Změny v nabídkách úložišť v rámci Microsoftu 365 Education

Microsoft od srpna 2024* zavádí změny v nabídce úložišť v rámci sady Microsoft 365 Education.  Všichni tenanti v oblasti vzdělávání dostanou 100 TB bezplatného úložiště ve fondu na OneDrivu, SharePointu a Exchange s dalšími 50 nebo 100 GB úložiště ve fondu na placeného uživatele pro předplatná A3 a A5 (do toho není zahrnut program Výhody při užívání studenty).

U úložiště ve fondu je celkový limit úložiště pro instituce maximální velikost úložiště, které mohou všichni uživatelé dohromady využívat. Kromě toho od 1. února 2024 platí pro uživatele Office 365 A1 (bezplatné předplatné) omezení na maximálně 100 GB pro úložiště na OneDrivu v rámci 100 TB úložiště ve fondu pro tenanta instituce. Instituce mají možnost koupit si další úložiště v přírůstcích podle svých potřeb. Mezi očekávané přínosy této změny patří pomoc institucím při snižování některých bezpečnostních rizik spojených se staršími úložišti a nekontrolovaným nárůstem množství dat, což je hlavní problém většiny vedoucích pracovníků odpovědných za rizika. Zároveň také doufáme, že to přinese snížení naší společné ekologické stopy.

*Důležitá poznámka: Nyní je v platnosti příslušné technické opatření. Pokud chcete zjistit, kolik úložiště tenant instituce používá, můžete si stáhnout sestavu úložiště z Centra pro správu Microsoftu 365. Uděláte to tak, že přejdete n aadmin.microsoft.com a zvolíte následující možnosti: Centrum pro správu Microsoftu 365 > Sestavy > Úložiště.

S přechodem do cloudu se v průběhu času výrazně zvýšil počet uložených souborů, dat a nepoužívaných účtů, protože narůstá množství uložených souborů a dat bez plánu na ukončení životního cyklu. To není udržitelné z hlediska nákladů a vzdělávací instituce a jejich studenty to vystavuje riziku úniku dat. Vzdělávání v současné době představuje odvětví nejvíce zasažené kybernetickou kriminalitou – jenom na základní a střední školy míří více než 80 % útoků malwaru zaměřených na pracoviště.

Uložené soubory, které se už nepoužívají, také mají dopad na naši uhlíkovou stopu – více než polovina všech dat uložených v organizacích nemá žádný užitečný účel. Tato uložená „temná“ data zabírají místo na serverech a způsobují zvýšenou spotřebu elektrické energie, což jenom v roce 2020 představovalo 4 % celosvětových emisí skleníkových plynů.¹ Microsoft usiluje o zajištění bezpečnosti a ochrany dat institucí a studentů a také o snižování naší společné uhlíkové stopy. Naše datacentra jsou vybudovaná s ohledem na nejvyšší ekologické standardy. Díky této změně mohou zákazníci v oblasti vzdělávání přispět svým dílem k tomuto úsilí.
 

Cílem Microsoftu v oblasti vzdělávání je také umožnit studentům, pedagogům a institucím dosahovat lepších výsledků. Za účelem splnění tohoto cíle Microsoft stále přináší nové technologie, nástroje a služby pro vyučující, jako jsou nové Vzdělávací akcelerátory, které byly představeny na začátku tohoto roku a které pomáhají studentům se čtením a dalšími základními dovednostmi. Microsoft v současné době poskytuje sady Office 365 a Microsoft 365 pro vzdělávání prostřednictvím bezplatných grantů na software nebo s výraznou slevou ve srovnání s komerčními cenami. Díky těmto novým aktualizacím můžeme nadále investovat do smysluplných inovací a současně tyto služby nabízet více institucím po celém světě.

¹ Světové ekonomické fórum

Microsoft chce institucím tento přechod usnadnit, proto přináší sadu bezplatných nástrojů, které pomáhají spravovat celý proces od začátku do konce. Jde mimo jiné o nástroje pro vizualizaci aktuálního přiděleného úložiště a využití na OneDrivu, SharePointu a Exchangi a také nástroje pro snadnější správu uložených dat a souborů na konci životního cyklu, které už nejsou potřebné. V současné době má většina institucí (99,96 %) značné rezervy ve využití přiděleného úložiště. Díky novým nástrojům teď mohou všechny instituce lépe spravovat své informace a nastavovat promyšlené zásady správného řízení. Pokud chcete zobrazit aktuální profil úložiště tenanta instituce a získat přístup k novým nástrojům pro správu úložiště, přejděte do Centra pro správu Microsoftu 365. Stáhněte si e-knihu s doprovodnými materiály k úložišti Microsoftu 365, ve které najdete potřebné pokyny.

Tenant každé instituce má základní kapacitu úložiště 100 TB. Placené uživatelské licence Microsoftu 365 a Office 365 A3 a A5 přidávají do fondu úložiště 50 GB nebo 100 GB (v uvedeném pořadí). Kromě toho si instituce mohou koupit další úložiště ve fondu v přírůstcích po 10 TB za odhadovanou maloobchodní cenu / měsíc ve výši 300 USD a přidat je do fondu tenanta.

