czym jest wykres Gantta i jak go używać

Jeśli potrzebujesz wsparcia w realizacji listy zadań, wykres Gantta będzie bardzo pomocnym narzędziem. Na szczęście stworzenie własnego wykresu Gantta jest łatwe. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wykres Gantta może pomóc Ci zachować porządek w domu i w biurze.

Prawdopodobnie widziałeś już wykres Gantta, nawet jeśli nie zdawałeś sobie z tego sprawy. Wykresy Gantta są niezwykle popularne w środowisku biurowym, ponieważ wspierają realizację projektów związanych z pracą. Wykresy Gantta pomagają planować harmonogramy projektów zawodowych, a nawet prywatnych, takich jak remont domu. Korzystanie z wykresu Gantta ma wiele zalet

Wykres Gantta zawdzięcza swoją nazwę Henry’emu Ganttowi, amerykańskiemu inżynierowi mechanikowi, który go opracował. Wykresy Gantta to popularne narzędzia do zarządzania projektami, które w kilka sekund ułatwiają śledzenie zadań, postępów i harmonogramów. Pomagają też menedżerom monitorować zasoby i członków zespołu potrzebnych do realizacji projektu, a także śledzić daty jego rozpoczęcia i zakończenia. Wykresy Gantta świetnie sprawdzają się przy śledzeniu projektów o dowolnym czasie trwania — zarówno tych, które zajmują dwa dni, jak i dziesięć miesięcy.

Wykres Gantta to rodzaj wykresu, który wykorzystuje słupki do wizualizacji harmonogramu projektu. Pozwalają śledzić czas trwania projektu w dniach, tygodniach, a nawet miesiącach. Na wykresie Gantta każde zadanie projektu jest ujęte na osi i przedstawione za pomocą poziomego słupka. Oś X na wykresie to harmonogram, a oś Y zawiera każde zadanie do wykonania.

Niektóre wykresy Gantta wykorzystują jednolite, stałe kolorystycznie słupki, aby zapewnić prosty obraz harmonogramu projektu, inne zaś umożliwiają aktualizowanie postępów, co zmienia kolor słupka (lub jego fragmentów), odzwierciedlając stopień realizacji. Na przykład jeśli wskażesz, że dane zadanie jest ukończone w 25%, jedna czwarta słupka może być zielona, aby pokazać osiągnięty postęp, a pozostałe 3/4 słupka czerwone, aby oznaczyć pozostałą pracę do wykonania. Taki układ daje kierownikom projektu szybki obraz tego, ile pracy pozostało przy każdym zadaniu.

Stworzenie własnego wykresu Gantta jest łatwe Możesz przygotować go samodzielnie, korzystając z prostych formuł w Excelu. Jeśli nie masz czasu albo zaawansowanej znajomości programu Excel, możesz zacząć od bezpłatnego szablonu.

Aby rozpocząć pracę nad wykresem Gantta, potrzebujesz następujących elementów:

• Listy zadań do wykonania
• Dat rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania
• Osób odpowiedzialnych za zadania i członków zespołu przypisanych do każdego z nich

Tworzenie wykresu Gantta jest znacznie łatwiejsze z szablonem, a w sieci znajdziesz mnóstwo bezpłatnych szablonów wykresu Gantta. Korzystając z szablonu takiego jak ten, możesz edytować każdą komórkę w kolumnie „Activity”, aby opisać poszczególne zadania. W kolejnych dwóch kolumnach wpisz datę rozpoczęcia i datę zakończenia projektu. W kolumnach E i F wprowadzasz rzeczywiste daty rozpoczęcia oraz rzeczywiste daty zakończenia. Rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia pokazują, kiedy projekt oficjalnie wystartował. Na przykład jeśli planowałeś naprawić dach 5. dnia, ale przez burzę nie mogłeś zacząć aż do 10. dnia, 5. dzień będzie planowaną datą rozpoczęcia, a 10. dzień — rzeczywistą datą rozpoczęcia. Zobaczysz, jak słupki na osi X zmieniają się w zależności od dat rozpoczęcia i zakończenia. Pamiętaj też, aby ręcznie wpisać procent ukończenia projektu, dzięki czemu łatwiej zachowasz kontrolę nad zadaniem. Ponownie prześlij ukończony wykres Gantta do współdzielonego obszaru roboczego, do którego wszyscy współpracownicy mają dostęp, i dbaj o jego bieżącą aktualizację.

• Przypisz kolory paskom zadań w zależności od zespołu, osoby odpowiedzialnej lub poziomu priorytetu. Na przykład możesz oznaczyć paski najbardziej pilnych zadań na czerwono. Takie wizualne oznaczenia sprawiają, że wykres Gantta jest czytelny już na pierwszy rzut oka.
• Im bardziej precyzyjne są Twoje zadania, tym lepiej. Bez odpowiedniego poziomu szczegółowości trudno jest aktualizować zadanie lub ocenić jego status.
• Dodawanie kamieni milowych do wykresu Gantta to świetny sposób, by zmotywować zespół i pokazać mu, jak daleko już zaszedł.

Wykresy Gantta to sprawdzony sposób na utrzymanie porządku w projektach i śledzenie dat ich rozpoczęcia oraz zakończenia. Skoro już wiesz, jak tworzyć wykres Gantta, możesz z łatwością zarządzać projektami.