AI-mejlassistent för Outlook

En AI-assistent för e-post är ett verktyg som hjälper dig att hantera inkorgen. Den kallas även för AI-generator och automatiseringsprogramvara för e-post. AI-assistenten kan organisera meddelanden, föreslå svar, prioritera viktiga e-postmeddelanden, skapa utkast till e-postmeddelanden och till och med automatisera vissa uppgifter, till exempel schemalägga möten.

Med den här programvaran kan både företag och privatpersoner effektivisera sin kommunikation, minimera röran i inkorgen och ägna mindre tid åt återkommande mejluppgifter.

I Outlook finns många AI-assisterade verktyg, bland annat Microsoft Copilot.

AI-assistenter för e-post gör att du kan hantera e-post och möten snabbare. Se exempel på hur du kan göra detta med automatiseringsprogram.

I stället för att behöva gå igenom dussintals nya e-postmeddelanden själv kan du låta AI sortera dem åt dig med hjälp av följande funktioner:

 

• Smart sortering. Sortera ny e-post i olika kategorier, till exempel arbete, personligt, erbjudanden och resor, så att du snabbt kan hitta det du behöver.
• Anpassade mallar. Skapa mappar för e-postmeddelanden automatiskt utifrån dina vanor.
• E-posttaggning. Märk e-postmeddelanden med taggar som ”brådskande” eller ”följ upp” beroende på innehållet eller avsändaren så att det blir enklare att prioritera uppgifter.
• Filtrering av skräppost. Filtrera bort skräppost eller meddelanden med låg prioritet för att spendera mindre tid på att rensa bort distraktioner.

Du kan till exempel flagga e-postmeddelanden från vissa personer, som din chef eller ditt barns lärare, som högprioriterade.

AI kan förenkla kalenderhanteringen genom att hjälpa dig att automatiskt schemalägga, organisera och hålla koll på möten och uppgifter. Exempel på vad AI kan göra:

 

• Smart schemaläggning. AI kan analysera din kalender och ge förslag på tider då det passar bäst för alla att träffas för att undvika krockar och genom att ta hänsyn till olika tidszoner.
• Friska upp minnet. I stället för att manuellt leta igenom kalendern och försöka hitta ett kommande möte som du vet har schemalagts vid någon tidpunkt kan du be AI hitta det åt dig.
• Påminnelser. Få påminnelser så att du inte missar kommande händelser och uppgifter.

Du kan till exempel konfigurera ett möte som återkommer varje månad med en AI-assistent. Be AI att skicka inbjudningar, välja en tid som passar för alla och föreslå en dagordning.

Med en AI-assistent blir det enklare att skriva och svara på e-post. AI kan skapa ett första utkast åt dig och hjälpa dig att skriva tydliga och professionella e-postmeddelanden. Ibland kan det kännas jobbigt att skriva ett visst e-postmeddelande, och då kan det vara skönt att få lite hjälp. Så här kan AI effektivisera den dagliga kommunikationen:

 

• Automatiska svar. AI ger förslag på snabba och logiska svar på vanliga frågor som ”Kan vi ändra tiden för mötet?”, och du kan skicka svaret med bara ett klick.
• AI-genererade utkast. Be AI-assistenten att skriva ett e-postmeddelande åt dig baserat på sammanhanget i konversationen, oavsett om det rör sig om en enkel uppföljning eller något mer detaljerat. Du sparar tid på att inte behöva börja från grunden.
• Finslipa texten. AI kontrollerar grammatiken och flytet i texten så att dina e-postmeddelanden blir korrekta och tydliga. Gå ett steg längre och berätta för AI vilken ton du vill att meddelandet ska ha.

Du kan till exempel be AI att föreslå genomtänkta svar på tackmeddelanden och evenemangsinbjudningar.