Pokud chcete zjistit kapacitu, použijte následující výpočet: 100 TB + (počet placených uživatelů A3 × 50 GB) + (počet placených uživatelů A5 × 100 GB) + (další koupené úložiště) = kapacita/limit.

Tady je příklad:

Výchozí limit 100 TB (102 400 GB)

+ 500 licencí A3 pro vyučující (25 000 GB)
+ 1 000 licencí A5 pro vyučující (100 000 GB)
+ 3× balíčky úložiště 10 TB (30 720 GB)

= celkové přidělení/limit úložiště ve fondu (258 120 GB)

Podrobnosti a úplný seznam licencí, které přispívají kapacitou do úložiště ve fondu, získáte na webové stránce s aktuálními informacemi o službě Office 365 Education.

Pokud chcete zjistit, kolik úložiště tenant instituce používá, můžete si stáhnout sestavu úložiště z Centra pro správu Microsoftu 365. Uděláte to tak, že přejdete na admin.microsoft.com a zvolíte následující možnosti: Centrum pro správu Microsoftu 365 > Sestavy > Úložiště.

Úložiště ve fondu se nachází konkrétně na OneDrivu, SharePointu a Exchangi. Pro SharePoint úložiště zahrnuje všechny weby. Pro Exchange zahrnuje poštovní schránky uživatelů, sdílené poštovní schránky a poštovní schránky skupin. Archivované a veřejné poštovní schránky a poštovní schránky zjišťování však nejsou do limitu úložiště zahrnuty.

Do úložiště ve fondu přispívají kapacitou placení uživatelé. Uživatelé programu Výhody při užívání studenty nebo uživatelé z řad absolventů do fondu žádnou kapacitou nepřispívají. Všichni uživatelé, včetně absolventů i uživatelů programu Výhody při užívání studenty, však kapacitu fondu spotřebovávají. Microsoft doporučuje nastavit limity pro různé skupiny uživatelů, aby bylo možné lépe spravovat fond úložiště v tenantovi instituce.

Microsoft chce institucím tento přechod usnadnit, proto přináší sadu bezplatných nástrojů, které pomáhají spravovat celý proces od začátku do konce. Jde mimo jiné o nástroje pro vizualizaci aktuálního přiděleného úložiště a využití na OneDrivu, SharePointu a Exchangi i o nástroje pro snadnější správu uložených dat nebo souborů na konci životního cyklu, které už nejsou potřebné. Jsou k dispozici následující nové nástroje, které IT oddělením pomáhají spravovat úložiště:

Zobrazení aktuálního úložiště

• Zobrazení limitu úložiště ve fondu a rozpis spotřeby podle služeb

• Zobrazení hlavních spotřebitelů úložiště na OneDrivu, SharePointu a Exchangi

Správa a vyčištění úložiště

• Hromadné nastavení limitů úložiště na OneDrivu

• Generování sestavy neaktivních uživatelů za účelem hromadného odstranění

Správa úložiště koncovými uživateli

• Možnost zobrazení a správy úložiště na OneDrivu pro uživatele

Stáhněte si e-knihu s doprovodnými materiály k úložišti Microsoftu 365, ve které najdete potřebné pokyny.

*K dispozici v roce 2024

Pokud tenant vaší instituce překročil limit úložiště nebo se k němu blíží, máte několik možností:

• Nastavte limity a vyčistěte stávající úložiště podle postupu v e-knize s doprovodnými materiály k úložišti Microsoftu 365.
• Kupte si další placené uživatelské licence, které rozšíří váš fond úložiště (50 GB pro licence Microsoft 365 A3 a 100 GB pro licence A5).
• Kupte si další úložiště v přírůstcích po 10 TB (odhadovaná maloobchodní cena za měsíc: 300 USD).

Správci dostanou upozornění, když je kapacita tenanta zaplněná z 80 % a 90 %. Při zaplněné kapacitě 100 % dostane správce další upozornění a bude mít 30 dní na provedení akce. Jestliže po 30 dnech se žádná akce neprovede, úložiště se zamkne a přejde do stavu jen pro čtení, a to v případě SharePointu i OneDrivu.

Exchange zůstane beze změny. Vaši uživatelé mohou nadále přijímat a odesílat informace. Budete mít možnost odstranit obsah z OneDrivu a SharePointu. Microsoft doporučuje buď vyčistit úložiště a odebrat weby či obsah, nebo zvýšit kapacitu úložiště prostřednictvím dalších licencí A3 či A5 nebo dalších balíčků úložiště, případně využít úložiště málo používaných dat, jako jsou služby M365 Archive, Azure Files nebo Azure Blob Storage.

Uživatelé v případě blížícího se překročení limitu úložiště dostanou upozornění. Výchozí úroveň oznámení je 90 % kapacity úložiště. Při zaplnění kapacity úložiště na 100 % bude OneDrive uživatele omezen na přístup jen pro čtení. Uživatelé nebudou moct na OneDrive nahrávat nové soubory ani je upravovat nebo synchronizovat a stávající soubory zůstanou k dispozici jen pro čtení. Uživatelé však budou moct i nadále soubory stahovat a odstraňovat nebo vysypávat koš.