如何配置資源

資源配置成功需要六個步驟。

1. 建立專案時間表

使用專案管理技能，您將專案劃分為多個階段，並在這些階段中建立個別工作。接下來，您將管理這些階段，而不是整個專案。您還將以里程碑確定每個階段需要完成的主要工作，來估計每個階段的長度。具備這一切後，您將畫出工作、階段和里程碑圖，以建立專案時間表。

2. 準確識別重要的資源和預算

資源配置是此過程不可或缺的一部分，因為每項工作都將獲配置所需資源，而且這些資源在工作中進行管理。完成時間表後，您需要確定完成每項工作所需的資源。

每個專案都有專屬的必要資源組合，而且會因不同專案而異。資源類型為：

• 人員： 參與專案工作的任何團隊成員。

• 設備： 生產從構思到專案交付的資源時所需要的任何類型工具或軟體。請務必同時考慮到專業設備需要大量的時間和金錢投資。

• 材料： 所需的消耗性產品，包括從辦公用品到汽車汽油等物品。

• 設施： 團隊工作所在的建築物和工作場所。

• 預算： 購買上述任何資源所需的資金。

當您管理專案及其後續預算時，您將在 專案會計 中追蹤費用，掌握最新狀態，並確保花費不超過每項工作已獲配的費用。

3. 提名可用的資源

現在，您需要尋找並要求資源以滿足期限。這包括收集設備和用品，以及尋找可參與工作的團隊成員。雖然這些資源可以同時處理多個專案，但您需要了解其產能。

4. 指派和配置資源

找到資源後，您需要將其新增至專案中。務必為可能造成專案完成延遲的任何挑戰做好計劃—從軟體問題到利害關係人的變化，再到組織優先順序轉變，這些挑戰不一而足。以下是團隊在嘗試準時交付專案時可能面臨的一些常見挑戰：

• 資源可用性

• 專案範圍的變化

• 位置和時區的差異

• 程序和工作延遲

雖然有些挑戰的影響比其他挑戰的影響更大，但它們全都會減慢專案的交付速度。但幸運的是，其中部分挑戰如果在專案期間發生，您將有確定和規劃應變計劃和對應技術的餘裕，以提前應用。

5. 追蹤專案排程

這看似簡單，但任何變更都可能從變更點起影響整個專案時間表，因此確保據以填補您的時間。注意以下跡象：

• 過勞和工作量過重的團隊成員。

• 計劃外的假期或病假。

• 延遲工作會導致相依工作顯著延遲。

• 業務目標的變化。

一些工具如 專業服務自動化 (PSA) 軟體 提供機會來協助自動化耗時的管理工作，例如時間追蹤、專案管理、計費等。

6. 選擇解決障礙的技術

人們很少會如最初計劃完成所有工作，並在確切日期完成專案。根據專案的交付日期，在完成某些工作時可能具有一定的彈性。如果您發現進度落後於排程，可以使用兩種技術：資源平滑和資源撫平。

當您擁有有限或共用的資源，但可以選擇延長期限時，資源撫平很有效。資源平滑最適合用於最佳化可用資源，但期限無法延時。

選擇哪種技術效果最好，將取決於時間表的可塑性。無論您選擇哪種技術，都需要確保管理工具與您一樣靈活。