En AI-assistent för e-post hjälper dig inte bara att ta kontroll över inkorgen, utan även att arbeta smartare. AI hanterar återkommande uppgifter och förbättrar ditt sätt att hantera och prioritera e-post så att du får mer tid att fokusera på viktigare saker. Så här skapar AI-assistenten värde:

 

• Ökad produktivitet. I stället för att ägna timmar åt att organisera e-postmeddelanden, svara på rutinfrågor och schemalägga möten kan du låta AI ta hand om dessa uppgifter automatiskt.
• Smartare prioriteringar. AI kan markera e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet först, till exempel brådskande förfrågningar eller viktiga uppdateringar, så att du inte missar viktig information.
• Smidig e-posthantering: AI ser till att inkorgen fungerar smidigt, till exempel genom att flytta e-postmeddelanden till rätt mappar eller skapa utkast till e-postmeddelanden.

I takt med att AI blir allt mer populärt ökar även oron kring AI-säkerhet och datasekretess. Som tur är har Microsoft byggt in ett robust sekretess- och säkerhetsskydd i Copilot.

Datakontroll och sekretess. Copilot använder den information som du tillhandahåller till att generera svar. Copilot använder inte dina data för att träna sina grundläggande AI-modeller. Det innebär att ditt e-postinnehåll, din kalenderinformation och dina filer förblir privata och att de inte återanvänds för att förbättra AI.

Säker datahantering. Copilot krypterar alla data när de skickas och när de lagras. Som en del av säkerhetsåtgärderna förvaras privatpersoners och organisationers data separat. Microsoft följer även globala standarder för datasäkerhet, till exempel allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och riktlinjer från Internationella standardiseringsorganisationen/International Electrotechnical Commission kring molnsekretess.

Transparens och tillsyn. Enskilda personer och administratörer bestämmer hur Copilot får åtkomst till och bearbetar data. Du kan till exempel tillämpa känslighetsetiketter för att begränsa vad Copilot ska få åtkomst till, och visa granskningsloggar för att spåra interaktioner med Copilot för transparens och efterlevnad.

Gå till Data, sekretess och säkerhet för Microsoft 365 Copilot om du ha mer information om Copilot-relaterad sekretess för organisationer. Om du vill ha mer information om Copilot-relaterad sekretess för privatpersoner kan du gå till Copilot i Microsoft 365-appar för hemanvändning: dina data och sekretess. 

Copilot i Outlook svarar på promptar på naturligt språk för att hjälpa dig med e-post, schemaläggning och produktivitet. Här är en lista över saker som du kan be Copilot att göra. (Tillgängliga funktioner varierar mellan prenumerationer på Microsoft 365 Business och Microsoft 365 Personal eller Family.)

• ”Skriv ett e-postmeddelande för att tacka teamet för deras presentation.”
• ”Få tips om hur du skriver en offertbegäran.”
• ”Skapa ett utkast till ett svar på det här e-postmeddelandet där du godkänner den föreslagna tidsplanen.”

• ”Flytta alla e-postmeddelanden från [namn] till mappen Fakturor.”
• ”Hitta det senaste e-postmeddelandet från [namn] om budgetrapporten.”

• ”Sammanfatta den här e-posttråden i huvudpunkter.”
• ”Vad är senaste nytt om [projektnamn]?”

• ”Schemalägg ett 30 minuter långt möte med [namn] nästa vecka och hitta den bästa tillgängliga tiden.”
• ”Konfigurera ett möte som återkommer varje månad för projektteamet.”
• ”När är mitt nästa möte med [namn]?”

• ”Visa e-postmeddelanden och Teams-meddelanden där jag har @omnämnts den här veckan.”
• ”Hitta filen [namn] om [ämne] som skickades till mig förra veckan.”

• ”Ange mitt frånvaromeddelande för min planerade resa [datumintervall].”
• ”Har jag några uppgifter i mina olästa e-postmeddelanden i dag?”

• ”Skriv om det här e-postmeddelandet så att det låter mer professionellt.”
• ”Förenkla det här e-postmeddelandet för en bredare målgrupp.”